POPC Wsparcie

Śmiało możemy postawić tezę, że dla powodzenia przedsięwzięć informatycznych kluczowe są kompetencje pracowników beneficjenta. Powinny one obejmować zarówno obszar IT, prawo zamówień publicznych, finanse, user experience, jak i kompetencje miękkie.

Ważną osobą kontrolującą i nadzorującą wszystkie czynności w trakcie realizacji projektu jest kierownik projektu (project manager). Oprócz niego dużą rolę oczywiście odgrywa zespół realizujący projekt. Bez niego sukces przedsięwzięcia jest całkowicie niemożliwy. Zatem kształtowanie głównych procesów w projektach zależy w dużym stopniu od wiedzy i umiejętności pracowników, a przede wszystkim od zachowań organizacyjnych i przyjmowanych postaw.

To ludzie robią projekty – wykorzystują swoją wiedzę, umiejętności i doświadczenie. Pracują przy planowaniu, organizowaniu, realizacji i zamykaniu projektu. Posługują się narzędziami i wykorzystują metodyki zarządzania projektami. Zamieniają inicjatywę projektu w materialne rezultaty, które tworzą wartość dla organizacji: działające systemy, gotowe produkty, funkcjonujące procesy organizacyjne, opracowane prototypy czy oddane do użytku usługi.

Niezwykle ważne dla powodzenia projektu jest zapewnienie odpowiedniego stanu zatrudnienia oraz zachowanie ciągłości i stabilności zespołów projektowych.

Niestety w administracji publicznej pozyskanie odpowiedniego zespołu projektowego oraz jego utrzymanie nie jest zadaniem łatwym.

Co zrobić, aby zorganizować odpowiedni zespół projektowy?

• zastanów się, jakie role i kompetencje będą potrzebne do zrealizowania projektu,
• określ liczebność zespołu projektowego – dopasuj zespół do skali projektu – pamiętaj przy tym, że więcej wcale nie znaczy lepiej,
• poinformuj o planowanym przedsięwzięciu kierownictwo wysokiego szczebla oraz kierowników komórek organizacyjnych, których pracowników będziesz angażować,
• zaplanuj budżet na zespół,
• w miarę możliwości stwórz zespół z osób z wewnątrz organizacji – pracownicy znający firmę sprawniej wejdą w projekt,
• z wyprzedzeniem rozpocznij nabór na pracowników spoza organizacji. 

Skompletowałeś zespół? To dopiero połowa sukcesu. Teraz musisz zrobić wszystko, aby utrzymać motywację w zespole oraz ograniczyć rotację kadr.

Rotacja kadr w zespole projektowym zazwyczaj jest zjawiskiem negatywnym. Powoduje odpływ kompetencji i doświadczenia pozyskanego w trakcie realizacji projektu. Generuje też dodatkowe koszty związane z przygotowaniem kolejnych osób mających zastąpić pracowników, którzy odeszli z zespołu projektowego. Niestety zwykle prowadzi to do opóźnień w realizacji projektu.

Częste zmiany członków zespołów projektowych i kierownika projektu prowadzą do opóźnień w realizacji projektu, a niekiedy nawet do wstrzymania prac. Dlatego powinny mieć charakter absolutnie wyjątkowy. Członkowie komitetów sterujących oraz kierownictwo instytucji nie mogą ich bagatelizować.

Co zrobić, aby tego uniknąć?

• zaangażuj kierownictwo organizacji w realizację projektu – często osoby odpowiedzialne za zatrudnienie nie są świadome skutków, jakie dla realizacji projektów niosą ze sobą braki kadrowe w zespołach projektowych,
• na bieżąco zwiększaj świadomość decydentów wysokiego szczebla na temat korzyści z produktów planowanych do realizacji w ramach projektu,
• wprowadź ściślejszą współpracę między kadrą zarządzającą a zespołem projektu,
• zwiększaj świadomość istotności i celu projektu wśród wszystkich pracowników,
• jasno określ role oraz zakresy odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu,
• wprowadź system wynagradzania członków zespołu projektowego oraz system motywacyjny, które zminimalizują ryzyko, że osoby z doświadczeniem i wiedzą ekspercką opuszczą zespół,
• uzależnij premie dla członków zespołu projektowego od efektywnego i terminowego osiągania poszczególnych etapów realizacji projektu. Pracownicy, których system motywacyjny jest powiązany z osiągniętymi efektami w projekcie, sprawniej realizują projekt, bo zależy im na szybkich rezultatach,
• jasno określ role i odpowiedzialności na każdym szczeblu,
• unikaj nakładania się długotrwałych prac. Najlepiej oddeleguj kluczowych pracowników wyłączenie do zadań na rzecz projektu. Taki zespół osób zarządza zadaniami i koordynuje pracę. W miarę potrzeby angażuj dodatkowych pracowników, np. na podstawie dodatków zadaniowych.

 

Autorka: Magdalena Krawczuk

 

Artykuły powiązane: