Jak przystąpić do programu COST?

W działania COST można zaangażować się na 3 różne sposoby:

Można wziąć udział w konkursie na nową Akcję COST jako pomysłodawca akcji;
Dołączyć do już istniejącej Akcji COST lub dołączyć do pisania propozycji Akcji COST (jako tzw. secondary proposer);
Zostać zewnętrznym ekspertem COST.

Aby polscy naukowcy mogli wziąć udział w konkretnej Akcji COST, Polska musi formalnie zaakceptować dotyczące tej akcji Memorandum of Understanding. Przedsięwzięcie przez MEiN działań zmierzających do zaakceptowania Memorandum of Understanding musi być poprzedzone wystąpieniem kierownictwa jednostki naukowo-badawczej z odpowiednim wnioskiem, zawierającym wskazanie źródła finansowania prac. Wynika to z faktu, że uczestnictwo w projektach COST wiąże się z koniecznością zapewnienia przez uczestnika finansowania prac badawczych, deklarowanych jako wkład rzeczowy w projekt COST. Przebieg każdej Akcji COST jest koordynowany i nadzorowany przez Management Committee (Komitet Zarządzający), składający się z do dwóch przedstawicieli każdego kraju w niej uczestniczącego. Występując z wnioskiem o zaakceptowanie MoU, kierownictwo jednostki powinno równocześnie wystąpić o mianowanie przedstawiciela zespołu badawczego do Management Committee. Zaakceptowanie Memorandum of Understanding przez Polskę umożliwia polskim zespołom naukowym udział w Akcji COST, której to MoU dotyczy. W celu nawiązania współpracy, zainteresowani naukowcy powinni kontaktować się bezpośrednio z przewodniczącym Management Committee lub przewodniczącymi Grup Roboczych.

Kto może dołączyć do Akcji COST?

Uczestnictwo jest otwarte dla naukowców z:

uczelni,
instytutów naukowych,
zarówno dużych jak i małych publicznych oraz prywatnych organizacji ze wszystkich 36 krajów członkowskich COST (Austria, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Niemcy, Grecja, Węgry, Islandia, Irlandia, Włochy, Litwa, Łotwa, Luksemburg, Malta, Czarnogóra, Holandia, Norwegia, Polska, Portugalia, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Hiszpania, Szwecja, Szwajcaria, Turcja Wielka Brytania, FYROM oraz jedno państwo współpracujące: Izrael).

Naukowcy mogą być specjalistami ze wszystkich dziedzin nauki i nie ma znaczenia na jakim etapie rozwoju swojej kariery się znajdują, za to pamiętać należy iż:

ważny jest oryginalny, innowacyjny pomysł (na etapie propozycji własnej Akcji (proposale akcji są oceniane w procesie tzw „blind evaluation”- w skrócie oznacza to, iż propozycja akcji musi być całkowicie anonimowa, złamanie tej zasady skutkuje odrzuceniem proposala).
chęć udziału w danej Akcji COST musi zostać podparta podpisem upoważnionej osoby z macierzystej jednostki oraz załączonym CV wraz z listą publikacji.

Istotne jest, że COST akceptuje udział w Akcjach osób znajdujących się na wszystkich szczeblach kariery, ale szczególnie zachęca młodych, dopiero zaczynających karierę naukowców.

Obecnie w Polsce system przystępowania do akcji COST w przypadku naukowców, którzy chcieliby dołączyć do świeżo zaakceptowanej/trwającej akcji COST wygląda następująco:

W celu wzięcia udziału w Akcji COST (zarówno jako Członkowie Komitetu Zarządzającego jak i Zastępcy Członków Komitetu Zarządzającego) niezbędne jest formalne zaakceptowanie przez Polskę Memorandum of Understanding (MoU) dotycząego danej Akcji (chyba, że jest to akcja do której Polska już przystąpiła). MoU danej Akcji COST jest akceptowane przez Koordynatora Krajowego COST podczas nominacji pierwszego członka MC (Komitetu Zarządzającego). Aby Koordynator Krajowy COST mógł zaakceptować MoU, zgodnie z przyjętą wcześniej procedurą, konieczne jest wysłanie pisma przez przynajmniej jedną jednostkę (w przypadku uczelni podpisanego przez rektora lub prorektora a w przypadku instytutu podpisanego przez dyrektora instytutu) do Ministra Edukacji i Nauki z:

