Cyfryzacja - Badania i Projektowanie

Podobnie jak wiele innych instytucji państwowych, podpisaliśmy deklarację prostego języka. Dzięki temu wspólnie działamy na rzecz prostej komunikacji w urzędach i publicznych usługach cyfrowych.

Kto upraszcza?

Za dbałość o prosty, inkluzywny i spójny język w produktach COI odpowiada dziesięcioosobowy Zespół Projektowania Treści, który jest częścią Departamentu Jakości e-Usług.

W COI nazywa się nas projektantami i projektantkami treści. Ta profesja jest określana też jako UX writing. Jesteśmy obecni w projektach od etapu koncepcyjnego aż po wdrożenie usług. Odpowiadamy za treści w aplikacji mObywatel, serwisie mObywatel.gov.pl, wybranych rejestrach państwowych, profilu zaufanym, e-Doręczeniach czy systemach dla urzędników.

Ściśle współpracujemy z analitykami, projektantami UX, specjalistami ds. dostępności cyfrowej i badaczami, weryfikujemy też nasze treści z przedstawicielami legislacji. Pracujemy na makietach, gdzie robocze teksty przekształcamy w przystępne i poprawne językowo komunikaty. Mamy też wpływ na architekturę informacji – eksponujemy to, co najważniejsze i staramy się zachować przejrzystość w układzie treści. 

Jak upraszczamy?

W swojej pracy kierujemy się nie tylko zasadami prostego języka i poprawnej polszczyzny. Stworzyliśmy także dokument, w którym ustaliśmy wytyczne dotyczące tonu i głosu naszej komunikacji.

Opisaliśmy w nim kluczowe dla nas wartości. Chcemy, aby nasza komunikacja była:

• uniwersalna,
• zrozumiała i precyzyjna,
• rzetelna,
• empatyczna.

Taki dokument pozwala utrzymywać spójny styl i charakter treści, które przygotowujemy.

Mamy też regularne spotkania standaryzacyjne, na których wspólnie wypracowujemy rozwiązania dla powtarzających się elementów aplikacji i stron, np. przycisków, nagłówków, etykiet w formularzach czy komunikatów błędów. Zapisujemy swoje ustalenia, aby mogli z nich korzystać różni projektanci, zarówno odpowiedzialni za treść, jak i kształt makiet. Nasze standardy trafiają też do zespołu Design Systemu, który przygotowuje gotowe, stałe elementy interfejsu.

Bardzo ważne są dla nas wnioski z badań przeprowadzanych w różnorodnych grupach respondentów. Najpierw opracowujemy treści do prototypu danego projektu, a na podstawie uwag badanych, dopracowujemy teksty, tak by jeszcze lepiej wyjaśnić sposób działania usługi.

Co jeszcze robimy?

Regularnie szkolimy z zasad prostego języka pracowników COI – zarówno obecnych, jak i wszystkich, którzy rozpoczynają pracę w naszej organizacji. Przeszkoliliśmy już 1282 osoby. Prosty język jest przydatny na każdym stanowisku, choćby po to, by pisać bardziej zrozumiałe e-maile do współpracowników.

Przeprowadzamy też audyty języka istniejących już usług. Dajemy konkretne rozwiązania, jak za pomocą zmiany treści poprawić doświadczenia użytkowników.

Tworzymy dla wszystkich obywateli, również tych z niepełnosprawnościami, więc w tekstach uwzględniamy zalecenia Zespołu ds. Dostępności Cyfrowej. Przygotowujemy dodatkową warstwę treści, aby na przykład niewidomi z pomocą czytników mogli korzystać z aplikacji mObywatel.

Chętnie dzielimy się wiedzą o języku na konferencjach. Wzięliśmy udział w organizowanej przez COI w tym roku POLISHing UX i w październikowym IGF Polska, który jest inicjatywą ONZ. Jedna z naszych projektantek treści UX, Kasia, mówiła o inkluzywnym języku podczas Clear writing for Europe 2023 w Parlamencie Europejskim. Wkrótce będziemy też reprezentować COI na konferencji ING o prostym języku.  

Wierzymy, że upraszczając język, pokazujemy wartość języka i ułatwiamy życie obywateli.