Szanowni Państwo,

uprzejmie przypominamy o obowiązku sprawozdawczym wynikającym z art. 82 ustawy Prawo zamówień publicznych i przy okazji chcielibyśmy zwrócić Państwa szczególną uwagę na informacje dotyczące zamówień społecznych, zielonych oraz innowacyjnych, które wskazywane są w tabelach VI i VII .

Poniżej prezentujemy wyjaśnienia mające na celu rozwianie Państwa wątpliwości co do zakresu informacji wymaganych w odpowiednich kolumnach tabel (dotyczących zamówień społecznych, zielonych oraz innowacyjnych) tak aby przekazywane informacje były jak najbardziej kompleksowe i odzwierciedlały rzeczywiste Państwa zaangażowanie w tych obszarach:

Określenie w opisie przedmiotu zamówienia wymagań w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników , o których mowa w art. 100 ust. 1 ustawy TAK/NIE

Tu wykazywane są zarówno postępowania, w których zastosowano bezpośrednio wymogi dostępności i projektowania dla wszystkich użytkowników, jak i te, w których odniesiono się w sposób ogólny do obowiązujących regulacji prawnych, które takie wymogi nakładają.

Przykładem będzie zamówienie na roboty budowlane, w którym zamawiający zawarł ogólny obowiązek spełnienia wymogów wynikających z ustawy Prawo budowalne oraz towarzyszących jej aktów wykonawczych (w tym rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (DZ. U. z 2022 r. poz. 1225). Przepisy określają m.in. warunki obowiązkowego wyposażenia budynku użyteczności publicznej, budynku opieki zdrowotnej i budynku opieki społecznej w dźwig osobowy, wymogi względem położenia drzwi wejściowych do budynku umożliwiających dogodne warunki ruchu, w tym również osobom niepełnosprawnym, czy też nakładają obowiązek zapewnienia stanowisk postojowych dla samochodów, z których korzystają osoby niepełnosprawne.  Wskazane powyżej aspekty to tylko jedne z licznych wymogów o charakterze społecznym wynikające ze wspomnianych przepisów.

Określenie wymagań zw. z realizacją zamówienia obejmujących aspekty społeczne, związane z zatrudnieniem, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy TAK/NIE

Tu zamawiający wykazują postępowania, w których ustanowione zostały społeczne wymogi co do sposobu realizacji zamówień. Nie chodzi tu jedynie o przypadki zatrudnienia osób z grup defaworyzowanych na potrzeby realizacji zamówienia, ale również przypadki zastosowania w zamówieniach innych wymogów o charakterze społecznym. Do takich zaliczamy przykładowo zamówienie na usługi cateringowe, w których uwzględnione zostały różne potrzeby żywieniowe osób z niego korzystających (np. dania bezmięsne, bezglutenowe, niskobiałkowe itp.) czy zamówienie, w ramach którego zamawiający zobowiązał wykonawcę do przeszkolenia pracowników realizujących zamówienie z tematu równouprawnienia płci, obsługi osób z niepełnosprawnościami itp.

Określenie etykiety związanej z aspektami społecznymi albo innego przedmiotowego środka dowodowego, o których mowa w art. 104 ustawy TAK/NIE

W tej kolumnie zamawiający raportują postępowania o szczególnych cechach społecznych, w których wykorzystane zostały etykiety społeczne. Dotyczy to zarówno przypadków bezpośredniego wskazania określonej etykiety czy to w ramach opisu przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert, czy też wymagań związanych z realizacją zamówienia, jak i przypadków gdy etykieta została wykorzystana jako środek dowodowy na potwierdzenie, że oferowane towary lub usługi spełniają określone, wskazane przez zamawiającego cechy. Przykładem takiego zamówienia jest postępowanie na usługi cateringowe, w ramach którego serwowano certyfikowaną kawę posiadającą określoną etykietę (np. Fairtade), stanowiącą potwierdzenie że przy produkcji kawy przestrzegano w odniesieniu do pracowników m.in. przepisów konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy.

