Zamawiający – Ministerstwo Sprawiedliwości  – zaprasza do złożenia oferty na najem lokalu w celu prowadzenia bufetu-stołówki pracowniczej.

Zamawiający informuje, że przedmiotowe zaproszenie nie stanowi ofert w rozumieniu art. 66 KC ani też nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986).

1. Wynajmowane pomieszczenia lokalu znajdują się w budynku będącym w trwałym zarządzie Ministerstwa Sprawiedliwości, usytuowanym w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 11, o łącznej powierzchni 264,9 m². W budynku pracuje około 500 osób. Klientami bufetu-stołówki będą pracownicy Ministerstwa Sprawiedliwości i inne osoby uprawnione do przebywania na terenie budynku, np. pracownicy Ministerstwa Sprawiedliwości z budynku przy ul. Chopina 1 (około 250 osób). Pomieszczenia lokalu znajdują się na parterze (część kuchenna z bufetem o powierzchni 94,2 m² ) i w piwnicy budynku (część magazynowo techniczna o powierzchni  91,8 m²), z kontrolowanym ruchem osobowym. Sala konsumpcyjna zajmuje powierzchnię 78,9 m². Budynek, w którym znajduje się lokal wyposażony jest w sieci: wodociągową, elektryczną, kanalizacyjną. Lokal jest wyposażony  częściowo w sprzęt gastronomiczny (załącznik nr 3) oraz w 12 stołów i 51 krzeseł.

2. Umowa najmu zostanie zawarta na okres 3 lat.

3. Najemca zobowiązany będzie prowadzić działalność w godzinach 8:00-16:00, w dniach pracy Ministerstwa, która polegać będzie w szczególności na:

1) prowadzeniu sprzedaży posiłków, przygotowywanych w oparciu o surowce i półprodukty dostarczane z zewnątrz, w tym przynajmniej jednego podstawowego zestawu obiadowego  (zupa, drugie danie i kompot) w cenie nie wyższej niż 14,00 zł brutto. Gramatura posiłków winna wynosić nie mniej niż: zupa 350 ml i kompot lub woda mineralna nie mniej niż 200 ml. Drugie danie powinno składać się z mięsa lub ryby o gramaturze nie mniejszej niż 150 g oraz powinno zawierać surówkę (do wyboru spośród co najmniej dwóch surówek lub surówki i jarzyn gotowanych o gramaturze nie mniejszej niż 100 g) oraz dodatki typu ziemniaki, ryż,  itd.

2) prowadzeniu bufetu szybkiej obsługi w godzinach 8.00-16.00, w ramach którego sprzedawane będą:

a) gotowe kanapki świeże i zapiekane,

b) śniadania, przystawki ciepłe i zimne oraz wyroby garmażeryjne (np. naleśniki, jajecznica, omlet, tatar, krokiety, sałatki, galarety),

c) gorące napoje (herbata, kawa z ekspresu ciśnieniowego).

3) sprzedaży artykułów spożywczych, w szczególności:

a) świeżego pieczywa (różne rodzaje),

b) wyrobów piekarniczych o przedłużonej trwałości (sucharki, chleb ryżowy itp.),

c) wyrobów cukierniczych i słodyczy,

d) nabiału (jogurtów, serków homogenizowanych, twarożków, serów twardych, serków topionych itp.),

e) kawy, herbaty, cukru,

f) napojów.

4) prowadzeniu cateringu na doraźne potrzeby Wynajmującego na podstawie odrębnych zleceń.

4. Najemca jest zobowiązany do wyposażenia lokalu w sprzęt niezbędny do prowadzenia objętej umową działalności na własny koszt, zgodnie z wymogami sanitarnymi i technologicznymi, w tym:

1)  wyposażenie kuchni i bufetu,

2)  wyposażenie w szklaną zastawę stołową wraz z metalowymi sztućcami.

Wszystkie naczynia do serwowania posiłków muszą być szklane lub ceramiczne - nie dopuszcza się serwowania posiłków w naczyniach plastikowych i przy użyciu plastikowych sztućców.

 5. Najemca jest zobowiązany do uiszczania opłat czynszu za powierzchnię części kuchennej i bufetu (o powierzchni 94,2 m²) wg oferowanej stawki czynszu, części magazynowo-technicznej o powierzchni 91,8  m² w wysokości 678,41 zł netto oraz do sprzątania części kuchennej wraz z bufetem, sali konsumpcyjnej oraz części magazynowo technicznej. Wartość czynszu w miesiącach lipiec  - sierpień obniża się do 50 % w każdym roku trwania umowy.

