W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp z 2004 r. na podstawie art. 4 pkt 1-1b, 3 lit. a, e i ea oraz g-ja, pkt 5, 5b-6, 10-13, art. 4b ust. 1 i 1a, art. 4d ust. 1 pkt 1-6, 8 i 9, art. 136 ust. 1-3, art. 137 oraz art. 138 ust. 1-3 ustawy Pzp z 2004 r.

W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp z 2004 r., pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. tabele II – X) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została podpisana w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

Jeżeli aneksy do umów najmu dotyczą nowego okresu obowiązywania najmu po zakończeniu obowiązywania dotychczasowej umowy, rozszerzają zakres powierzchni najmu lub w inny sposób istotnie modyfikują warunki dotychczasowych umów należy uznać, że z chwilą podpisania aneksów dochodzi do zawarcia nowych umów, które podlegają, ze względu na przedmiot, ujawnieniu w tabeli X pkt 13 wzoru rocznego sprawozdania.