Zarządzanie projektami
w administracji publicznej

W środę, 7 kwietnia, pierwszy raz w formule wideokonferencji, odbyło się ósme już spotkanie z cyklu „Śniadanie z Monalizą”. Celem wydarzenia była prezentacja opublikowanych niedawno przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów czterech podręczników metodycznych dotyczących sfery zarządzania projektami. Spotkanie otworzył prof. Norbert Maliszewski, Szef Centrum Analiz Strategicznych (CAS). Pan Minister zaprosił zebranych do zapoznania się z opublikowanymi rekomendacjami i zapisywania się na dedykowane szkolenia do Krajowej Szkoły Administracji Publicznej. Profesor Maliszewski zwrócił uwagę, że działania podejmowane przez CAS są odpowiedzią na słabości polskiego zarządzania diagnozowane m.in. przez OECD (Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju).

Podczas wydarzenia prezentacje przedstawili:

• prof. Bogdan Lent, Uniwersytet Nauk Stosowanych w Bernie,
• p. Kornel Kwiatek, kierujący Rządowym Biurem Monitorowania Projektów (RBMP) w ramach Departamentu Analiz KPRM i dr Maria Szymborska z RBMP,
• dr hab. Jacek Strojny, prof. Politechniki Rzeszowskiej, reprezentujący także IPMA Polska,
• p. Monika Podkowińska i p. Piotr Ogonowski reprezentujący PMI Poland Chapter,
• dr Marcin Żmigrodzki, autor licznych publikacji z obszaru zarządzania.

W panelu dyskusyjnym wzięli udział m.in. pani Renata Oszast, Dyrektor Generalny Ministerstwa Finansów i pan Grzegorz Mroczek, Dyrektor Generalny Ministerstwa Klimatu i Środowiska.

Metodyka – dobro wspólne
W pierwszej części spotkania prof. Bogdan Lent przedstawił kontekst tworzenia i stosowania metodyk zarządzania na przykładzie szwajcarskiego rozwiązania Hermes 5. W Szwajcarii konieczność stosowania wspólnej dla całej administracji metodyki zarządzania projektami jest sprawą właściwie bezdyskusyjną. Pan Profesor podkreślił, jak bardzo ważne jest uwzględnianie w wytycznych metodycznych czynnika kulturowego i wyraził uznanie dla uwzględnienia m.in. tego elementu w przygotowanych przez KPRM rekomendacjach. Profesor Lent podkreślił, że efekty dzisiejszej pracy RBMP i współpracujących ekspertów będą widoczne prawdopodobnie dopiero za kilkanaście lat. Jako niezbędny element powodzenia całego przedsięwzięcia, Prof. Lent wskazał konsensus polityczny co do konieczności dalszych prac nad metodyką.

Powtarzająca się historia

Dr Maria Szymborska i dyr. Kornel Kwiatek, by przedstawić kontekst opracowania podręczników, przytoczyli anegdotę charakteryzującą los wielu projektów w administracji. Najpierw pojawia się pomysł, którego opracowanie natrafia na trudności.  Z braku określenia odpowiedzialności, trudności nie ma komu rozwiązać. Przedłuża się oczekiwanie na decyzje, a w tzw. „międzyczasie” odchodzą kluczowi pracownicy. Gdy wreszcie projekt zaczyna „iść do przodu”, zmienia się kierownictwo. Nowe osoby nie są przekonane do pomysłów poprzedników. Nie rozwiązany problem po pewnym czasie wraca, ale wtedy prace trzeba już zacząć od początku.

Powtarzanie się takich historii jest jedną z motywacji do pracy nad doskonaleniem jakości zarządzania w administracji. Prelegenci podkreślili, że opublikowane rekomendacje nie są panaceum na wszystkie problemy administracji, ale pierwszym krokiem w kierunku budowania wspólnego języka i przestrzeni do stałego doskonalenia. Jednocześnie prelegenci zaprosili uczestników do dzielenia się swoimi doświadczeniami ze stosowania podręczników oraz do zgłaszania uwag i pomysłów na ich uzupełnianie.

