Zgodnie z przepisem art. 98 ust. 1 i 2 ustawy Pzp z 2004 r. podmiotem zobowiązanym do sporządzenia oraz przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach jest zamawiający. Pojęcie zamawiającego zostało przez ustawodawcę określone w przepisach art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3 ustawy Pzp z 2004 r. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów przez zamawiającego należy na gruncie ustawy Pzp z 2004 r. rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, obowiązaną do stosowania tejże ustawy. Natomiast drugi z wymienionych przepisów zawiera katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp z 2004 r.

Powyższe regulacje korespondują z definicją zamówienia publicznego, pod którym to pojęciem w myśl przepisu art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r. należy rozumieć umowę odpłatną  zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

W związku z powyższym, obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie będzie dotyczył podmiotów, które nie są zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy Pzp z 2004 r., także w sytuacji dobrowolnego stosowania przez nich procedur określonych w tejże ustawie w celu zawierania odpłatnych umów cywilnoprawnych.