POPC Wsparcie

 

Ambitne zadania, jakie stoją w obszarze cyfryzacji administracji oraz digitalizacji zasobów sektora publicznego znalazły odzwierciedlenie w warunkach ubiegania się o dofinansowanie projektów z Programu Polska Cyfrowa. Jego celem jest wsparcie najbardziej potrzebnych i wartościowych przedsięwzięć, dzięki którym polska administracja wkroczy w nowy, cyfrowy wymiar. Aby tak się stało, projekty finansowane z tego źródła muszą być dobrze przygotowane i w istotny sposób przyczyniać się do realizacji tych celów.
Poniżej znajdziesz informacje nt. kolejnych kroków, jakie należy wykonać, aby zwiększyć swoje szanse na uzyskanie dofinansowania dla planowanej inwestycji.
Jeżeli w trakcie pracy nad projektem napotkasz na problemy, zawsze możesz liczyć na pomoc Zespołu POPC Wsparcie.

 

 

UWAGA
Proces wnioskowania o dofinansowanie jest procesem długotrwałym, kilkumiesięcznym, obejmuje on wiele etapów. Należy o tym pamiętać podejmując decyzję o ubieganiu się o dofinansowanie konkretnej inwestycji.

ETAP: Przygotowanie zarysu projektu

Etap ten obejmuje dwa kroki: opracowanie koncepcji projektu oraz przeprowadzenie publicznej prezentacji jego założeń.

1. Przygotowanie zarysu projektu

Pierwszym etapem prac nad projektem jest przygotowanie zarysu projektu, tj. opracowanie koncepcji projektu. Koncepcja zawiera cel projektu, opis problemu, który projekt ma rozwiązać albo potrzeb społecznych, na jakie projekt ma odpowiadać, oraz krótki opis produktów (e-usługi, systemy, digitalizowane zasoby) oraz działań planowanych do realizacji (zakres rzeczowy projektu).

2. Publiczna prezentacja projektu

Prezentacja pozwala szerokiemu gronu zainteresowanych zapoznać się z koncepcją projektu. Jest okazją do dyskusji, zgłaszania uwag i pytań dotyczących budowanych usług i rozwiązań. Tematem dyskusji jest wykonalność, zakresy planowanych inicjatyw oraz współpraca pomiędzy systemami różnych podmiotów.
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi kryteriami, prezentacja powinna zostać ogłoszona co najmniej na 14 dni przed jej organizacją, a jej przebieg powinien być utrwalony. Choć w ogłoszonych naborach do działania 2.1 i 2.2 nie zostały określone standardy dot. przebiegu samej prezentacji, można wykorzystać sugestie dotyczące zakresu wskazywane w poprzednich naborach. Można zatem uzupełnić wstępną koncepcję projektu opracowaną w kroku 1 o wstępny harmonogram realizacji, szacowanie wartości projektu, wybór wskaźników (produktu, rezultatu), opis projektów oraz wstępne założenia dotyczące zaplanowanych zamówień publicznych.

WAŻNE:

1. Od kwietnia 2018 r. nie ma obowiązku dołączania protokołu z prezentacji publicznej do opisu założeń projektu informatycznego przekazywanego do Komitetu Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC). Oznacza to, że prezentacja może być przeprowadzona w późniejszym terminie, z zachowaniem terminów określonych w ww. standardzie stanowiącym załącznik do ogłoszenia o konkursie.

ETAP: Przygotowywanie do realizacji

Etap przygotowania projektu do realizacji obejmuje szereg analiz, które mają na celu doprecyzowanie i uzupełnienie koncepcji projektu. Bezpośrednim produktem powstającym na tym etapie jest opis założeń projektu informatycznego oraz opinia przez KRMC.

3. Opracowanie opisu założeń projektu informatycznego

Opis założeń projektu informatycznego zawiera informacje na temat projektu, w tym:

• harmonogram realizacji projektu obejmujący główne zadania oraz kamienie milowe,
• budżet projektu w podziale na główne kategorie wydatków,
• korzyści wynikające z realizacji projektu wyrażone mierzalnymi miernikami,
• opis e-usług (lub innych produktów) wraz z określeniem poziomu dojrzałości tych usług, zasięgu oddziaływania,
• analizę interesariuszy oraz ryzyk,
• opis techniczny rozwiązań zaplanowanych w zakresie architektury rozwiązań projektu.

4. Uzyskanie opinii KRMC

Od maja 2019 r. opis założeń projektu informatycznego przygotowywany jest z wykorzystaniem formularza elektronicznego udostępnionego na stronie KRMC: https://www.gov.pl/web/krmc/formularz#/ Opracowany w ten sposób opis, po wygenerowaniu pliku .pdf, należy przekazać za pośrednictwem Sekretarza KRMC do zaopiniowania przez Komitet. Na posiedzeniach KRMC przyjmowane są opinie dotyczące opisów założeń projektów informatycznych. Opinia może być pozytywna, negatywna lub zawierać zalecenie zmiany i ponownej weryfikacji.

