Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (Departament Spraw Europejskich i Współpracy Międzynarodowej) z siedzibą w Warszawie przy ul. Wspólnej 2/4 zaprasza w ramach procedury rozeznania rynku do przedstawienia szacunkowej wyceny kosztów zamówienia polegającego na zapewnieniu kompleksowej usługi tłumaczenia ustnego (symultanicznego i konsekutywnego) podczas Światowego Forum Miejskiego w roku 2022 w Katowicach.

 

I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU.

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy
z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019).

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

Przedmiotem zapytania jest przedstawienie szacunkowej wyceny kosztów zamówienia polegającego na zapewnieniu kompleksowej usługi tłumaczenia podczas Światowego Forum Miejskiego w roku 2022 w Katowicach (tzw. WUF11).

Organizatorem WUF11 jest Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej oraz Program ONZ do spraw Osiedli Ludzkich (dalej „UN Habitat”). Światowe Forum Miejskie jest flagowym wydarzeniem UN-Habitat, a jego głównym celem jest propagowanie nowej koncepcji rozwoju miast i osiedli ludzkich, w oparciu o zasady zrównoważonej gospodarki miejskiej. Forum jest jednym z najbardziej rozpoznawalnych międzynarodowych spotkań poświęconych wymianie poglądów i doświadczeń dotyczących wyzwań miejskich, rozwoju miast i osiedli ludzkich. Do tej pory odbyło się dziesięć edycji tego wydarzenia, ostatnia w lutym 2020 r. w Abu Dhabi, ZEA. Uczestniczy w nim zazwyczaj od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy ludzi z ok. 170 krajów świata, różnego szczebla (od prezydentów po ekspertów), pochodzenia (społecznego, kulturowego) i wieku (od dzieci i młodzież, po osoby starsze). Podczas WUF11 w Katowicach spodziewanych jest łącznie około 25 tys. gości.

Podczas WUF11 planowane jest tłumaczenie na języki urzędowe Organizacji Narodów Zjednoczonych (angielski, francuski, hiszpański, rosyjski, arabski i chiński). Może pojawić się potrzeba tłumaczenia także na inne języki (niemiecki, portugalski, włoski, ukraiński, turecki).

Zakres tłumaczenia będzie zróżnicowany, ponieważ program WUF11 będzie obejmował różne formy sesji dyskusyjnych o różnej wadze programowej. Większość sesji i paneli toczyć się będzie równolegle.

Podczas WUF11 może pojawić się także konieczność zapewnienia tłumaczenia konsekutywnego podczas dwustronnych spotkań delegacji zagranicznych na wysokim szczeblu.

W przypadku wystąpienia siły wyższej lub innych przyczyn, związanych z wydarzeniami
w Polsce lub na świecie możliwe jest odwołanie, zmiana terminu lub formuły WUF11 na tzw. formułę online lub formułę hybrydową (częściowo stacjonarnie i online). W sytuacji zmiany formuły WUF11 na formułę online (całościową) obsługa tłumaczeniowa realizowana będzie za pomocą narzędzia do wideokonferencji. W przypadku formuły hybrydowej, obsługa tłumaczenia realizowana będzie częściowo stacjonarnie a częściowo za pomocą narzędzia do wideokonferencji.

III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA.

Przedmiot zamówienia realizowany będzie zgodnie z ramowym programem WUF11, stanowiącym załącznik nr 1.

Zamawiający przewiduje realizację usługi w zakresie bazowym (podstawowym)
i opcjonalnym.

Sprzęt do tłumaczenia symultanicznego zostanie zapewniony przez Zamawiającego.