6. Dopuszcza się zmianę ceny maksymalnej podstawowego zestawu obiadowego (o której mowa w pkt. 3.1) za zgodą Zamawiającego na podstawie udokumentowanego wniosku złożonego przez Najemcę popartego dowodami uzasadniającymi zmianę ceny w szczególności  na podstawie wzrostu  wskaźnika cen i towarów konsumpcyjnych ogłaszanym przez Prezesa GUS za rok poprzedni.

 7. Najemca zobowiązany będzie do ponoszenia kosztów związanych z użytkowaniem lokalu, w szczególności za:

1) centralne ogrzewanie - proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni,

2) dostawy energii elektrycznej - proporcjonalnie, według wskazań licznika pomniejszonych o wskazania podlicznika,

3) dostawy wody - proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni,

4) odprowadzanie ścieków - proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni,

5) usługi usuwania odpadów i nieczystości stałych, wg złożonej deklaracji przez Najemcę,

 6) czyszczenia  i okresowej kontroli separatora tłuszczów - Najemca we własnym zakresie podpisuje umowę z wykonawcą usługi,

7) konserwację urządzeń i instalacji budynku - proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni,

8) sprzątanie powierzchni zewnętrznej - proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni,

9) ubezpieczenie budynku - proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni,

10) podatku od nieruchomości.

Na dzień 31 maja 2019 roku miesięczne należności, o których mowa w pkt. 1 –5 i 7–10 budynku usytuowanym przy Al. Ujazdowskich 11 wynoszą 14,26 zł za 1 m².
Aktualna stawka przypadająca na dzień podpisania umowy zostanie podana w umowie najmu. Stawki te mogą ulec zmianie.

8. Najemca będzie utrzymywał lokal w należytym stanie technicznym, technologicznym i sanitarnym. Będzie dbał o utrzymanie czystości, przestrzegał zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego, sanitarnego i wewnętrznych procedur Ministerstwa w tym zakresie, oraz ponosił odpowiedzialność z tego tytułu, a także wyposaży lokal na własny koszt w niezbędny sprzęt ppoż.

 

Warunki udziału

1. Oferty mogą składać oferenci:

1) nie zalegający z opłacaniem danin publicznych w tym podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne,

2) w stosunku, do których nie jest prowadzone postępowanie upadłościowe, nie ogłoszono ich upadłości ani nie są w likwidacji,

3) posiadający uprawnienia do wykonywania określonej w § 2 ust. 4 działalności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

4) posiadający niezbędną wiedzę oraz dysponujący potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do realizowania zadania,

5) którzy w okresie ostatnich 3 lat przed wszczęciem przedmiotowego postępowania świadczyli/świadczą, 2 usługi polegające na prowadzeniu bufetu/stołówki obsługującej minimum 300 porcji śniadaniowych/lunchowych/obiadowych dziennie. Zamawiający wymaga, aby każda z usług świadczona było przez okres co najmniej 6 miesięcy,

6) aktualnie prowadzi, co najmniej 1 pkt gastronomiczny, świadczący usługi/obsługujący/wydający - co najmniej 300 porcji śniadaniowych/lunchowych/obiadowych dziennie,

7) znajdujący się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej realizację zadania.

2. Zamawiający żąda złożenia następujących dokumentów:

1) wypełnionego i podpisanego formularza ofertowego (załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu),

2) podpisanego oświadczenia (załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu).

Dokumenty, o których mowa powyżej, winny być przedłożone w formie oryginału.

3. Oferty złożone po terminie określonym w ust. 4 zostaną zwrócone oferentom bez ich   otwarcia.

4. Oferty wraz z wymaganymi dokumentami należy składać w zamkniętej kopercie
do dnia 2 lipca 2019 roku do godziny 12.00 do Biura Podawczego  w siedzibie Ministerstwa Sprawiedliwości: Al. Ujazdowskie 11, 00-567 Warszawa, Oferty wysyłane pocztą proszę kierować na adres: Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa. Koperta powinna zawierać nazwę i dokładny adres oferenta, telefon kontaktowy oraz dopisek: „Oferta na najem lokalu w celu prowadzenia bufetu-stołówki pracowniczej w nieruchomości Ministerstwa Sprawiedliwości usytuowanej w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 11. Nie otwierać do dnia  2 lipca 2019  roku do godziny 12.30 ”.

