Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Radomiu

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1

1. Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Radomiu, zwana dalej także „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych” lub „Procedurą”, określa:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Radomiu, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę;
• bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Radomiu, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia;
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Każdy pracownik podlega zaznajomieniu z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rozdział II
Zakres przedmiotowy
§ 2

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być informacje o naruszeniu prawa Unii Europejskiej polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

2. Sygnalistą, zwanym dalej także „zgłaszającym”, jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

• pracownik świadczący pracę na rzecz WITD w Radomiu na podstawie umowy o pracę;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na rzecz WITD w Radomiu na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• wolontariusz;
• stażysta;
• praktykant;
• przedsiębiorca;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
• żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).

3. Procedura nie ma zastosowania do informacji objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych;
• tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych;
• tajemnicą narady sędziowskiej;
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

4. Niniejszej Procedury nie stosuje się do naruszeń prawa w zakresie zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów tej ustawy.
5. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie znajdują obowiązujące przepisy prawa, w szczególności odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z dnia 24 czerwca 2024 r., poz. 928).

Rozdział III
Definicje
§ 3

Użyte w niniejszej Procedurze pojęcia oznaczają:

• organ publiczny – Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Radomiu, zwany także „WITD w Radomiu” oraz „Inspektorat”;
• pracodawca – Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego;
• działanie następcze – działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
• działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
• informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
• informacja zwrotna – przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
• kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
• osoba której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczną, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
• osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
• osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
• podmiot publiczny – podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1524, z późn. zm.);
• postępowanie prawne – postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
• ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
• upoważniona osoba – pracownik lub pracownicy posiadający pisemne upoważnienie pracodawcy do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu wewnętrznym;
• ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z dnia 24 czerwca 2024 r. poz. 928);
• dyrektywa – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1937/2019 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305, s. 17);
• RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 679/2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 96/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (DZ. Urz. UE L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.).;
• zgłoszeniu – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z dnia 24 czerwca 2024 r. poz. 928);
• zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa podmiotowi prawnemu;
• zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

 

Rozdział IV
Osoby odpowiedzialne za dokonywanie czynności w związku ze zgłoszeniem
§ 4

1. Czynności związane z: przyjmowaniem i rejestrowaniem zgłoszeń, potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia, podejmowaniem działań następczych, przekazywaniem sygnaliście informacji zwrotnej oraz przetwarzaniem danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu wewnętrznym, mogą wykonywać wyłącznie upoważnione osoby.
2. Za przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa oraz przekazywanie informacji zwrotnej sygnaliście odpowiedzialny jest Zastępca Naczelnika Wydziału Inspekcji, jako odbiorcy zgłoszenia, z zastrzeżeniem ust. 4.
3. Za podejmowanie działań następczych odpowiedzialny jest Zespół ds. zgłoszeń wewnętrznych, zwany dalej „Zespołem”, składający się z trzech członków, w tym odbiorcy zgłoszenia, zapewniających bezstronność podejmowanych w związku ze zgłoszeniem działań następczych.
4. W przypadku nieobecności Zastępcy Naczelnika Wydziału Inspekcji lub istnienia innej uzasadnionej przyczyny uniemożliwiającej wykonywanie przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Inspekcji czynności odbiorcy zgłoszenia, obowiązki odbiorcy zgłoszenia przejmuje II Zastępca Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego.
5. Odbiorca zgłoszenia oraz członkowie Zespołu działają na podstawie pisemnego upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego odpowiednio do: przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu wewnętrznym, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

Rozdział V
Sposoby przekazywania zgłoszeń
§ 5

1. Sygnalista dokonuje zgłoszenia wewnętrznego na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
2. Zgłoszenie wewnętrzne o naruszeniu prawa może być dokonane:

• pisemnie – za pośrednictwem operatora pocztowego, na adres: Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Radomiu, ul. Limanowskiego 29a, 26-600 Radom, z dopiskiem wielkimi literami: ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE;
• ustnie:

a) osobiście podczas spotkania z odbiorcą zgłoszenia, które odbędzie się w dogodnym terminie ustalonym przez obie strony, nie później jednak niż w terminie 14 dni od otrzymania przez organ publiczny wniosku sygnalisty o dokonanie zgłoszenia,
b) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej WITD w Radomiu pod nr telefonu – odbiorcy zgłoszenia.

3. W przypadku zgłoszenia dokonanego pisemnie za pośrednictwem operatora pocztowego, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, przyjmujący zgłoszenie weryfikuje poprawność i kompletność danych zawartych w zgłoszeniu i w przypadku stwierdzenia istotnych braków niezwłocznie wzywa sygnalistę do uzupełnienia zgłoszenia.
4. W przypadku zgłoszenia ustnego dokonanego osobiście, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 lit. a), odbiorca zgłoszenia przyjmuje od sygnalisty pisemne zgłoszenie sporządzone na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury i podpisane przez zgłaszającego, weryfikując jednocześnie kompletność i poprawność zawartych w nim danych osobowych oraz danych do kontaktu. Zgłoszenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz otrzymuje sygnalista jako potwierdzenie dokonanego zgłoszenia.
5. W przypadku zgłoszenia ustnego dokonanego za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b), odbiorca zgłoszenia sporządza pisemne protokół z rozmowy, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b), sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu z rozmowy przez jego podpisanie, o czym powinien zostać poinformowany przez przyjmującego zgłoszenie.
7. Zgłoszenia, o których mowa w ust. 2, są wyłączone z obiegu kancelaryjnego oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją w Inspektoracie.
8. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia za pośrednictwem operatora pocztowego, tj. w sposób, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, korespondencję może otworzyć wyłącznie upoważniona osoba uprawniona do przyjęcia zgłoszenia.
9. Zgłaszający, do prawidłowego rozpoznania zgłoszenia, obowiązany jest przekazać:

• swoje dane osobowe: imię i nazwisko;
• dane do kontaktu: adres do korespondencji oraz adres poczty elektronicznej (jeśli posiada);
• dowody: dokumenty i informacje potwierdzające lub co najmniej uprawdopodabniające prawdziwość treści zgłoszenia.

10. Zgłoszenia anonimowe lub zawierające nieprawdziwe dane osobowe sygnalisty nie podlegają rozpatrzeniu.

Rozdział VI
Zgłoszenia zewnętrzne
§ 6

1. Sygnalista w pierwszej kolejności powinien dokonać zgłoszenia wewnętrznego w sposób zgodny z niniejszą Procedurą.
2. Sygnalista, z pominięciem niniejszej Procedury, bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do innych organów publicznych przyjmujących zewnętrzne zgłoszenia w dziedzinie naruszeń należących do zakresu ich działania, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, w którym sygnalista nie może określić organu publicznego właściwego do przyjęcia zgłoszenia, może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. (22) 55 17 700, fax (22) 827 64 53.
4. Zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniu prawa, które stanowi przestępstwo, dokonuje się Policji.
 

Rozdział VII
Rejestr zgłoszeń i ochrona poufności informacji
§ 7

1. Odbiorca zgłoszenia prowadzi Rejestr przyjętych w bieżącym roku zgłoszeń o naruszeniach prawa, zwany dalej także „Rejestrem”, wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do niniejszej Procedury.
2. Rejestr zawiera w szczególności:

• numer zgłoszenia, składający się z następującej sekwencji znaków: numer kolejny w danym roku/ZW/rok, np. 1/ZW/2024;
• datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
• dane osobowe sygnalisty oraz dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• przedmiot naruszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

3. Rejestr wraz z aktami postępowań podjętych w związku ze złożonymi zgłoszeniami wewnętrznymi przechowuje Zastępca Naczelnika Wydziału Inspekcji zgodnie z przepisami RODO oraz zasadami ochrony danych osobowych obowiązującymi w WITD w Radomiu, w sposób uniemożliwiający do nich dostęp osób nie uprawnionych, w szczególności w sposób uniemożliwiający uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniający ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
4. Dane osobowe i pozostałe informacje w Rejestrze oraz akta sprawy przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział VIII
Działania następcze
§ 8

