Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych na podstawie ustawy Pzp z 2004 r.

I. Podstawa prawna

Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164, ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”, zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

Zakres sprawozdania określony został w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 2038), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie sprawozdania”.

II. Zakres podmiotowy dotyczący obowiązku sporządzania i przekazywania rocznego sprawozdania

Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, bez względu na tryb udzielenia zamówienia publicznego. Do sporządzenia rocznego sprawozdania zobowiązany jest co do zasady każdy zamawiający, który udzielił w danym roku zamówienia publicznego, w tym również zamawiający, który udzielił zamówień z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp.

Powyższy obowiązek nie będzie miał zastosowania w odniesieniu do zamawiających, którzy w roku objętym sprawozdaniem nie udzielili żadnego zamówienia, tj. nie udzielili zamówienia w oparciu o przepisy ustawy Pzp, oraz nie udzielili zamówienia z wyłączeniem procedur określonych ustawą Pzp,

Zamawiający udzielający zamówień sektorowych są obowiązani uwzględnić w sprawozdaniu także informacje dotyczące udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż wartość progów kwotowych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (por. art. 133 ust. 2 ustawy Pzp).

III. Zakres informacji przekazywanych w sprawozdaniu

Rozporządzenie w sprawie sprawozdania zachowuje w większości zakres informacji wymaganych dotychczasowym rozporządzeniem, tj. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530). Nowością w stosunku do dotychczas obowiązującego rozporządzenia jest rozszerzenie zakresu informacji zawartych w sprawozdaniu o informacje dotyczące:

1) postępowań, do których stosuje się przepisy ustawy, w których wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy Pzp, lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy Pzp,

2) postępowań na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy Pzp oraz w art. 138o ustawy Pzp zakończonych udzieleniem zamówienia,

3) postępowań, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp, zakończonych udzieleniem zamówienia, uwzględniających aspekty społeczne,

4) postępowań, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp, zakończonych udzieleniem zamówienia, uwzględniających aspekty środowiskowe lub innowacyjne.

Ponadto, w tabeli dotyczącej wykazu postępowań, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp należy uwzględnić informacje dotyczące:

liczby ofert złożonych przez wykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948 i 1997),
zamówień udzielonych wykonawcy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,
zamówień udzielonych wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia,
liczby podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia.

Jednocześnie, mając na względzie brzmienie z § 4 ww. rozporządzenia, sprawozdanie roczne dotyczące zamówień publicznych udzielonych w 2016 r. w następstwie postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw nie musi obejmować w/w informacji, o których mowa w § 1 pkt 4 lit. j–m oraz pkt 5–8 nowego rozporządzenia.

Załącznik do rozporządzenia, ustalający wzór rocznego sprawozdania, obejmuje dziesięć tabel, określających zakres przekazywanych informacji w następującym podziale:

I. Zamawiający;

II. Zamówienia klasyczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

III. Zamówienia sektorowe o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

IV. Zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

V. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

VI. Postępowania o udzielenie zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, w których wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 ustawy albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy;

VII. Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy oraz w art. 138o ustawy;

VIII. Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty społeczne;

IX. Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty środowiskowe lub innowacyjne;

X. Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy.

Poszczególne tabele sprawozdania winny być wypełnione przez zamawiających stosownie do udzielonych w danym roku zamówień, tj. w przypadku udzielenia w danym roku kalendarzowym zamówień odpowiadających wartością i rodzajem kategoriom zamówień podlegających ujawnieniu w danej części rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.

III.1. Forma i wartość umowy w sprawie zamówienia publicznego a obowiązek sprawozdawczy

Zgodnie z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp zamówieniem publicznym jest odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów (arg. z art. 139 ust. 1 ustawy Pzp). Przyjmuje się, że przez umowę odpłatną należy rozumieć umowę, na mocy której strona dokonująca przysporzenia na rzecz drugiej strony otrzymuje w zamian korzyść majątkową. Biorąc pod uwagę fakt, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny.

Powyższe dotyczy w szczególności umów w sprawie zamówienia publicznego, których przedmiotem są usługi bankowe, albowiem specyfiką wykonywania usług bankowych jest ich powiązanie z innymi usługami dokonywanymi na zlecenie zamawiającego (np. dokonywane na zlecenie zamawiającego rozliczenia pieniężne towarzyszące obsłudze kasowej). W konsekwencji, niepobieranie opłat, np. za prowadzenie obsługi kasowej zamawiającego, bank może rekompensować poprzez pobieranie opłat za dokonywanie rozliczeń finansowych.

Dla uznania, w świetle przepisów ustawy Pzp, danego stosunku zobowiązaniowego za zamówienie publiczne nie jest zatem konieczne ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy tytułem wykonania przedmiotu zamówienia na określonym - minimalnym - poziomie. Każda bowiem umowa, w oparciu o którą wykonawca za zrealizowaną usługę, dostawę lub robotę budowlaną uzyskuje korzyść majątkową, posiada charakter zamówienia publicznego, także wówczas, gdy wynagrodzenie wykonawcy wskazane w umowie zostało określone na poziomie 0 zł.

Odnosząc się do formy prawnej, w jakiej musi zostać zawarty stosunek zobowiązaniowy w celu uznania go za zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Pzp wskazać należy, iż stosownie do treści art. 139 ust. 2 ustawy Pzp umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Tym samym, obowiązkowi sprawozdawczemu podlega każda umowa w sprawie zamówienia publicznego zawarta z wykonawcą wybranym w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w oparciu o przepisy ustawy Pzp, w formie pisemnej (arg. z art. 139 ust. 2 w zw. z art. 2 pkt 13).

