1. Zamawiający

Ministerstwo Sprawiedliwości

Departament Funduszy i Nieodpłatnej Pomocy Prawnej

Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa moderacji konferencji pn. „Protection of people experiencing domestic violence” oraz seminarium, organizowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości działające jako Operator Programu „Sprawiedliwość” realizowanego w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021.

Zakres przedmiotu zamówienia obejmuję moderację:

1. jednej jednodniowej konferencji, dla maksymalnie 150 osób (zwanej dalej „konferencją”) w dniu 25 września 2024 r.,
2. jednego jednodniowego seminarium, dla maksymalnie 60 osób (zwanego dalej „seminarium”) w dniu 26 września 2024 r.,

organizowanych w ramach Programu „Sprawiedliwość”, finansowanego ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania – wzór Umowy wraz z załącznikami, w tym Opisem Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „OPZ”).

Termin realizacji zamówienia: 25 września 2024 r. i 26 września 2024 r.

3. Podstawa wykluczenia Wykonawców

1. O udzielenie zamówienia nie mogą ubiegać się Wykonawcy, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507).
2. Wykonawca może być wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania.
3. Dla potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawca wraz z ofertą złoży podpisane oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Zapytania.

4. Warunki niezbędne do udziału w postępowaniu

Osoba realizująca usługę musi spełniać poniższe wymagania:

1. ma obywatelstwo polskie,
2. nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
3. korzysta z pełni praw publicznych,
4. ma wykształcenie wyższe,
5. posługuje się językiem angielskim co najmniej na poziomie B2,
6. w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert moderował co najmniej 3 konferencje/seminaria, w tym co najmniej jedną/jedno w języku angielskim, dla co najmniej 100 osób (w doświadczeniu nie są uwzględniane spotkania zdalne lub webinaria).

5. Sposób przygotowania oferty

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
3. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
4. Kompletna oferta musi zawierać:

1. wypełniony formularz ofertowy (wzór formularza stanowi załącznik nr 3 do Zapytania), wraz z oświadczeniem, o którym mowa w części II oraz oświadczeniem stanowiącym załącznik nr 4 do Zapytania;
2. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (nie dotyczy sytuacji, gdy Wykonawca wskaże w ofercie adres strony internetowej do pobrania odpisu).

5. Formularz ofertowy i oświadczenia muszą zostać wypełnione, podpisane i przesłane w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) albo w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym albo osobistym.
6. Oferta powinna zawierać pliki w formacie PDF. Oferta złożona w pliku niemożliwym do odczytu przez Zamawiającego, zostanie pozostawiona bez rozpatrzenia.
7. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Wykonawca uwzględnia w cenie oferty brutto podatek VAT obowiązujący w chwili składania oferty. Cenę należy zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku (tzn. zaokrąglając do pełnych groszy w ten sposób, że końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza); Zamawiający nie pokryje żadnych dodatkowych kosztów moderatora (w tym kosztów przejazdu do miejsca wykonywania zamówienia, kosztów posiłków etc.) związanych z wykonaniem zamówienia; Wykonawca musi uwzględnić te koszty w swojej ofercie.
8. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze sądowym lub w innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez pełnomocnika Wykonawcy. W przypadku złożenia oferty przez pełnomocnika Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty stosowne pełnomocnictwo, podpisane w takim sam sposób, jak oferta.
9. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument wchodzący w skład oferty lub złożony z ofertą sporządzany w języku innym niż polski musi być złożony z tłumaczeniem na język polski.
10. Wszystkie koszty związane z przygotowanie oferty ponosi Wykonawca.

6. Kryterium oceny ofert

1. Zamawiający wybierze Wykonawcę na podstawie kompletnych ofert, przygotowanych i złożonych zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym – na formularzu ofertowym.
2. Oceniane będą wyłącznie oferty, które nie zostały odrzucone przez Zamawiającego.
3. Kryterium oceny ofert – Cena 100 %.
4. Punkty oferty zostaną obliczone według następującego wzoru:

                                                                    cena najniższej oferty

C = -------------------------------------------------* 100

                       cena badanej oferty

7. Procedura składania i oceny ofert

1. Oferty mogą składać osoby fizyczne i podmioty gospodarcze.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Ofertę należy przesłać w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) albo w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub osobistym – jako załącznik - na adres: nmf@ms.gov.pl, wskazując w tytule wiadomości „Oferta na moderatora konferencji i seminarium”, w terminie do dnia 3 września 2024 r.
4. Do oferty należy załączyć niezbędne kopie dokumentów poświadczające wykształcenie (dyplomy), znajomość języka angielskiego (np. certyfikaty) oraz doświadczenie w prowadzeniu konferencji/seminariów (np. referencje).
5. Oferta złożona po terminie nie podlega weryfikacji przez Zamawiającego i zostaje odrzucona z powodu uchybienia formalnego.
6. Wykonawca może wycofać swoją ofertę, za pomocą pisemnego zawiadomienia przekazanego do Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca, który wycofał ofertę może złożyć nową ofertę przed upływem terminu składania ofert, w sposób określony w niniejszym Zapytaniu.
7. Żadna oferta nie może być wycofana po upływie terminu składania ofert.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawcy do wyjaśnienia treści oferty lub złożonych dokumentów i oświadczeń oraz wezwania do uzupełnienia brakujących dokumentów i brakujących informacji w dokumentach. Zamawiający zastrzega prawo do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych, pisarskich oraz innych omyłek polegających na niezgodności z treścią warunków zamówienia, nie powodujących zmiany treści oferty.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na ofertę wybraną, jako najkorzystniejsza.
10. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Wykonawcę jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona.
11. Okres związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
12. Cena oferty musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia. Wykonawca uwzględnia w cenie oferty brutto podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej w chwili składania oferty. Zamawiający zastrzega możliwość negocjacji zaproponowanych cen.
13. Zamawiający przewiduje rozliczenie tylko w złotych polskich.
14. Zamawiający zawrze Umowę z Wykonawcą, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim warunkom i wymaganiom przedstawionym w Zapytaniu i zostanie uznana za najkorzystniejszą w oparciu o przedstawione kryterium oceny (otrzyma największą liczbę punktów).
15. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania tych ofert.
16. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia przez Wykonawcę z najwyższą liczbą punktów Zamawiający może powierzyć realizację zamówienia drugiemu w kolejności Wykonawcy.

8. Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1), dalej „RODO”, informuję, że Ministerstwo Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 11, kod pocztowy 00-950, przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) na następujących zasadach:

1. Administratorem danych osobowych Wykonawcy (zwanym dalej „Administratorem”) jest Minister Sprawiedliwości, z siedzibą w Warszawie, Al. Ujazdowskie 11, kod pocztowy 00-950. Z Administratorem można się skontaktować pisemnie przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora lub przy użyciu poczty elektronicznej na adres: kontakt@ms.gov.pl lub telefonicznie: +48 22 52 12 888.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@ms.gov.pl, nr tel. 22/23-90-642 lub pisemnie przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora.
3. Administrator przetwarza dane osobowe:

1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO - w celu zawarcia umowy świadczenia opisanych usług i realizacji jej warunków, w szczególności bieżących kontaktów w wykonaniu umowy;
2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO - w celu realizacji obowiązków Administratora związanych z rachunkowością i płaceniem podatków, w tym prowadzeniem i przechowywaniem ksiąg rachunkowych, przechowywaniem dowodów księgowych oraz dokumentacji podatkowej; podstawą prawną przetwarzania danych są obowiązki prawne wynikające z przepisów o rachunkowości (ustawa o rachunkowości) oraz przepisów podatkowych;
3. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO - w celach archiwalnych; podstawą prawną przetwarzania danych są obowiązki prawne Administratora wynikające z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
4. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z umową – jeżeli zaistnieje spór związany z umową; podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora dotyczący możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń;
5. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO - w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi.

4. Dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu „Sprawiedliwość” finansowanego w ramach Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, wykonania obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w zakresie archiwizacji dokumentacji lub sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych, zapewniający możliwość dochodzenia roszczeń lub obrony przeciwko nim (nie dłużej niż okres odpowiadający terminowi przedawnienia roszczeń) lub przez okres archiwizacji określony regulaminami wewnętrznymi Ministerstwa Sprawiedliwości oraz w przepisach o archiwizacji, tj. ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5.  Odbiorcami danych osobowych będą/mogą być:

1. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w zakresie koniecznym do realizacji obowiązków Zamawiającego wynikających ustawy o dostępie do informacji publicznej, w tym innym podmiotom biorącym udział w postępowaniu i innym osobom żądającym dostępu do dokumentacji postępowania;
2. organy władzy publicznej w wykonaniu obowiązków prawnych;
3. podmioty współpracujące z Administratorem w oparciu o umowy powierzenia zawarte zgodnie z art. 28 RODO, m.in. w związku ze wsparciem w zakresie IT, zamówień, czy obsługą korespondencji; dane nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa, nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.

6. Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia Umowy.
7. Uprawnienia:

1. osoba fizyczna, której dane są przetwarzane ma prawo:

1. dostępu do swoich danych osobowych;
2. żądania sprostowania swoich danych osobowych;
3. żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
4. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych ze względu na szczególną sytuację - w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora osoba ma prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na swoją szczególną sytuację;
5. wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Osoba fizyczna, której dane są przetwarzane nie ma prawa:

1. usunięcia danych osobowych, w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;
2. przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie innym niż opisany w pkt. 1 lit. d powyżej, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

8. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.
9. Decyzje dotyczące danych osobowych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
10.  Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
11. W przypadku danych osobowych osób fizycznych przekazanych przez Wykonawcę, źródłem tych danych jest Wykonawca zamówienia publicznego, będący pracodawcą osoby, której dotyczą dane lub podmiotem współpracującym z osobą, której dotyczą dane, do której Wykonawca zwrócił się w związku z zamówieniem. Administrator pozyskuje w tym zakresie następujące kategorie danych: imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe – nr telefonu i adres e-mail i inne informacje wymagane do zawarcia umowy i wykonania zamówienia.
12.  Administrator przypomina o ciążącym na Wykonawcy obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
13. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych, osobie przysługuje prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

9. Dodatkowe informacje

1. Niniejsze Zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610, z późn. zm.), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720).

2. Zamawiający zastrzega możliwość niewybrania żadnej oferty.

3. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia Zapytania bez podania przyczyny.

4. Wykonawca będzie zobowiązany do zachowania poufności wszystkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji Zamówienia.

 

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 - Projekt umowy wraz z załącznikami
2. Załącznik nr 2 - Wzór oświadczenia (1)
3. Załącznik nr 3 - Wzór formularza ofertowego
4. Załącznik nr 4 – Wzór oświadczenia (2)