1. Odbiorca zgłoszenia, w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego, informuje sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku zgłoszenia dokonanego osobiście podczas spotkania z odbiorcą zgłoszenia, tj. w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 2 lit. a). W takim przypadku potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia jest formularz, o którym mowa w § 5 ust. 1, opatrzony podpisem przyjmującego zgłoszenie, lub jego uwierzytelniona kopia.
3. Niezwłocznie po otrzymaniu od przyjmującego zgłoszenie informacji o wpłynięciu zgłoszenia Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego powołuje Zespół składający się z trzech osób, w skład którego wchodzą:

• Zastępca Naczelnika Wydziału Inspekcji WITD w Radomiu – jako przewodniczący;
• dwaj pracownicy WITD w Radomiu wskazani przez przewodniczącego, którzy wg jego wiedzy pozyskanej w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w jego ocenie:

a) zapewniają bezstronność oraz najlepsze przygotowanie do rozpoznania zgłoszenia,
b) nie są osobami, o których mowa w ust. 4.

4. Członkiem Zespołu nie może być:

• osoba, której dotyczy zgłoszenie;
• sygnalista (zgłaszający);
• osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia;
• osoba powiązana z sygnalistą;
• osoba będąca małżonkiem, krewnym lub powinowatym (do drugiego stopnia włącznie) osób, o których mowa w pkt 1-4, albo pozostająca z nimi w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić wątpliwości co do jej bezstronności.

5. Przewodniczący oraz każdy członek Zespołu składa oświadczenie o niepozostawaniu z sygnalistą w relacjach, o których mowa ust. 4 pkt 5, oraz o zachowaniu poufności, na druku, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.
6. Pracodawca udostępnia Zespołowi środki (w tym pomieszczenia, materiały i urządzenia biurowe) konieczne do wykonywania jego zadań.
7. Pracodawca udziela przewodniczącemu i członkom Zespołu oraz podległym pracownikom wezwanym przez Zespół w związku z podejmowanymi działaniami następczymi zwolnienia z zajęć służbowych na czas niezbędny do przeprowadzenia z ich udziałem niezbędnych czynności związanych ze zgłoszeniem.
8. Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego, I oraz II Zastępca Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego oraz każdy pracownik Inspektoratu mają obowiązek niezwłocznego udzielenia wszelkiej dostępnej prawnie pomocy w celu ustalenia okoliczności rozpatrywanego zgłoszenia oraz współpracy z Zespołem, w szczególności do:

• stawiennictwa na wezwanie Zespołu;
• udostępnienia stosownej dokumentacji merytorycznej;
• składania ustnych i pisemnych wyjaśnień.

9. Zespół, z zachowaniem należytej staranności, niezwłocznie podejmuje działania następcze, takie jak:

• weryfikacja zasadności zgłoszenia;
• postępowanie wyjaśniające;
• zamknięcie procedury, w szczególności przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej o podjętych działaniach następczych.

10. W ramach prowadzonych działań następczych Zespół może korzystać z pomocy niezależnych konsultantów, których wiedza odpowiada zakresowi zgłoszonego naruszenia prawa.
11. Zespół, z przeprowadzonych działań następczych sporządza protokół, którego wzór określa Załącznik nr 5 do niniejszej Procedury.
12. Zespół, po rozpoznaniu zgłoszenia, przedkłada Mazowieckiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Transportu Drogowego, treść zgłoszenia (z wyłączeniem danych osobowych osób, o których mowa w § 9 ust. 1) wraz z dokonanymi ustaleniami oraz ewentualnymi zaleceniami, które należy podjąć w związku ze zgłoszonym naruszeniem prawa.
13. Przewodniczący Zespołu lub wskazany przez niego członek Zespołu przekazuje sygnaliście informację zwrotną o podjętych działań następczych nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia otrzymania zgłoszenia.

