W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w danym roku, będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za ten dany rok. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień podlegają tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym, za który składane jest sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach za dany rok nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w roku wcześniejszym.

W sprawozdaniu za dany rok zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, w tym także zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp w oparciu o podstawy wskazane w rozporządzeniu.

W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za dany rok, w części dotyczącej udzielonych zamówień (tj. sekcje II – IX) należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została zawarta w danym roku. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp z uwagi na próg kwotowy określony w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp obejmuje wszystkie zamówienia udzielone w danym roku kalendarzowym, bez względu na formę zawarcia danej umowy. Dla kwalifikacji danego zamówienia jako podlegającego uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za dany rok kalendarzowy podstawowe znaczenie ma okoliczność, czy w tym roku doszło do jego udzielenia, tj. czy doszło do zawarcia umowy.

Określając chwilę zawarcia umowy w formie ustnej należy mieć w szczególności na uwadze przepisy art. 70 § 1 i art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Zgodnie z przepisem art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Warto także wspomnieć, iż zgodnie z przepisem art. 71 Kodeksu cywilnego ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy. Natomiast w myśl przepisu art. 543 Kodeksu cywilnego wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

W związku z powyższym, w celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się w szczególności chwilą otrzymania przez wykonawcę składającego ofertę oświadczenia zamawiającego o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez wykonawcę do wykonania umowy. Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.

Jeżeli w postępowaniu, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych, przynajmniej w jednej części zamówienie zostało udzielone przynajmniej jednemu wykonawcy z sektora MŚP (MMS), wówczas w sekcji III sprawozdania pt. „Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, z wyłączeniem zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi” w kolumnie „Zamówienie udzielone wykonawcy z sektora mikro-, małych i średnich przedsiębiorców” należy wpisać „TAK”. Informacja taka powinna być podana również w przypadku, gdy wykonawcy, którym zostały udzielone zamówienia w ramach poszczególnych części mają formę konsorcjum zróżnicowaną pod względem wielkości przedsiębiorstw poszczególnych konsorcjantów.

Inaczej niż w przypadku postępowania podzielonego na części, w którym dla każdej części prowadzone jest odrębne postępowanie i informacje dotyczące każdej z części przedstawiane są w odrębnych wierszach sekcji III, w przypadku postępowania, w którym zostało dopuszczone składanie ofert częściowych, wszystkie wymagane informacje dotyczące tego postępowania i udzielonych w jego wyniku zamówień powinny być przedstawione łącznie w jednym wierszu tabeli sekcji III. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w wyniku postępowania, w którym zostało dopuszczone składanie ofert częściowych, w ramach poszczególnych części umowy zostały zawarte w innym roku niż dany rok sprawozdawczy. Wówczas w sprawozdaniu za dany rok sprawozdawczy należy ująć tylko te umowy, które zostały zawarte w roku, za który składane jest sprawozdanie. Natomiast w sprawozdaniu za kolejny rok, jeżeli zostały w nim przedstawione informacje na temat niektórych umów częściowych zawartych w wyniku postępowania przeprowadzonego w roku poprzednim, należy ponownie wykazać to samo postępowanie, w którym zostało dopuszczone składanie ofert częściowych, ale przedstawić dane dotyczące tylko tych umów częściowych, które zostały zawarte w tym kolejnym roku sprawozdawczym, w tym łączną wartość umów zawartych w tym roku.

Zakres informacji zawieranych w rocznym sprawozdaniu wyznacza rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania. Obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do umów zawieranych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy tylko przypadków wyszczególnionych w sekcji VIII rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. Należy zauważyć, iż sekcja VIII przedmiotowego sprawozdania nie obejmuje przypadków udzielania zamówień z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp przewidzianych zakresem innych ustaw, w tym na podstawie:

• art. 8, art. 12 ust.  6 i ust. 7, art. 26 ust. 5 i ust. 6, art. 80, art. 82 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. poz. 583 z późn. zm.)
• art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2022 r. o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2236)
• art. 6a ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095, z późn. zm.),
• art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r., poz.  423, z późn. zm.),
• art. 26 ust. 5 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2021 r., poz. 711, z późn. zm.), czy
• art. 138 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2021 r.  poz. 1285, z późn. zm.).

