I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU.

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

Przedmiotem zapytania jest przedstawienie szacunkowej wyceny kosztów zamówienia polegającego na zapewnieniu kompleksowej usługi tłumaczenia migowego podczas Światowego Forum Miejskiego w 2022 roku w Katowicach (tzw. WUF11).

Organizatorem WUF11 jest Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej oraz Program ONZ do spraw Osiedli Ludzkich (dalej „UN Habitat”). Światowe Forum Miejskie jest flagowym wydarzeniem UN-Habitat, a jego głównym celem jest propagowanie nowej koncepcji rozwoju miast i osiedli ludzkich, w oparciu o zasady inkluzywnej i zrównoważonej gospodarki miejskiej. Do głównych celów WUF należą: podnoszenie świadomości decydentów i opinii publicznej na temat znaczenia zrównoważonej urbanizacji; wymiana doświadczeń i gromadzenie wiedzy dotyczących sposobów wdrażania polityk zrównoważonego rozwoju miast; budowanie globalnych i regionalnych sieci współpracy na rzecz bardziej zrównoważonego rozwoju, inicjowanie i koordynacja działań globalnych.

Forum jest jednocześnie jednym z najbardziej rozpoznawalnych międzynarodowych spotkań poświęconych wymianie poglądów i doświadczeń dotyczących wyzwań miejskich, rozwoju miast i osiedli ludzkich. Do tej pory odbyło się dziesięć edycji tego wydarzenia, ostatnia w lutym 2020 r. w Abu Dhabi, ZEA. Uczestniczy w nim zazwyczaj od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy ludzi z ok. 170 krajów świata, różnego szczebla (od prezydentów po ekspertów), pochodzenia (społecznego, kulturowego) i wieku (od dzieci i młodzież, po osoby starsze). Podczas WUF11 w Katowicach spodziewanych jest łącznie około 25 tys. gości.

W przypadku wystąpienia siły wyższej lub innych przyczyn, związanych z wydarzeniami w Polsce lub na świecie możliwe jest odwołanie, zmiana terminu lub formuły WUF11 na tzw. formułę online lub formułę hybrydową (częściowo stacjonarnie i online). W sytuacji zmiany formuły WUF11 na formułę online (całościową) obsługa tłumaczeniowa realizowana będzie za pomocą narzędzia do wideokonferencji. W przypadku formuły hybrydowej obsługa tłumaczenia realizowana będzie częściowo stacjonarnie a częściowo za pomocą narzędzi do wideokonferencji.

III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

Przedmiot zamówienia realizowany będzie zgodnie z ramowym programem WUF11, stanowiącym załącznik nr 1. Zamawiający przewiduje realizację usługi tłumaczenia migowego w zakresie bazowym (podstawowym) i opcjonalnym.

1 Zakres usług tłumaczenia

1.1 Tłumaczenia migowe

Podczas ceremonii otwarcia i zamknięcia, dialogów, sesji specjalnych, okrągłych stołów oraz w sali konferencji prasowych będzie zapewnione tłumaczenie migowe na międzynarodowy język migowy (ISL) oraz na polski język migowy (PJM) dla osób Głuchych, z niepełnosprawnością słuchu i niedosłyszących.

Może zaistnieć konieczność tłumaczenia migowego także podczas innych punktów programu, jeżeli będą w nich uczestniczyć osoby Głuche, z niepełnosprawnością słuchu i niedosłyszące. W takiej sytuacji Wykonawca na żądanie Zamawiającego (prawo opcji) zobowiązany będzie zapewnić udział dodatkowych tłumaczy na międzynarodowy język migowy (ISL) oraz na polski język migowy (PJM).

Tłumaczenie migowe będzie wyświetlane na osobnym ekranie/ekranach oraz dostępne w przypadku transmisji w internecie.

Językiem roboczym WUF11 jest j. angielski. Planowane jest tłumaczenie symultaniczne z j. angielskiego na następujące języki: polski, francuski, hiszpański, rosyjski, arabski i chiński. Tłumaczenie migowe realizowane byłoby za pośrednictwem j. polskiego (odsłuch).

Szacuje się następującą liczbę bloków:

RODZAJ USŁUGI       TŁUMACZENIOWEJ	LICZBA BLOKÓW	LICZBA DODATKOWYCH BLOKÓW (PRAWO OPCJI)
Tłumaczenie migowe  -Polski Język Migowy (PJM)	47	30
Tłumaczenie migowe  - Międzynarodowy Język Migowy (ISL)	47	30

 

 

 

 

 

 

 

Zamawiający przewiduje, że w całe wydarzenie zaangażowanych będzie 14 podstawowych tłumaczy polskiego języka migowego (PJM) oraz 14 podstawowych tłumaczy międzynarodowego języka migowego (ISL), którzy realizować będą usługi tłumaczenia wg sesji wskazanych w programie WUF11. Tłumacze będą mogli zostać zaangażowani w kilka sesji danego dnia oraz w kolejne dni wydarzenia.

Szczegółowe informacje dot. zapotrzebowania na tłumaczy w danym dniu znajdują się
w załączniku nr 2.

