Ministerstwo Spraw
Wewnętrznych i Administracji
Instytucja Pośrednicząca

Słownik pojęć związanych z wdrażaniem EFS i realizacją projektów.

Audyt

Ogół działań, poprzez które uzyskuje się niezależną ocenę funkcjonowania instytucji, legalności, gospodarności, celowości, rzetelności; audyt jest zazwyczaj wykonywany przez odrębną komórkę, podporządkowaną bezpośrednio kierownikowi instytucji lub przez firmę zewnętrzną.

Beneficjent

Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizującą projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie umowy dofinansowania projektu

Deklaracja i poświadczenie wydatków

Dokument według którego Instytucja Pośrednicząca lub Instytucja Pośrednicząca II stopnia poświadcza kwotę wydatków kwalifikowanych i przekazuje do Instytucji Zarządzającej.

Dokumenty programowe (operacyjne)

Dokumenty w postaci programów lub planów rozwoju, opracowywane dla potrzeb wydatkowania środków wstępnie przyznanych (alokowanych) danemu obszarowi lub sektorowi przez Komisję Europejską w ramach funduszy strukturalnych. Określają m.in. cele i główne kierunki wydatkowania środków na podstawie analizy aktualnej sytuacji i trendów rozwojowych danego obszaru lub sektora, kryteria i sposoby realizacji konkretnych projektów, osoby i instytucje odpowiedzialne za wykonanie określonych zadań oraz szacowaną wielkość i rozbicie środków z uwzględnieniem współfinansowania ze wszystkich osiągalnych źródeł budżetowych. Do dokumentów takich zaliczamy sektorowe programy operacyjne, regionalne programy operacyjne oraz Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia.

Dotacja rozwojowa

Dotacja przeznaczona dla jednostek sektora finansów publicznych oraz innych podmiotów będących beneficjentami tych środków stanowiące: zaliczkę lub zwrot wydatków poniesionych na realizację działania/projektów.

Działanie

Instrument pomocy wdrażający priorytet operacyjny w ramach programu operacyjnego, o odrębnym przeznaczeniu i zasadach realizacji; grupa projektów realizujących ten sam cel w ramach priorytetu programu operacyjnego.

Ekspert

Osoba, o której mowa w art. 31 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2006. Nr 227, poz.1658).

Europejski Fundusz Społeczny (EFS)

Jeden z funduszy strukturalnych, który służy osiągnięciu spójności gospodarczej i społecznej oraz wysokiego poziomu zatrudnienia w Unii Europejskiej poprzez finansowanie działań w ramach pięciu obszarów wsparcia.

Ewaluacja (programu)

Proces mający na celu poprawę jakości, skuteczności i spójności pomocy funduszy oraz strategii i realizacji programów operacyjnych w odniesieniu do konkretnych problemów strukturalnych dotykających danego państwa członkowskiego i regionów, z jednoczesnym uwzględnieniem celu w postaci trwałego rozwoju i właściwego prawodawstwa wspólnotowego dotyczącego oddziaływania na środowisko oraz strategicznej oceny oddziaływania na środowisko. Jest ona prowadzona przed rozpoczęciem programu – ocena wstępna (tzw. ex-ante), w trakcie programu - ocena bieżąca (tzw. on-going) i po zakończeniu – ocena końcowa (tzw. ex-post).

Fundusze Strukturalne

Fundusze tworzone w budżecie Wspólnoty, umożliwiające pomoc w restrukturyzacji i modernizacji gospodarki krajów członkowskich drogą interwencji w kluczowych sektorach i regionach (poprawa struktury) Na fundusze strukturalne składają się: Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejski Fundusz Społeczny (EFS).

Grupa docelowa

Osoba, instytucja lub środowisko (grupa społeczna) bezpośrednio korzystająca z wdrażanej pomocy (ostateczny beneficjent).

Instytucja Certyfikująca

Instytucja wyodrębniona w ramach systemu wdrażania PO KL w celu dokonywania kontroli finansowej operacji dokonanych przez Instytucję Zarządzającą oraz Instytucje Pośredniczące.

Instytucja Pośrednicząca

Organ administracji publicznej lub inna jednostka sektora finansów publicznych, której została powierzona, w drodze porozumienia zawartego z instytucją zarządzającą, część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego.

Instytucja Zarządzająca

Właściwy minister ds. rozwoju regionalnego lub, w przypadku regionalnego programu operacyjnego, zarząd województwa, odpowiedzialnych za przygotowanie i realizację programu operacyjnego.

Komisja Oceny Projektów (KOP)

Podmiot powoływany przez IP i IP2. Ocena Komisji stanowić będzie podstawę do ułożenia listy rankingowej projektów i rekomendacji projektów Komitetowi Sterującemu wyborem projektów dla każdego z priorytetów.