Określenie w opisie przedmiotu zamówienia wymagań środowiskowych zgodnie z art. 101 ustawy TAK/NIE

Tu zamawiający wykazują postępowania, w których stosowane były wymogi o charakterze środowiskowym w ramach OPZ. Nie chodzi jedynie o przypadki bezpośredniego wskazania parametrów środowiskowych (jak np. efektywność energetyczna zamawianych produktów, czy poziom wykorzystania surowców recyklingowych do produkcji towarów objętych przedmiotem zamówienia), ale również przypadki kiedy to zamawiający zamiast szczegółowego wskazania wymagań o charakterze środowiskowym, odniósł się do ogólnych przepisów, które takie wymogi nakładają. W zamówieniach na roboty budowlane polegających na budowie nowego lub przebudowie istniejącego obiektu budowlanego , można ustanowić wymóg aby obiekt budowlany spełniał wymogi wynikające z ustawy Prawo budowlane i ustawy o charakterystyce energetycznej budynków oraz aktów im towarzyszących. Ponieważ  „budynek o niskim zużyciu energii” jest obecnie powszechnie obowiązującym standardem, zamówienia mające na celu wzniesienie zgodnego z prawem budynku lub działania termomodernizacyjne służące poprawie efektywności energetycznej istniejącego obiektu budowlanego celem osiągnięcia obowiązujących parametrów w zakresie oszczędności energii i izolacyjności cieplnej należy traktować jako zielone zamówienia.  

Określenie wymagań zw. z realizacją zamówienia obejmujących aspekty środowiskowe, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy TAK/ NIE

Tu zamawiający wykazują postępowania, w których określone zostały wymogi przekładające się na sposób realizacji zamówienia. Przykładowo w zamówieniach na usługi transportowe zamawiający mogą określić parametry techniczne pojazdów wykorzystywanych do jej realizacji (np. normy emisji spalin EURO, klasa efektywności paliwowej opon), czy w przypadku zamówień na usługi cateringowe ustanowić wymóg stosowania opakowań zbiorczych, czy też naczyń recyklingowych i nadających się do recyklingu. Przepisy art. 96 ust. 2 ustawy Pzp, jako przykład zielonych wymagań wskazują zastosowanie określonych środków zarządzania środowiskowego. Nie chodzi tu jednak o wymóg posiadania wdrożonego systemu zarządzania środowiskowego (jak np. EMAS, czy ISO 14001), ale o określenie proekologicznych działań i zachowań, które mają być przestrzegane przez wykonawców na etapie realizacji zamówienia. W przypadku zamówień na roboty budowlane, zamawiający może przykładowo zobowiązać wykonawców do stosowania środków zarządzania środowiskowego względem odpadów (poprzez ustanowienie wymogu opracowania planu gospodarki odpadami z identyfikacją konkretnych typów odpadów, optymalizację ilości materiałów budowlanych dostarczonych na miejsce budowy itp.).

Określenie etykiety związanej z aspektami środowiskowymi albo innego przedmiotowego środka dowodowego, o których mowa w art. 104 ustawy TAK/NIE

W tej kolumnie zamawiający raportują postępowania o szczególnych cechach środowiskowych, w których wykorzystano ekoetykiety. Obejmuje to zarówno przypadki bezpośredniego wskazania określonego oznakowania w ramach opisu przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert, czy też wymagań związanych z realizacją zamówienia, jak również przypadki wykorzystania przez zamawiającego etykiety jako środka dowodowego na potwierdzenie, że oferowane towary lub usługi spełniają określone, wskazane przez zamawiającego cechy. Przykładem takiego postępowania może być zamówienie na usługi sprzątania, w ramach którego zamawiający określił środowiskowe wymogi względem produktów stosowanych przy realizacji tych usług i wymagał określonych etykiet (np. EU Ecolabel) na potwierdzenie, że produkty stosowane przez usłudze sprzątania spełniają wskazane przez zamawiającego wymogi środowiskowe.

Liczymy, że powyższe wyjaśnienia rozwieją Państwa wątpliwości.

Równocześnie przypominamy, że sprawozdanie o zamówieniach udzielonych w roku ubiegłym należy przekazać do 1 marca 2024 r. na pośrednictwem platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl/pl/roczne-sprawozdanie-o-udzielonych-zamowieniach/).

Szczegółowy zakres informacji zawartych w sprawozdaniu określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz. U. poz. 2463).

Przystępując do sporządzenia rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach warto również  zapoznać się z Zasadami sporządzania i przekazywania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach na podstawie ustawy Pzp, a także towarzyszącymi im Pytaniami i odpowiedziami. Materiały znajdziecie Państwo pod linkiem: https://www.gov.pl/web/uzp/roczne-sprawozdanie-o-udzielonych-zamowieniach-publicznych