Szacuje się następującą liczbę tłumaczy migowych:

	1 dzień		2 dzień		3 dzień		4 dzień		5 dzień
Język	Liczba bazowa	Prawo opcji	Liczba bazowa	prawo opcji	Liczba bazowa	Prawo opcji	Liczba bazowa	Prawo opcji	Liczba bazowa	Prawo opcji
ISL	0	10	14	6	14	6	14	6	14	6
PJM	0	10	14	6	14	6	14	6	14	6

 

1.2 Usługi dodatkowe – stan gotowości

Program WUF11 przewiduje także możliwość organizacji wydarzeń (networking events, training events) przez podmioty inne niż Zamawiający (inne resorty krajowe, zagraniczne, organizacje lub instytucje krajowe lub zagraniczne), podczas których Zamawiający umożliwi zewnętrznemu organizatorowi skorzystanie z oferty Wykonawcy w zakresie tłumaczenia na międzynarodowy język migowy (ISL) lub polski język migowy (PJM), według zgłoszonego zapotrzebowania (płatność po stronie organizatora zewnętrznego lub w wybranych przypadkach przez Zamawiającego).

Zastrzega się, że organizator zewnętrzny może nie skorzystać z oferty Wykonawcy rekomendowanego przez Zamawiającego i zapewnić podczas tych wydarzeń tłumaczenie we własnym zakresie.

Zamawiający będzie rekomendował zewnętrznym organizatorom możliwość skorzystania z usług Wykonawcy według cen za dany pakiet wskazany w ofercie.

W związku z tym Wykonawca zapewni oddzielną pulę tłumaczy na międzynarodowy język migowy (ISL) oraz polski język migowy (PJM) na potrzeby wydarzeń organizowanych w ramach WUF11 przez organizatorów zewnętrznych.

Szacuje się następującą liczbę tłumaczy realizujących tłumaczenia na rzecz zewnętrznych organizatorów: 10 tłumaczy polskiego języka migowego (PJM) oraz 10 tłumaczy międzynarodowego języka migowego (ISL).

IV. SZCZEGÓŁOWE WYMOGI I SPOSÓB REALIZACJI ZAMÓWIENIA

1. Tłumaczenie migowe będzie realizowane przez 2 tłumaczy na ISL i 2 tłumaczy na PJM na jeden 4-godzinny blok.
2. Zamawiający dopuszcza realizację usługi tłumaczenia migowego online.
3. Zamawiający nie zapewnia tłumaczom przejazdów (dojazd do i z miejsca świadczenia usługi tłumaczeniowej) i noclegów.
4. Tłumacze będą mogli korzystać z dostępnego, bezpłatnego wyżywienia na prawach uczestników WUF11 (w ramach usług cateringowych zapewnianych przez Zamawiającego na potrzeby wydarzenia), a także będą mieli zapewnioną wodę na swoim stanowisku pracy.
5. W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany m.in do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za koordynację tłumaczeń na rzecz Zamawiającego na miejscu wydarzenia, obecnej przez cały czas trwania WUF11.

 

V. REALIZACJA TŁUMACZENIA PODCZAS WYDARZEŃ ORGANIZOWANYCH PRZEZ ZEWNĘTRZNYCH ORGANIZATORÓW

1. Zapotrzebowanie zewnętrznych organizatorów na tłumaczenie migowe po cenach wskazanych w ofercie Wykonawcy zostanie przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego na 1 miesiąc przed WUF11.
2. Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za koordynację tłumaczeń na rzecz zewnętrznych organizatorów (dalej „Koordynator zleceń zewnętrznych”).
3. Przewiduje się, że zewnętrzni organizatorzy mogą zgłosić zapotrzebowanie na tłumaczenie migowe także w czasie trwania WUF11. W tym celu Zamawiający przygotuje w MCK tzw. „centrum organizacji tłumaczeń na rzecz organizatorów zewnętrznych”, w którym organizatorzy zewnętrzni będą mogli zlecić dodatkowe tłumaczenie lub ustalać na bieżąco kwestie dotyczące zleconych przez siebie tłumaczeń. Wykonawca zapewni podczas trwania WUF11 jedną osobę do obsługi centrum organizacji tłumaczeń na rzecz organizatorów zewnętrznych wraz z odpowiednim sprzętem komputerowym (laptop) oraz telefonem do bieżącego monitorowania zleceń, przyjmowania nowych zleceń oraz wystawiania faktur.
4. Płatność na rzecz Wykonawcy za poszczególne tłumaczenie będzie realizowana przez organizatora danego wydarzenia po wystawieniu przez Wykonawcę faktury VAT, w terminie określonym w fakturze VAT, przed realizacja usługi tłumaczeniowej.
5. Organizator zewnętrzny będzie miał prawo bezkosztowego odwołania zlecenia na usługi tłumaczenia w przypadku rezygnacji z tłumaczenia najpóźniej na 48 godzin przed terminem planowanego rozpoczęcia spotkania. Po tym terminie organizator zewnętrzny będzie zobowiązany zapłacić pełną kwotę wynikającą ze zlecenia.

***

Szacunkową wycenę kosztów zrealizowania przedmiotu zapytania, zgodnie z załącznikiem nr 3, należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl do końca dnia 8 lipca br.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.