Antykrucha administracja

Profesor Jacek Strojny, współautor podręcznika dotyczącego zarządzania programami, w swoim wystąpieniu nawiązał do nieokreśloności współczesnego świata i przedstawił wskazówki mogące służyć do budowy „antykruchej” administracji publicznej. Antykruchej, czyli zdolnej przekształcać trudności i zagrożenia w szanse do rozwoju. Profesor Strojny podkreślił konieczność koncentracji na interesariuszach, spójności, integracji i transparentności działań, efektywności wydatkowania środków publicznych oraz wysokiej sprawności instytucjonalnej. Do tego może służyć tworzony przez RBMP ekosystem doskonalenia jakości zarządzania oraz wdrożenie orientacji procesowo-projektowej. 

Profesjonalizacja pracy

Pani Monika Podkowińska i pan Piotr Ogonowski, autorzy rekomendacji dotyczących tworzenia biur portfela, opowiedzieli o tym, jak profesjonalizować zarządzanie projektami w instytucjach. Prelegenci zwrócili m.in. uwagę, że typowym sposobem rozpoczynania inicjatyw bywa podejście, które streścili w sformułowaniach „niech ktoś się tym zajmie” i „syndrom »człowieka najbliżej drzwi«”. Są to dwa typowe, odruchowe działania sprawiające, że do projektów angażujemy niewłaściwe osoby, a przez to projekty kończą się porażką. Istotne jest, by wyłamać się z takiego sposobu podejmowania decyzji kadrowych, a dobrze zorganizowane biuro portfela jest jednostką, która takim zachowaniom może przeciwdziałać.  

Od czego zacząć?

Jak przedstawione rekomendacje można wdrożyć już dzisiaj? Można zacząć od małych kroków, od zastosowania w indywidualnej pracy technik projektowych zawartych w przewodniku, którego autorem jest dr Marcin Żmigrodzki. W czasie spotkania dr Żmigrodzki podkreślił, że zarządzanie to przede wszystkim praktyka, umiejętność właściwej reakcji i doboru odpowiednich narzędzi. Jedną z takich przykładowych technik są Mapa procesu i SIPOC pozwalające szybko określać kształt obecnych lub docelowych procesów. Prostym, choć niepopularnym rozwiązaniem, które pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć wielu konfliktów jest np. Rejestr decyzji. 

Podsumowanie

Panel dyskusyjny z udziałem pani Renaty Oszast, Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów i pana Grzegorza Mroczka, Dyrektora Generalnego Ministerstwa Klimatu i Środowiska, a także prof. Bogdana Lenta i dyr. Kornela Kwiatka pozwolił odnieść przedstawione prezentacje do codziennych wyzwań stojących przed osobami odpowiedzialnymi za funkcjonowanie ministerstw. Zarówno w Ministerstwie Finansów  jak i Ministerstwie Klimatu i Środowiska, funkcjonują komórki odpowiedzialne za wdrażanie podejścia projektowego, a portfel jest na bieżąco zarządzany. W Ministerstwie Finansów zmiany wdrażane są już od ponad czterech lat, w Ministerstwie Klimatu i Środowiska (jako następcy Ministerstwa Środowiska) od około dwóch lat. Pracy wciąż jednak nie brakuje.

W ramach panelu dyskusyjnego, paneliści odpowiadali także na pytania przesłane przez uczestników spotkania. Dotyczyły one między innymi rekomendowanego kształtu PMO, rozwiązywania problemów związanych z zaangażowaniem pracowników w projektach i ich zadaniami we własnych komórkach organizacyjnych czy choćby tego, kto jest bardziej potrzebny – kierownik projektu, czy lider projektu.

Podręczniki metodyczne dostępne są na stronie dotyczącej zarządzania projektami na portalu GOV.PL, w zakładce „do pobrania”: https://www.gov.pl/web/zarzadzanie-projektami/materialy-do-pobrania