Zasady finansowania zadań zleconych z zakresy spraw obywatelskich

Dział 750 rozdz. 75011 § 2010:

Wysokość dotacji z tytułu realizacji wystandaryzowanych zadań zleconych z zakresu spraw obywatelskich (zadania zlecone z zakresu administracji rządowej do realizacji gminom wynikające z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy o ewidencji ludności, ustawy
o dowodach osobistych) ustalana jest na podstawie zasad określonych przez MSWiA, jednolitych w skali kraju, uwzględniających następujące czynniki podlegające aktualizacji:
- liczba wykonanych zadań zleconych ujętych w tzw. katalogu zadań zleconych z zakresu spraw obywatelskich,
- czasochłonność zadań zleconych określona w tzw. katalogu zadań zleconych z zakresu spraw obywatelskich,
- stawka za roboczogodzinę (47,49 zł w 2024 r.)

Zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów dotacja na zadania zakresu spraw obywatelskich „powinna być rozliczona wyłącznie zgodnie z obowiązującym katalogiem zadań, tj. według określonych czynności oraz z uwzględnieniem czasochłonności oraz stawki roboczogodziny”. Dodatkowo poza ww. kosztami odrębnie finansowana jest oprawa bądź konserwacja ksiąg stanu cywilnego, a także archiwizacja kopert dowodowych osób zmarłych.

Przyjęte zasady naliczania i rozliczania dotacji, adekwatnie do odmiejscowienia zadań zleconych:

gwarantują, że liczba wykonanych zadań determinuje wysokość należnej dotacji, tj. wzrost liczby zadań powoduje wzrost wysokości należnej dotacji;
nie odnoszą się do wysokości wynagrodzeń wypłacanych pracownikom realizującym zadania zlecone jako czynnika mającego wpływ na wysokość należnej dotacji.

Dotacja na konserwację/archiwizację dokumentacji pozostającej w zasobach archiwalnych organów gmin realizujących zadania z zakresu spraw obywatelskich udzielona została stosownie do stanowiska Departamentu Spraw Obywatelskich w MSWiA wypracowanego
w drodze konsultacji z Departamentem Finansowania Sfery Budżetowej w MF, które wskazuje, że:
- konieczność wykonywania oprawy bądź konserwacji ksiąg stanu cywilnego, a także archiwizacja kopert dowodowych osób zmarłych nie jest bezpośrednio związana z liczbą zarejestrowanych zdarzeń, a uwarunkowana jest stanem tych dokumentów;
- ryczałtowe uwzględnienie powyższych kosztów w stawce roboczogodziny jest nieuzasadnione.

Wojewoda Dolnośląski prowadzi analizę ilościową i kwotową realizacji zadań zleconych przez poszczególne samorządy gminne w danym roku na podstawie:

informacji kwartalnych na temat liczby zrealizowanych wystandaryzowanych zadań zleconych,
sprawozdania półrocznego i rocznego na temat liczby zrealizowanych wystandaryzowanych zadań zleconych.

W styczniu każdego roku gminy informowane są o:

kwocie dotacji należnej za poprzedni rok określonej na podstawie:
- sprawozdania rocznego na temat liczby zrealizowanych wystandaryzowanych zadań zleconych (169 jednostek),
kwocie dotacji do zwrotu w terminie do dnia 31 stycznia – w przypadku wykonania przez gminę zadań wystandaryzowanych w liczbie mniejszej od prognozowanej, tj. stanowiącej podstawę dystrybucji środków dotacji lub w przypadku niewykorzystania części dotacji przyznanej na konserwację/archiwizację dokumentacji archiwalnej.

Zauważyć należy, że Wojewoda Dolnośląski planując podział środków dotacyjnych, bierze pod uwagę ujednolicony dla wszystkich gmin w Polsce przez Ministerstwo Finansów oraz Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji algorytm wyliczania poziomu środków dotacyjnych, przyznawanych na realizację zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, który zakłada przemnożenie ilości spraw zawartych w określonym katalogu, przez przypisaną im czasochłonność oraz przez stawkę godzinową. Równocześnie 169 jednostek zobligowano do monitorowania poziomu wykonania zadań, a co za tym idzie należnych kwot dotacji celowych, które dana jednostka samorządu terytorialnego może rozliczyć w skali roku budżetowego.

Zgodnie z art. 129 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) kwoty dotacji celowych na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone odrębnymi ustawami jednostkom samorządu terytorialnego określane są przez dysponentów części budżetowych według zasad przyjętych w budżecie państwa do określenia wydatków podobnego rodzaju.

Dział 758 rozdz. 75814 § 2010:

Dotacja na refundację deficytu dotacji należnej za realizację wystandaryzowanych zadań zleconych z zakresu spraw obywatelskich, pozyskiwana z rezerwy celowej pn. Środki na uzupełnienie dotacji dla jednostek samorządu terytorialnego z przeznaczeniem na realizację zadań wynikających z ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy o ewidencji ludności oraz ustawy o dowodach osobistych, w tym związanych z odmiejscowieniem niektórych czynności, a także na inne zadania, których koszt realizacji kalkulowany jest w ujednolicony sposób (część 83, poz. 47 ustawy budżetowej) Środki przekazywane są jednostkom, które w sprawozdaniu Rb-50 za IV kwartał danego roku wykażą wydatki na realizację wyżej określonych zadań poniesione ze środków własnych i niezwrócone przez dysponenta środków budżetu państwa, do wysokości dotacji należnej za dany rok ustalonej na podstawie przekazanego rozliczenia dotacji.