prośbą o podjęcie kroków w celu formalnego przystąpienia Polski do tej Akcji (czyli akceptacja MoU);
krótkim uzasadnieniem merytorycznym chęci udziału w konkretnej Akcji;
zapewnieniem, że jednostka dysponuje środkami na pokrycie kosztów badań związanych z udziałem w danej Akcji COST;
propozycją delegata do Management Committee (każdy kraj ma dwa miejsca w MC, ale każdy delegat powinien (wyjątek od tego stanowi sytuacja, gdy głównym pomysłodawcą (proposerem) akcji jest osoba, z polską afiliacją, wtedy po spotkaniu Kick-off i dokonaniu wyboru na przewodniczącego Akcji COST (Chaira), którym zazwyczaj zostaje właśnie główny pomysłodawca akcji, zwalnia się miejsce w MC – wtedy można wybrać kolejnego członka do MC, który pochodzi z macierzystej jednostki autora akcji) wywodzić się z innej jednostki) albo substitute member do MC (obie osoby mogą zostać zaproponowane jednym pismem);
ankietą dorobku naukowego proponowanych osób. Poprzez ankietę dorobku naukowego rozumie się: CV w języku polskim oraz krótką (10-20 najważniejszych pozycji) listę publikacji (język dowolny w zależności od pozycji) - dokumenty te są przeznaczone dla Ministerstwa Edukacji i Nauki, nie dla administracji COST.

Naukowiec składający swoją aplikację do programu COST powinien pamiętać, by:

podać swój aktualny adres mailowy, który powinien zostać umieszczony albo w liście przewodnim podpisanym przez rektora/prorektora uniwersytetu lub dyrektora instytutu, albo w CV kandydata.
umieścić jasną informację czy kandydat ubiega się o pozycję w MC (komitecie zarządzającym) czy też jako zastępca w MC. Bieżące informacje dotyczące dostępności miejsc w MC akcji COST znajdują się na stronie COST - w pasku wyszukiwań należy wpisać numer akcji, dodatkowo takie informacje można uzyskać mailowo bądź telefonicznie od Koordynatora Krajowego COST.

Poniżej znajdują się przykładowe zwroty, których można użyć podczas pisania pisma przewodniego z prośbą o nominacje do Akcji COST:

Szanowny Panie Ministrze,

„W związku z uruchomieniem Akcji COST CA... (proszę o podanie numeru i tytułu akcji) zwracam się z uprzejmą prośbą o podjęcie kroków w celu formalnego przystąpienia Polski do tej Akcji COST” - to sformułowanie zasadne jest wtedy, gdy Polska jeszcze nie przystąpiła do tej Akcji (to znaczy gdy nie zostało jeszcze zaakceptowane MoU). Natomiast jeśli Polska już przystąpiła to należy napisać jedynie "W związku z uruchomieniem Akcji COST CA... zwracam się z uprzejmą prośbą o zaakceptowanie kandydatury Pana/ Pani (tytuł naukowy, jednostka) jako MC Member (członka komitetu zarządzającego) Substitute Member w MC tej Akcji COST”.

„Informuję, że... (nazwa jednostki, ewentualnie wydział) posiada środki finansowe na prowadzenia badań w ramach tej Akcji COST”.

Dalej należy napisać krótką informację dot. proponowanego kandydata: „Jednocześnie na kandydata/ kandydatkę do Management Committee/ jako Substitute Member do MC proponujemy Panią / Pana...) Pan / Pani profesor/dr jest / zajmuje się... (tu krótkie uzasadnienie – informacja o tym, dlaczego kandydatka czy kandydat jest właściwy).