W konsekwencji, zamawiający nie uwzględniają w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach informacji o zamówieniach udzielonych z wyłączeniem procedur stosowania ustawy Pzp w oparciu o przepisy innych ustaw.

Jeśli jednak udzielając zamówienia zamawiający nie stosował przepisów ustawy Pzp ze względu na wartość zamówienia w związku z art. 2 ust 1 ustawy Pzp, gdy na przykład wartość zamówienia klasycznego była niższa od kwoty 130 000 zł, powinien uwzględnić wartość takiego zamówienia w sekcji IX sprawozdania, w rubryce przeznaczonej dla informacji o udzielonych zamówieniach klasycznych, których wartość jest mniejsza niż 130 000 zł, zgodnie z dyspozycją § 1 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia.

Podejmując decyzję w przedmiocie udzielenia danego zamówienia publicznego w pierwszej kolejności należy rozważyć wystąpienie przesłanek wyłączenia stosowania ustawy Pzp. W  przypadku braku podstaw do zastosowania wyłączenia stosowania ustawy Pzp, zamawiający może wziąć pod uwagę czy istnieje podstawa do niestosowania przepisów ustawy Pzp przy udzielaniu danego zamówienia z uwagi na wartość zamówienia niższą niż wskazana w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp.

Jeżeli zamawiający udzielił zamówienia z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy Pzp zaś wartość tak udzielonego zamówienia nie przekraczała odpowiedniej kwoty z art. 2 ust. 1 ustawy Pzp, mimo, że zamówienie to formalnie odpowiada jednej z przesłanek wyłączenia określonych w art. 9, art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz ust. 2 pkt 3 i 4, art. 11 ust. 1, ust. 2 pkt 2 i 3, ust. 4 i 5 pkt 1-9, art. 12 ust. 1, art. 13 ust. 1 pkt 2-8, art. 14, art. 363 ust. 1 i 2, art. 364, art. 365 ust. 1-3 albo art. 366 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający nie uwzględnia przedmiotowego zamówienia w sekcji VIII, ale zamówienie to powinno zostać uwzględnione w odpowiednim wierszu sekcji IX.

W przypadku zamówień udzielonych bez stosowania procedur określonych przepisami ustawy Pzp ze względu na ich wartość w odniesieniu do każdego z takich zamówień niższą od kwoty, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, tj.  niższą od kwoty 130 000 zł, w sprawozdaniu zamawiający podaje jedynie łączną wartość wszystkich takich zamówień udzielonych w roku sprawozdawczym, bez podatku od towarów i usług.

W związku z tym w celu przekazania w sprawozdaniu informacji o zamówieniach o wartości poniżej kwoty 130 000 zł, zamawiający nie posługują się kodami CPV.

Informację dotyczącą zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o których mowa w art. 359 i art. 392 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający zamieszcza wyłącznie w sekcji V sprawozdania.

Informacje w zakresie usług społecznych i innych szczególnych usług powinny być podane odrębnie dla zamówień klasycznych oraz sektorowych.

Wykaz postępowań na usługi społeczne i inne usługi szczególne obejmuje wyłącznie zamówienia przy udzielaniu których istniał obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp ze względu na ich wartość przekraczającą próg kwotowy określony w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp.

Informacja o zamówieniach na usługi społeczne i inne szczególne usługi, których wartość jest niższa od progów kwotowych stosowania ustawy Pzp określonych w art. 2 ust. 1 ustawy Pzp, powinna zostać uwzględniona odpowiednio w treści sekcji IX „Zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 130 000 zł oraz zamówienia sektorowe i zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości mniejszej niż progi unijne”.

