Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w zbiorach konsularnych

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, iż:

Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pana/Pani danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie (00-580), Al. J. Ch. Szucha 23.
Konsul RP w Reykjaviku, z siedzibą w Þórunnartun 2, 105 Reykjavik, Islandia, wykonuje obowiązki administratora w stosunku do danych zawartych w prowadzonych przez niego zbiorach konsularnych.
Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki
w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych. Funkcję tę pełni Pan Daniel Szczęsny.

Dane kontaktowe IOD:

adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa

adres e-mail: iod@msz.gov.pl

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.
Dane zawarte w zbiorach konsularnych przetwarzane są na podstawie przesłanek zawartych
w art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji przez konsula RP obowiązków wynikających z odrębnych przepisów prawa (wskazanych w tabeli poniżej).
Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, które nie spełnia gwarancji ochrony co najmniej równorzędnej do tej przewidzianej przepisami RODO. Dane mogą być przekazane do państwa trzeciego wyłącznie w przypadku, gdy obowiązek taki określony jest w prawie polskim lub prawie Unii Europejskiej, zgodnie z przepisami art. 44 - 46 RODO.
Pani/Pana dane mogą być udostępnione właściwym podmiotom, w tym organom publicznym, na podstawie przepisów prawa.
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym oraz jest niezbędne
do rozpatrzenia sprawy.
W przypadku, gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej, przysługują Pani/Panu prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (o ile będą miały zastosowanie art. 17 i 18 RODO).
Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ
na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2

00-193 Warszawa

Informacje szczegółowe dotyczące podstawy prawnej, celu i okresu przetwarzania danych osobowych
w odniesieniu do poszczególnych czynności wykonywanych przez konsula RP