Osobą kontaktową we wszystkich sprawach związanych z COST jest Koordynator Krajowy COST, którego rolą jest między innymi:

nominowanie delegatów/ zastępców delegatów do Komitetów Zarządzających Akcji (Management Committees);
doradzanie i pomoc we wszystkich kwestiach związanych z COST (akcje, uczestnictwo, zgłoszenia swoich propozycji akcji/open call);
organizacja COST Info Days we współudziale z jednostkami naukowymi z całego kraju, mającymi na celu informowanie o działaniu COST Association oraz korzyściach, jakie przynosi uczestnictwo w Akcjach COST.

Krajowym Koordynatorem COST w Polsce jest:

Anna Awdiejewa, starszy specjalista
Ministerstwo Edukacji i Nauki
Departament Współpracy Międzynarodowej
ul. Wspólna 1/3
00-529 Warszawa
tel.: 22 52 92 395
e-mail: anna.awdiejewa@mein.gov.pl.

Naukowcy uczestniczący w Akcjach COST mogą także brać udział w szerokiej gamie działań networkingowych, między innymi:

SHORT TERM SCIENTIFIC MISSIONS czyli krótkoterminowe wyjazdy naukowo-badawcze. STSM pozwalają naukowcom na naukę od instytucji lub laboratoriów znajdujących się w innym kraju i skupiają się w szczególności na potrzebach młodych naukowców. Podnoszą one mobilność naukowców oraz wspierają ich współpracę.

Osoba aplikująca na STSM musi być:

zaangażowana w oficjalny program naukowy jako doktorant albo postdoc;
zatrudniona lub w inny sposób związana z instytucją, organizacją albo podmiotem prawnym, który ma jasno wpisane w zakres swoich działań prowadzenie badań naukowych;

Instytucja/organizacja albo podmiot prawny w ramach którego aplikujący prowadzi swoje badania jest uważany za instytucję macierzystą;

Instytucja goszcząca to instytucja/organizacja, która będzie gościć aplikującego

Poniższa tabela demonstruje różne możliwości dostępne dla aplikujących na STSM, kwalifikowalnych naukowców:

Aplikujący w instytucji macierzystej	By przeprowadzić STSM w Instytucji przyjmującej
Zlokalizowanej w pełnoprawnym państwie członkowskim / Państwie współpracującym z COST	W innym pełnoprawnym państwie członkowskim/ Państwie współpracującym z COST
	W uczestniczącym państwie partnerskim COST
	W instytucji z Państwa zatwierdzonego jako partner międzynarodowy COST
	W zatwierdzonej instytucji pochodzącej z państwa sąsiadującego zatwierdzonego jako partner
	W Komisji UE, jej ciałach, urzędach I agencjach
	W zatwierdzonych europejskich organizacjach typu Research and Technical Development (lista takich organizacji znajduje się w Vademecum COST)
	W zatwierdzonych organizacjach międzynarodowych
Zlokalizowanej w instytucji z państwa zatwierdzonego jako partner pochodzący z państw sąsiadujących	W pełnoprawnym państwie członkowskim / Państwie współpracującym z COST
Zlokalizowanej w zatwierdzonych europejskich organizacjach typu Research and Technical Development	W pełnoprawnym państwie członkowskim / Państwie współpracującym z COST

Kwalifikowalni kandydaci na STSM muszą zgłosić swoją aplikację online.

Ewaluacja aplikacji krótkoterminowych wizyt naukowo-badawczych (STSM):

Ewaluacja każdego wniosku na STSM jest przeprowadzana przez MC akcji;
Odpowiedzialności tej, po przekazaniu odpowiedniego mandatu przez MC akcji, może się podjąć Chair Akcji (albo jego zastępca - jeśli Chair ma afiliacje w instytucji grant holdera) lub mianowany koordynator STSM;
Kryteria oceny wniosków ustalone przez MC Akcji powinny być jasne i dostępne do wiadomości wszystkich aplikujących

Wybór aplikantów do krótkoterminowych wizyt naukowo-badawczych (STSM):

Wybór aplikantów do udziału w STSM musi zostać dokonany w zgodzie z zakresem naukowym proponowanej wizyty naukowo-badawczej;
Jasne musi być w jaki sposób wizyta ta przyczyni się by Akcja osiągnęła swój cel naukowy
MC akcji musi wziąć pod uwagę politykę COST promującą równowagę płci, aktywowanie w szczególności młodych naukowców (ECI) oraz poszerzanie geograficznej otwartości programu.

