Zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający publiczny, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.

Natomiast w świetle art. 83 ust. 2 ustawy Pzp analiza, o której mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności:

1. badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych;
2. rozeznanie rynku:
   1. w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb,
   2. w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.

Stosownie do treści art. 83 ust. 3 ustawy Pzp analiza, o której mowa w ust. 1, wskazuje:

1. orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b;
2. możliwość podziału zamówienia na części;
3. przewidywany tryb udzielenia zamówienia;
4. możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;
5. ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.

Należy podkreślić, że celem analizy potrzeb i wymagań jest przygotowanie zamawiającego do racjonalnego i efektywnego ekonomicznie zaspokojenia jego potrzeb lub wymagań. Analiza jest istotnym elementem polityki zakupowej zamawiającego, przygotowującą do dokonania jak najlepszego zakupu. Przepisy ustawy nie określają formy, w jakiej powinna zostać sporządzona analiza. Wskazują one jedynie pewne stałe elementy, które należy rozważyć przy sporządzaniu analizy potrzeb i wymagań. Ponadto analiza potrzeb i wymagań nie musi być sporządzana w postaci oddzielnego dokumentu, przygotowywanego wyłącznie w związku z dyspozycją przedmiotowego przepisu. W tym celu mogą być wykorzystane w szczególności analizy przygotowane na potrzeby uzyskania dofinansowania, przygotowania modelu finansowego lub sporządzenia studium wykonalności.

A zatem, aby właściwie przeprowadzić analizę potrzeb i wymagań należy postępować zgodnie z wytycznymi wskazanymi w treści art. 83 ustawy Pzp z uwzględnieniem zarówno specyfiki zamawiającego, w tym sposobu jego finansowania, jak i okoliczności, w jakich planuje się udzielić zamówienia.