Komenda Miejska
Państwowej Straży Pożarnej
w Świnoujściu

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Korespondencja, która jest adresowana do Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Świnoujściu jest przyjmowana, otwierana i wpisywana do dzienników korespondencji w sekretariacie a następnie przekazywana Komendantowi Miejskiemu PSP w Świnoujściu. Komendant Miejski PSP w Świnoujściu po zapoznaniu się z jej treścią dekretuje pismo do komórki organizacyjnej, właściwej do załatwienia sprawy.

Rozdzielaniem korespondencji przekazanej przez Komendanta Miejskiego na poszczególne komórki organizacyjne zajmuje się sekretariat. Korespondencja adresowana imiennie odbierana jest przez sekretariat i przekazywana adresatowi.

Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

• odręczną,
• korespondencyjną,
• inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

Załatwienie spraw może być:

• tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
• ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny   sposób kończy sprawę w danej instancji.

Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi.

Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe:

1. należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego,
2. gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt 1., a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.