Komenda Miejska
Państwowej Straży Pożarnej
w Koszalinie

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych

 

W Komendzie Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Koszalinie prowadzone są następujące rejestry i ewidencje: 

·  rejestr korespondencji wychodzącej i przychodzącej,

·  rejestr skarg i wniosków,

·  rejestr wydanych delegacji służbowych,

·  ewidencja pieczęci i stempli,

·  ewidencja kontroli zewnętrznych - „ Książka kontroli zewnętrznych”,

·  ewidencja wydanych legitymacji służbowych,

·  ewidencja wyjść w godzinach służbowych,

·  rejestry dokumentów archiwalnych,

·  ewidencja wydanych upoważnień do prowadzenia pojazdów służbowych,

·  rejestr kart mundurowych,

·  ewidencja odzieży specjalnej i ekwipunku osobistego,

·  ewidencja sprzętu i przedmiotów indywidualnego użytkowania,

·  ewidencja środków trwałych i pozostałych środków nietrwałych,

·  ewidencja przeglądów technicznych i okresowych sprzętu silnikowego,

·  ewidencja okresowych kart pracy pojazdów oraz kart pracy sprzętu pływającego i sprzętu silnikowego,

·  ewidencja pojazdów,

·  rejestr faktur,

·  ewidencja zdarzeń,

·  ewidencja jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych wchodzących w skład krajowego systemu ratowniczo – gaśniczego i poza systemem,

·  ewidencja wydanych poleceń wyjazdu,  

·  ewidencja wyszkolenia funkcjonariuszy Komendy Miejskiej PSP i druhów jednostek OSP z terenu powiatu,

·  ewidencja badań lekarskich,

·  rejestr rzeczoznawców ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych na terenie województwa zachodniopomorskiego,

·  rejestr ABI.

 

Archiwum Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej

w Koszalinie

Komenda Miejska Państwowej Straży Pożarnej w Koszalinie prowadzi archiwum zakładowe na podstawie Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej stanowiącej załącznik do Decyzji Nr 17 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 22 kwietnia 2009 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej (Dz. Urz. KG PSP z 2009, Nr 1 poz.13).

Zasób archiwum Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Koszalinie stanowią materiały i dokumentacja niearchiwalna powstająca w związku z działalnością komendy.

Podstawową dokumentacją ewidencjonującą zasoby archiwalne stanowią:

• spisy zdawczo-odbiorcze,
• rejestr spisów zdawczo-odbiorczych,
• rejestr kart udostępniania akt,
• karty udostępniania akt,
• ewidencja akt wybrakowania - protokoły brakowania akt kat. BC.

Udostępnianie akt

Dokumentację udostępnia się:

• na miejscu w archiwum zakładowym,
• przez jej wypożyczenia,
• w postaci kopii.

Akta na zewnątrz udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego

Zgłoszenie powinno zawierać:

• nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji osoby ubiegającej się o udostępnianie akt;
• wskazanie tytułu akt lub określenie tematu, którego one dotyczą;
• określenie celu udostępnienia akt;
• proponowany sposób udostępnienia akt.

Szczegółowe zasady udostępniania materiałów i dokumentacji niearchiwalnej zawarte są w rozdziale VI  - „Udostępnianie akt” w  Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.