1. Zakres usług tłumaczenia.

1. Tłumaczenie ustne symultaniczne

W zależności od programu WUF11, tłumaczenie symultaniczne realizowane będzie w następujący sposób:

1. Podczas ceremonii otwarcia, zamknięcia i w sali konferencji prasowych zapewnione będzie tłumaczenie bezpośrednio z języka angielskiego na języki urzędowe Organizacji Narodów Zjednoczonych (francuski, hiszpański, rosyjski, arabski i chiński) oraz na język polski.  
2. Podczas dialogów (dialogues), sesji specjalnych (sessions), okrągłych stołów (roundtables) zapewnione będzie tłumaczenie z języka polskiego na języki urzędowe Organizacji Narodów Zjednoczonych (angielski, francuski, hiszpański, rosyjski, arabski i chiński).  
3. W ramach przestrzeni tematycznych WUF11, w których toczyć się będą debaty: Voices from Cities, SDG in Action, Urban Library, pokój ONE-UN, UN Arena oraz podczas tzw. zgromadzeń (assemblies) zapewnione będzie tłumaczenie symultaniczne z języka polskiego na język angielski, francuski i hiszpański.

Zamawiający przewiduje, że w całe wydarzenie zaangażowanych będzie 96 tłumaczy podstawowych, którzy realizować będą usługi tłumaczenia wg sesji wskazanych w programie WUF11. Tłumacze będą mogli zostać zaangażowani w kilka sesji danego dnia. Szczegółowe informacje dot. zapotrzebowania na tłumaczy w danym dniu znajdują się w załączniku nr 2.

Podczas ww. punktów programu może zaistnieć konieczność tłumaczenia na języki inne niż języki urzędowe Organizacji Narodów Zjednoczonych, jeżeli będzie miała miejsce wysoka frekwencja przedstawicieli z takich krajów. W takiej sytuacji Wykonawca na żądanie Zamawiającego w ramach prawa opcji zobowiązany będzie zapewnić udział tłumaczy z innych języków. Przewiduje się, że dodatkowe tłumaczenie może obejmować w szczególności język niemiecki, portugalski, włoski, ukraiński, ale także język pozaeuropejski (w szczególności turecki).

1. 2. Tłumaczenie ustne konsekutywne

Ze względu na możliwość organizacji spotkań dwustronnych planowane jest tłumaczenie konsekutywne polsko-angielskie/angielsko-polskie. Zamawiający przewiduje zaangażowanie 10 tłumaczy konsekutywnych w ramach tego tłumaczenia.

W ramach prawa opcji Zamawiający może zamówić tłumaczenie konsekutywne z języka polskiego na języki w każdej grupie językowej. W takiej sytuacji Wykonawca na żądanie Zamawiającego zobowiązany będzie zapewnić udział wskazanych dodatkowych tłumaczy. Przewiduje się, że dodatkowe tłumaczenie może obejmować w szczególności języki urzędowe ONZ, ale też język niemiecki, portugalski, włoski, ukraiński oraz język pozaeuropejski (w szczególności turecki).

1. 3. Usługi dodatkowe – stan gotowości

Program WUF11 przewiduje także możliwość organizacji wydarzeń (networking events, training events) przez podmioty inne niż Zamawiający (inne resorty krajowe, zagraniczne, organizacje lub instytucje krajowe lub zagraniczne), podczas których Zamawiający umożliwi zewnętrznemu organizatorowi skorzystanie z oferty Wykonawcy w zakresie tłumaczenia z języka angielskiego na inne języki urzędowe ONZ. Zastrzega się, że organizator zewnętrzny może nie skorzystać z oferty Wykonawcy rekomendowanego przez Zamawiającego i zapewnić podczas tych wydarzeń tłumaczenie we własnym zakresie.

Tłumaczenie z języka angielskiego podczas tych wydarzeń realizowane będzie
w formie pakietu obejmującego:

• tłumaczenie z języka angielskiego na język polski (realizowane przez 2 tłumaczy symultanicznych), oraz
• tłumaczenie z języka polskiego na inny język urzędowy ONZ (realizowane przez 2 tłumaczy symultanicznych).

Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji ww. tłumaczenia przez 2 tłumaczy władających dwoma językami ONZ.

Zamawiający będzie rekomendował zewnętrznym organizatorom możliwość skorzystania z usług Wykonawcy według cen za dany pakiet wskazany w ofercie.

W związku z tym Wykonawca zapewni oddzielną pulę tłumaczy symultanicznych
z języka polskiego na język angielski (10 osób), francuski (20 osób), hiszpański (20 osób), rosyjski (20 osób), chiński (6 osób) i arabski (6 osób), na potrzeby wydarzeń organizowanych w ramach WUF11 przez organizatorów zewnętrznych.