Z faktu, że zamawiający udziela zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi nie wynika automatycznie, że zamawiający uwzględnia w tym zamówieniu aspekty społeczne, o jakich mowa w sekcji VI. Oznacza to, że w przypadku udzielania zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w których zamawiający nie uwzględnili aspektów społecznych nie ma konieczności wypełniania sekcji VI. Z drugiej strony, jeśli zamówienie na usługi społeczne i inne szczególne usługi zawiera aspekty społeczne – zamawiający zobowiązany jest wykazać takie zamówienie w obu sekcjach: V i VI.

W przypadku zawarcia przez zamawiającego umowy ramowej, ujawnieniu w sprawozdaniu podlega jedynie informacja dotycząca tej umowy ramowej. Umowy wykonawcze zawarte przez zamawiającego w celu realizacji umowy ramowej nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, gdyż mogłoby to prowadzić do dwukrotnego uwzględnienia w sprawozdaniu wartości zamówienia udzielonego przez tego samego zamawiającego.

Zobowiązanym do przekazania informacji w zakresie zamówień podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu pozostaje wyłącznie zamawiający, który takiego zamówienia udzielił. W przypadku dofinansowania udzielonego przez gminę w ramach projektu finansowanego ze środków UE,  jeżeli zamówienie udzielone było przez spółkę gminną, która jest zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp, spółka ta ma obowiązek przekazać samodzielnie informację o takim zamówieniu we własnym sprawozdaniu.

W świetle definicji zawartej w art. 7 pkt 25 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. Tym samym obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł w swoim imieniu z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy Pzp, przepisy tej ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2082, 2089 i 2666) przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 z póżn. zm.) jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 7 pkt 31 ustawy Pzp i co do zasady stosuje ustawę Pzp do udzielania w tym zakresie odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Statusu szkoły jako zamawiającego nie zmienia okoliczność, że upoważnienie do zaciągania zobowiązań na gruncie stosunków cywilnoprawnych pochodzi od podmiotu prawa, w ramach którego osobowości prawnej ta jednostka organizacyjna działa. Jeżeli zatem postępowanie było przeprowadzone przy użyciu zasobów  urzędu miasta natomiast umowę zawarła szkoła – obowiązek sprawozdawczy spoczywa na szkole jako zamawiającym, nie zaś na urzędzie miasta, który w tym przypadku działał jako pełnomocnik szkoły, o którym mowa w art. 37 ust. 3 pkt 4  ustawy Pzp.

Obowiązek sprawozdawczy dotyczy zamawiających. Z powyższego wynika, że sprawozdania nie może złożyć podmiot, który uległ likwidacji i tym samym przestał być zamawiającym w rozumieniu ustawy Pzp. Obowiązek ten spoczywa zatem na podmiocie, który stał się następcą prawnym zlikwidowanego zamawiającego. W przypadku przejęcia praw i obowiązków zlikwidowanego zamawiającego przez innego zamawiającego w rozumieniu ustawy Pzp obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o zamówieniach udzielonych przez zlikwidowany podmiot spoczywa na tym zamawiającym. Informacje dotyczące zamówień udzielonych przez podmiot zlikwidowany, zamawiający, który przejął jego prawa i obowiązki, przekazuje łącznie z informacjami w zakresie zamówień udzielonych przez siebie, tj. zbiorczo w jednym sprawozdaniu.

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp nie odpowiadają np. opłaty sądowe i administracyjne. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w sprawozdaniu.

Obowiązek przekazania informacji w ramach rocznego sprawozdania o zamówieniach publicznych nie dotyczy wszystkich wydatków ponoszonych przez zamawiającego, a jedynie udzielonych przez niego zamówień publicznych. Pojęcie zamówienia publicznego zostało przez ustawodawcę zdefiniowane w przepisie art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych przekazywane na podstawie odrębnych ustaw nie mogą zostać uznane za zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy Pzp. Tym samym, kwoty wypłacane z tytułu rekompensat nie będą podlegały uwzględnieniu w przekazywanym przez dany podmiot sprawozdaniu.

Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach sprawozdania spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zatem, gdy konkretne zadanie komunalne zostało powierzone przez gminę spółce gminnej na innej zasadzie niż w drodze umowy cywilnoprawnej regulującej wzajemne zobowiązania stron, wydatki gminy dokonane w ramach powierzenia zadań nie stanowią zamówienia publicznego i nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Jeżeli natomiast zadanie zostało powierzone przez gminę spółce gminnej w drodze umowy cywilnoprawnej regulującej wzajemne zobowiązania stron (zgodnie z przepisami PZP), to taki wydatek będzie stanowił zamówienie publiczne i powinien zostać ujęty w sprawozdaniu przez gminę jako zamawiającego.

Obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie te wydatki, które są dokonywane przez zamawiającego na podstawie umów będących zamówieniami publicznymi, tj. umowami odpłatnymi zawieranymi między zamawiającymi a wykonawcami, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług (art. 7 pkt 32 ustawy Pzp).

Stwierdzenie obowiązku sprawozdawczego nie jest uzależnione od źródła finansowania wydatków (środki europejskie czy krajowe, bądź środki z funduszu socjalnego czy inwestycyjnego), lecz od tego, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem publicznym.

Wydatkowanie środków funduszu socjalnego w celu nabycia usługi zorganizowania wycieczki dla pracowników zamawiającego bądź organizacji imprezy integracyjnej co do zasady łączy się z udzieleniem zamówienia publicznego, a zatem zamówienie to podlega ujawnieniu w treści rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Charakteru zamówienia publicznego nie posiada natomiast przekazywanie środków przez zamawiającego w ramach wypłat świątecznych dla pracowników, pożyczek remontowych, przeznaczonych dla pracowników zamawiającego, gdyż zamawiający nie nabywa z tego tytułu od swoich pracowników żadnych świadczeń, w tym zwłaszcza o charakterze majątkowym.

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy zatem rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w sprawozdaniu.

W przypadku udzielenia zamówienia publicznego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia obowiązuje ogólna zasada podawania w rocznym sprawozdaniu wartości wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług.

Wskazany powyżej sposób podawania w sprawozdaniu informacji w zakresie wartości zamówienia udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia koresponduje z zasadami obowiązującymi odnośnie ustalania szacunkowej wartości takiego zamówienia. Zgodnie z tymi zasadami, ustalając wartość zamówienia, które ma zostać udzielone osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia, zamawiający uwzględnia obok wyceny samego świadczenia także kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez ubezpieczonych, tj. potrącane są z należnego im wynagrodzenia. Szacując wartość takiego zamówienia zamawiający nie uwzględnia natomiast dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosił w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez niego kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, gdyż nie rzutują one na wycenę wynagrodzenia wykonawcy.

Stosownie do art. 4 pkt 1 ustawy Pzp, przepisy ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2082, 2089 i 2666), przedszkola, szkoły i placówki zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi.

Jednocześnie, zgodnie z art. 9 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, jednostki budżetowe wchodzą w skład sektora finansów publicznych. Tym samym, publiczna szkoła podstawowa jest zamawiającym w rozumieniu art. 7 pkt 31 ustawy Pzp i stosuje ustawę Pzp, do udzielania odpłatnych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane.

Przez zamówienia publiczne, należy rozumieć zgodnie z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

Powyższe oznacza, że informacje na temat umów zlecenia zawartych z nauczycielami przez szkołę podstawową powinny być zamieszczone w sprawozdaniu.

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, o którym mowa w przepisie art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w przepisie art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem należy rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.

Zarówno tzw. opłata parkingowa, jak i opłata za przejazd autostradą, uiszczane w związku z korzystaniem z miejsca parkingowego czy też przejazdem płatną autostradą, może mieć dwojaki charakter.

