Polonia

1. Czy uprawnione do startowania w konkursie są organizacje pozarządowe zarejestrowane za granicą?

Odpowiedź:

Nie, o dotacje mogą ubiegać się zarejestrowane w Polsce organizacje pozarządowe (np. fundacje i stowarzyszenia) i inne podmioty wymienione w art. 3 ust 3 ustawy o działalności pożytku publicznego. Organizacje polonijne działające za granicą będą partnerami w realizacji działań zgłoszonych w ofercie przez polski podmiot.

2. Czy małe organizacje,  bez doświadczenia w realizacji zadań zlecanych przez administrację publiczną, mogą składać oferty?

Odpowiedź:

Tak. Wielkość organizacji (np. liczona liczbą zatrudnionych osób lub wysokością budżetu), ani doświadczenie nie są kryteriami formalnymi. Doświadczenie i potencjał ma znaczenie przy ocenie merytorycznej, tzn. jest punktowane, ale jego brak nie dyskwalifikuje oferty. Dodatkowo przy ocenie merytorycznej brane jest także pod uwagę doświadczenie osób zaangażowanych w realizację projektu, a nie tylko samej organizacji.

3. Czy organizacja zarejestrowana w tym roku może składać ofertę?

Odpowiedź:

Tak. Nie ma kryterium, które odnosiłoby się do „wieku” organizacji.

4.  Jakie są minimalne i maksymalne kwoty, o które można wnioskować w ramach jednego projektu?

Odpowiedź:

Minimalna kwota wnioskowanej dotacji to 10 tys. zł. Maksymalna to 2 mln. zł na rok. Biorąc pod uwagę, że w obszarze „media polonijne” możliwe jest wnioskowanie o projekty modułowe (dwuletnie) to maksymalna kwota wynosi 4 mln. zł. (2 mln na rok 2021 oraz 2 mln na rok 2022).

5. Czy jest ograniczenie co do liczby składanych ofert?

Odpowiedź:

Nie ma takiego ograniczenia.

6. Czy w ramach obszaru „Budowanie dobrego wizerunku Polski przez organizacje polonijne” organizacje uprawnione są zobowiązane do partnerstwa z organizacjami zarejestrowanymi za granicą? Czy działania mogą być realizowane tylko i bezpośrednio przez Oferenta?

Odpowiedź:

Nie ma kryterium formalnego, zobowiązującego Oferenta do partnerstwa z jakimkolwiek podmiotem. Partnerstwo jednak w takim przypadku jest zdecydowanie wskazane. Możliwe jest prowadzenie tych działań na zasadzie partnerstwa nieformalnego lub współpraca z grupami nieformalnymi reprezentującymi Polonię i Polaków za granicą. Możliwe jest także zaplanowanie działania polegającego na dotarciu do takich środowisk i zawarciu partnerstwa w ramach projektu (może być to jeden z rezultatów

7. Organizacja planuje realizację działań z 10 partnerami z zagranicy. W generatorze liczba oferentów jest jednak ograniczona do 10 podmiotów. Co można zrobić w tej sytuacji?

Odpowiedź:

Organizacja planując realizację zadania z partnerami z zagranicy nie składa oferty wspólnej. Jest w takim przypadku jedynym oferentem. Partnerzy z zagranicy nie są podmiotami uprawnionymi do startu w konkursie, dlatego nie mogą być współoferentami.

Informacja dotycząca ich zaangażowania powinna znaleźć się planie i harmonogramie (w szczególności w kolumnie „organizacja/środowisko polonijne lub polskie” oraz w kolumnie „Zakres działania realizowany przez partnera lub inny podmiot niebędący stroną umowy”).

8. Organizacja chce złożyć kilka projektów. Pracują nad nimi różne osoby. Czy na jednym koncie może pracować kilka osób?

Odpowiedź:

Tak. Konto może być założone na organizację i kilka osób może pracować w tym samym czasie nad różnymi ofertami. Lepiej nie pracować w kilka osób w tym samym czasie na jednym koncie na jednej ofercie, gdyż można utracić dane. Jest też możliwość założenia konta na osobę i udostępnianie oferty wybranym użytkownikom do w całości lub w części - do konkretnych czynności (np. do przygotowania kosztorysu lub do złożenia oferty).

9. Czy w ramach konkursu ogłoszonego 30 listopada można uzyskać dofinansowanie na zorganizowanie przyjazdu dzieci na wakacje do Polski?

Odpowiedź:

W takim przypadku należy złożyć ofertę w ramach obszaru Wypoczynek Letni – w konkursie dotacyjnym, planowanym na pierwszy kwartał 2021 r.