Zamawiający podaje w tabelach II - IX (z wyłączeniem tabeli nr VI) całkowitą wartość umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku zaś umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia (por. przypis nr 1, którego wyjaśnienie znajduje się w załączniku do rozporządzenia w sprawie sprawozdania, pod tabelą X).

Kwoty wartości umów w sprawie zamówienia publicznego, jakie zamawiający musi przyjąć celem prawidłowego wypełnienia tabel II-IX (z wyłączeniem tabeli nr VI), odnoszą się zatem do wynagrodzenia ustalonego (wskazanego w umowie) w momencie nawiązania danego stosunku zobowiązaniowego. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia, a tym samym zapłata wykonawcy wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia w kwocie innej niż początkowo ustalona (także wówczas, gdy zawarcie i wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego ma miejsce w tym samym roku, za który zamawiający sporządza sprawozdanie), nie ma wpływu na podawaną w sprawozdaniu wartość zamówienia.

W odniesieniu zaś do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp, tj. zamówień, które zamawiający zobowiązany jest uwzględnić w tabeli X, podać należy - w złotych - łączną wartość udzielonych zamówień, bez podatku od towarów i usług. Przy czym, przyjmowana przez zamawiającego wartość udzielonych zamówień zależeć będzie od formy prawnej zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, zamawiający przyjmuje wartość danego stosunku zobowiązaniowego na zasadach analogicznych, jakie mają zastosowanie przy wypełnianiu tabel II-IX (z wyłączeniem tabeli nr VI), tj. wysokość wynagrodzenia bez VAT w wysokości wskazanej w pierwotnej umowie w sprawie zamówienia publicznego. Zawarcie umowy w formie ustnej, skutkować będzie co do zasady przyjmowaniem przez zamawiającego dla celów sprawozdawczych wartości wskazanej w dokumencie wystawianym przez wykonawcę, w którym wykonawca określa wysokość należnego mu wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia, tj. na fakturze, paragonie bądź na rachunku.

Dodatkowo, wskazać należy, że jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie.

Zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno zamówienie i na potrzeby określenia wartości umowy należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach częściowych. Natomiast wskazując liczbę złożonych ofert należy uwzględnić oferty częściowe oraz wariantowe. Powyższe oznacza, że w postępowaniu, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych każda część, na którą opiewa oferta wykonawcy powinna być traktowana jak osobna oferta i sumowana. Dotyczy to również sytuacji, w której wykonawca złożył jedną ofertę na kilka lub wszystkie „części”, na które można składać oferty częściowe. Dla przykładu można wskazać postępowanie, w którym można złożyć 6 oddzielnych ofert częściowych (razem wypełniających cały zakres zamówienia) natomiast wykonawca złożył jedną ofertę obejmująca cały zakres zamówienia (wszystkie części). Wówczas, dla potrzeb wypełnienia rubryki dotyczącej liczby złożonych ofert należy przyjąć, że złożono 6 ofert.

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego, przed wejściem w życie przepisów ustawy nowelizującej, udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować jako odrębne zamówienia i uwzględnić w sprawozdaniu - analogicznie, jak pozostałe zamówienia. Przy sporządzeniu rocznego sprawozdania zamawiający przyjmuje wartości progów określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Za rok 2016 należy zastosować wartości progów w tym czasie obowiązujących, tj. wartości podane w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U., poz. 2263 ze zm.)

Wartość waluty obcej, w sytuacji określania wynagrodzenia umownego w walucie obcej, określa się według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Podstawą obliczenia wartości waluty dla prawidłowości sprawozdania z udzielonych zamówień w takim przypadku będzie kurs złotego ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Niezbędne informacje do sporządzenia sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach publicznych w zakresie zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp, zamawiający będą ustalać w szczególności na podstawie odpowiednich wykazów i rejestrów wydatków finansowanych ze środków publicznych, które są obowiązani dokumentować na podstawie odrębnych przepisów.

III. 2. Sposób wypełnienia poszczególnych tabel

III.2.1. Część pierwsza tabeli I „Zamawiający”

W przypadku zmian organizacyjnych po stronie zamawiającego, skutkujących jego likwidacją, obowiązek sprawozdawczy, o którym mowa w art. 98 ustawy Pzp, obejmujący zamówienia udzielone przez zlikwidowanego zamawiającego, ciążyć będzie na likwidowanym zamawiającym, bądź na podmiocie przejmującym obowiązki sprawozdawcze po zlikwidowanym zamawiającym w związku z połączeniem, przekształceniem lub podzieleniem tego zamawiającego.

Zamawiający, w odniesieniu do którego przeprowadzono likwidację upadłościową, bądź zamawiający, który zbył swoje przedsiębiorstwo w rozumieniu art. 55¹ Kc, przekazuje, z chwilą zakończenia likwidacji bądź zbycia przedsiębiorstwa, sprawozdanie z udzielonych przez niego zamówień w roku, w którym zdarzenie to następuje. Powyższemu nie sprzeciwia się treść art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, który nakazuje zamawiającemu złożyć sprawozdanie do 1 marca roku następującego po roku, którego dotyczy obowiązek sprawozdawczy, albowiem zamawiający może przekazać Prezesowi Urzędu sprawozdanie także przed 1 marca roku następnego, w tym także w szczególnych sytuacjach w roku, którego obowiązek sprawozdawczy dotyczy. W przypadku zaś likwidacji zamawiającego, w związku z jego przejęciem, przekształceniem, połączeniem zamówienia publiczne udzielone przez zlikwidowanego zamawiającego w roku, w którym nastąpiły przedmiotowe zdarzenia, powinny być uwzględnione w sprawozdaniu składanym za ten sam rok przez podmiot przejmujący, jako jego zamówienia własne (np. przejęcie 31 lipca 2016 r. przedsiębiorstwa zamawiającego X przez zamawiającego Y, skutkuje obowiązkiem uwzględnienia przez zamawiającego Y w składanym przez niego sprawozdaniu o zamówieniach udzielonych w 2016 r., wszystkich zamówień udzielonych przez zamawiającego X w 2016 r., tj. zamówień udzielonych w okresie od 1 stycznia do 31 lipca 2016 r.).