W zakresie tzw. opłat parkingowych należy w szczególności wyróżnić opłaty ponoszone z tytułu parkowania pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania na podstawie art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1693 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem, korzystający z dróg publicznych obowiązani są do ponoszenia opłat za postój pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania i w śródmiejskiej strefie płatnego parkowania. Opłaty te kwalifikuje się jako opłaty publiczne (rodzaj danin publicznych), co zostało potwierdzone przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 10 grudnia 2002 r. (sygn. akt P 6/02) . Ww. opłaty, jako dochody publiczne, są przymusowe i mogą być pobrane w drodze egzekucji administracyjnej. Obowiązek ich ponoszenia wynika wprost z przepisu prawa.

W związku z powyższym, w przypadku uiszczenia przez zamawiającego opłat za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania nie dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, a w konsekwencji nie jest to udzielenie zamówienia publicznego. Wydatki poniesione z ww. tytułu nie podlegają zatem obowiązkowi sprawozdawczemu, o którym mowa w przepisie art. 82 ust. 1 i 2 ustawy Pzp.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której zamawiający zawiera umowę, której przedmiotem jest korzystanie z płatnego parkingu prowadzonego przez podmiot nienależący do sektora publicznego. W takim przypadku mamy bowiem do czynienia z udzieleniem zamówienia publicznego. Informacje odnośnie takiej umowy zamawiający obowiązany jest uwzględnić w  sprawozdaniu.

Opłata za przejazd autostradą nie została wymieniona w katalogu opłat administracyjnych, wskazanych w art. 13 ust. 1 ustawy o drogach publicznych, jednakże z uwagi na fakt, iż stanowi świadczenie należne za przejazd autostradą, a zatem drogą publiczną, ma ona charakter zbliżony do opłaty za parkowanie pojazdów samochodowych na drogach publicznych w strefie płatnego parkowania. O tym, czy opłata za przejazd autostradą ma charakter publicznoprawny czy cywilnoprawny, decyduje sposób ustalenia opłaty za przejazd autostradą, co łączy się bezpośrednio z podmiotem zarządzającym danym odcinkiem autostrady.

Katalog podmiotów uprawnionych do pobierania opłat za przejazd autostradą został wskazany w przepisie art. 37a ust. 1a ustawy z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym (Dz.U. z 2022 r., poz. 2483). W przypadku, gdy podmiotem tym jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej, opłata za przejazd autostradą będzie stanowić opłatę publiczną, gdyż Szef Krajowej Administracji Skarbowej jest organem państwowym, a wysokość opłaty ustalona jest przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Wydatek poniesiony przez zamawiającego tytułem uiszczenia ww. opłaty nie będzie zatem podlegać uwzględnieniu w sprawozdaniu. W tym przypadku nie dochodzi bowiem do udzielenia zamówienia publicznego.

Podmiotem pobierającym opłaty za przejazd autostradą może być również drogowa spółka specjalnego przeznaczenia na warunkach określonych w umowie, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 2007 r. o drogowych spółkach specjalnego przeznaczenia (Dz. U. z 2021 r., poz. 1469) lub wykonawca, o którym mowa w art. 9 ust. 3 tej ustawy, a także spółka, z którą Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad albo drogowa spółka specjalnego przeznaczenia zawarli umowę o budowę i eksploatację albo wyłącznie eksploatację autostrady, na warunkach określonych w tej umowie. Zgodnie z przepisem art. 37b ust. 1 ustawy o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym, opłaty za przejazd autostradą pobrane przez spółkę co do zasady stanowią jej przychód. W tym przypadku opłaty za przejazd autostradą stanowią świadczenie uiszczane na podstawie umowy odpłatnej zawieranej z użytkownikiem autostrady na zasadach określonych regulaminem korzystania z autostrady, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. W przypadku zatem uiszczania przez zamawiającego opłaty za przejazd autostradą na rzecz ww. spółki, dochodzi do udzielenia zamówienia publicznego w rozumieniu przepisu art. 7 pkt 32 ustawy Pzp, a zatem wartość wydatków poniesionych z tego tytułu będzie podlega uwzględnieniu w sprawozdaniu.