Kryteria dotyczące regularnych krótkoterminowych wizyt naukowo-badawczych (STSM):

Minimalny czas trwania - 5 dni kalendarzowych;
Maksymalny czas trwania - 90 dni kalendarzowych;
STSM musi zostać w całości przeprowadzone w trakcie trwania pojedynczego okresu grantowego i zawsze w trakcie trwania danej Akcji COST;

Kryteria specjalne dla naukowców będących na początku swojej kariery badawczej (Early Career Investigatirs ECI):

Konkretne, dodatkowe zasady zostały stworzone po to by zachęcić do uczestnictwa w STSM młodych naukowców.
By móc podlegać pod te zasady muszą zostać spełnione następujące warunki:
Minimalny czas trwania 91 dni kalendarzowych
Maksymalny czas trwania 180 dni kalendarzowych
STSM przeprowadzone przez młodego naukowca musi zostać w całości przeprowadzone w trakcie trwania pojedynczego okresu grantowego i zawsze w trakcie trwania danej Akcji COST.

Należy pamiętać o tym, że organizacja COST oraz Grant Holder Akcji nie mogą być rozpatrywani jako osoby świadczące usługi na rzecz grantobiorcy STSM. Grantobiorca musi sam dokonywać wszelkich ustaleń dotyczących:

Kwestii bezpieczeństwa
Zdrowia
Opodatkowania
Zabezpieczeń społecznych
Kwestii finansowych/ pensji

Wsparcie finansowe w ramach STSM:

Grant w ramach STSM jest stałą kontrybucją finansową, biorącą pod uwagę wniosek finansowy aplikującego oraz wynik ewaluacji aplikacji STSM.
Grant STSM nie musi pokrywać wszystkich kosztów związanych z wyjazdem naukowo-badawczym
Grant STSM jest kontrybucją do ogólnie pojętych kosztów związanych z podróżą, zakwaterowaniem i posiłkami osoby aplikującej.

Kalkulacja grantu:

Maksymalna kwota do 2 500 Euro
Do 160 Euro dziennie- kwota ta może zostać spożytkowana na zakwaterowanie oraz posiłki
Naukowcy z państw ITC mogą otrzymać 50% swojego grantu po ukończeniu pierwszego dnia wyjazdu STSM
Pozostałe 50% grantu jest wypłacane po tym jak zostaną spełnione wszystkie wymogi administracyjne

Kalkulacja grantu dla naukowców będących na początku swojej kariery badawczej (EIC):

Maksymalna kwota do 3 500 Euro, która może zostać przyznana na misję ECI trwająca pomiędzy 91-180 dni
Do 160 Euro dziennie- kwota ta może zostać spożytkowana na zakwaterowanie oraz posiłki

Inne istotne kwestie dot. kalkulacji grantu STSM:

Chair (lub zastępca Chaira Akcji, jeśli Chair ma afiliację w instytucji Grant Holdera) i/lub mianowany koordynator STSM/Komitet mogą zatwierdzić zróżnicowane dla różnych państw stawki na pokrycie kosztów zakwaterowania i posiłków. Jest to oceniane na podstawie średniego kosztu utrzymania w kraju instytucji goszczącej.

Jak otrzymać częściowy zwrot kosztów po STSM:

Należy złożyć raport naukowy przed upływem 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia wyjazdu naukowo-badawczego.
Raport powinien zostać dostarczony do Chaira akcji (lub zastępcy Chaira Akcji, jeśli ma on afiliację w instytucji Grant Holdera) mianowanego koordynatora STSM / Komitetu lub do doświadczonego naukowca związanego z instytucja goszczącą (często jest to osoba specjalnie wyznaczona do opieki nad młodym naukowcem biorącym udział w STSM).
Kiedy raport zostanie zatwierdzony następuje częściowy zwrot kosztów ( do ustalonej wcześniej kwoty)

Udział Polski w działaniach networkingowych takich jak: spotkania, short term scientific missions, training schools (na wykresie widać jedynie osoby, które dostały zwrot kosztów):

Działania networkingowe COST, które miały miejsce w Polsce:

Spotkania

Cost pod tym szyldem wspiera rożnego typu spotkania, które zalicza do swoich narzędzi networkingowych.

