Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (Departament Spraw Europejskich i Współpracy Międzynarodowej) z siedzibą w Warszawie przy ul. Wspólnej 2/4 zaprasza w ramach procedury rozeznania rynku do przedstawienia szacunkowej wyceny kosztów zamówienia polegającego na zapewnieniu wolontariuszy na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej w ramach przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w 2025 roku.

I. INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE PROCEDURY ROZEZNANIA RYNKU

Niniejsze Rozeznanie (zapytanie) nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.), jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, 1720).

II. OGÓLNY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA

1 stycznia 2025 roku Polska po raz drugi obejmie przewodnictwo w Radzie Unii Europejskiej, czyli obejmie tzw. prezydencję, która potrwa do 30 czerwca 2025 r. W tym czasie będzie gospodarzem większości unijnych wydarzeń i będzie pełnić kluczową rolę na wszystkich polach aktywności UE. Do najważniejszych zadań prezydencji należy przewodniczenie pracom Rady Unii Europejskiej i jej organów przygotowawczych (komitety i grupy robocze). 

Realizacja tej funkcji wiąże się z koniecznością zorganizowania i prowadzenia w wymiarze merytorycznym i logistycznym licznych spotkań, zróżnicowanych co do charakteru (formalne i nieformalne), miejsca (siedziby instytucji UE, Polska) i szczebla uczestników. 

Przedmiotem rozeznania jest zapewnienie wolontariuszy na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej w ramach przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w I półroczu 2025 roku.

Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksową organizację i obsługę programu wolontariatu, przez co rozumie się w szczególności:

• przygotowanie programu wolontariatu zawierającego w szczególności: opis zadań dla wolontariuszy, listę i harmonogram szkoleń dla wolontariuszy, opis sposobu zarządzania wolontariuszami, ustalenie wstępnego grafiku i miejsc działań na podstawie dokumentacji zamówienia i informacji przekazanych przez Zamawiającego, które zostaną przekazane Wykonawcy w dniu podpisania umowy, opis działań osób koordynujących pracę wolontariuszy, opis założeń do sprawozdania oraz scenariusz filmu, podsumowującego program wolontariatu;
• rekrutacja wolontariuszy, w tym: przygotowanie formularza rekrutacji wolontariuszy, przygotowanie i wysyłkę zaproszeń do udziału w wolontariacie, przeprowadzenie procesu rekrutacji wolontariuszy w formie stacjonarnej lub w formie on-line, przygotowanie dokumentacji, utworzenie bazy co najmniej 70 wolontariuszy po przeprowadzonej rekrutacji, utworzenie bazy co najmniej 20 wolontariuszy rezerwowych, przekazanie powyższych baz do weryfikacji przez Ministerstwo, utrzymanie stałego kontaktu z wyłonionymi wolontariuszami poprzez wybrany środek komunikacji elektronicznej, promocja wolontariatu;
• przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla wolontariuszy (m.in. ogólne informacje nt. sprawowania Prezydencji w Radzie UE i procesu decyzyjnego w UE obowiązki wolontariusza, odpowiedniego zachowania w relacjach międzykulturowych, komunikacji i savoir-vivre z osobami z niepełnosprawnością oraz pomoc osobom z niepełnosprawnością, podstaw pierwszej pomocy, topografii miast, BHP);
• zapewnienie ekologicznych gadżetów/pakietu powitalnego dla wszystkich wolontariuszy wybranych do bazy;
• przygotowanie projektu certyfikatów uczestnictwa w programie wolontariatu;
• zapewnienie ubezpieczenia wolontariuszy od następstw nieszczęśliwych wypadków;
• zapewnienie wolontariuszom wyżywienia i wody;
• zapewnienie wolontariuszom dojazdu do i z miejsca wykonywania przez nich zadań;
• zapewnienie wolontariuszom noclegu, jeżeli miejsce wykonywania przez nich zadań będzie znajdowało się poza miejscem ich zamieszkania;
• zapewnienie osób odpowiedzialnych za koordynację programu wolontariatu.

Szczegółowy zakres zadań Wykonawcy opisany jest w dokumencie „Opis zadań Wykonawcy w związku z szacowaniem zamówienia na zapewnienie wolontariuszy na potrzeby wydarzeń organizowanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej w ramach przewodnictwa Polski w Radzie Unii Europejskiej w 2025 roku”.

Wycenę kosztów realizacji przedmiotu zapytania zgodnie z Formularzem Szacowania  należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adresy e-mail: SekretariatDEM@mfipr.gov.pl oraz Karolina.Sobocinska@mfipr.gov.pl do końca dnia 5 czerwca br.

Szacując wartość przedmiotu zapytania należy podawać ceny brutto.