Części druga tabela I:

W części drugiej tabeli I zamawiający zobowiązany jest określić swój status, tj. „Rodzaj zamawiającego” w świetle treści art. 3 ust. 1 ustawy Pzp. Przy czym zaznaczyć należy, iż w niektórych sytuacjach zamawiający określać się będzie jako podmiot kwalifikowany z kilku podstaw prawnych. Tytułem przykładu wskazać można na zamawiającego będącego podmiotem prawa publicznego (art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp), który jednocześnie ma charakter zamawiającego z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Zamawiający ten zobowiązany jest określić się w sprawozdaniu zarówno jako podmiot prawa publicznego, jak i zamawiający udzielający zamówień sektorowych, ale jedynie wówczas, jeżeli w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie zamawiający udzielał zamówień tak z art. 3 ust. 1 pkt 3, jak i art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. W powyższej sytuacji zamawiający wypełnia tabele właściwe zarówno dla tzw. zamawiających klasycznych, gdzie uwzględnia wszystkie zamówienia, których udzielił jako zamawiający działający z art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, oraz tabele właściwe dla zamawiających sektorowych, gdzie podaje wszystkie zamówienia, które udzielone zostały w związku z prowadzoną przez niego działalnością sektorową, tj. zamówienia udzielone w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Właściwe oznaczenie przez zamawiającego swojego rodzaju, ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego zrealizowania obowiązku sprawozdawczego, albowiem dokonany przez zamawiającego wybór determinuje rodzaj tabeli, jaką zamawiający ma obowiązek wypełnić.

Zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 ze zm.) może wybrać tylko jedną z form wymienionych w przedmiotowej części tabeli I. Niewłaściwe jest zatem oznaczenie przez zamawiającego swojego charakteru poprzez jednoczesne zakreślenie dwóch pól np. „Administracja samorządowa” oraz „Jednostki organizacyjne administracji samorządowej”. W sytuacjach wyjątkowych, gdy zamawiający w sposób jednoznaczny nie jest w stanie stwierdzić swojego przyporządkowania do jednej z grupy podmiotów wymienionych w tej części tabeli I, oznacza się jako „Inny”. Inna, niż jednostka sektora finansów publicznych, państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – zamawiający wypełnia tabele II - IX na zasadach analogicznych, jak ma to miejsce w odniesieniu do zamawiających będących jednostką sektora finansów publicznych.

Podmiot prawa publicznego, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp w przypadku zaznaczenia w części drugiej tabeli I więcej niż jednego pola wypełnia jedynie te tabele, których zakres odpowiada wartości i rodzajowi udzielonych przez niego zamówień (zamówienia klasyczne, sektorowe i w dziedzinie bezpieczeństwa i obronności) w danych roku sprawozdawczym, na analogicznych zasadach jak zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych. Określenie się przez zamawiającego jako podmiotu prawa publicznego uniemożliwia jednocześnie zaznaczenie opcji „Zamawiający, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp”. Powyższe wynika z faktu, iż podmiot prawa publicznego udzielający zamówienia spełniającego kryteria wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, uwzględnia to zamówienie w tabeli V, jako jedno z zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Zamawiający udzielający zamówień sektorowych – w obrębie przedmiotowej opcji zamawiający dokonuje wyboru tych punktów, które odpowiadają zakresowi prowadzonej przez niego działalności, co oznacza możliwość wybrania więcej niż jednego pola. Zamawiający sektorowy może się równocześnie określić jako podmiot prawa publicznego. W przypadku udzielania zamówień w danym roku sprawozdawczym, zarówno jako zamawiający sektorowy oraz jako zamawiający kwalifikowany z innej podstawy prawnej, tj. art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający zobowiązany jest, wypełnić poszczególne tabele z uwzględnieniem wartości i rodzaju udzielanych zamówień oraz podstawy prawnej zakwalifikowania jako zamawiający. Określenie się przez zamawiającego jako podmiot prawa publicznego wyłącza zasadność zaliczenia się także do zamawiających z art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Jak to zostało wyżej wyjaśnione, podmiot prawa publicznego udzielający zamówienia spełniającego przesłanki z art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, uwzględnia to zamówienie odpowiednio w tabeli V.

Zamawiający, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp – powyższy punkt dotyczy tych podmiotów, które posiadają status zamawiającego w związku z cechami szczególnymi udzielanego przez nich przedmiotu zamówienia, nie zaś z uwagi na określone walory podmiotowe. Tym samym, przedmiotową opcję, co do zasady, zaznaczają te podmioty, które nie są zamawiającymi kwalifikowanymi z innych niż art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, przepisów art. 3 ust. 1 ustawy Pzp.

III.2.2. Tabela II – „Zamówienia klasyczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”

Od zamawiających wymagane jest podanie informacji o liczbie postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej oraz wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy ramowej. Analogicznie jak w odniesieniu do tabeli X zamawiający podaje całkowitą wartość umów (bez podatku od towarów i usług) zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku zaś umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia. Przy umowach ramowych podać należy natomiast wartość umowy ramowej bez uwzględniania wartości zamówień udzielonych na jej podstawie. Oznacza to, iż co do zasady wartość podawana przez zamawiającego będzie tożsama z szacunkową wartością umowy ramowej.