By spotkania były kwalifikowalne muszą zaistnieć miedzy innymi następujące warunki (szczegółowe informacje dot. kwalifikowalności spotkań znajdują się w Vademecum sekcja 3 s. 20-23):

wszystkie nowe działania i zmiany w budżecie powinny zostać zatwierdzone przez MC Akcji oraz przez Oficera Naukowego Akcji (Science Officer of the Action).
spotkania, warsztaty i konferencje COST musza być prowadzone tylko i wyłącznie w celu wspierania działalności naukowej i networkingowej danej Akcji (cele o których mowa w MoU oraz w zaakceptowanym planie prac oraz budżetowym)
w przypadku kilku łączonych spotkań COST, które organizowane są w tym samym miejscu istnieje limit 4 zaproszonych mówców/ ekspertów (na całą serię łączonych wydarzeń) i może zostać przyznany tylko 1 LOS (na całą serię łącznych wydarzeń) przy czym wkład COST nigdy nie może przekroczyć 10.000 EUR
MC akcji musi wyodrębnić spośród uczestników, tych którym przysługuje zwrot kosztów (funkcję taką – jeśli MC wyrazi zgodę może pełnić Chair Akcji a jeśli związany jest on z instytucją Grant Holdera to wice Chair Akcji).
Wszystkie kategorie spotkań (za wyjątkiem spotkań upowszechniających tzw. dissemination meetings – sekcja 3.3 Vademecum) muszą zostać zorganizowane w Państwie Członkowskim COST lub w Państwie Współpracującym (COST Full member/ COST Cooperating member) i uczestniczącym w danej akcji tzn. takim, które zaakceptowało MoU.
Uczestnicy, którzy zostali zakwalifikowania do zwrotu kosztów podróży, zakwaterowania i posiłków muszą podpisać listę obecności każdego dnia spotkań (nie dotyczy spotkań upowszechniających).

Rodzaje spotkań:

SPOTKANIA MC
WSZYSTKIE INNE KATEGORIE SPOTKAŃ (POZA UPOWSZECHNIAJACYMI)
SPOTKANIA UPOWSZECHNIAJĄCE (DISSEMINATION MEETINGS)
- Są to spotkania nie zawsze organizowane przez Akcję COST. W takich spotkaniach powinni brać udział członkowie MC Akcji lub ich zastępcy by móc upowszechniać osiągnięcia danej Akcji (więcej informacji Vademecum sekcja 3.3. s. 22-23)

TRAINING SCHOOLS - czyli szkoły letnie

Szkoły letnie maja za zadanie dostarczenie intensywnego szkolenia w różnych dziedzinach naukowych pojawiających się w obrębie danej akcji i organizowane są przez laboratoria/ organizacje biorące udział w Akcji

Kwalifikowalność:

COST na zatwierdzonych Szkołach Letnich wspiera uczestnictwo dwóch kategorii uczestników:

Trenerów, którzy otrzymują zwrot kosztów podróży, zakwaterowania oraz posiłków. Honoraria za wykłady dla trenerów nie podlegają zwrotowi przez COST Association.
Uczestników Szkół Letnich, którzy mogą otrzymać z góry ustaloną kwotę grantu (nie może przekroczyć 1500 EUR).

Koszty organizacyjne połączone z byciem gospodarzem Szkoły letniej mogą zostać zwrócone z mechanizum LOS (Local Organiser Support).

Przy organizacji Szkoły Letniej należy wziąć pod uwagę:

