Polska w Słowenii

STANOWISKO:  ASYSTENT AMBASADORA RP W LUBLANIE

Do zadań zatrudnionej osoby będzie należało między innymi:

Sekretariat:

• przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji w wersji elektronicznej kierowanej do ambasady i czuwanie nad jej prawidłowym obiegiem;
• przedkładanie korespondencji do podpisu kierownikowi placówki i przygotowywanie jej do wysylki;
• kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie do właściwych pracowników ambasady;
• zgłaszanie przyjazdu i wyjazdu pracowników ambasady, wyrabianie i przedłużanie ważności legitymacji służbowych;
• aktualizowanie danych teleadresowych ambasady i pracowników;
• dokonywanie połączeń telefonicznych kierownika placówki;
• organizowanie i obsługa narad;
• prowadzenie listy protokolarnej oraz druk i wysyłka zaproszeń;
• prowadzenie terminarza spotkań kierownika placówki;
• prowadzenie ewidencji załatwianej korespondencji;
• sporządzanie kopii dokumentów;
• prowadzenie zbiorów danych osobowych, z którymi ambasada pozostaje w kontakcie, zawierających informacje o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach, zgodnie z obowiązującą w MSZ i placówkach zagranicznych Polityką Bezpieczeństwa Danych Osobowych, na podstawie upoważnienia kierownika placówki;
• przygotowanie małej recepcji według wskazówek.

Kancelaria jawna: 

• • odbieranie, rejestrowanie, przekazywanie według właściwości i przechowywanie korespondencji przychodzącej;
  • przyjmowanie, przygotowanie do wysyłki, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej jawnej;
  • wykonywanie kopii dokumentów do przekazania zgodnie z rozdzielnikiem;
  • prowadzenie ewidencji załatwianej korespondencji;
  • przesyłanie do właściwych komórek organizacyjnych MSZ materiałów mających charakter archiwalny, uczestniczenie w komisyjnym archiwizowaniu, brakowaniu i niszczeniu akt;
  • wykonywanie innych zadań powierzonych przez kierownika placówki lub upoważnionego przez niego pracownika ambasady.

Kwalifikacje i doświadczenie:

• • ukończone studia wyższe
  • biegła znajomość języka słoweńskiego, polskiego oraz angielskiego
  • zdolności organizacyjne i interpersonalne
  • wysoka kultura osobista
  • umiejętność pracy pod presją czasu
  • mile widziane doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku

Oferujemy:

• • zatrudnienie w formie umowy o pracę na cały etat (umowa na zastępstwo na 1 rok)
  • możliwość rozwoju zawodowego
  • stabilne wynagrodzenie
  • pracę w renomowanej instytucji

 Miejsce wykonywania pracy oraz rozmowy kwalifikacyjnej: miasto Lublana

Zgłoszenia w języku polskim  (CV i list motywacyjny wraz z klauzulą dot. wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych) należy przesyłać na adres poczty elektronicznej jacek.kawecki@msz.gov.pl do dnia 28.02.2021 r. 

     Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi na wybrane oferty.