W związku z planowanym przez Ministerstwo Zdrowia zamówieniem na organizację i obsługę dwóch wizyt studyjnych tj.: wizyty studyjnej do Norwegii oraz wizyty studyjnej do Polski uwzględniającej organizację i obsługę konferencji w formule hybrydowej w projekcie „Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu poprzez stosowanie rozwiązań telemedycyny i e-zdrowia” realizowanym w Programie „Zdrowie” współfinansowanym ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021, w podziale na części, zapraszamy do oszacowania jego wartości poprzez złożenie propozycji wyceny wartości niniejszego zamówienia (cena netto i brutto w zł).

W załączeniu przekazujemy opis przedmiotu zamówienia, którego zakres został podzielony na dwa zadania:

Zadanie nr 1 - Organizacja wizyty studyjnej 20 polskich ekspertów w Norwegii.

Wizyta studyjna w Norwegii

• Wydarzenie czterodniowe – zorganizowane w terminie 16-19 października 2023 r.
• rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla 20 uczestników wyjazdu studyjnego z Warszawy – lotnisko Chopina (WAW) do Tromsø (TOS), z Tromsø (TOS) do Oslo (OSL), z Oslo (OSL) do Warszawy – lotnisko Chopina (WAW)
• rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla uczestników wyjazdu studyjnego do Norwegii w Tromsø (2 noclegi) oraz w Oslo (1 nocleg)
• zapewnienie zorganizowanego transportu wewnątrz kraju docelowego - zorganizowanie na terenie Norwegii przejazdu środkiem transportu przeznaczonym dla maksimum 26 pasażerów wraz z zapewnieniem wykwalifikowanego kierowcy
• zapewnienie usługi gastronomicznej i restauracyjnej w trakcie wszystkich dni wizyty studyjnej - całodniowe wyżywienie wraz z napojami, z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich
• zakup ubezpieczenia dla wszystkich uczestników wyjazdu na czas trwania całego wyjazdu studyjnego
• zapewnienie w trakcie całej wizyty tłumaczenia ustnego konsekutywnego: tłumaczenie z języka polskiego na język angielski, a także tłumaczenie odwrotne z języka angielskiego na język polski
• zapewnienie personelu do obsługi wizyty

Zadanie nr 2 – Organizacja wizyty studyjnej dla 14 norweskich ekspertów w Polsce oraz konferencji w formule hybrydowej (stacjonarnie i on-line)

Wizyta studyjna w Polsce

• wydarzenie pięciodniowe – zorganizowane w terminie 20-24 listopada 2023 r.
• rezerwacja i zakup biletów lotniczych dla 14 uczestników wyjazdu studyjnego z Tromsø (TOS) (ewentualnie innego kraju wskazanego przez Partnera projektu) do Warszawy – lotnisko Chopina (WAW) oraz z Wrocławia– lotnisko Kopernika (WRO) do Tromsø (TOS) (ewentualnie innego kraju wskazanego przez Partnera projektu)
• rezerwacja i zakup miejsc noclegowych dla uczestników wyjazdu studyjnego do Polski w Warszawie (2 noclegi) oraz we Wrocławiu (2 noclegi)
• zapewnienie zorganizowanego transportu wewnątrz kraju docelowego - zorganizowanie na terenie Polski przejazdu środkiem transportu przeznaczonym dla maksimum 26 pasażerów wraz z zapewnieniem wykwalifikowanego kierowcy, w tym przejazdu na trasie Warszawa-Wrocław
• zapewnienia usługi gastronomicznej i restauracyjnej w trakcie pięciu dni wizyty studyjnej - całodniowe wyżywienie wraz z napojami, z uwzględnieniem potraw mięsnych oraz wegetariańskich
• zakup ubezpieczenia dla wszystkich uczestników wyjazdu na czas trwania całego wyjazdu studyjnego
• zapewnienie tłumaczenia ustnego konsekutywnego; tłumaczenie z języka polskiego na język angielski, a także tłumaczenie odwrotne z języka angielskiego na język polski.
• zapewnienie personelu do obsługi wizyty

Konferencja w formule hybrydowej:

• wydarzenie jednodniowe – zorganizowane w dniu 21 listopada 2023 r.
• przeprowadzenie rekrutacji uczestników Konferencji
• zapewnienie platformy online na potrzeby Konferencji oraz przygotowanie infografik
• przygotowanie i prowadzenie streamingu na żywo z Konferencji
• zapewnienie miejsca Konferencji
• zapewnienie i aranżacja sali konferencyjnej oraz stanowiska informacyjno-rejestracyjnego
• zapewnienie kwestii dostępnościowych w miejscu Konferencji, tj. tłumaczy migowych (tłumaczenia polskiego języka migowego), pętli indukcyjnej – opcja
• zapewnienie identyfikatorów
• zapewnienie tłumaczenia symultanicznego (angielski/polski, polski/angielski)
• zapewnienie moderatora Konferencji
• zapewnienie obsługi fotograficznej
• zapewnienie wyżywienia
• zapewnienie miejsc noclegowych
• zwrot kosztów podróży i udziału w Konferencji
• zapewnienie dwóch ekspertów zewnętrznych (prelegentów) podczas Konferencji
• organizacja spotkania pokonferencyjnego wraz z kolacją
• zapewnienie personelu do obsługi Konferencji i spotkania pokonferencyjnego

W celu przedstawienia szacowanej wartości zamówienia prosimy o wypełnienie załączonego wzoru Formularza cenowego.

Szacowaną wartość zamówienia prosimy przesyłać w terminie do dnia 7 sierpnia 2023 do godziny 9:00, drogą elektroniczną na adres e-mail: a.szczepanska@mz.gov.pl oraz m.dabrowska@mz.gov.pl w temacie wiadomości wpisując: „Szacowanie wartości zamówienia – Wizyty studyjne w Norwegii i w Polsce oraz konferencja”.

W przypadku pytań, prosimy o kontakt mailowy na wskazany wyżej adres.

Niniejsza informacja nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Informacja ta ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku oraz uzyskanie wiedzy nt. kosztów zrealizowania opisanego przedsięwzięcia; nie stanowi również zobowiązania Ministerstwa Zdrowia do przyjęcia którejkolwiek z potencjalnych ofert.