MC Akcji musi zdecydować, którzy spośród trenerów otrzymają zwrot kosztów. MC Akcji musi także określić wkład finansowy (w formie grantu) dla każdego z trenerów biorących udział w Szkole Letniej (zadanie to, jeśli MC wyrazi zgodę, może pełnić Chair Akcji a jeśli związany jest on z instytucją Grant Holdera to wice Chair Akcji).
Szkoła Letnia musi mieć na uwadze przede wszystkim główne cele Akcji. Akcja COST musi być jednym z głównych organizatorów takiej szkoły i musi być to wyraźnie zaznaczone we wszystkich miejscach promujących to wydarzenie (oficjalna strona Akcji COST/ wydarzenia, broszury, materiał szkoleniowy etc.)
Szkoła Letnia musi odbywać się w Państwie Członkowskim COST, w Państwie Współpracującym (COST Full member/ COST Cooperating member) tzn. takim, które zaakceptowało MoU lub w zatwierdzonej instytucji pochodzącej z państwa sąsiadującego, zatwierdzonego jako partner.
Powinien zostać zachowany rozsądny balans jeśli chodzi o kraje pochodzenia uczestników szkoleń
Wszyscy uczestnicy (trenerzy i studenci) podczas zaakceptowanej Szkoły Letniej muszą podpisać listy obecności każdego dnia wydarzenia.
Wszyscy uczestnicy muszą także zarejestrować swój profil na e-COST.

Więcej szczegółów dotyczących Szkół Letnich można znaleźć w Vademecum COST Sekcja 5 s. 29-30.

Conference grants - czyli granty konferencyjne

Granty Konferencyjne maja na celu wspieranie doktorantów i ECI (patrz słownik skrótów) z Krajów ITC w uczestnictwie na międzynarodowych konferencjach naukowych, które nie są organizowane przez Akcje COST

Kwalifikowalność:

Te granty są zarezerwowane dla doktorantów oraz EIC, których afiliacja znajduje się w instytucji z państwa ITC.
Aplikujący musi podczas danej konferencji mieć wystąpienie i musi być wymieniony w oficjalnym programie konferencji. Głównym tematem wystąpienia musi być tematyka Akcji COST, dodatkowo aplikujący musi wspomnieć o działaniach COST w zakresie prezentowanej tematyki (więcej informacji Vademecum s 36 pkt. 8.1)

Wybór kandydatów:

Ewaluacji oraz wyboru dokonuje MC Akcji zadanie to, jeśli MC wyrazi zgodę, może pełnić Chair Akcji a jeśli związany jest on z instytucją Grant Holdera to wice Chair Akcji lub wybrany do tego celu przez MC koordynator. Kryteria oceny wniosków ustalone przez MC Akcji powinny być jasne i dostępne do wiadomości wszystkich aplikujących

Wybór aplikantów:

wybór aplikantów musi zostać dokonany w zgodzie z zakresem naukowym proponowanej misji
ważne musi być w jaki sposób ten grant przyczyni się by Akcja osiągnęła swój cel naukowy

Wsparcie finansowe w ramach grantu:

grant ten jest stałą kontrybucją finansową, biorącą pod uwagę wniosek finansowy aplikującego oraz wynik ewaluacji aplikacji
grant nie musi pokrywać wszystkich kosztów związanych z wyjazdem na konferencję
grant jest kontrybucją do ogólnie pojętych kosztów związanych z podróżą, zakwaterowaniem i posiłkami osoby aplikującej.

Kalkulacja grantu:

Maksymalna kwota (całości grantu) do 2 500 Euro
Do 160 Euro dziennie- kwota ta może zostać spożytkowana na zakwaterowanie oraz posiłki
Do 500 Euro – zwrotu za różnego typu opłaty konferencyjne

Dodatkowo należy wziąć pod uwagę, że w przypadku w którym posiłki są zapewnione odpowiednią kwotę należy odliczyć od grantu (więcej informacji Vademecum s. 36 pkt. 8.3.)

Jak otrzymać (częściowy) zwrot kosztów:

Należy złożyć raport naukowy przed upływem 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia wyjazdu na konferencję.
Raport powinien zostać dostarczony do Chaira akcji (lub zastępcy Chaira Akcji, jeśli ma on afiliację w instytucji Grant Holdera)
Pisemne zatwierdzenie raportu musi zostać wysłane do Grant Holdera w celu archiwizacji
W przypadku, gdy to Chair Akcji wnioskuje o grant konferencyjny akceptuje lub odrzuca go Vice Chair Akcji, podobnie jest z raportem naukowym . Pisemne akceptacje powinny zostać wysłane do instytucji Grant Holdera w celu archiwizacji.