Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku

A. Miejsce załatwienia sprawy

• Wnioski o płatność należy przekazywać za pośrednictwem centralnego systemu teleinformatycznego SL2021 (moduł projekty).

• Komórka organizacyjna: samodzielne wieloosobowe stanowisko pracy do spraw kontroli krajowej

B. Wymagane dokumenty

Krajowy Kontroler przeprowadza weryfikację wydatków w pełnym zakresie w oparciu o dokumenty, na podstawie których może poświadczyć, że wydatki ujęte we wniosku o płatność są prawidłowe oraz z uwzględnieniem postanowień i zasad określonych w szczególności w:

• umowie o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami i wszystkimi aneksami lub zmianami,
• umowie partnerskiej zawartej pomiędzy beneficjentem wiodącym a beneficjentem wraz ze wszystkimi załącznikami i wszystkimi aneksami lub zmianami.

W trakcie weryfikacji,  w zależności od jej zakresu, KK sprawdza:

• wniosek o płatność wraz z załącznikami,
• w przypadku wydatków rozliczanych na podstawie kosztów rzeczywistych – dokumenty potwierdzające prawidłowość i kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku o płatność, w tym:

• dowody księgowe dotyczące poniesionych wydatków (faktury, rachunki itp.) oraz dokumenty potwierdzające zapłatę (np.: wyciągi bankowe),
• umowy z wykonawcami dostaw lub usług,
• protokoły odbioru lub przyjęcia dostarczonych towarów lub usług oraz inne dokumenty potwierdzające odbiór lub wykonanie prac,
• inne dokumenty konieczne do potwierdzenia prawidłowości i kwalifikowalności wydatków zgodnie z wymogami programowymi.
• w przypadku wydatków rozliczanych za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków – dokumenty składające się na ścieżkę audytu, określoną w załączniku nr XIII do rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z dokumentami programowymi.

C. Podstawy prawne

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus,  Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz.Urz.UE.L 2021 Nr 231, str. 159),
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1059 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących celu „Europejska współpraca terytorialna”(Interreg) wspieranego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz instrumentów finansowania zewnętrznego,
• ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz.Urz.UE.L 2021 Nr 231, str. 94),
• wytyczne ministra ds. rozwoju regionalnego wydane na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027, które mają zastosowanie do Programu Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027,
• dokumenty programowe zatwierdzone przez Instytucję Zarządzającą lub Komitet Monitorujący, mające zastosowanie do wdrażania Programu Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027,
• porozumienie w sprawie powierzenia Wojewodzie Pomorskiemu zadań kontrolnych w ramach programów Interreg z dnia 21.12.2022 r.

D. Termin załatwienia sprawy

Wnioski o płatność należy przekazywać w ciągu 15 dni kalendarzowych od  zakończenia  

okresu objętego wnioskiem o płatność. Zgodnie z zasadami programowymi KK ma na zakończenie weryfikacji wniosku o płatność 90 dni kalendarzowych od dnia dostarczenia pierwszej wersji wniosku o płatność przez beneficjenta.

Jednakże, aby umożliwić terminowe złożenie sprawozdania z postępu projektu do Wspólnego Sekretariatu, zaleca się, aby Kontroler Krajowy zakończył weryfikację częściowych wniosków o płatność w ciągu 60 dni kalendarzowych (jeśli to możliwe), aby ułatwić sprawny proces zwrotu kosztów.

E. Sposób/forma załatwienia sprawy

Po zakończeniu weryfikacji wydatków Krajowy Kontroler sporządza, podpisuje i przekazuje beneficjentowi Informację o wyniku weryfikacji wniosku o płatność oraz zatwierdza wniosek o płatność w centralnym systemie teleinformatycznym SL2021 (moduł projekty).

F. Tryb odwoławczy

Beneficjent ma prawo do zgłoszenia, w terminie 14 dni od dnia otrzymania Informacji o wyniku weryfikacji wniosku o płatność, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do tej informacji. Termin ten może być przedłużony przez Krajowego Kontrolera na czas oznaczony, na wniosek beneficjenta, złożony przed upływem terminu zgłoszenia zastrzeżeń.

Zastrzeżenia rozpatruje Krajowy Kontroler w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń. Podjęcie w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń, dodatkowych czynności lub działań, każdorazowo przerywa bieg terminu. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń Krajowy Kontroler ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie.

Zastrzeżenia mogą zostać w każdym czasie wycofane. Zastrzeżenia, które zostały wycofane, pozostawia się bez rozpatrzenia.

Po rozpatrzeniu zastrzeżeń Kontroler Krajowy sporządza pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń albo uzasadnienie odmowy skorygowania ustaleń. W dokumencie Kontroler Krajowy zamieszcza informację: zgodnie z art. 27 ust. 11 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079) do ostatecznej informacji pokontrolnej oraz do pisemnego stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje prawo do złożenia zastrzeżeń, a także, iż wydatki uznane za kwalifikowalne w wyniku pozytywnego rozstrzygnięcia zastrzeżeń zostaną zatwierdzone po ich przedstawieniu przez beneficjenta w kolejnym wniosku o płatność (nie dotyczy wniosku końcowego).

F. Kontakt

Sekretariat Wydziału Kontroli

tel. 58 30 77 368

W celu wykonania obowiązku nałożonego art. 13 i 14 RODO[1], w związku z art. 88 ustawy o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027[2], informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych:

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych jest Wojewoda Pomorski, w zakresie w jakim wykonuje zadania Kontrolera Krajowego, z siedzibą przy ul. Okopowej 21/27, 80-810 Gdańsk.

2. Cel przetwarzania danych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją programu Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027, w szczególności w celu realizacji zadań polegających na:

1. kontroli, o której mowa w art. 74 ust. 1 lit. a rozporządzenia ogólnego[3] i art. 24 ust 2 pkt 2 lit. a-c oraz e ustawy wdrożeniowej, czyli:
   • • • • weryfikacji składanego przez beneficjenta wniosku o płatność,
         • kontroli na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego,
         • kontroli przestrzegania zasad udzielania pomocy publicznej oraz stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych,
         • kontroli na zakończenie realizacji projektu,
2. zapobieganiu, wykrywaniu, korygowaniu i raportowaniu nieprawidłowości i nadużyć finansowych na podstawie art. 69 ust. 2 rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z procedurami przyjętymi w dokumentach programowych.

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji ww. celu. Odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości podjęcia stosownych działań.

3. Podstawa przetwarzania

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w związku z tym, że:  

1. Zobowiązuje nas do tego prawo (art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby
• Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1059 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie przepisów szczegółowych dotyczących celu „Europejska współpraca terytorialna” (Interreg) wspieranego w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz instrumentów finansowania zewnętrznego,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1058 z 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012,
• ustawa z 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027,

2. Wykonujemy zadania w interesie publicznym lub sprawujemy powierzoną nam władzę publiczną (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

IV. Rodzaje przetwarzanych danych

Następujące rodzaje Państwa danych mogą być przetwarzane:

1. dane identyfikujące osoby fizyczne, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail, firma i adres, login, numer telefonu, numer faxu, PESEL, NIP, REGON lub inne identyfikatory funkcjonujące w danym państwie, forma prawna prowadzonej działalności, forma własności mienia tej osoby, płeć, wiek, wykształcenie, identyfikatory internetowe,
2. dane związane z zakresem uczestnictwa osób fizycznych w projekcie, niewskazane
   w pkt 1, takie jak wymiar czasu pracy, stanowisko, kwota wynagrodzenia, obywatelstwo, forma i okres zaangażowania w projekcie, wizerunek,
3. dane osób fizycznych widniejące na dokumentach potwierdzających kwalifikowalność wydatków, w tym m.in. kwota wynagrodzenia, numer rachunku bankowego, numer uprawnień budowlanych, seria i nr dokumentu tożsamości.

Dane pozyskiwane są bezpośrednio od osób, których one dotyczą, za pomocą systemów teleinformatycznych albo od instytucji i podmiotów zaangażowanych w realizację Programu, w tym w szczególności od wnioskodawców, beneficjentów, partnerów.

V. Dostęp do danych osobowych

Dostęp do Państwa danych osobowych mają pracownicy Wojewody Pomorskiego, Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej, Centrum Projektów Europejskich. Ponadto Państwa dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane:

1. podmiotom, którym zlecono wykonywanie zadań w Interreg Południowy Bałtyk 2021-2027,
2. instytucjom Unii Europejskiej (UE) lub podmiotom, którym UE powierzyła zadania dotyczące wdrażania Interreg 2021-2027,
3. instytucji audytowej, o której mowa w art. 71 rozporządzenia ogólnego lub w art. 45 i art. 46 rozporządzenia Interreg,
4. podmiotom, które wykonują dla nas usługi związane z obsługą i rozwojem systemów teleinformatycznych, a także zapewnieniem łączności, np. dostawcom rozwiązań IT i operatorom telekomunikacyjnym.

VI. Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres realizacji Porozumienia w sprawie powierzenia Wojewodzie Pomorskiemu zadań kontrolnych w ramach programów Interreg z dnia 21.12.2022 r , w tym co najmniej przez okres 5 lat od 31 grudnia roku, w którym Instytucja Zarządzająca dokonała ostatniej płatności na rzecz beneficjenta z zastrzeżeniem przepisów, które mogą przewidywać dłuższy termin przeprowadzania kontroli, a ponadto przepisów dotyczących pomocy publicznej i pomocy de minimis oraz przepisów dotyczących podatku od towarów i usług.

VII. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych w przepisach prawa, przysługuje Państwu:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
2. prawo do sprostowania swoich danych (art. 16 RODO),  
3. prawo do usunięcia swoich danych (art. 17 RODO) – jeśli nie zaistniały okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO,
4. prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO),
5. prawo do przenoszenia swoich danych (art. 20 RODO) - jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy: w celu jej zawarcia lub realizacji (w myśl art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz w sposób zautomatyzowany,
6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych (art. 21 RODO) – jeśli przetwarzanie odbywa się w celu wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, powierzonej administratorowi (tj. w celu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. e),
7. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego  Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 RODO) - w przypadku, gdy osoba uzna, iż przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne krajowe przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, obowiązujące w Polsce.

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

IX. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

1. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego, czyli poza obszar EOG (obejmujący swym zasięgiem: Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

X. Kontakt z administratorem danych i Inspektorem Ochrony Danych

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych, prosimy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (IOD) w następujący sposób:

• pocztą tradycyjną (ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk)
• elektronicznie (adres e-mail: iod@gdansk.uw.gov.pl)