Kuratorium Oświaty w Gdańsku

§1

1. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również Rzecznikowi Praw Obywatelskich, a w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
3. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się w szczególności, gdy sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenia dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia prawa, lub udziału organu publicznego w naruszeniu prawa.
4. Kuratorium Oświaty w Gdańsku jest odrębnym administratorem w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przez niego przyjęte.

§2

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Ochronie, o której mowa w ust. 1, nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.
3. Zgłoszenie dokonane do Kuratorium Oświaty w Gdańsku z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie pozbawia sygnalisty ochrony, o której mowa powyżej.

§3

1. Kuratorium Oświaty w Gdańsku zapewnia, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i przetwarzanie w związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

2. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§4

1. Kuratorium Oświaty w Gdańsku w pierwszej kolejności:

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

2) przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Kuratorium Oświaty w Gdańsku ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;

3) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Kuratorium Oświaty w Gdańsku, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

4) przekazuje zgłoszenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa nienależącego do zakresu działania Kuratorium Oświaty w Gdańsku – oraz informuje o tym sygnalistę.

2. Kuratorium Oświaty w Gdańsku, w przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Kuratorium Oświaty w Gdańsku:

1) rozpatruje zgłoszenie i przeprowadza postępowanie wyjaśniające;

2) występuje do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia (jeżeli Kuratorium Oświaty w Gdańsku jest organem właściwym,
a wystąpiła taka potrzeba);

3) przekazuje sygnaliście informację zwrotną;

4) na żądanie sygnalisty przekazuje mu zaświadczenie potwierdzające przysługującą mu ochronę;

5) informuje sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego na skutek zgłoszenia.

3. Kuratorium Oświaty w Gdańsku może zwrócić się do sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 2.
4. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 2 pkt 3 zawierać będzie informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Kuratorium Oświaty w Gdańsku przekaże informację zwrotną na piśmie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
5. Zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa są weryfikowane przez upoważnione osoby w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz odpowiedzialności za jego rozpatrzenie zgodnie z procedurami i przepisami prawa.
6. Jeżeli po przeprowadzeniu przez Kuratorium Oświaty w Gdańsku postępowania wyjaśniającego zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa (w dziedzinie należącej do zakresu działania Kuratorium Oświaty w Gdańsku), podejmie on dalsze czynności mające na celu naprawienie naruszenia prawa, w szczególności wszczyna postępowanie administracyjne, wnosi oskarżenia, podejmuje działania w celu odzyskania środków finansowych lub zamyka proceduję przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
7. Kuratorium Oświaty w Gdańsku może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy sygnalista w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Kuratorium Oświaty w Gdańsku poinformuje sygnalistę o odstąpieniu, a w razie kolejnego zgłoszenia pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
8. Zgłoszenie zewnętrzne są odnotowywane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione. Kuratorium Oświaty w Gdańsku jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

§5

1. Zgłoszenie zewnętrzne może być przekazane ustnie lub pisemnie.
2. Zgłoszenie zewnętrzne w formie pisemnej może być dokonane:

1) w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej: sygnalista@kuratorium.gda.pl,

2) za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego dostępnego na stronie organu w zakładce „Kuratorium”.

§6

1. Kanały komunikacji przyjęte przez Kuratorium Oświaty w Gdańsku na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych:

1) są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Kuratorium Oświaty w Gdańsku;

2) zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;

3) pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

2. Kanały komunikacji wykorzystywane przez Kuratorium Oświaty w Gdańsku do innych celów niż przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych mogą zostać wykorzystane takżena potrzeby przyjmowania takich zgłoszeń, o ile spełniają warunki określone w ust. 1.

§7

1. Kuratorium Oświaty w Gdańsku prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia zewnętrznego.

§8

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
4. Nie można zrzec się praw określonych w niniejszym paragrafie ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
5. Postanowienia aktów prawnych, o których mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczając prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.
6. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
7. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczone towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w ust. 6, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

§9

1. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
2. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie tego postępowania.
3. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

§10

Kuratorium Oświaty w Gdańsku zachęca do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

§11

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) dalej „RODO” Kuratorium Oświaty w Gdańsku informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Pomorski Kurator Oświaty z siedzibą w Gdańsku ul. Wały Jagiellońskie 24, adres e-mail: kuratorium@kuratorium.gda.pl tel. 58 322 29 00.
2. Kontakt do inspektora ochrony danych to adres e-mail: iod@kuratorium.gda.pl lub adres siedziby Administratora.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
4. Ochrona tożsamości sygnalisty. Pana/Pani dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pana/Pani wyraźną zgodą, czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia Pana/ Pani danych osobowych.
   Do ujawnienia Pana/Pani danych osobowych może dojść, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Pana/Panią, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
6. Administrator zapewnia poufność Pana/Pani danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
8. Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania (poprawiania) oraz prawo do ograniczenia przetwarzania. W przypadku wyrażenia zgody na upublicznienie danych przysługuje prawo do wycofania się ze zgody oraz żądania usunięcia danych.
9. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
10. Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pan/Pani danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.

§12

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

• adres: Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
• tel. Centrali: (22) 55 17 700, tel. na infolinię: 800 676 676 lub (22) 55 17 791
• fax: (22) 827 64 53
• e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl