Jak aplikować? - Krótki podręcznik
Procedura aplikowania została szczegółowo opisana w dokumentach Komisji Europejskiej, natomiast tu przedstawiamy w pigułce oraz w układzie chronologicznym kluczowe informacje o jej przebiegu.
- Wszystkie nabory organizowane na poziomie UE publikowane są na portalu Komisji Europejskiej Funding and tender opportunities: przejdź do linku
- Należy wybrać odpowiedni konkurs poprzez zapoznanie się z otwartymi naborami w ramach Programu Digital Europe. Zakres i warunki każdego naboru opisane są w dokumencie Call for proposals (Zaproszenie do składania wniosków). Dokument ten może zawierać informacje nt. kilku ogłoszonych naborów w ramach danego priorytetu.
- Dla każdego naboru określana jest dokładna data i godzina jego zakończenia. Wnioski przesłane po terminie nie są rozpatrywane.
- Wniosek o dofinansowanie składany jest wyłącznie elektronicznie na stronie wybranego naboru.
Aby złożyć wniosek o dofinansowanie należy najpierw:
- Założyć EU login account kliknij, aby przejść do strony
- Zarejestrować swoją organizację w unijnym rejestrze uczestnictwa (Participant Register), dostępnym tutaj (niezależnie czy ma ona status podmiotu publicznego czy prywatnego) i otrzymać tzw. numer PIC (Participant Identification Code); rejestracja odbywa się elektronicznie
- Wniosek o dofinansowanie tworzony jest na formularzach dostępnych w ramach wybranego naboru w systemie elektronicznego składania wniosków. Każdy wniosek składa się z części A (informacja dot. wnioskodawców) oraz części B (opis projektu) wraz ze wskazanymi załącznikami. Część B ma określoną maksymalną ilość stron.
- W sytuacji więcej niż jednego wnioskodawcy dla danego projektu wyznacza się koordynatora projektu. Wniosek składa koordynator projektu i deklaruje, że jest uprawniony do działania w imieniu wszystkich wnioskodawców.
Aby projekt kwalifikował się do wsparcia powinien:
- wpisywać się w zakres, cele i terminy naboru (co do zasady data rozpoczęcia realizacji projektu ma miejsce po zawarciu umowy grantowej, w wyjątkowych przypadkach projekt może rozpocząć się wcześniej, lecz nigdy wcześniej niż termin złożenia wniosku o dofinansowanie)
- być realizowany przez podmioty uprawnione do aplikowania oraz w krajach uprawnionych do otrzymania wsparcia
- być zgodny z prawem krajowym i unijnym
- być zgodny z politykami UE (np. w obszarze środowiska)
- być zgodny z najwyższymi standardami etycznymi (może podlegać przeglądowi pod kątem etycznego postępowania, a udzielenie grantu może zostać uwarunkowane przestrzeganiem wymogów etycznego postępowania)
- projekty zawierające informacje niejawne przechodzą kontrolę bezpieczeństwa informacji oraz muszą przestrzegać określone zasady bezpieczeństwa informacji
W ramach każdego naboru określa się:
- zakres i cel finansowanych działań wraz z ich oczekiwanymi efektami
- jakie są podmioty kwalifikujące się do udziału w naborze, czy wymagane jest tworzenie konsorcjum oraz czy wymagany jest udział więcej niż jednego kraju w projekcie
- wysokość oraz formę wsparcia: standardowo jest to wsparcie bezzwrotne w wysokości 50% kosztów kwalifikowanych; dofinansowanie dla MŚP w niektórych priorytetach wynosi 75%; dofinansowanie dla projektów dot. koordynacji i wsparcia (coordination and support actions) wynosi 100%
- rodzaje kosztów kwalifikowanych
- czy są restrykcje związane z uczestnictwem w naborze wynikające ze względów bezpieczeństwa, o których mowa w art. 12 Rozporządzenia DEP
- procedurę oceny wniosków
- z czego składa się wniosek, listę wymaganych załączników do wniosku oraz maksymalną ilość stron wniosku
Ocena wniosków o dofinansowanie:
- Ocenę przeprowadzają niezależni eksperci oraz służby Komisji Europejskiej i HaDEA
- 3 etapy procedury oceny:
-
- Weryfikacja kwalifikowalności projektu (Eligibility check)
- Ocena przez niezależnych ekspertów na podstawie 3 kryteriów
- Utworzenie listy rankingowej projektów, które osiągnęły minimum wymaganych punktów oraz podjęcie decyzji o dofinansowaniu przez Komisję Europejską z uwzględnieniem dostępnego budżetu oraz priorytetów naboru
-
- Ocenę przeprowadza się zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania
- Ocena wniosków trwa ok. 3 miesiące
Kryteria oceny:
- Relevance – stopień powiązania projektu z zakresem i celami naboru oraz krajową i unijną polityką w obszarze cyfrowym
- Implementation - posiadane zdolności do wdrożenia projektu, dojrzałość projektu
- Impact – oczekiwane efekty i stopień realizacji założonych celów, wpływ na społeczeństwo i środowisko
Zawarcie umowy o udzielenie dotacji – Grant Agreement
Po ogłoszeniu wyników naboru następuje bezpośredni kontakt wyznaczonego przedstawiciela KE lub innej instytucji wdrażającej z koordynatorem projektu w celu przygotowania i zawarcia umowy grantowej (Grant Agreement). Ten proces trwa do pół roku.
Po podpisaniu umowy następuje przekazanie części finansowania w formie płatności zaliczkowej. W ramach DEP środki wypłacane są w formie płatności zaliczkowej (zazwyczaj 50% grantu), pośrednich (jedna lub kilka) oraz końcowej. Środki przekazywane są do koordynatora projektu, który następnie kieruje je do pozostałych uczestników.
Realizacja projektu podlega określonym wymogom raportowania, które opisane są w umowie grantowej.