Jednostka organizacyjna KRUS – instytucja kontaktowa
Definicję instytucji kontaktowej rozpatrującej określa art. 47 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009. Jest to instytucja, do której zgłoszono lub przekazano wniosek o świadczenie, zobowiązana do kierowania postępowaniem o jego przyznanie (m.in. zobowiązana do przekazania wszystkim instytucjom właściwym wniosków o świadczenie, tak aby wnioski te mogły być rozpatrzone równocześnie i bezzwłocznie przez te instytucje).
Wyznaczona jednostka organizacyjna KRUS pełni rolę instytucji kontaktowej, w przypadku gdy:
- wnioskodawca ma miejsce zamieszkania w Polsce i legitymuje się – jako ostatnim w Polsce – okresem ubezpieczenia społecznego rolników oraz okresami ubezpieczenia (zamieszkania) w innych państwach członkowskich,
- wnioskodawca ma miejsce zamieszkania za granicą w państwie, w którym nie przebył żadnych okresów ubezpieczenia, ale legitymuje się okresami ubezpieczenia lub zamieszkania w innych państwach członkowskich, w tym ostatnio przebytym w Polsce okresem ubezpieczenia społecznego rolników. W takim przypadku oddział regionalny KRUS, w możliwie jak najkrótszym czasie, do każdej instytucji właściwej, która uczestniczy w postępowaniu emerytalno-rentowym, przekaże informacje i dokumenty niezbędne do rozpatrzenia prawa do świadczenia. Informacje są przekazywane na specjalnie utworzonych do tego celu dokumentach elektronicznych tzw. SED. Dokumenty te są przekazywane drogą elektroniczną przez System Elektronicznej Wymiany Informacji dotyczących Zabezpieczenia Społecznego (EESSI), który zapewnia elektroniczną wymianę danych między instytucjami ds. zabezpieczenia społecznego wszystkich państw członkowskich UE/EFTA/Wielkiej Brytanii.
Informacje zawarte w SED zastępują w zasadzie przekazanie do tych instytucji dokumentów dowodowych. Z każdej instytucji właściwej państwa członkowskiego UE, do której został przekazany wniosek emerytalno-rentowy (o emeryturę /P 2000/, rentę rodzinną /P 2100/ lub rentę z tytułu niezdolności do pracy /P 2200/), instytucja kontaktowa KRUS powinna uzyskać potwierdzenie okresów ubezpieczenia/zamieszkania za granicą (P 5000), w którym zagraniczna instytucja ubezpieczeniowa potwierdzi „swoje” okresy ubezpieczenia (zamieszkania). Uzyskanie tego dokumentu z instytucji zagranicznej będzie podstawą do uwzględnienia tych okresów przy ustalaniu prawa do świadczenia krajowego.
Instytucja zagraniczna powinna również przekazać wszystkim instytucjom biorącym udział w postępowaniu informacje dotyczące wydanej decyzji (P 6000) Na podstawie informacji uzyskanych z instytucji zagranicznych KRUS jako instytucja kontaktowa sporządza dokument PD P1 – streszczenie decyzji o przyznaniu prawa do emerytury/renty, który następnie przesyła wnioskodawcy.
Jeżeli w załatwianiu wniosku uczestniczy więcej niż jedna instytucja zagraniczna, to KRUS przekaże do wszystkich tych instytucji powiadomienie o streszczeniu podsumowującym (P 7000).
Jednocześnie wyznaczona jednostka terenowa KRUS, również jako instytucja właściwa, ustala i ewentualnie wypłaca „swoje” świadczenie, najpierw w formie zaliczki – gdy wnioskodawca ma prawo do emerytury/renty na podstawie tylko polskich okresów ubezpieczenia, a następnie świadczenie „unijne”, w wysokości którego uwzględniono okresy ubezpieczenia za granicą (o ile jest ono korzystniejsze od świadczenia „polskiego”).
Zakres zadań instytucji kontaktowej jest szerszy niż instytucji właściwej, bowiem instytucja kontaktowa – oprócz zadań przewidzianych dla instytucji właściwej (potwierdzanie okresów ubezpieczenia, rozpatrywanie prawa do świadczenia i podejmowanie jego wypłaty) - kieruje postępowaniem emerytalno-rentowym, mającym na celu ustalenie prawa do emerytury/renty przez wszystkie zainteresowane instytucje właściwe państw członkowskich, w których wnioskodawca był ubezpieczony.
Każda z instytucji zainteresowanych wylicza kwotę świadczeń zgodnie z art. 52 rozporządzenia podstawowego (883/2004) i powiadamia instytucję kontaktową oraz pozostałe instytucje zainteresowane o swojej decyzji, kwocie należnych świadczeń i wszelkich danych wymaganych do celów art. 53-55 rozporządzenia podstawowego.