Przepis art. 16 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), dalej "ustawa Pzp", stwarza materialnoprawną podstawę dla wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia przez dwóch lub więcej zamawiających. Zgodnie z treścią tego przepisu, zamawiający mogą wspólnie przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia wyznaczając spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzania postępowania i udzielania zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Możliwość skorzystania z dyspozycji art. 16 ust. 1 ustawy Pzp, nie została ograniczona ze względu na rodzaj zamawiającego, co oznacza, że wszystkie podmioty zobowiązane do stosowania ustawy na podstawie art. 3 ust. 1 w związku z art. 2 pkt 12 ustawy Pzp, mogą podjąć decyzję o wspólnym przeprowadzeniu postępowania i udzieleniu zamówienia.

Ustawa Pzp nie wymaga spełnienia jakichkolwiek przesłanek dla podjęcia decyzji o udzieleniu zamówienia wspólnie, co oznacza, że zamawiający mogą skorzystać z dyspozycji art. 16 ust. 1 ustawy Pzp w każdym przypadku, jeżeli uznają to za uzasadnione i na podstawie zawartego między sobą porozumienia przeprowadzić wspólnie postępowanie i udzielić wspólnie zamówienia. W tym celu zobowiązani są oni wyznaczyć spośród siebie zamawiającego, którego upoważnią do przeprowadzania postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Powyższe nie oznacza jednak, że w wyniku upoważnienia jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających, tracą oni status „zamawiających” w tym postępowaniu. Udzielenie upoważnienia w takiej sytuacji ma bowiem jedynie uzasadnienie organizacyjne i służy uzyskaniu formalnej podstawy do wykonywania przez jednego z zamawiających czynności związanych przeprowadzeniem postępowania i udzieleniem zamówienia w imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających.

Poza samym upoważnieniem jednego z zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia wskazane jest, by zamawiający w ramach umowy lub porozumienia szczegółowo uregulowali relacje pomiędzy sobą. Przy czym, należy zaznaczyć, że analogicznie, jak w przypadku upoważnienia, zawarcie w tych okolicznościach umowy lub porozumienia, nie oznacza, że tylko jedna ze stron takiej umowy lub porozumienia posiada status zamawiającego. Umowa, jak zostało już wskazane powyżej, służy jedynie określeniu charakteru wzajemnych stosunków pomiędzy zamawiającymi, którzy wyrażają wolę wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia. Mając bowiem na względzie fakt, że przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia łączy się z zaciągnięciem zobowiązań finansowych i zazwyczaj istnieje potrzeba kompensacji wydatków, zamawiający wspólnie udzielający zamówienia, powinni w ramach umowy lub porozumienia uregulować w sposób transparentny wszelkie kwestie związane ze swym udziałem w postępowaniu i udzieleniu zamówienia, w tym również rozliczenia finansowe pomiędzy stronami. Dodatkowo, zamawiający działający na podstawie art. 16 ustawy Pzp, powinni precyzyjnie określić w umowie lub porozumieniu wymagania dotyczące samego zamówienia, jak również mogą wskazać zasady, jakie będą obowiązywały w ramach prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia (np. powołanie członków i sposób działania komisji przetargowej, kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej, warunki udziału w postępowaniu, ewentualne wynagrodzenie dla podmiotu przeprowadzającego w imieniu pozostałych postępowanie itp.).