III.2.3. Tabela III – „Zamówienia sektorowe o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”

Zamawiający, którzy udzielają zamówień sektorowych będą zobowiązani podać wartość zawartych umów, w zakresie przedmiotu ich działalności z uwzględnieniem podziału na roboty budowalne, dostawy i usługi.

Zamawiający, analogicznie jak dotychczas, będzie podawał dane dotyczące wartości udzielonych zamówień bez podatku od towarów i usług, według ich rodzaju, z podziałem na przedmiot działalności zamawiającego.

III.2.4. Tabela IV – „Zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”

Z uwagi na treść art. 131b w zw. z art. 98 ust. 4 ustawy Pzp, zamawiający nie uwzględniają w tabeli IV zamówień na dostawy i usługi w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość była mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczości w części odnoszącej się do zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, dotyczy wyłącznie tych zamówień, których przedmiotem były roboty budowlane.

III.2.5. Tabela V – „Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp”

Tabela V będzie wypełniana przez zamawiających oddzielnie dla poszczególnych rodzajów zamówień: klasycznych, sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Zamawiający będzie podawał informacje dotyczące:

- numeru ogłoszenia (lub ogłoszeń) o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,

- rodzaju zamówienia, przedmiotu zamówienia (ze wskazaniem kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień);

- wskazania trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej;

- uzasadnienia zastosowania trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki (analogicznie jak zostało to wskazane w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia);

- kraju pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców,

- wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług,

- liczby złożonych ofert,

- liczby odrzuconych ofert,

- liczby ofert złożonych przez wykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948 i 1997),

- zamówień udzielonych wykonawcy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,

- zamówień udzielonych wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia,

- liczby podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia

Kwoty wartości umów w sprawie zamówienia publicznego, jakie zamawiający musi przyjąć celem prawidłowego wypełnienia tej tabeli odnoszą się zatem do wynagrodzenia ustalonego (wskazanego w umowie) w momencie nawiązania danego stosunku zobowiązaniowego. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia, a tym samym zapłata wykonawcy wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia w kwocie innej niż początkowo ustalona (także wówczas, gdy zawarcie i wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego ma miejsce w tym samym roku, za który zamawiający sporządza sprawozdanie), nie ma wpływu na podawaną w sprawozdaniu wartość zamówienia. Zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno zamówienie i na potrzeby określenia wartości umowy należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach częściowych. Wskazując liczbę złożonych ofert należy uwzględnić oferty częściowe oraz wariantowe. Powyższe oznacza, że w postępowaniu, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych każda część, na którą opiewa oferta wykonawcy powinna być traktowana jak osobna oferta i sumowana. Dotyczy to również sytuacji, w której wykonawca złożył jedną ofertę na kilka lub wszystkie „części”, na które można składać oferty częściowe. Dla przykładu można wskazać postępowanie, w którym można złożyć 6 oddzielnych ofert częściowych (razem wypełniających cały zakres zamówienia) natomiast wykonawca złożył jedną ofertę obejmująca cały zakres zamówienia (wszystkie części). Wówczas, dla potrzeb wypełnienia rubryki dotyczącej liczby złożonych ofert należy przyjąć, że wykonawca złożył 6 ofert.

III.2.6. Tabela VI

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż zakres informacji objętych tabelą VI rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach odnosi się do wszystkich rodzajów zamówień publicznych, tj. zamówień klasycznych, zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa.

Do wymaganych informacji, które należy podać w Tabeli VI zalicza się:

- numer ogłoszenia/numery ogłoszeń o udzielenie zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (BZP/Dz.Urz.UE);

- rodzaj zamówienia;

- przedmiot zamówienia, ze wskazaniem kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień;

- tryb udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej;

- liczbę przypadków wystąpienia relacji określonej w art. 17 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień Publicznych albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 tejże ustawy;

- porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji – w tym zakresie zamawiający zobowiązani są podać: liczbę wykrytych porozumień mających na celu zakłócenie konkurencji oraz liczbę wykonawców wykluczonych z udziału w postępowaniu o udzielnie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy Pzp.

Wyjaśnić przy tym należy, iż w zakresie informacji o postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, do których stosuje się przepisy ustawy, w których wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 ustawy albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy Pzp, zamawiający są zobowiązani wskazać wyłącznie te postępowania, w których faktycznie zaistniały okoliczności, o których mowa we wskazanych przepisach. Okoliczności te to wyłączenie udziału osób wykonujących czynności w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp albo, faktyczne zaistnienie przesłanki fakultatywnego wykluczenia wykonawcy, z uwagi na okoliczności wskazane w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy Pzp, którym zamawiający nie zapobiegł i nie wyeliminował poprzez wyłączenie osób wykonujących czynności w postępowaniu lub innych osób, które miały bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania. Trzecia okoliczność określona w art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy Pzp wymagająca w rocznym sprawozdaniu to obligatoryjne wykluczenie wykonawcy, który z innymi wykonawcami zawarł porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji pomiędzy wykonawcami w postępowaniu o udzielnie zamówienia publicznego. Przy czym wyjaśnić w tym miejscu należy, iż przepis art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy Pzp odnosi się przede wszystkim do porozumień mających na celu zakłócenie konkurencji między wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, które to porozumienia zostały zawarte w innym postępowaniu (w okresie 3 lat od dnia zaistnienia zdarzenia będącego podstawą wykluczenia), w której to sytuacji zamawiający ma obowiązek wykluczenia takich wykonawców z postępowania. W świetle wskazanego przepisu zamawiający ma również obowiązek wykluczyć z postępowania wykonawców, jeżeli do nieuprawnionego porozumienia doszło w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na etapie składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Również takie sytuacje będą wymagały ujawnienia w sprawozdaniu rocznym. Inną zaś sytuację określa dyspozycja art. 89 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp. Przepis ten wskazuje na obowiązek odrzucenia oferty w postępowaniu jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Sytuacje objęte tym przepisem nie kwalifikują się do ujawnienia w ramach informacji dotyczącej występowania konfliktu interesów z tabeli 6 rocznego sprawozdania.

