W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego Urząd Zamówień Publicznych zachęca zamawiających do komunikowania się z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej również w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów unijnych.

Urząd Zamówień Publicznych zaleca, aby komunikacją elektroniczną objąć wszelką korespondencję występującą w postępowaniu, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, a także dokumentów. Przypominamy jednak, że oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a składane w postaci elektronicznej należy opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pragniemy również zwrócić Państwa uwagę, że zastosowanie komunikacji elektronicznej możliwe jest nie tylko przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale także w jego trakcie. Zamawiający bowiem uprawniony jest na gruncie art. 38 ust. 4 ustawy Pzp w uzasadnionych przypadkach - do których niewątpliwie należy obecna sytuacja zagrożenia epidemicznego - przed upływem terminu składania ofert do zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym sposobu komunikacji w postępowaniu. Dokonaną zmianę treści specyfikacji zamawiający udostępnia na stronie internetowej, a także dokonuje zmiany ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zmiana sposobu komunikacji w postępowaniu powoduje, iż zamawiający wydłuża odpowiednio termin składania ofert, zapewniając tym samym wykonawcom dodatkowy czas na dostosowanie się do nowej sytuacji.

Zwracamy jednak uwagę, że wybór sposobu komunikacji przez zamawiającego nie powinien ograniczać uprawnień wykonawców. Tym samym w przypadku braku możliwości złożenia przez wykonawców ofert, wniosków i innych dokumentów  w postaci elektronicznej zamawiający powinien umożliwić ich złożenie również w sposób tradycyjny.