Rozdział IX
Ochrona zgłaszającego
§ 9

1. Przyjmujący zgłoszenie, przewodniczący i członkowie Zespołu oraz ewentualne inne osoby wykonujące czynności związane ze zgłoszeniem (np. konsultanci) obowiązani są do zachowania poufności wszelkich informacji pozyskanych w toku czynności wykonywanych w związku ze zgłoszeniem, w tym w szczególności tożsamości osoby:

• dokonującej zgłoszenia wewnętrznego (sygnalisty);
• pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
• której dotyczy zgłoszenie.

2. Przed podjęciem działań następczych odbiorca zgłoszenia oddzieli dane osobowe sygnalisty od treści zgłoszenia – w celu zapewnienia ochrony danych osobowych sygnalisty.
3. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba, że sygnalista wyrazi na to zgodę, z zastrzeżeniem sytuacji, w której ujawnienie danych osobowych sygnalisty wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
4. Po otrzymaniu zgłoszenia odbiorca zgłoszenia, w celu weryfikacji prawdziwości zgłoszenia, podjęcia działań następczych i udzielenia informacji zwrotnej, może zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, bez jej zgody.
5. W przypadku, kiedy zgłoszone naruszenie prawa posiada znamiona przestępstwa, informacje o tożsamości sygnalisty oraz osoby, której to zgłoszenie dotyczy, podlegają przekazaniu właściwym organom ścigania.
6. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, zabrania się podejmowania, w jakiejkolwiek formie, bezpośrednich lub pośrednich działań odwetowych, gróźb działań odwetowych i prób działań odwetowych wobec sygnalisty, w związku z dokonanym zgłoszeniem, polegających w szczególności na:

• odmowie nawiązania stosunku pracy;
• wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
• niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
• obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
• wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
• pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
• przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
• zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
• przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
• niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
• negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
• nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
• przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
• mobbingu;
• dyskryminacji;
• niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
• wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
• nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
• działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
• spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
• wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

7. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 6.
8. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 6 i 7, nie jest działaniem odwetowym.
9. Przepisy ust. 6 pkt 1-3, 5, 6, 9, 11 i 12 nie dotyczą pracowników, którzy zgłaszają naruszenie prawa w złej wierze, w szczególności:

• dokonują lub pomagają w dokonaniu zgłoszenia nie będącego naruszeniem prawa;
• dopuszczają się bezpodstawnego pomówienia wobec innych pracowników Inspektoratu;
• dokonują lub pomagają w dokonaniu zgłoszenia naruszenia prawa będąc jednocześnie jego inicjatorem lub sprawcą;
• świadomie dokonują zgłoszenia, pomagają w dokonaniu zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

 

Rozdział X
Postanowienia końcowe
§ 10

1. Procedura obowiązuje na czas nieokreślony.
2. Pracodawca zapoznaje pracowników z niniejszą Procedurą na co najmniej 7 dni przed jej wprowadzeniem, poprzez wysłanie jej na imienne skrzynki służbowej poczty elektronicznej. Pracownicy sekretariatów odpowiedzialni za przyjmowanie i wysyłanie poczty służbowej otrzymują niniejszą Procedurę na skrzynkę służbowej poczty elektronicznej sekretariatu danej jednostki organizacyjnej. Za zapoznanie z niniejszą Procedurą pozostałych pracowników odpowiedzialni są ich bezpośredni przełożeni.
3. Nowo przyjmowanych pracowników pracodawca zapoznaje z niniejszą Procedurą bezpośrednio po nawiązaniu stosunku pracy.
4. Osobom ubiegającym się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienie funkcji lub pełnienie służby, Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego przekazuje informację o Procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
5. Oświadczenie o zapoznaniu się pracownika z niniejszą Procedurą stanowi Załącznik nr 6.
6. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią niniejszej Procedury, opatrzone podpisem pracownika i datą jego złożenia, dołącza się do jego akt osobowych.