Jakie mogą być wskaźniki optymalizacji procesów?
Opis problemu:
Wskazanie przykładowych wskaźników, które świadczą o zoptymalizowaniu i uproszczeniu procesów biznesowych w projektach.
Odpowiedź:
Optymalizacja procesów i procedur powinna być wyrażona mierzalnymi wskaźnikami. Wskaźnikami takimi mogą być:
- skrócenie czasu obsługi danego zdarzenia życiowego (z punktu widzenia użytkownika) lub obsługi procesu po stronie organizacji (wyrażone w jednostce czasu)
- zmniejszenie liczby kroków, które musi wykonać użytkownik, by załatwić sprawę
- zmniejszenie liczby osób / jednostek / departamentów zaangażowanych w realizację procesu
- zmniejszenie liczby wymaganych dokumentów / załączników
- zwiększenie liczby wolumenu, poszczególnych danych, zbiorów pobieranych automatycznie, bez udziału użytkownika czy urzędników
- obniżenie kosztów realizacji procesu (po stronie użytkownika lub instytucji).
Uzasadnienie:
Jak wynika z analizy opisów założeń projektów informatycznych opiniowanych przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji (KRMC), wnioskodawcy wielokrotnie mają problem z opisaniem korzyści wynikających z realizacji projektów oraz określeniem wskaźników ich efektywności (tzw. KPI). Często zamiast wskaźników efektywności przedstawiają wskaźniki produktów, które najczęściej nie obrazują planowanych korzyści. Tymczasem w dokumencie tym należy wskazać wskaźniki, które odzwierciedlają korzyści z realizacji projektu, oraz ich wartości: aktualną i docelową. Stąd też konieczność wskazania propozycji wskaźników optymalizacji, które wnioskodawcy mogą wykorzystać.
Wartości tych wskaźników powinny wynikać z przeprowadzonych analiz stanu obecnego i projektowanego.
Dodatkowo zgodnie z założeniami Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa oraz wymaganiami stawianymi w kryteriach oceny projektów w tym programie realizacja projektów powinna upraszczać realizowane procesy i procedury w administracji oraz zmniejszać obciążenia obywateli i przedsiębiorców. W trakcie oceny są brane pod uwagę również mierzalne wskaźniki, które reprezentują te korzyści.
Autor: Szymon Sankiewicz
Artykuły powiązane:
Materiały
Czy można wprowadzać zmiany w trakcie realizacji projektu w zakresie kamieni milowych oraz wskaźników?Wspólna Lista Wskaźników Kluczowych 2014-2020 (WLWK2014)