Z tego względu, w rubryce zatytułowanej „Liczba przypadków wystąpienia relacji określonej w art. 17 ust. 1 ustawy albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy”, zamawiający zobowiązani są podać łączna liczbę wystąpienia tych relacji w danym postępowaniu.

W odniesieniu do porozumień mających na celu zakłócenie konkurencji, zamawiający podają w odniesieniu do każdego z postępowań o udzielenie zamówienia odpowiednio liczbę wykrytych porozumień mających na celu zakłócenie konkurencji oraz liczbę wykonawców wykluczonych z udziału w postępowaniu o udzielnie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy Pzp, którym nie udało się zapobiec.

III.2.7. Tabela VII

W tabeli VII zamawiający sporządzają informację zawierającą wykaz postępowań, zakończonych udzieleniem zamówienia, obejmujących usługi społeczne i inne szczególne usługi, o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy oraz Pzp oraz w art. 138o ustawy Pzp, odrębnie dla zamówień o charakterze klasycznym oraz sektorowym.

Wykaz postępowań na usługi społeczne i inne usługi szczególne, obejmuje wyłącznie postępowania, w stosunku do których realizuje się obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp, tj. takich których wartość stanowi co najmniej równowartość kwoty 30 000 euro. Informacja o zamówieniach na usługi społeczne, których wartość jest mniejsza niż próg stosowania ustawy Pzp, powinna zostać uwzględniona w treści tabeli X, dotyczącej zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp.

Tabeli VII nie wypełniają zamawiający, którzy udzielili zamówienia publicznego obejmującego swym zakresem usługi społeczne i inne usługi szczególne wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE, w następstwie postępowania wszczętego przed dniem wejścia w życie ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1020, 1579 i 1920).

Zamawiający, udzielający zamówień na usługi społeczne, o których mowa w art. 138 g oraz 138o ustawy Pzp, zobowiązani są do podania, w odniesieniu do każdego z prowadzonych postępowań, odpowiednio numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej albo adresu strony internetowej, na której zamieszczono ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Stosownie do dyspozycji art. 138o ust. 4 ustawy Pzp, zamawiający zobowiązany będzie do podania adresu strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej, a jeżeli nie posiada strony podmiotowej Biuletynu, do wskazania adresu innej strony internetowej, na której publikowane zostały stosowne informacje.

Treść nowego rozporządzenia wymaga ponadto od zamawiającego wskazania w wykazie, poprzez wyszczególnienie odpowiednich kodów CPV, przedmiotu zamówienia, a także opisu usługi, przygotowanej zgodnie z terminologią przyjętą w załączniku XIV do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE oraz załącznikiem XVII do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE.

Wykaz postępowań zawiera również informację o wybranej przez zamawiającego procedurze udzielania zamówienia publicznego, o której mowa w art. 138n pkt 1-3 ustawy Pzp. Zamawiający, w odpowiedniej rubryce zobowiązany jest wskazać podstawę prawną przeprowadzenia określonego postępowania, tj. art. 138n pkt 1 ustawy Pzp, art. 138n pkt 2 ustawy Pzp lub art. 138n pkt 3 ustawy Pzp. Przy czym ww. informacja powinna zostać ujęta w sprawozdaniu wyłącznie w przypadku, gdy wartość zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi będzie równa lub przekroczy wyrażoną w złotych równowartość kwoty 750 000 euro – w przypadku zamówień innych niż zamówienia sektorowe lub zamówienia w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa, i 1 000 000 euro – w przypadku zamówień sektorowych.

W sekcji „wartość zawartej umowy bez podatku od towarów i usług” zamawiający podaje całkowitą wartość umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowy nie zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia, a przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać wartość umowy ramowej.

W dalszej kolejności wykaz powinien zawierać liczbę złożonych ofert, w tym również ofert częściowych i wariantowych, bez uwzględniania ofert złożonych po upływie terminu składania ofert. Powyższe oznacza, że w postępowaniu, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych każda część, na którą opiewa oferta wykonawcy powinna być traktowana jak osobna oferta i sumowana. Dotyczy to również sytuacji, w której wykonawca złożył jedną ofertę na kilka lub wszystkie „części”, na które można składać oferty częściowe. Dla przykładu można wskazać postępowanie, w którym można złożyć 6 oddzielnych ofert częściowych (razem wypełniających cały zakres zamówienia) natomiast wykonawca złożył jedną ofertę obejmująca cały zakres zamówienia (wszystkie części). Wówczas, dla potrzeb wypełnienia rubryki dotyczącej liczby złożonych ofert należy przyjąć, że wykonawca złożył 6 ofert.

Ponadto należy wskazać liczbę ofert złożonych przez wykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. – o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1829), liczbę ofert złożonych przez wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz liczbę ofert złożonych przez wykonawców niebędących członkami Unii Europejskiej.

