Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Hajnówce

25 września 2024r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Implementuje ona Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

Procedura zgłoszeń wewnętrznych została sporządzona i wdrożona w strukturze Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Hajnówce w celu stworzenia kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę osób dokonujących zgłoszeń.

Zgłaszanie naruszeń prawa

Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia naruszeń prawa, w formie:

1. ustnej:
   1. telefonicznie pod numerem dedykowanego telefonu 887 219 922 (w dni robocze w godzinach 8.30 – 14.30),
   2. podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego, na wniosek sygnalisty zgłoszony telefonicznie, na piśmie lub osobiście, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia przekazania osobie upoważnionej informacji o zamiarze dokonania takiego zgłoszenia,
2. pisemnie:
   1. w postaci elektronicznej na adres e-mail: sygnalista.psse.hajnowka@sanepid.gov.pl,
   2. w postaci papierowej na adres: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Hajnówce, ul. Piłsudskiego 10, 17-200 Hajnówka; z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa”.

Składane zgłoszenie powinno zawierać:

• dane sygnalisty umożliwiające jego identyfikację (imię, nazwisko, adres korespondencyjny),
• kontekst związany z pracą, w ramach którego uzyskano informacje o naruszeniu prawa,
• datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia,
• wszystkie znane dane osoby/osób, której/których zgłoszenie dotyczy,
• opis naruszenia oraz jego datę i miejsce
• wskazanie, czy informacja o naruszeniu była wcześniej zgłaszana (jeżeli była to należy podać dane osoby do której zgłoszenie wpłynęło i sposób jego zakończenia),
• wyrażenie zgody na ujawnienie danych osobowych  lub chęć pozostania anonimowym,
• podpis sygnalisty (nie jest wymagany przy zgłoszeniach ustnych).

Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia Sygnalista otrzymuje potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań przekazywana jest Sygnaliście nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Stacja nie będzie rozpatrywała zgłoszeń anonimowych.

 

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie może być dokonane w następujący sposób:

1. 1. w postaci elektronicznej na adres e-mail: sygnalista.psse.hajnowka@sanepid.gov.pl;
   2. w postaci papierowej na adres: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Hajnówce, ul. Piłsudskiego 10, 17-200 Hajnówka; z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa”.
2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Tryb postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia

Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności.

Tryb postępowania jest następujący:

1. 1. potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
   2. wstępna weryfikacja zgłoszenia,
   3. podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego przez PPIS, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
   4. kontakt z sygnalistą na udostępnione dane kontaktowe - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji ,
   5. informacja zwrotna do sygnalisty nt. planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań  oraz o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

 

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Organ przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Organ informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Informacje zwrotne przekazywane są za pośrednictwem e-mail lub listownie – w zależności od wskazanej przez Sygnalistę formy kontaktu.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Zasady poufności zgłoszeń

• Dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione,
• Tożsamość sygnalisty i inne dane identyfikacyjne nie są ujawniane, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem.
• Ujawnienie danych możliwe jest jedynie w sytuacjach wymagających tego w ramach postępowań sądowych, administracyjnych lub wyjaśniających prowadzonych przez organy publiczne.
• Sygnalista jest informowany o planowanym ujawnieniu danych, jeśli nie zagraża to postępowaniu wyjaśniającemu.
• Poufność obejmuje również osoby pomagające w zgłoszeniu oraz osoby powiązane z sygnalistą​

6. Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe sygnalistów PPIS przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Informacji o ochronie danych osobowych (zamieszczona na stronie)

7. Charakter działań następczych

Działania następcze mogą obejmować:

• Postępowania wyjaśniające.
• Kontrole administracyjne.
• Wszczęcie działań naprawczych lub prewencyjnych, takich jak zmiany proceduralne, dyscyplinowanie pracowników, czy zawiadamianie organów ścigania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa​

8. Środki ochrony prawnej i porady dla sygnalistów

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

9. Warunki ochrony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

10. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
ePUAP ( Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP )
tel. centrali: (22) 55 17 700

Infolinia: 800 676 676
dostępne pod adresem:
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich