W niniejszej zakładce znajdują się ważne informacje na temat tego, jak Urząd Zamówień Publicznych, dalej jako „UZP” lub „My” postępujemy z danymi osobowymi.

Wyjaśniamy m.in.: dlaczego zbieramy dane osobowe, jak długo je przechowujemy, na jakiej podstawie prawnej to robimy, komu możemy je udostępnić. Informujemy także o prawach, jakie przysługują każdej osobie, której dane osobowe zgromadziliśmy, niezależnie od formy czy sposobu ich przekazania do UZP oraz z kim skontaktować się w sprawach związanych z realizacją tych praw.

Nasze działania opierają się na szacunku dla prywatności i autonomii osób, których dane przetwarzamy, w zgodzie z prawem oraz Naszą misją i wartościami.

1.        Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A, dalej jako Prezes UZP.

Z Administratorem można się skontaktować poprzez adres e-mail: uzp@uzp.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora (jak wyżej).

2.        Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, Panią Natalię Bender, dalej jako „IOD”, z którą można się kontaktować w sprawach dotyczących danych osobowych wysyłając email na adres: iod.uzp@uzp.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora (jak wyżej).

W Urzędzie wyznaczona została również Zastępczyni IOD, Pani Małgorzata Przewalska, z którą dodatkowo skontaktować można się pod numerem telefonu 22 458 78 75.

IOD oraz Zastępczyni IOD są osobami kontaktowymi we wszystkich sprawach związanych z:

• przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez UZP z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A;
• nadzorowaniem wykonywania praw przysługujących Państwu na mocy przepisów RODO.

3.        Cel i podstawa prawna przetwarzania danych, czyli dlaczego UZP gromadzi dane osobowe i czy ma do tego prawo?

Dane osobowe gromadzimy ponieważ związane jest to z:

• 1. realizacją obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO a także art. 9 ust. 2 lit. g) RODO, którymi mogą być:
• rozpatrzenie wniosku o dostęp do informacji publicznej;
• rozpatrzenie petycji;
• rozpatrzenie skargi;
• rozpatrzenie wniosku o kontrolę doraźną;
• wydania opinii;
• archiwizacja dokumentów;
• rozliczenie umowy;
  2. wykonywaniem zadań realizowanych w interesie publicznym lub sprawowania powierzonej władzy publicznej, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, którymi mogą być:

• organizacja szkoleń, konferencji lub innych działalności edukacyjno-informacyjnych z zakresu zamówień publicznych;
• prowadzenia korespondencji w związku ze złożonym wnioskiem, tam gdzie zakres danych do korespondencji nie został określony ustawą;
  3. wykonywaniem umowy lub podjęciem działań na żądanie, przed zawarciem umowy, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO a także art. 9 ust. 2 lit. b) RODO, którymi mogą być:

• realizacja umowy;
• postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego;
  4. wyrażoną zgodą, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO a także art. 9 ust. 2 lit. a), którymi mogą być:

• podanie dodatkowych danych podczas rekrutacji;
• publikacja wizerunku;
• rejestracja na konferencję;
  5. uzasadnionym interesem prawnym, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którymi mogą być:

• zapewnienie bezpieczeństwa osobowego pracowników, współpracowników oraz wszelkich Interesariuszy UZP;
• zapewnienie bezpieczeństwa informacji, których ujawnienie mogłoby narazić UZP na szkodę;
• ustalenie, obrona oraz dochodzenie roszczeń;
• informowanie o działaniach i promowanie UZP w Mediach Społecznościowych, w tym odpowiadanie na wiadomości i komentarze, analiza statystyk.

UWAGA! Więcej informacji w poszczególnych klauzulach informacyjnych, załączonych poniżej.

4.        Odbiorcy danych

Dane osobowe zawarte w dokumentacji związanej z rozpatrzeniem konkretnej sprawy mogą być udostępniane:

• pracownikom i współpracownikom UZP przygotowującym odpowiedź;
• podwykonawcom realizującym usługi na rzecz UZP, tj. usługi IT, pocztowe, kurierskie - na zasadach uprzednio określonych w umowie; a także
• podmiotom do tego uprawnionym, tj. sąd, policja - wyłącznie jednak na podstawie przepisów obowiązującego prawa.

5.        Okres przechowywania danych 

Dokumentacja związana z rozpatrzeniem konkretnej sprawy przetwarzana będzie przez okres niezbędny do realizacji i wykonania sprawy i przechowywana przez czas wskazany w przepisach o archiwizacji tj. ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

6.        Prawa związane z przetwarzaniem danych

Na warunkach określonych w RODO, każdej osobie, która przekazała swoje dane osobowe UZP, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do usunięcia danych osobowych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu,
• prawo do wycofania zgody.

7.        Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Każdej osobie, która przekazała swoje dane osobowe UZP przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że jej dane osobowe przetwarzane są z naruszeniem przepisów prawa.

8.        Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie danych osobowych oraz konsekwencje ich niepodania mogą:

• wynikać z ustawy; np. jeżeli w sprawie konieczne będzie wydanie decyzji administracyjnej, może zaistnieć potrzeba uzupełnienia danych osobowych stosownie do wymagań wynikających z ustawy Kodeks postępowania administracyjnego;
• być dobrowolne, lecz wymagane w zakresie, w jakim umożliwiają prowadzenie korespondencji w sprawie;
• być dobrowolne, ale niezbędne, np. dla potrzeb zawarcia umowy. W przypadku odmowy podania danych, nie będzie możliwe zawarcie umowy oraz prowadzenie rozliczeń z ZUS, podatkowych, księgowo-rachunkowych.

UWAGA! Więcej informacji w poszczególnych klauzulach informacyjnych, załączonych poniżej.

9.        Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego z zastrzeżeniem ponadnarodowego charakteru przepływu danych w ramach świadczenia na rzecz UZP usług przez Microsoft. W tych wyjątkowych sytuacjach przekazywanie danych odbywa się na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską instrumentów prawnych oraz wdrożonych przez Urząd Zamówień Publicznych dodatkowych zabezpieczeń.

10. Profilowanie

Decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany w tym w formie profilowania – automatycznego przypisywania lub przewidywania zachowań, preferencji czy postaw osoby, której dane zostały pozyskane