Przepisy ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. – o działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.) klasyfikują przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce w szczególności w ramach kategorii mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (art. 104 – 106 ustawy o działalności gospodarczej). Na gruncie prawa wspólnotowego do małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), którymi posługują się również Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1127), a także Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/1986 z dnia 11 listopada 2015 r. ustanawiające standardowe formularze do publikacji ogłoszeń w dziedzinie zamówień publicznych i uchylające rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 842/2011, należą przedsiębiorstwa mikro, małe i średnie (art. 2 Załącznika nr 1 do zaleceń Komisji z dnia 6 maja 2003 r. dotyczących definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (notyfikowanych jako dokument nr C(2003)1422). W konsekwencji, zamawiający zamieszczając informację o liczbie ofert złożonych w postępowaniu przez małe i średnie przedsiębiorstwa zobowiązany jest do uwzględnienia również ofert złożonych przez mikroprzedsiębiorcę. Obowiązek ten dotyczy zarówno zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, jak i zamówień, których wartość przekracza kwotę, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.

Dodatkowo należy wskazać, iż informacja o liczbie ofert złożonych przez wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz liczbie ofert złożonych przez wykonawców niebędących członkami Unii Europejskiej, powinna uwzględniać oferty częściowe i wariantowe, bez ofert złożonych po upływie terminu. Powyższe oznacza, że w postępowaniu, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych każda część, na którą opiewa oferta wykonawcy powinna być traktowana jak osobna oferta i sumowana. Dotyczy to również sytuacji, w której wykonawca złożył jedną ofertę na kilka lub wszystkie „części”, na które można składać oferty częściowe. Dla przykładu można wskazać postępowanie, w którym można złożyć 6 oddzielnych ofert częściowych (razem wypełniających cały zakres zamówienia) natomiast wykonawca złożył jedną ofertę obejmująca cały zakres zamówienia (wszystkie części). Wówczas, dla potrzeb wypełnienia rubryki dotyczącej liczby złożonych ofert należy przyjąć, że wykonawca złożył 6 ofert.

W sekcjach „zamówienia udzielone jako zamówienia zastrzeżone na usługi zdrowotne, społeczne oraz kulturalne, o których mowa w art. 138p ust. 1 ustawy Pzp” oraz „zamówienia udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia”, zamawiający zobligowany jest do zamieszczenia informacji czy dane postępowanie posiadało określony charakter, odpowiednio zamówienia zastrzeżonego na usługi społeczne lub zostało udzielone wykonawcom działającym w formie konsorcjum, poprzez wybór opcji TAK/NIE.

W ostatniej części wykazu zamawiający zobowiązany jest zamieścić informację o liczbie podwykonawców, którym wykonawca w toku realizacji zamówienia zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia. Przy czym, ww. informacja powinna dotyczyć tylko postępowań, które w roku, za który składane jest sprawozdanie, zostały już zakończone, a uwzględnieniu w ramach sprawozdania powinni podlegać tylko podwykonawcy zaangażowani w wykonanie zamówienia w roku, w którym została zawarta umowa.

III.2.8. Tabela VIII – „Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty społeczne”

Zamawiający w tabeli VIII zobowiązany jest do podania informacji o zamówieniach klasycznych, sektorowych bądź zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty społeczne. Informacja obejmować ma postępowania zakończone, przy czym zamawiający wypełnia tabelę VIII oddzielnie w odniesieniu do zamówień klasycznych, zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, zaznaczając odpowiednie pole. Jednocześnie należy wskazać, że zamówienia ujęte w tej sekcji sprawozdania mogą być ujęte także w innych sekcjach sprawozdania.

Do wymaganych informacji, które należy podać w Tabeli VI zalicza się w szczególności:

- numer ogłoszenia/numery ogłoszeń o udzielenie zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (BZP/Dz.Urz.UE) jeżeli istniał obowiązek publikacji ogłoszenia w zakresie danego zamówienia;

- rodzaj zamówienia;

- przedmiot zamówienia, ze wskazaniem kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień;

- tryb udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej.

Zamawiający wskazuje również w rubryce dotyczącej wartość zawartej umowy poprzez wskazanie całkowitej wartość umów, bez podatku od towarów i usług, zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowy nie zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia. W przypadku zawarcia umowy ramowej należy w tej rubryce podać wartość umowy ramowej.

W kolejnej rubryce należy natomiast wskazać, czy możliwość ubiegania się o zamówienie została zastrzeżona dla zakładów pracy chronionej oraz innych wykonawców, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy Pzp.

Zamawiający wypełnia rubryki: „Aspekty społeczne określone w opisie przedmiotu zamówienia” oraz „Aspekty społeczne określone w kryteriach oceny ofert” poprzez wskazanie (TAK/NIE), czy określił w danym postępowaniu, wymienione w oddzielnych podrubrykach, aspekty społeczne w opisie przedmiotu zamówienia lub kryteriach oceny ofert. Wymienione w tej części aspekty społeczne obejmują zawarte w opisu przedmiotu zamówienia wymagania określone w art. 29 ust. 3a, 4 i 5 ustawy Pzp oraz art. 30a ustawy Pzp, jak również określone w kryteriach oceny ofert uwzględniające aspekty społeczne oznakowania, o których mowa w art. 30a ustawy Pzp. Jeżeli zamawiający określił w kryteriach oceny ofert aspekty społeczne inne niż określone w art. 30a ustawy Pzp wskazuje ten fakt w kolejnej rubryce.

Informacje na temat liczby złożonych ofert należy podać z uwzględnieniem ofert częściowych i ofert wariantowych, biorąc pod uwagę jedynie oferty złożone w ustalonym terminie.

W części dotyczącej podmiotu, któremu udzielono zamówienia zamawiający określa, czy wykonawca jest odpowiednio: spółdzielnią socjalną, zakładem pracy chronionej, zakładem aktywizacji zawodowej, bądź innym podmiotem.

