Wojewódzka Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Łodzi

Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Łodzi informuje o wprowadzeniu „Procedury zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych”.

Zgłoszenia można dokonać za pomocą następujących kanałów:

1. za pomocą poczty elektronicznej, poprzez przesłanie wypełnionej Karty zgłoszenia stanowiącą załącznik Nr 1 do Procedury, na adres: sygnalista.wsse.lodz@sanepid.gov.pl;
2. osobiście, podczas bezpośredniego, poufnego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku od sygnalisty, stanowiącego załącznik Nr 2 do Procedury;
3. pocztą na adres Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Łodzi ul. Wodna 40, 90 - 046 Łódź, poprzez przesłanie wypełnionej Karty zgłoszenia stanowiącą załącznik Nr 1 do Procedury z dopiskiem na kopercie: „zgłoszenie zewnętrzne-poufne”. WSSE w Łodzi zaleca przesłanie Karty zgłoszenia z załącznika Nr 1 wewnątrz dwóch kopert, celem uniknięcia ujawnienia danych przy przypadkowym uszkodzeniu koperty w trakcie przesyłki.

Wskazane powyżej środki komunikacji są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach pozostałej działalności WSSE w Łodzi oraz zachowują poufność i integralność danych.

Dostęp do zgłoszeń zewnętrznych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Dyrektora WSSE w Łodzi.

Ochrona osoby dokonującej zgłoszenia:

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia. Dzięki ochronie, sygnalista nie może być poddawany żadnym działaniom odwetowym ze strony pracodawcy. Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wydaje zaświadczenie potwierdzające ochronę przysługującą sygnaliście określoną w przepisach rozdziału 2 Ustawy.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, w tym z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z wyłączeniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.

Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia ma prawo skorzystać z poufnej porady kontaktując się poprzez kanały wskazane powyżej.

Postępowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. Po wpłynięciu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń, podejmuje następujące czynności:
   1. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania ŁPWIS;
   2. w przypadku spełnienia warunku, o którym mowa w pkt 1, potwierdza jego przyjęcie niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia, chyba że zgłaszający wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie, nie pozostawił adresu do kontaktu, na który należy przekazać tę informację lub ŁPWIS ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
   3. w przypadku wpłynięcia zgłoszenia, którego przedmiotem jest naruszenie stanowiące przedmiot innego badanego zgłoszenia dokonanego przez tego samego lub innego sygnalistę, które nie zawiera nowych informacji w sprawie, ŁPWIS nie przeprowadza czynności następczych. W związku z powyższym, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych wraz z uzasadnieniem, a w przypadku kolejnego zgłoszenia pozostawia je bez rozpoznania nie informując o tym sygnalisty;
   4. w przypadku, gdy wstępna analiza wykaże, że nie stosuje się procedury zgłoszeń zewnętrznych, informuje o tym sygnalistę na adres do kontaktu lub pozostawia sprawę bez rozpoznania, jeżeli adres do kontaktu nie został wskazany, sporządzając odpowiednią notatkę służbową;
   5. jeżeli zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy naruszeń prawa należących do zakresu działania ŁPWIS, przekazuje je do organu właściwego do podjęcia działań następczych niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia naruszenia prawa, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w ciągu 30 dni, o czym osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń informuje zgłaszającego;
2. W przypadku przyjęcia zgłoszenia powołuje się Zespół ds. naruszeń prawa, który weryfikuje prawdziwość informacji zawartych w zgłoszeniu oraz podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
3. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół ds. naruszeń prawa w sposób zapewniający niezależność, obiektywizm i poufność.
4. Z ustaleń dokonanych podczas postępowania wyjaśniającego, dokonanego z zachowaniem należytej staranności, przewodniczący Zespołu ds. naruszeń prawa sporządza raport podsumowujący i przedkłada go Dyrektorowi WSSE w Łodzi.

Przekazanie informacji zwrotnej

Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną o poczynionych ustaleniach i podjętych ewentualnych środkach naprawczych, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń naruszeń prawa może, w uzasadnionych przypadkach, przekazać informację zwrotną sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia otrzymania zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty, przed upływem terminu, o którym mowa powyżej.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych sygnalisty znajdują się w załączniku Nr 8 – Klauzula informacyjna dla osoby dokonującej zgłoszenia.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz świadków naruszenia prawa znajdują się w załączniku Nr 9 – Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz świadków naruszenia prawa.

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego nie stosuje się przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r., str. 1, z późn. zm.) zwanej dalej „rozporządzeniem 2016/679”, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia 2016/679 w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.

Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych

W pierwszej kolejności zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać również do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Szczegółowe informacje na temat możliwości skontaktowania się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich dostępne są na stronie BIP RPO.

Adres korespondencyjny do RPO: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Aleja Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
Informacyjna linia obywatelska: Tel.: 800 676 676
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).