Komitet Monitorujący

Państwo członkowskie ustanawia, w porozumieniu z instytucją zarządzającą, komitet monitorujący dla każdego programu operacyjnego w terminie trzech miesięcy od daty powiadomienia państwa członkowskiego o decyzji zatwierdzającej program operacyjny. KM czuwa nad efektywnością i jakością zarządzania i realizacji programu operacyjnego. Monitoruje postępy we wdrażaniu oraz zapewnia jakość realizacji programu.

Konkurs otwarty (nabór ciągły)

Konkurs, gdzie ogłoszenie o konkursie ukazuje się tylko na początku danego roku budżetowego, a wnioski od potencjalnych beneficjentów napływają w sposób ciągły.

Konkurs zamknięty (nabór ograniczony terminem)

Konkurs, gdzie określona jest data otwarcia i zamknięcia naboru wniosków, tj. okres w którym przyjmowane będą wnioski od beneficjentów oraz związane z tym uwarunkowania. Pomiędzy datą ogłoszenia naboru a ostateczną datą składania wniosków nie może upłynąć mniej niż 60 dni kalendarzowych.

Kontrola

Sprawdzanie, weryfikacja i regulowanie elementów projektu lub sprawowanie kontroli nad polityką danej organizacji. Obejmuje weryfikację dostarczania współfinansowanych produktów i usług oraz sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są wydatkami kwalifikowalnymi. Kontrola projektów obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu. Kontrola jest przeprowadzana przez Instytucje Pośredniczące i/ lub Instytucje Pośredniczące II stopnia (IP2), a także Instytucję Zarządzającą – w przypadku kontroli projektów systemowych realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą.

Kontrola systemowa

Obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrole na miejscu. Przeprowadzana przez Instytucję Zarządzającą dotyczy weryfikacji realizacji zadań w Instytucjach Pośredniczących, a przeprowadzana przez Instytucje Pośredniczące dotyczy weryfikacji realizacji zadań w Instytucjach Wdrażających (IP2).

Koszty niekwalifikowalne

Koszty, o które nie można wnioskować na cele projektu

Kryteria wyboru projektów

Określony zestaw wymogów formalnych i merytorycznych oraz strategicznych, zawartych w Planie Działania, które muszą spełnić projekty, aby uzyskać dofinansowanie ze środków pomocowych. W przypadku funduszy strukturalnych kryteria wyboru projektów formułowane są przez Instytucję Zarządzającą, a następnie aprobowane przez Komitet Monitorujący.

Kwalifikowalność wydatków

Spełnienie przez wydatki poniesione w ramach programów operacyjnych kryteriów: spójności z postanowieniami przyjętego programu operacyjnego, określonych szczegółowo przez instytucję zarządzającą zgodnie z art. 26 ust.1 pkt 6 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, dodatkowych, przewidzianych dla danego źródła finansowania, w przypadku programów finansowanych ze źródeł zagranicznych

Monitorowanie

Proces systematycznego zbierania i analizowania wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych dotyczących wdrażania projektów, którego celem jest zapewnienie zgodności realizacji projektów i programu z wcześniej zatwierdzonymi założeniami realizacji.

Nieprawidłowości

Jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego.

Operacje

Projekt lub grupa projektów wybranych przez instytucje zarządzająca danym programem operacyjnym lub na jej odpowiedzialność, zgodnie z kryteriami ustanowionymi przez Komitet Monitorujący, i realizowanych przez jednego lub więcej Beneficjentów, pozwalające na osiągnięcie celów osi priorytetowej, do której odnosi się ta operacja.

Partnerstwo

Włączenie w proces podejmowania decyzji i ich realizację odpowiednich szczebli władz wspólnotowych i krajowych, jak również instytucji i środowisk regionalnych oraz lokalnych najlepiej znających potrzeby i możliwości swego regionu. Jest to jedna z zasad wdrażania funduszy strukturalnych.

Plan Działania

Dokument mający na celu przedstawienie założeń IP lub IP2 w danym roku co do preferowanych form wsparcia (typów projektów), podziału środków finansowych na wybrane typy projektów oraz zasad i terminów wyboru projektów.

Płatność zaliczkowa

Ma miejsce wówczas, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie ,,z góry" (maksymalny próg zaliczki określa umowa o dofinansowanie projektu). Zaliczka przekazywana jest przez właściwą Instytucję Pośredniczącą II stopnia w celu umożliwienia rzeczowej realizacji projektu.

Podkomitet Monitorujący

W ramach PO KL powołuje się 16 Podkomitetów Monitorujących PO KL (PKM PO KL) dla komponentu regionalnego programu. PKM PO KL powoływany jest przez KM PO KL w drodze uchwały, która określa strukturę PKM PO KL. Podmiot powoływany dla celów oceny i nadzorowania danego programu na poziomie regionalnym. Jego zadaniem jest zapobieżenie jednostronnym ocenom, wypracowanie kryteriów i sposobu oceny programu na poziomie regionalnym, częstotliwości i zakresu analiz cząstkowych i końcowych.