 5.   Termin związania ofertą dla wszystkich oferentów wynosi 90 dni od dnia otwarcia ofert określonego w ust. 4.

6. Zamawiający dokonując oceny ofert bierze pod uwagę:

a) wysokość zaproponowanej przez Wykonawcę stawki czynszu za 1 m² powierzchni ,

wartość danej oferty za 1 m²

-------------------------------------        x      60,

wartość najwyższa za 1 m²

 

b) liczbę punktów gastronomicznych na terenie m.st. Warszawy w których oferent prowadzi sprzedaż co najmniej 2 dań obiadowych,

liczba wskazanych pkt gastronomicznych

 -------------------------------------                                            x      10,

największa liczba punktów gastronomicznych wskazanych przez jednego oferenta

 

c)  ocena  prowadzonego punktu gastronomicznego przez oferenta,

liczba punktów  uzyskanych przez Oferenta  na podstawie z wizji

-------------------------------------                                            x      30.

najwyższa liczba punktów uzyskanych w tym kryterium

 

7.  Minimalna stawka czynszu nie może być niższa niż stawka bazowa, określona Zarządzeniem nr 581/2018 z dnia 6 kwietnia 2018 roku Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie ustalenia stawek czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej w lokalach mieszkalnych, których właścicielem jest miasto stołeczne Warszawa, w kwocie 7,39 zł netto.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo zaproszenia wybranych  oferentów do negocjacji. W wyniku przeprowadzonych negocjacji oferent może zmienić treść złożonej oferty
w zakresie zmiany- zwiększenia stawki, o której mowa w lit. a.

9. Zamawiający informuje, iż dokona oceny prowadzonego przez Oferenta lokalu gastronomicznego poprzez losowy wybór punktu spośród  wszystkich przez niego prowadzonych (w przypadku prowadzenia więcej niż 1 punktu) w celu przyznania punktów w kryterium, o którym mowa w lit. c ). Zamawiający bierze pod uwagę:

a) czystość lokalu (stoły, podłoga, sztućce – 10 pkt.)

b) czystość urządzeń gastronomicznych (pojemnik na zwrot naczyń, bufet- 5 pkt.)

c) jakość sprzedawanych potraw (jakość, smak, estetyka, świeżość – 15 pkt.) walory smakowe sprzedawanych potraw,

W tym kryterium można uzyskać  maksymalnie  30 pkt.  

Zamawiający informuje, iż w przypadku gdy badana oferta w kryterium „ocena prowadzonego punktu gastronomicznego” otrzyma mniej niż 15 pkt. Zamawiający odrzuci taką ofertę.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo, aby od wybranych oferentów  (którzy otrzymali najwyższą liczbę punktów we wskazanych wyżej kryteriach) dostarczenia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie próbki dań w celu dokonania bezpośredniej oceny przygotowanych posiłków (etap II). Brak dostarczenia próbki we wskazanym terminie powoduje odrzucenie oferty.

11. Po dokonaniu oceny ofert Zamawiający zażąda od wybranego Oferenta następujących dokumentów:

a) odpisu z właściwego rejestru sądowego wystawionego nie wcześniej niż w okresie 6 miesięcy od daty otwarcia ofert, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą wydruku z informacji o działalności gospodarczej prowadzonej w systemie elektronicznym przez ministra właściwego ds. gospodarki na stronie internetowej pod adresem http://prod.ceidg.gov.pl,

b) zaświadczenia właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, wystawionego nie wcześniej niż w okresie 3 miesięcy od daty otwarcia ofert.

12. Dokumenty, o których mowa, wymienione mogą być przedłożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez oferenta. Zamawiający może, w razie powzięcia wątpliwości w trakcie oceny ofert, żądać złożenia przez oferenta oryginałów dokumentów, o których mowa w ust. 11. Brak złożenia w wymaganym terminie, któregokolwiek z wymienionych wyżej dokumentów spowoduje odrzucenie oferty.

13. Umowa najmu zostanie podpisana z wybranym Najemcą w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający na uzasadniony wniosek Najemcy może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
W przypadku niepodpisania umowy najmu przez wybranego Najemcę w w/w terminie, zostanie wybrana kolejna oferta o największej liczbie punktów zdobytych w kryteriach oceny ofert.

14. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, oprócz przypadków wskazanych powyżej, także
w przypadku, gdy Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat poprzedzających datę składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie wykonał nienależycie lub odstąpił od umowy lub też odstąpiono od umowy z Oferentem z winy oferenta w zakresie świadczenia usług gastronomicznych.

