Do kwietnia 2019 r. Komisja Europejska udostępniała na swojej stronie internetowej narzędzie umożliwiające zamawiającym i wykonawcom utworzenie, wypełnienie i ponowne wykorzystanie standardowego formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ/ESPD) w wersji elektronicznej (eESPD). Narzędzie to funkcjonowało w okresie przejściowym umożliwiającym państwom członkowskim stworzenie własnych serwisów.

W  dniu 14 marca 2019 r. Urząd Zamówień Publicznych uruchomił na swojej stronie internetowej nieodpłatne narzędzie wspierające zamawiających i wykonawców w stosowaniu standardowego formularza JEDZ w wersji elektronicznej. Narzędzie zbudowane jest z komponentów oferowanych przez Komisję Europejską i posiada podobne funkcjonalności. Serwis dostępny jest pod adresem: http://espd.uzp.gov.pl/

Zamawiający po zaznaczeniu pola „Jestem instytucją zamawiającą” ma możliwość:

• utworzenia nowego formularza JEDZ/ESPD,
• ponownego wykorzystania JEDZ/ESPD utworzonego wcześniej albo
• przejrzenia elektronicznego JEDZ/ESPD otrzymanego wraz z ofertą albo wnioskiem od wykonawcy.

W kolejnych krokach zamawiający ma możliwość:

• zaznaczenia fakultatywnych podstaw wykluczenia, z których zamierza skorzystać w danym postępowaniu. Obecnie wszystkie podstawy wykluczenia, które na gruncie dyrektywy nie mają charakteru obowiązkowego (część III sekcja C formularza) są domyślnie zaznaczone. Rolą zamawiającego jest pozostawienie w formularzu tylko tych podstaw, z których zamierza skorzystać, oraz tych, które na gruncie prawa krajowego mają charakter obowiązkowy. Na gruncie ustawy – Prawo zamówień publicznych taki charakter mają: (i) naruszenie obowiązków w dziedzinie prawa pracy; (ii) porozumienia z innymi wykonawcami mające na celu zakłócenie konkurencji oraz (iii) bezpośrednie lub pośrednie zaangażowanie w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia.
• zaznaczenia, czy stosowane będą krajowe podstawy wykluczenia, inne niż przewidziane dyrektywami. Jako że na gruncie ustawy – Prawo zamówień publicznych część obowiązkowych podstaw wykluczenia ma charakter czysto krajowy, polscy zamawiający muszą zaznaczyć to pole.
• wskazania, jakie warunki udziału w postępowaniu (kryteria kwalifikacji) znajdą zastosowanie
• wydrukowania albo wyeksportowania formularza JEDZ/ESPD w formacie xml.

Zamawiający powinien zapisać wygenerowany w serwisie eESPD plik xml na dysku lokalnym czy innym nośniku danych, gdyż pliki nie są przechowywane w serwisie udostępnianym przez Urząd Zamówień Publicznych. Utworzony w ten sposób plik xml powinien być następnie przekazany wykonawcom razem z pozostałymi dokumentami zamówienia.

Wykonawca również może skorzystać z serwisu eESPD w celu wypełnienia formularza utworzonego przez zamawiającego, ponownego wykorzystania formularza utworzonego wcześniej lub samodzielnego utworzenia nowego formularza. Po zaznaczeniu pola „Jestem wykonawcą” wykonawca ma możliwość:

• zaimportowania otrzymanego formularza JEDZ/ESPD
• połączenia dwóch formularzy JEDZ/ESPD, tj. formularza przygotowanego przez zamawiającego dla danego postępowania oraz formularza wykorzystanego we wcześniejszym postępowaniu
• stworzenia nowego JEDZ/ESPD (opcja Create response).

Formularz wstępnie przygotowany przez zamawiającego zawiera tylko pola wskazane przez zamawiającego. W przypadku gdy wykonawca korzysta z możliwości samodzielnego utworzenia nowego formularza JEDZ/ESPD, aktywne są wszystkie pola formularza. Należy je wypełnić w zakresie stosownym do wymagań określonych przez zamawiającego w konkretnym postępowaniu. Przy wszystkich podstawach wykluczenia domyślnie zaznaczona jest odpowiedź przecząca. Po zaznaczeniu odpowiedzi twierdzącej wykonawca ma możliwość podania szczegółów, a także opisania ewentualnych środków zaradczych podjętych w ramach tzw. samooczyszczenia.

Po wypełnieniu formularza wykonawca ma możliwość jego wydrukowania lub wyeksportowania w formacie xml. Wygenerowany w serwisie eESPD plik xml powinien, podobnie jak ma to miejsce w przypadku pliku tworzonego przez zamawiającego, zostać zapisany przez wykonawcę na dysku lokalnym lub innym nośniku danych, ponieważ pliki nie są przechowywane w serwisie eESPD.

Tak przygotowany formularz, po jego podpisaniu, może zostać przekazany zamawiającemu.

Zamawiający, który otrzyma formularz JEDZ/ESPD przygotowany przez wykonawcę w postaci pliku xml, może go odczytać przy pomocy narzędzia eESPD.

* dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 94 z 28.3.2014, str. 65) oraz dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylająca dyrektywę 2004/17/WE (Dz. Urz. UE L 94 z 28.3.2014, str. 243)