Opinia KRMC dotycząca projektu znajduje się w protokole z posiedzenia KRMC.
 

ETAP: Pozyskanie środków finansowych

Etap pozyskania środków finansowych obejmuje przygotowanie i złożenie kompletnej dokumentacji aplikacyjnej.

5. Opracowanie dokumentacji aplikacyjnej

Aby skutecznie złożyć wniosek o dofinansowanie konieczne jest przygotowanie wniosku o dofinansowanie ze wszystkimi wymaganymi załącznikami. Spis tych załączników jest każdorazowo publikowany w ogłoszeniu o naborze na stronie Centrum Projektów Polska Cyfrowa. Najważniejszym elementem tego kroku jest przygotowanie studium wykonalności i wniosku o dofinansowanie.

STUDIUM WYKONALNOŚCI
Studium wykonalności powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje i analizy, które potwierdzą spełnienie kryteriów wyboru projektów. W szczególności, powinno ono odpowiadać na wszystkie aspekty badane podczas oceny merytorycznej projektów. Przed przystąpieniem do prac nad studium wykonalności warto zapoznać się z kryteriami wyboru projektów.
Wniosek o dofinansowanie
Sam wniosek o dofinansowanie wypełnisz w generatorze udostępnionym na stronie CPPC Generator, gdzie z menu Formularze należy wybrać formularz dla właściwego działania.

6. Złożenie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami

Wniosek o dofinansowanie wraz z kompletem dokumentów towarzyszących składany jest za pośrednictwem specjalnej aplikacji udostępnionej na stronie CPPC. Aby z niej skorzystać, osoba uprawniona do reprezentowania wnioskodawcy musi założyć konto oraz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny.

7. Ocena formalna i merytoryczna

Po złożeniu za pośrednictwem aplikacji, wniosek o dofinansowanie podlega ocenie formalnej i merytorycznej. Mogą być one realizowane jedna po drugiej lub równolegle.

OCENA FORMALNA
Ocena formalna ma na celu przede wszystkim potwierdzenie spełnienia formalnych wymogów, tj. niepodleganie wykluczeniu, kompletność i prawidłowość złożenia wniosku, wybór właściwego działania, terminowość złożenia wniosku, etc. W razie stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie braków formalnych lub oczywistych omyłek uniemożliwiających ocenę wniosku, instytucja organizująca konkurs wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku.
OCENA MERYTORYCZNA
Celem tego etapu oceny jest zbadanie jakości projektu poprzez określenie, czy i w jakim stopniu, projekty spełniają obowiązujące kryteria merytoryczne.

8. Wynik oceny

Ocena wniosku o dofinansowanie może zakończyć się wynikiem pozytywnym albo negatywnym. Wniosek o dofinansowanie zostaje oceniony pozytywnie, jeżeli:

• wszystkie kryteria formalne zostały ocenione pozytywnie,
• każde kryterium merytoryczne obligatoryjne zostało uznane za spełnione,
• projekt objęty wnioskiem uzyskał minimalną wymaganą liczbę punktów,
• kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie jest wystarczająca na wybranie projektu do dofinansowania.

W przypadku oceny pozytywnej wnioskodawca jest informowany o kolejnych krokach i dokumentach, które są niezbędne do podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie.
Projektom ocenionym negatywnie przysługują środki odwoławcze. Szczegółowa procedura odwoławcza jest każdorazowo opisana w regulaminie danego konkursu.

9. Podpisanie umowy/porozumienia o dofinansowanie i realizacja projektu

Podpisanie umowy lub porozumienia o dofinansowanie stanowi formalny początek realizacji projektu dofinansowanego ze środków POPC. Zanim do niego dojdzie niezbędne jest skompletowanie (a czasami również zaktualizowanie) dokumentów stanowiących załączniki. Są to dokumenty formalne (np. upoważnienia) i merytoryczne (oceniony wniosek o dofinansowanie, studium wykonalności, harmonogramy projektu).
Na skompletowanie dokumentów i podpisanie umowy/porozumienia o dofinansowanie co do zasady wyznaczony jest okres 30 dni, jednakże w szczególnych wypadkach (np. konieczności ponownej weryfikacji dokumentów) okres ten może być przedłużony do 45 dni.
Umowa lub porozumienie o dofinansowanie reguluje prawa i obowiązki beneficjenta i instytucji udzielającej wsparcia, w tym:

• obowiązki sprawozdawcze, w tym dotyczące rozliczania wydatków,
• obowiązki w zakresie poddawania się kontroli projektu,
• obowiązki w zakresie stosowania procedur i wytycznych dot. projektów współfinansowanych ze środków UE,
• obowiązki dotyczące utrzymania projektu w okresie trwałości
• procedury dot. obsługi zmian w projektach.

Autor: Szymon Sankiewicz

 

Przydatne linki:

Artykuły powiązane: