Cyfryzacja - Badania i Projektowanie

To standard językowy, który jest szczególnie zalecany w tekstach dla masowego odbiorcy. Zawiera konkretne zasady pisania i projektowania treści. Możesz się spotkać z angielską nazwą tego standardu: plain language.

• Wykreślamy zbędne informacje.
• Dbamy o czytelny układ treści.
• Wykorzystujemy jednoznaczne i naturalne formy gramatyczne.
• Budujemy bezpośrednią relację z odbiorcą.

• Szybciej czyta tekst.
• Więcej z niego rozumie (już po pierwszej lekturze).
• Na dłużej zapamiętuje informacje.
• Skuteczniej działa na podstawie treści.
• Czuje się dobrze w relacji z nadawcą.

Oto 10 zasad prostego języka, których się trzymamy. Ty również możesz je stosować. Dzięki nim Twój tekst zostanie lepiej zrozumiany i zapamiętany.

1. Używaj zrozumiałych słów
Czyli takich, które są powszechnie znane i które ludzie czytają w codziennych tekstach. Dla języka polskiego przyjmuje się, że trudne wyrazy to te powyżej czterech sylab i te obcego pochodzenia.

Przykłady

zastrzeżenia   →   uwagi
znajdować się   →   być
mieć możliwość   →   móc
zweryfikuj   →   sprawdź

2. Twórz krótkie zdania
Upraszczaj. Pisz krótkimi zdaniami (15-20 wyrazów). Stosuj zasadę – jedna myśl to jedno zdanie.

Przykład

 Zamiast: 

Celem potwierdzenia twojej tożsamości na przypisany do konta adres e-mail xxx@xxx.pl został wysłany kod weryfikacyjny, który należy wprowadzić poniżej, aby dokończyć proces logowania.

 Lepiej: 

Wysłaliśmy e-mail na adres xxx@xxx.pl. Znajdziesz w nim kod weryfikacyjny. Wpisz go poniżej i potwierdź swoją tożsamość.

 

3. Stosuj naturalny szyk zdań
Używaj naturalnego szyku zdań, czyli podmiot + orzeczenie + dopełnienie. Nie komplikuj wypowiedzi.

Przykład

 Zamiast: 

Odpis aktu urodzenia po naniesieniu stosownych zmian zostanie wysłany przez urząd
w ciągu 3 dni.

 Lepiej: 

Urząd wyśle odpis aktu urodzenia w ciągu 3 dni.

 

4. Unikaj imiesłowów
Unikaj imiesłowów zakończonych na -ąc lub -ący, -ąca, -ące (pisząc, będąc, potwierdzający, czekająca). Nie używamy ich w codziennej rozmowie.

Przykład

 Zamiast: 

Zgłaszając niezgodności danych we wniosku, należy podać jego numer.

 Lepiej: 

Aby zgłosić błędne dane we wniosku, podaj jego numer.

5. Unikaj rzeczowników odczasownikowych
Unikaj „ukrytych czynności”, czyli rzeczowników odczasownikowych zakończonych na ‑anie, ‑enie, ‑cie (uzyskanie, posiadanie, weryfikowanie). Są abstrakcyjne i nie wskazują bezpośrednio nadawcy ani odbiorcy.

Przykład

 Zamiast: 

W przypadku nieposiadania adresu skrzynki ePUAP należy podać adres e-mail.

 Lepiej: 

Jeśli nie masz adresu skrzynki ePUAP, wpisz adres e-mail.

6. Pisz aktywnie i osobowo
Unikaj strony biernej (coś zostało zrobione) i form bezosobowych (należy przesłać, nie otrzymano, wysyła się). Zwracaj się bezpośrednio do odbiorcy.

Przykład

 Zamiast: 

W celu uzyskania odpisu z aktu stanu cywilnego wnioskodawca wypełnia podanie.

 Lepiej: 

Aby uzyskać odpisu aktu stanu cywilnego, wypełnij wniosek.

 

7. Unikaj trudnego słownictwa
Pisz tak prosto, aby każdy zrozumiał, o co chodzi, na przykład twoja babcia lub ciocia. Jeśli musisz użyć wyrazu specjalistycznego – wyjaśnij, co on oznacza.

Przykład

 Zamiast: 

Nupturienci muszą zgłosić się w USC osobiście, oboje jednocześnie z kompletem w/w dokumentów.

 Lepiej: 

Narzeczeni powinni zgłosić się osobiście w urzędzie stanu cywilnego z kompletem dokumentów.

 

8. Porządkuj tekst wizualnie
Stosuj nagłówki, dziel tekst na logiczne fragmenty i stosuj wypunktowania.

Przykład

 Zamiast: 

Aby otrzymać zaświadczenie, musisz przygotować wniosek, dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość oraz dowód opłaty skarbowej za wydanie oświadczenia. Wspomniane dokumenty należy złożyć w urzędzie gminy zgodnie z aktualnym adresem zameldowania. Opłata skarbowa za wydane zaświadczenia wynosi 17 zł.

 Lepiej: 

Co przygotować

• wniosek,
• dowód osobisty lub inny dokument, który potwierdzi twoją tożsamość,
• dowód opłaty skarbowej.

Gdzie złożyć wniosek

        Wniosek i pozostałe dokumenty złóż w swoim urzędzie gminy (w miejscu zameldowania).

Ile zapłacisz

       Zaświadczenie kosztuje 17 zł.

 

9. Ograniczaj szczegóły
Pisz tylko to, co niezbędne. Wyrzucaj słowa i informacje, które nic nie wnoszą.

Przykład

 Zamiast: 

Na wpisany przez Ciebie numer telefonu wysłaliśmy wiadomość z kodem autoryzacyjnym. Przepisz poniżej otrzymany kod.

 Lepiej: 

Wpisz poniżej kod autoryzacyjny, który wysłaliśmy na Twój telefon.

 

10. Unikaj czasu przeszłego
Czas przeszły wprowadza końcówki rodzajowe. Zastąp go inną formą czasownika (czas teraźniejszy, przyszły, tryb rozkazujący, bezokolicznik). Możliwości jest wiele.

Przykład

 Zamiast: 

Uzyskałeś/uzyskałaś odmowę? Możesz się odwołać.

 Lepiej: 

Jeśli otrzymasz odmowę – możesz się odwołać.

 

Jeśli szukasz więcej informacji o prostym języku, zajrzyj na serwis Służby Cywilnej.