Pomoc techniczna

Zapewnia wsparcie procesów zarządzania i wdrażania programu operacyjnego, jak również efektywnego wykorzystania zasobów UE i krajowych, zgodnie z prawem i polityką Wspólnoty.

Program operacyjny

Dokument przedłożony przez państwo członkowskie i przyjęty przez Komisję, określający strategię rozwoju wraz ze spójnym zestawem priorytetów, które mają być osiągnięte z pomocą funduszu. W niniejszych instrukcjach rozumie się Program Operacyjny Kapitał Ludzki

Projekt systemowy

Projekty polegające na dofinansowaniu realizacji przez poszczególne organy administracji publicznej i inne jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych, zadań określonych w odrębnych przepisach dotyczących tych organów i jednostek.

Programowanie

Proces organizowania, podejmowania decyzji i finansowania, prowadzony w kilku etapach w celu wdrażania, na bazie wieloletniej współpracy, wspólnych działań Wspólnoty i państw członkowskich dla osiągnięcia określonych celów znajdujący wyraz w przygotowaniu dokumentów programowych.

Protest

Pisemne wystąpienie podmiotu wnioskującego o dofinansowanie projektu w ramach programu operacyjnego o ponowne sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami, o których mowa w art. 29 ust. 2 pkt 6 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 r.

Publiczne środki krajowe

Środki finansowe pochodzące z budżetu państwa oraz państwowych funduszy celowych, środki budżetów jednostek samorządu terytorialnego, środki innych jednostek sektora finansów publicznych, a także inne środki jednostek oraz form organizacyjno-prawnych sektora finansów publicznych.

Oś priorytetowa (Priorytet)

Jeden z priorytetów strategii zawarty w programie operacyjnym, obejmujący grupę powiązanych ze sobą operacji posiadających określone mierzalne cele.

Sprawozdawczość

Sprawozdawanie przez Beneficjenta Końcowego postępów z wdrażania działania lub projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych.

Wkład własny

Określony w umowie o dofinansowanie projektu albo decyzji część nakładów ponoszonych przez beneficjenta na jego realizację, nie podlegająca zwrotowi.

Wniosek o dofinansowanie projektu

Standardowy formularz składany przez Beneficjenta w celu uzyskania wsparcia ze środków pomocowych. Zakres informacji zawartych we wniosku obejmuje: informacje o instytucji zgłaszającej wniosek, informacje na temat projektu, charakterystyka działań podejmowanych podczas realizacji projektu, planowane rezultaty i wydatki, wymagane dokumenty w formie załączników.

Wniosek Beneficjenta o płatność

Dokument składany przez Beneficjentów celem rozliczenia przez niego wydatków w ramach projektów, zgodnie z harmonogramem. Do wniosku o płatność załącza się kopie dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem, potwierdzających poniesione wydatki. W przypadku projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego możliwe jest dołączenie do wniosku o płatność jedynie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych wydatków.

Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy

Wniosek służący ponownemu rozpatrzeniu kwestii będących uprzednio przedmiotem protestu złożony do Instytucji Zarządzającej.

Wskaźniki

Miara celów, jakie mają zostać osiągnięte, zaangażowanych zasobów, uzyskanych produktów, efektów oraz innych zmiennych (np. ekonomicznych, społecznych, dotyczących ochrony środowiska). Służą do badania postępu w realizacji programu operacyjnego, priorytetów, działań i projektów oraz oceny ich efektywności i wpływu.

Wskaźniki oddziaływania

Wskaźniki odnoszące się do konsekwencji danego programu, wykraczających poza natychmiastowe efekty dla ostatecznych beneficjentów. Oddziaływanie szczegółowe to efekty, które pojawią się po pewnym czasie, niemniej jednak są bezpośrednio powiązane z podjętym działaniem.

Wskaźniki produktu

Wskaźniki odnoszące się do działalności. Liczone są w jednostkach materialnych lub monetarnych (np. długość zbudowanej drogi, ilość firm, które uzyskały pomoc).

Wskaźniki rezultatu

Wskaźniki odpowiadające bezpośrednim, natychmiastowym efektom wynikającym z programu. Dostarczają one informacji o zmianach dotyczących ostatecznych beneficjentów. Takie wskaźniki mogą przybierać formę wskaźników materialnych (skrócenie czasu podróży, liczna skutecznie przeszkolonych, liczna wypadków drogowych) lub finansowych (zwiększenie się środków finansowych sektora prywatnego, zmniejszenie kosztów transportu).

Współfinansowanie ze źródeł krajowych

Środki pochodzące z budżetu państwa, Funduszu Pracy, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i środków Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, które w zależności od Działania, zapewniają współfinansowanie realizacji projektów. Wkład krajowy przewiduje również udział środków prywatnych.

Zamówienie publiczne

Odpłatna umowa zawarta między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.