10.  Chcemy zorganizować półkolonie w miejscach zamieszkania.  Czy wnioskujemy o dofinansowanie w tym konkursie, czy wszystkie tego typu działania wyłączamy na przyszły rok do osobnego konkursu.

Odpowiedź:

Zgodnie z regulaminem konkursu „W pierwszym kwartale 2021 r. planowany jest dodatkowy konkurs dotacyjny na realizację zadań publicznych dotyczących obszaru Wypoczynek letni (np. letnie pobyty w Polsce, obozy językowe, kolonie w kraju zamieszkania i za granicą, półkolonie w kraju zamieszkania)”.

Dlatego o dofinansowanie półkolonii w kraju zamieszkania będzie można się ubiegać w oddzielnym konkursie, który będzie ogłoszony w pierwszym kwartale 2021 roku.

11. Czy wymagane jest złożenie oferty w wersji papierowej?

Odpowiedź:

Nie. Ocenie poddawane będą oferty złożone za pomocą generatora ofert. Podpisana przez osoby upoważnione, wersja papierowa oferty, będzie potrzebna dopiero na etapie zawierania umowy dotacji.

12. Organizacja planuje stworzyć stronę internetową dla Polaków za granicą, która wpisywałaby się w obszar 2. „Budowanie dobrego wizerunku Polski przez organizacje polonijne”. Zgodnie z regulaminem konkursu "Powyższe działania powinny być realizowane zarówno w języku polskim, jak i w języku, kraju zamieszkania". Strona ma zawierać informacje z różnych miejsc na świecie. Czy każda informacja powinna być tłumaczona na drugi język lokalny? Np. na niderlandzki, kazachski, czy turecki? Czy w innym przypadku projekt zostanie odrzucony?

Odpowiedź:

Decyzja o tym, jak szeroko będą tłumaczone treści znajdujące się na planowanej stronie internetowej powinna wynikać z logiki projektu. W zależności od tego, do kogo kierowane będą poszczególne treści, warto będzie tłumaczyć je na języki zrozumiałe dla odbiorców. Decyzja o większej czy mniejszej liczbie tłumaczeń nie stanowi kryterium formalnego, które w jakikolwiek sposób uniemożliwiałoby uzyskanie pozytywnej oceny formalnej. Zakres dostosowania strony internetowej do odbiorców będzie natomiast przedmiotem oceny merytorycznej w konkursie.  

13. W ramach inicjatyw edukacyjnych (podobszar 1.3) finansowane mogą być stypendia dla Polaków studiujących za granicą (dotyczy jedynie następujących krajów: Białoruś, Bułgaria, Chorwacja, Kazachstan, Kirgistan, Litwa, Łotwa Mołdawia, Republika Czeska, Rosja, Rumunia, Serbia, Ukraina oraz krajów Ameryki Południowej) wraz z kosztami funkcjonowania programu. Czy wymienione kraje odnoszą się do miejsca studiowania, czy pochodzenia studenta?

Odpowiedź:

Finansowane mogą być stypendia dla osób studiujących w wymienionych krajach, o ile są to ich kraje zamieszkania.

14. Czy w przypadku zaangażowania organizacji polonijnej, faktury za opłacane przez nią wydatki mogą/powinny być wystawiane wprost na oferenta (organizację zarejestrowaną w Polsce)?

Odpowiedź:

Dokumenty księgowe np. faktury i rachunki powinny być wystawiane na organizację, która jest stroną umowy (składając ofertę była Oferentem, po zawarciu umowy stanie się Zleceniobiorcą). Jeżeli organizacja polonijna (tzn. zarejestrowana za granicą) jest beneficjentem / partnerem w projekcie, jest wpisana w plan i harmonogram, jej działanie wpisuje się w zakres określony w ofercie, w kolumnie „Zakres działania realizowany przez podmiot niebędący stroną umowy”, zawrze umowę partnerską ze Zleceniobiorcą, to umowie dotacji może zostać wpisana możliwość wykonania części zadania przez podmiot niebędący stroną umowy, a wtedy faktury mogą być wystawiane także na organizację polonijną.

15. Czy w przypadku planowania budowania portalu/strony internetowej, w ramach obszaru Budowanie dobrego wizerunku przez organizacje polonijne możliwe jest zaplanowane zakupu domeny/licencji etc. Na dłużej niż rok? Czy można dokonać zakupów, które będą również służyły po zakończeniu realizacji projektu?

Odpowiedź:

Zgodnie z regulaminem konkursu zaplanowane koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne jeśli są niezbędne do realizacji zadania publicznego i osiągnięcia jego rezultatów. Zadanie publiczne w przypadku projektów jednorocznych kończy się najpóźniej 31 grudnia 2021 r., więc wydatki związane z przyszłym rokiem nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne. Gdyby koszty licencji dotyczyły dwóch lat to kwalifikowalne byłyby tylko w połowie.