	PODSTAWA PRAWNA	CEL	OKRES
Sprawy dotyczące utraconych dokumentów i przekazywania odnalezionych dokumentów	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne, ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych	Realizacja zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego oraz o wydanie zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego. Przekazanie do Polski dowodów rejestracyjnych i praw jazdy.	5 lat
Sprawy wizowe	Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy (kodeks wizowy), ustawa z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium RP, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich UE oraz członków ich rodzin, ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie bądź odmowa wydania wizy Schengen lub wizy krajowej, cofnięcie lub unieważnienie wiz oraz rozstrzygnięcie w sprawie wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku o wydanie wizy.	1 rok (licząc od dnia wydania decyzji)
Sprawy dotyczące tłumaczeń	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Sporządzenie tłumaczenia dokumentów, poświadczenie tłumaczenia, wydanie wielojęzycznego standardowego formularza	5 lat
Sprawy dotyczące pomocy konsularnej	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r – Prawo konsularne oraz w związku z art. 6 ust. 1 lit. c i d oraz art. 9 ust.2 lit. c RODO	Udzielenie pomocy konsularnej	5 lat (za wyjątkiem danych osobowych związanych ze zwrotem przyjętych depozytów lub zwrotem rzeczy znalezionych, które przetwarzane są bezterminowo)
Sprawy dotyczące pomocy prawnej	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Doręczenie pism, przesłuchania, przekazanie informacji do właściwego organu, sądu lub prokuratora zgodnie z wnioskiem o pomoc prawną	5 lat
Sprawy dotyczące stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imion i nazwisk	Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Realizacja wniosku o podjęcie działań przewidzianych we właściwych przepisach prawa	50 lat (zawarcie związku małżeńskiego przed Konsulem RP) 10 lat (zmiana imienia i nazwiska, uznanie ojcostwa, narodziny, zgony, małżeństwa za granicą, transkrypcja aktu stanu cywilnego w Rzeczypospolitej Polskiej, inne sprawy stanu cywilnego)
Sprawy notarialne	Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Realizacja wniosku o wykonanie czynności notarialnych przewidzianych we właściwych przepisach prawa.	10 lat (dane związane z wydaniem aktu notarialnego) 2 lata (pozostałe czynności notarialne)
Sprawy dotyczące wydania tymczasowego dokumentu podróży	Decyzja Przedstawicieli Rządów Państw Członkowskich zebranych w ramach Rady z dnia 25 czerwca 1996 r. w sprawie ustanowienia tymczasowego dokumentu podróży, ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie tymczasowego dokumentu podróży lub polskiego tymczasowego dokumentu podróży dla cudzoziemca.	10 lat
Sprawy dotyczące Karty Polaka	Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Przyznanie, odmowa przyznania, unieważnienie albo przedłużenie ważności Karty Polaka	10 lat 2 lata w przypadku zgłoszenia utraty, zniszczenia lub odnalezienia Karty Polaka
Legitymacje szkolne	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie legitymacji szkolnej	5 lat
Sprawy dotyczące legalizacji dokumentów oraz wydobycia dokumentów z zagranicy	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Legalizacja dokumentu urzędowego sporządzonego lub uwierzytelnionego w państwie przyjmującym	2 lata
Sprawy dotyczące małego ruchu granicznego	Rozporządzenie nr 1931/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające przepisy dotyczące małego ruchu granicznego na zewnętrznych granicach lądowych państw członkowskich i zmieniające postanowienia Konwencji z Schengen oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie, odmowa wydania, unieważnienie zezwolenia na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego	2 lata
Sprawy paszportowe	Ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Wydanie dokumentu paszportowego, zgłoszenie utraty, zniszczenia, odmowa wydania i unieważnienie dokumentu paszportowego.	60 lat w przypadku wydania dokumentu paszportowego, w pozostałych sprawach 10 lat
Sprawy dotyczące repatriacji	Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o repatriacji oraz z ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Uznanie za osobę polskiego pochodzenia, udzielenie wizy repatriacyjnej, udzielanie pomocy repatriantom ze środków budżetu państwa	25 lat
Sprawy dotyczące spadków	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Realizacja praw do spadku przysługujących Skarbowi Państwa	Bezterminowo
Sprawy dotyczące obywatelstwa polskiego	Ustawa z dnia 2 kwietnia 2009 r. o obywatelstwie polskim oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne	Realizacja wniosku o: nadanie przez Prezydenta RP obywatelstwa polskiego, wyrażenie zgody przez Prezydenta RP na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego, przywrócenie obywatelstwa polskiego, potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego, przyjęcia oświadczenia o wyrażeniu zgody na nabycie obywatelstwa polskiego, zrzeczenie się polskiego obywatelstwa, uznanie za obywatela polskiego.	20 lat (w zakresie stwierdzania obywatelstwa, nabywania, nadania, przywrócenie obywatelstwa i utraty obywatelstwa 5 lat (w zakresie pozostałej korespondencji w sprawach obywatelskich)
Sprawy dotyczące uzyskania informacji	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Udzielenie informacji	2 lata
Sprawy dotyczące wydawania zaświadczeń	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne	Wydanie zaświadczenia służącego realizacji interesu prawnego strony lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa.	10 lat, a w przypadku wydania zaświadczenia w sprawie o przywóz albo przewóz przez terytorium RP broni i amunicji, przewóz zwłok, - ekshumacji 5 lat.
Sprawy dotyczące udzielania wsparcia Polakom za granicą	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne oraz na podstawie przesłanek art. 6 ust. 1 lit. d oraz art. 9 ust.2 lit. c RODO	Ochrona interesów polskich obywateli oraz polskich osób prawnych przebywających czasowo za granicą, w tym informowanie o sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych	5 lat
Wybory i referenda ogólnokrajowe	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne oraz ustawa z dnia 5 stycznia 2011 - Kodeks wyborczy	Przeprowadzenie głosowania w wyborach Prezydenta RP, do Sejmu RP i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego oraz w referendum ogólnokrajowym.	5 lat
Sprawy dotyczące książeczek żeglarskich i inne sprawy morskie	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne, ustawa z dnia 29 czerwca 2020 r. Kodeks morski, ustawa z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie morskim, ustawa z dnia 16 marca 1995 r. o zapobieganiu zanieczyszczenia morza przez statki, ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu	Wystawienie, książeczki żeglarskiej, wydanie tymczasowego świadectwa polskiej przynależności statku, certyfikatu bezpieczeństwa statku	10 lat w sprawach dot. książeczek żeglarskich, w pozostałych 5 lat
EPUAP	Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznej	Potwierdzenie profilu zaufanego	20 lat
Sprawy dot. wniosków dot. zgody na służbę w obcym wojsku, udostępnienia dokumentów będących w zasobach IPN	Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne	Przekazanie do właściwego organu wniosku o udzielenie zgody na służbę w obcym wojsku lub obcej organizacji wojskowej, przekazanie do IPN wniosku o udostępnienie dokumentów będących w zasobach Instytutu Pamięci Narodowej	10 lat