2. Grupy językowe

Usługi tłumaczeniowe obejmują tłumaczenie w zakresie następujących języków pogrupowanych przez Zamawiającego zgodnie z poniższym:

1. Grupa 1: angielski, francuski, rosyjski;
2. Grupa 2: hiszpański oraz pozostałe języki urzędowe Unii Europejskiej oraz krajów europejskich nie będących członkami UE; Zamawiający przewiduje, że oprócz języka hiszpańskiego w grupie II tłumaczenie może obejmować w szczególności język niemiecki, portugalski, włoski i ukraiński;
3. Grupa 3: arabski, chiński oraz pozostałe języki pozaeuropejskie (w szczególności j. turecki).

4. Szczegółowe wymogi i sposób realizacji zamówienia

1. Tłumaczenie symultaniczne będzie realizowane przez 2 tłumaczy dla każdego języka na jeden 4-godzinny blok.
2. Zamawiający dopuszcza realizację usługi tłumaczenia online zwłaszcza w przypadku tłumaczenia bezpośrednio z j. angielskiego na inne języki.
3. Zamawiający nie zapewnia tłumaczom przejazdów (dojazd do i z miejsca świadczenia usługi tłumaczeniowej).
4. Tłumacze będą mogli korzystać z dostępnego, bezpłatnego wyżywienia na prawach uczestników WUF11 (w ramach usług cateringowych zapewnianych przez Zamawiającego na potrzeby wydarzenia), a także będą mieli zapewnioną wodę na swoim stanowisku pracy.
5. W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany m.in do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za koordynację tłumaczeń na rzecz Zamawiającego na miejscu wydarzenia, obecnej przez cały czas trwania WUF11.

5. Realizacja tłumaczenia podczas wydarzeń organizowanych przez zewnętrznych organizatorów

1. Zapotrzebowanie zewnętrznych organizatorów na tłumaczenie w określonych językach urzędowych ONZ i po cenach wskazanych w ofercie Wykonawcy zostanie przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego na 1 miesiąc przed WUF11.
2. Wykonawca wyznaczy osobę odpowiedzialną za koordynację tłumaczeń na rzecz zewnętrznych organizatorów (dalej „Koordynator zleceń zewnętrznych”).
3. Przewiduje się, że zewnętrzni organizatorzy mogą zgłosić zapotrzebowanie na tłumaczenie także w czasie trwania WUF11. W tym celu Zamawiający przygotuje w MCK tzw. „centrum organizacji tłumaczeń na rzecz organizatorów zewnętrznych”, w którym organizatorzy zewnętrzni będą mogli zlecić dodatkowe tłumaczenie lub ustalać na bieżąco kwestie dotyczące zleconych przez siebie tłumaczeń. Wykonawca zapewni podczas trwania WUF11 dwie osoby do obsługi centrum organizacji tłumaczeń na rzecz organizatorów zewnętrznych wraz z odpowiednim sprzętem komputerowym (laptop) oraz telefonem do bieżącego monitorowania zleceń, przyjmowania nowych zleceń oraz wystawiania faktur.
4. Płatność na rzecz Wykonawcy za poszczególne tłumaczenie będzie realizowana przez organizatora danego wydarzenia po wystawieniu przez Wykonawcę faktury VAT, w terminie określonym w fakturze VAT, przed realizacja usługi tłumaczeniowej.
5. Organizator zewnętrzny będzie miał prawo bezkosztowego odwołania zlecenia na usługi tłumaczenia w przypadku rezygnacji z tłumaczenia najpóźniej na 48 godzin przed terminem planowanego rozpoczęcia spotkania. Po tym terminie organizator zewnętrzny będzie zobowiązany zapłacić pełną kwotę wynikającą ze zlecenia.

***

Szacunkową wycenę kosztów zrealizowania przedmiotu zapytania, zgodnie z załącznikiem nr 3, należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: lukasz.gutowski@mfipr.gov.pl do końca dnia 5 lipca br.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.