 

Ocena przygotowanych posiłków - etap II

Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania dostarczenia próbki przez Wykonawców. Wykonawcy zostaną wezwani do złożenia próbki w terminie, co najmniej 2 dni roboczych przed planowaną oceną próbek. Zamawiający wymaga dostarczenia próbki w postaci: sałatka, zupa i drugie danie, przy czym Wykonawca otrzyma w zaproszeniu do złożenia próbki kod którym oznaczy swoją próbkę. Osoby upoważnione przez Zamawiającego , które dokonają oceny próbek nie będą posiadały informacji o tym, którą z próbek należy do którego z Wykonawców.

 Zamawiający będzie oceniać próbkę pod kątem:

a) smak,

b) estetyka.

Wszyscy oferenci przedstawiają to samo danie o wskazanej gramaturze Zamawiający ocenia wszystkie dania i przyznaje maksymalnie po 5 pkt za każde danie – łącznie 15 punktów. Za najkorzystniejszą uważa się ofertę, która ma najwyższą liczbę punktów we wszystkich kryteriach. Oferta, która uzyska w tym etapie liczbę pkt. poniżej 7, podlega odrzuceniu.

 

Umowa najmu

1. Szczegółowe zasady najmu lokalu regulować będzie umowa najmu zawarta pomiędzy Ministerstwem Sprawiedliwości a oferentem wybranym w konkursie.

2. Przekazanie lokalu wybranemu oferentowi nastąpi protokołem nie wcześniej niż 4 sierpnia 2019 roku. Najemca zobowiązany będzie do rozpoczęcia działalności w terminie do 15 dni od daty przekazania lokalu. Za zgodą Wynajmującego termin może ulec przedłużeniu.

3. Umowa najmu zostanie zawarta na czas oznaczony - 3 lata.

4. Najemca zobowiązany będzie do posiadania w czasie trwania umowy najmu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, a wymagana suma gwarancyjna wynosi nie mniej niż 50.000,00 zł.

5. Czynsz najmu lokalu będzie ustalony na poziomie zadeklarowanym przez oferenta. Oferent będzie zobowiązany do płacenia czynszu od dnia podpisania protokołu przekazania lokalu. Szczegóły dotyczące zasad rozliczeń zostaną określone w umowie najmu lokalu. Czynsz najmu podlegać będzie waloryzacji. Waloryzacja następować będzie corocznie z dniem 1 lipca, począwszy od 2020 roku, w oparciu o wskaźnik wzrostu cen i towarów konsumpcyjnych ogłaszany przez Prezesa GUS za rok ubiegły.

6. Nakłady i ulepszenia związane na stałe z pomieszczeniem lokalu, wykonane na koszt Najemcy, po zakończeniu obowiązywania umowy najmu nieodpłatnie przechodzą na rzecz Wynajmującego.

7. Najemcy nie wolno przekazywać wynajmowanego lokalu w podnajem, do bezpłatnego użytkowania lub na podstawie jakiegokolwiek innego tytułu prawnego, osobie trzeciej w całości lub części bez zgody Zamawiającego.

8. Następnego dnia po zakończeniu umowy najmu Najemca zobowiązany jest zwrócić przedmiot najmu Zamawiającemu w stanie niepogorszonym.

9. Najemca zapewnia uprawnionym przedstawicielom Zamawiającego nieograniczony dostęp do przedmiotu najmu.

10. Najemca zobowiązany będzie niezwłocznie informować Zamawiającego o awariach instalacji należących do Zamawiającego, pożarze oraz innych szkodach w przedmiocie najmu, a także zobowiązany będzie do natychmiastowego podejmowania niezbędnych działań mających na celu uniknięcie dalszych szkód w przedmiocie najmu.

11. Najemca zwróci Zamawiającemu wszelkie wydatki i koszty poniesione przez niego w związku ze szkodami, jeśli zostały spowodowane z winy Najemcy.

12. Wszelkie prace remontowe Najemca będzie wykonywać po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego.

13. Najemca obowiązany będzie do uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń na rozpoczęcie działalności gastronomicznej w siedzibie Ministerstwa Sprawiedliwości oraz dostarczenia  Zamawiającemu  przez rozpoczęciem najmu aktualnych badań lekarskich wszystkich pracowników świadczących pracę w wynajmowanym lokalu. Obowiązek dostarczenia aktualnych badań lekarskich obowiązuje również w przypadku zmiany zatrudnionych osób.