W ostatniej kolumnie Tabeli VIII należy podać informację o tym czy postępowanie, w którym uwzględniono aspekty społeczne zostało unieważnione.

III.2.9. Tabela IX – „Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty środowiskowe lub innowacyjne”

Obowiązek sprawozdawczy w zakresie zamówień, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp, uwzgledniających aspekty środowiskowe lub innowacyjne wynika z konieczności wykonania nałożonego na Państwa członkowskie przez Komisję Europejską obowiązku przedstawiania pełnych danych statystycznych w zakresie realizacji przez zamawiających krajowych tzw. zamówień zielonych i innowacyjnych, co na gruncie polskiego porządku prawnego znajduje odzwierciedlenie w treści Tabeli IX rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Wyjaśnić należy, iż Tabela IX będzie wypełniana przez zamawiających oddzielnie dla poszczególnych rodzajów zamówień: klasycznych, sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Informacja obejmować ma postępowania zakończone, przy czym zamawiający wypełnia tabelę IX oddzielnie w odniesieniu do zamówień klasycznych, zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, zaznaczając odpowiednie pole. Jednocześnie należy wskazać, że zamówienia ujęte w tej sekcji sprawozdania mogą być ujęte także w innych sekcjach sprawozdania.

Zamawiający będzie podawał informacje dotyczące:

- numeru ogłoszenia (lub ogłoszeń) o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (BZP/Dz. Urz. UE),

- rodzaju zamówienia, przedmiotu zamówienia (ze wskazaniem kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień);

- wskazania trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej;

- wartości zawartej umowy bez podatku od towarów i usług w złotych – w tym zakresie należy podać całkowitą wartość umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowy nie zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonania zamówienia;

- odwołania do systemów i środków zarządzania środowiskowego w ramach warunków udziału w postępowaniu, po zaznaczeniu opcji TAK/NIE;

- aspektów środowiskowych określonych w opisie przedmiotu zamówienia – w tym zakresie zamawiający będzie wskazywał, czy nastąpiło odwołanie do aspektów środowiskowych związanych z realizacją zamówienia, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy Pzp oraz czy nastąpiło odwołanie do oznakowania, o którym mowa w art. 30a ustawy, związanego z aspektami środowiskowymi;

- aspektów środowiskowych określonych w kryteriach oceny ofert – w tym zakresie zamawiający będzie podawał informacje dotyczące:

- odwołania do oznakowania, o którym mowa w art. 30a ustawy, związanego z aspektami środowiskowymi, wybierając opcję TAK/NIE,

- zastosowania kryterium kosztu z wykorzystaniem rachunku kosztów cyklu życia, o którym mowa w art. 91 ust. 3b ustawy, po zaznaczeniu opcji TAK/NIE;

- odwołania do innych aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia, wybierając opcje TAK/NIE;

- wskazania wymagań dotyczących aspektów związanych z innowacyjnością zawartych w opisie przedmiotu zamówienia, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy Pzp, wybierając opcję TAK/NIE;

- uwzględnienia aspektów związanych z innowacyjnością w ramach kryteriów oceny ofert, po zaznaczeniu opcji TAK/NIE;

- wskazania, czy postępowanie, w którym uwzględniono aspekty środowiskowe lub innowacyjne zostało unieważnione, po zaznaczeniu opcji TAK/NIE.

III.2.10. Tabela X – „Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp”

W tabeli X zamawiający podają dane dotyczące zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania procedur przewidzianych przepisami ustawy Pzp. W przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia bądź zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa udzielone na dostawy i usługi, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp – zamawiający podają jedynie łączną wartość udzielonych zamówień, a w przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia – podają także liczbę udzielonych zamówień. Podając łączną wartość zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp w związku z treścią art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia każdą umowę zawartą w formie pisemnej i ustnej, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, za realizację której wykonawca otrzyma wynagrodzenie większe niż 0 zł, lecz nie przekraczające równowartości kwoty z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.

Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp obejmuje także, w zakresie tabeli X, informację o udzielonych zamówieniach w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa na dostawy i usługi, których wartość była mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

Informacje przekazywane przez zamawiających w rocznych sprawozdaniach dotyczące zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur ustawy Pzp umożliwi ustalenie pełnej skali udzielanych i realizowanych zamówień oraz ocenę prawidłowości funkcjonowania całego systemu zamówień oraz skali stosowania przez zamawiających ustawowych wyłączeń.

Niezbędne informacje do sporządzenia sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach publicznych w zakresie zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp, zamawiający ustalają w szczególności na podstawie odpowiednich wykazów i rejestrów wydatków finansowanych ze środków publicznych, które są obowiązani dokumentować na podstawie odrębnych przepisów.

IV. Przekazywanie sprawozdań przez zamawiających w szczególnych przypadkach przewidzianych ustawą

Zamawiający i jego jednostki organizacyjne udzielające zamówień publicznych na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp

Zamawiający o złożonej strukturze wewnętrznej (na którą składają się wyodrębnione organizacyjnie jednostki, dysponujące samodzielnością finansową i udzielające samodzielnie zamówień na swoje potrzeby, ale nie będące zamawiającymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp np. wydziały uczelni wyższej), składają roczne sprawozdanie, które obejmuje również informacje o zamówieniach udzielonych przez ich jednostki organizacyjne. Tym samym, fakt samodzielnego szacowania wartości i udzielania zamówień na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp przez wyodrębnione jednostki organizacyjne zamawiającego, nie może być uznany za uzasadnienie dla składania przez te jednostki odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach. Z odmienną sytuacją będziemy mieli do czynienia w przypadku ustalania obowiązku sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego albo Skarbu Państwa posiadające status samodzielnych zamawiających w świetle przepisu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności szkoły, miejskie ośrodki pomocy społecznej czy inne jednostki budżetowe. Każda z tych jednostek jest zobowiązana bowiem, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień. Tego rodzaju zamawiający nie uwzględniają w sporządzanym rocznym sprawozdaniu zamówień, których udzielają nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnicy innych zamawiających, stosownie do treści art. 15 ust. 2 ustawy Pzp.

