Sąd Polubowny przy
Prokuratorii Generalnej
Rzeczypospolitej Polskiej

Prokuratoria Generalna opublikowała rekomendacje odnoszące się do obszernej tematyki zastrzegania kar umownych. 

Ich celem jest ułatwienie formułowania postanowień umowy w taki sposób, by kary umowne skutecznie zabezpieczały interesy wierzyciela oraz sprawną realizację umowy. Doświadczenie Prokuratorii pokazuje, że efektywność tego narzędzia zależy w dużej mierze od tego, czy zastrzeżone kary będą adekwatne do przewidywanych naruszeń umowy oraz od tego, czy postanowienia umowy będą jednoznaczne i precyzyjne.

Kary umowne to tematyka niezwykle ważna w praktyce. Zagadnienia związane z karami umownymi to najczęstszy przedmiot sporów między zamawiającymi i wykonawcami. Stosowanie rekomendacji powinno ograniczać ryzyko wystąpienia takich sporów, często wpływających negatywnie na realizację umowy, tj. na sfinalizowanie inwestycji czy uzyskanie zgodnych z umową towarów lub usług. 

Rekomendacje nie określają za co, tj. za jakie uchybienia dłużnika, należy zastrzegać kary umowne. Są to kwestie, które powinny być indywidualnie ustalane – przy uwzględnieniu rzeczywistych interesów wierzyciela związanych z konkretną umową. Rekomendacje koncentrują się na tym, w jaki sposób należy zastrzegać kary umowne, by zapewnić efektywność tego narzędzia i ograniczyć ryzyko sporów dot. zasadności naliczenia lub wysokości należnych wierzycielowi kar umownych. 

W rekomendacjach zwracamy przede wszystkim uwagę na potrzebę przemyślenia postanowień umowy dot. kar umownych pod kątem ich adekwatności do zagrożonego karą naruszenia interesu wierzyciela. Podkreślamy, że właściwie zastrzeżona kara umowna powinna z jednej strony stanowić dla dłużnika odczuwalną dolegliwość, a z drugiej strony – nie powinna prowadzić do nadmiernego wzbogacenia wierzyciela. Zastrzeganie kar umownych w nadmiernej wysokości lub za uchybienia nieistotne dla realizacji umowy, może prowadzić do negatywnych konsekwencji dla wierzyciela i to na kilku polach. Z jednej strony może to spowodować zwiększenie wartości ofert wykonawców, a z drugiej strony zamawiający może kar umownych w zastrzeżonej wysokości nie uzyskać z uwagi na ryzyko tzw. miarkowania kary umownej. Takie kary umowne mogą zatem okazać się kontrskuteczne.

Z tego punktu widzenia kluczowe jest zidentyfikowanie rzeczywistych, konkretnych interesów wierzyciela, które mają zabezpieczać kary umowne i dostosowanie do nich przesłanek, wysokości i funkcji kar umownych. W przypadku publicznych inwestycji i strategicznych zakupów istotną funkcją kar umownych jest przy tym często zmotywowanie dłużnika do należytego wykonania umowy i przez to uchronienie przed uszczerbkiem  interesu wierzyciela, za którym stoi często interes publiczny lub społeczny. Kary umowne nie służą zatem wyłącznie zrekompensowaniu uszczerbku wierzyciela w związku z niewłaściwym wykonaniem umowy. 

Drugim z kluczowych obszarów zagadnień poruszanych w rekomendacjach jest precyzja postanowień dot. kar umownych. Wątpliwości interpretacyjne co do tego, za co dokładnie zastrzeżona została kara umowna i w jaki sposób należy ją obliczyć, również generują ryzyko poważnych sporów i osłabiają efektywność kar umownych. Zwracamy zatem w rekomendacjach uwagę m.in. na konieczność jednoznacznego uregulowania w umowie, za jakie okoliczności dłużnik będzie ponosił odpowiedzialność. Rekomendujemy, by stosować odstępstwa od kodeksowej zasady odpowiedzialności za okoliczności zawinione wtedy, gdy jest to uzasadnione konkretnymi okolicznościami danej sprawy. 

Równie ważne jest precyzyjne określenie w umowie wysokości kary umownej. Zwłaszcza, jeśli kara umowna ma być obliczana za pomocą działań matematycznych (algorytmu) należy bardzo precyzyjnie wskazać czynniki, jakie będą stanowiły podstawę wyliczenia i sekwencję działań.

Podsumowując, chcielibyśmy, żeby osoba, która zapozna się z rekomendacjami, zapamiętała przede wszystkim, że:
1) do projektowania postanowień o karach umownych warto się właściwie przygotować – od tego często zależy, czy będą one efektywnie zabezpieczały interesy wierzyciela,
2) kształt postanowień umowy dot. kar umownych, zwłaszcza wysokość i zakres zastrzeganych kar, ma wpływ na wartość składanych ofert i na sprawność realizacji umowy,
3) przesłanki i wysokość kar umownych trzeba dostosować do zabezpieczanych nimi interesów – warto dać temu wyraz wprost w umowie,
4) już na etapie projektowania umowy warto sprawdzić, czy kara umowna spełni swoje funkcje, zwłaszcza zastanowić się, czy, z jednej strony, stanowić będzie odczuwalną dolegliwość dla nierzetelnego dłużnika, z drugiej strony – czy istnieje ryzyko, że kara umowna okaże się rażąco wygórowana,
5) postanowienia umowy dot. kar umownych należy formułować z jak największą precyzją, dbając o to, by nie rodziło problemu stwierdzenie podstawy do naliczenia kary i ustalenie (obliczenie) jej wysokości,
6) właściwym sposobem zażegnania sporu dotyczącego kar umownych jest często jego ugodowe rozwiązanie w drodze mediacji lub negocjacji. 

Zachęcamy do zapoznania się z dokumentem!