W obszarze Media Polonijne możliwe jest realizowanie projektów modułowych, czyli takich, które wykraczają poza 2021 r. W takim przypadku kwalifikowalność na 2022 r. jest możliwa. 

16. Jak traktować w ofercie i w kosztorysie środki pochodzące z wpłat czesnego za szkołę/przedszkole – czy ujmować je w rubryce wkład finansowy czy opłaty uczestników zadania?

Odpowiedź:

Jeżeli uczniowie są uczestnikami projektu (tak powinno być, jeśli zadanie polega na funkcjonowaniu szkoły) to opłaty od nich są opłatami od uczestników zadania. Należy więc kwotę wpisać w kolumnie „Świadczenia pieniężne od odbiorców zadania”. Środki te nie wliczają się do min. 5% wkładu własnego, wymaganego w konkursie.

Należy jednocześnie pamiętać, że czesne jest w takich projektach zazwyczaj źródłem finansowania niż wydatkiem. Tzn. jeśli uczniowie je płacą szkole prowadzonej przez partnera projektu, to z tych środków pokrywane mogą być poszczególne wydatki, np. wynagrodzenia nauczycieli, lub opłaty za media.

17. Jak należy rozumieć następujący zapis, który znajduje się w regulaminie - w części dotyczącej obszaru 3. Rozwijanie struktur organizacji polonijnych na świecie: "Uwaga: Wsparcie finansowe przeznaczone na działania musi bezpośrednio wiązać się działalnością polonijną tych podmiotów. W ofercie należy opisać tę działalność w okresie
obejmującym wsparcie. Brak wykazanej działalności podmiotów spowoduje uznanie kosztów za niekwalifikowalne." O jakie działania i jakiego podmioty chodzi w tym zapisie? Czy chodzi o to, że organizacja ubiegająca się o dotację musi wskazać podmiot polonijny, na rzecz którego prowadzi działania finansowane z dotacji? 

Odpowiedź:

Oferent z pewnością musi wskazać jaki podmiot polonijny będzie wspierał, ale powyższy zapis odnosi się do opisania działalności organizacji polonijnej. Tzn. wspierane powinny być działania organizacji (a nie samo utrzymanie struktury) w zakresie, który wiąże się z jej celami / misją.

Chodzi o to, aby beneficjenci w postaci tych organizacji osiągali konkretne rezultaty wiążące się z ich działaniami. Np. liczba zorganizowanych spotkań, podjętych inicjatyw lub interwencji, liczba wypracowanych dokumentów, a nie np. opłacony czynsz, utrzymane biuro.

18. Czy na etapie przygotowania oferty potrzebne jest ze strony takiego partnera coś więcej niż list intencyjny, który dołączymy w generatorze? W założeniu nie ma być to drugi oferent, ale organizacja polonijna zarejestrowana za granicą. Jaki dokument jest potrzebny w takim przypadku?

Odpowiedź:

Na etapie przygotowania oferty wystarczy list intencyjny. W przypadku dofinansowania oferty niezbędne będzie przygotowanie umowy partnerskiej pomiędzy oferentem a partnerem (organizacją polonijną zarejestrowana za granicą).

19. Jak rozumieć pkt „III.4.4. Komplementarność z innymi działaniami podejmowanymi przez organizację lub inne podmioty”? Co tu należy wpisać? Czym jest ta komplementarność?

Odpowiedź:

Komplementarność to uzupełnianie się. W tym punkcie należy wyjaśnić jak działania zaproponowane w ofercie uzupełniają się z innymi działaniami organizacji realizowanymi poza projektem oraz z działaniami innych podmiotów w tym zakresie. Np. czy są spójne, neutralne, czy sprzeczne.

20. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce. Czy we współpracy ze stowarzyszeniem zarejestrowanym za granicą mogę brać udział w konkursie „Polonia i Polacy za granicą 2021”?

Odpowiedź:

Nie. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie zaliczają się do katalogu podmiotów uprawnionych do złożenia oferty w konkursie. Podmiotami uprawnionymi nie są także organizacje zarejestrowane za granicą.

21. Tworzę kosztorys i bez problemu dodają się pozycje pokrywane z dotacji, ale nie mogę wprowadzić wkładu własnego osobowego w generatorze. Co może być tego przyczyną?

Odpowiedź:

Należy najpierw w części V. Charakterystyka oferenta, punkt: V.3. odpowiedzieć na pytanie Czy oferent przewiduje wkład: (osobowy). Uzupełnienie tego punktu aktywuje właściwe komórki w kalkulacji kosztów i umożliwia wybranie wkładu własnego osobowego.