Powierzenie przygotowania i przeprowadzenia oraz udzielenia zamówienia

W przypadku, gdy zamawiający, na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy Pzp powierza pomocnicze działania zakupowe własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej (por. art. 15 ust. 3 ustawy Pzp), nie traci on na skutek tej czynności statusu zamawiającego, który udziela zamówienia. W ww. okolicznościach, zamawiający, a nie pełnomocnik, sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w imieniu tego zamawiającego przez podmiot trzeci, bądź jego własną jednostkę organizacyjną.

Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w sytuacji, gdy przeprowadzenie postępowania na zamówienie udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z nich, a w następstwie tego postępowania, każdy z zamawiających zawiera odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia. Obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa indywidualnie na każdym z zamawiających, w których imieniu postępowanie zostało przeprowadzone.

Z drugiej strony, pełnomocnik, który posiada status samodzielnego zamawiającego, nie uwzględnia w przygotowywanym przez siebie sprawozdaniu informacji o zamówieniach, których udzielił w imieniu i na rzecz innego zamawiającego, na podstawie udzielonego przez innego zamawiającego pełnomocnictwa.

Wspólne udzielanie zamówień przez kilku zamawiających

Jeżeli zamawiający decydują się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia, wyznaczają spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz (por. art. 16 ust. 1 ustawy Pzp). Zamawiający, który z upoważnienia podmiotów wspólnie udzielających zamówienia przeprowadza postępowanie i udziela zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz działa w tym zakresie jedynie jako pełnomocnik (por. art. 16 ust. 5 ustawy Pzp). W przedstawionych okolicznościach obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających udzielających wspólnego zamówienia. Jeżeli jednak określony zamawiający jest upoważniony nie do zawarcia umowy, ale tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz innych zamawiających w sytuacji, gdy przedmiotem postępowania są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane w częściach), a na skutek przeprowadzonego postępowania umowy częściowe zawierane są indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, na rzecz których działał zamawiający, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

Udzielanie zamówień przez zamawiających z grup kapitałowych

Zasadniczo w przypadku grup kapitałowych skupiających samodzielnych w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy zamawiających, każdy z nich sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. W sytuacji więc, gdy spółki córki udzielają zamówień jako samodzielni zamawiający, fakt pozostawania przez nich w grupie kapitałowej i podlegania spółce matce pozostaje bez znaczenia przy składaniu sprawozdań rocznych, gdyż każdy z tych podmiotów jest zobowiązany jako zamawiający do składania własnego sprawozdania. W konsekwencji, nie jest zgodna z prawem praktyka składania sprawozdania o udzielonych zamówieniach w ramach grupy kapitałowej wyłącznie przez jednego zamawiającego – spółkę matkę, w którym uwzględnione byłyby również zamówienia udzielone przez posiadające status zamawiających spółki - córki. W takiej bowiem sytuacji zarówno zamawiający spółka – matka, jak i samodzielnie udzielające zamówień i posiadające status zamawiających w rozumieniu ustawy Pzp spółki-córki (nawet, gdy są one finansowo zależne od spółki-matki) mają obowiązek informowania o udzielanych zamówieniach w odrębnych sprawozdaniach, których obowiązek przekazania Prezesowi Urzędu ustanawia przepis art. 98 ust. 1 ustawy Pzp.

W odniesieniu do grup kapitałowych, w strukturze których funkcjonuje zamawiający- spółka matka i posiadające również status zamawiających – spółki córki, zastosowanie znajdą również zasady określone w art. 16 ust. 1 ustawy Pzp w przypadku, gdy podmioty te wspólnie prowadzą postępowanie i udzielają zamówienia w oparciu o dyspozycję tego przepisu. Jeżeli zamawiającym wyznaczonym do przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy w imieniu i na rzecz innych zamawiających z grupy jest spółka matka, tylko ten podmiot składa w sprawozdaniu rocznym informację o udzielonym zamówieniu.

Jeżeli jednak spółka-matka jest upoważniona wyłącznie do wspólnego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz spółek-córek, a przedmiotem zamówienia są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane z dopuszczeniem ofert częściowych) oraz w następstwie przeprowadzonego postępowania, umowy (na podstawie wybrania ofert częściowych) są zawierane indywidualnie przez poszczególnych zamawiających (zarówno spółkę-matkę, jaki i spółki-córki, na rzecz których postępowanie przeprowadziła spółka-matka), obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w ten sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

V. Forma przekazywania sprawozdania rocznego

Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego.

W celu spełnienia obowiązku przekazania sprawozdania należy:

wypełnić elektroniczny formularz na stronie portalu UZP (w celu przekazania sprawozdania trzeba mieć takie same uprawnienia, jak do przesyłania ogłoszeń do BZP, wszystkie dotychczas przyznane zamawiającym loginy/hasła do BZP zachowują swoją ważność);
wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) przez stronę portalu UZP.

Przepisy rozporządzenia nie przewidują obowiązku wysyłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą, czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną. System elektroniczny pozwala ponadto na ujednolicenie danych oraz wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Przyczynia się on również do zwiększenia możliwości weryfikacji danych oraz poprawy jakości przeprowadzanych na podstawie sprawozdań analiz.

Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w formularzu sprawozdania numeru referencyjnego i daty, wygenerowanych przez system UZP.