Generalna Dyrekcja
Ochrony Środowiska

Informujemy, że w związku z obecnie przedłużającą się sytuacją epidemiologiczną wirusa SARS COVID-19, Dyrekcja Generalna ds. Środowiska Komisji Europejskiej wystosowała notę w sprawie ewentualnego odstępstwa od przeprowadzenia audytów EMAS - zgodnych z art. 25 (4) rozporządzenia (WE) nr 1221/2009, wobec tzw.„siły wyższej”. W dokumencie tym przytoczone zostało pojęcie „siły wyższej”,według prawa UE, które poprzez orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości zostało zdefiniowane jako „referring to abnormal and unforeseeable circumstances which were outside the control of the party by whom it is pleaded and the consequences of which could not have been avoided in spite of the exercise of all due care” („odnoszące się do nietypowych, nieprzewidywalnych okoliczności, które są poza kontrolą grupy, której to dotyczy oraz konsekwencji, których wobec tego nie dało się uniknąć pomimo dużej należy tej staranności”).

W nocie Komisji Europejskiej znalazła się informacja o ewentualnej możliwości uchylenia wymagań dotyczącej wizyt w obiektach zgodnych z art. 25 (4) rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 na rzecz audytów zdalnych, na zasadzie każdorazowej dokładnej oceny przez Organ właściwy konkretnych okoliczności każdego zdalnego audytu EMAS. W szczególności poruszony został problem ograniczeń w przemieszczaniu się i podróżowaniu.

Mając na uwadze opinię Polskiego Centrum Akredytacji (PCA), możliwe byłoby dopuszczenie weryfikacji w trybie zdalnym z zastosowaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych (TIK), przy zachowaniu warunku zapewnienia takiej samej lub porównywalnej skuteczności audytów, zarówno tych realizowanych w trybie stacjonarnym, jak i zdalnym. Z punktu widzenia systemu akredytacji w obszarze weryfikacji EMAS i walidacji deklaracji środowiskowych,spełnione muszą zostać wszelkie niezbędne wymagania akredytacyjne gwarantujące osiągnięcie miarodajnych wyników ocen zgodności, a także informacji, że weryfikator środowiskowy jest zobowiązany do identyfikacji i rozpatrywania ryzyka dla skutecznej formy działania, w szczególności ryzyka wynikającego z możliwości technicznych uwarunkowań zastosowania TIK (zarówno przez weryfikatora, jak organizacji poddającej się weryfikacji).

Dlatego też Organ Właściwy dopuszcza możliwość zdalnych audytów, jedyne w wypadku, w której sytuacja epidemiologiczna w kraju znacząco wpływa na ograniczenia w funkcjonowaniu systemu EMAS i która może zostać uznana za tzw. „siłę wyższą”. Zgodnie z przedstawionym przez Komisję Europejską zaleceniem, należy zaznaczyć, iż dotyczyć to będzie jedynie restrykcji regulowanych rządowym aktem prawnym, związanym z problemem w przemieszczaniu się pomiędzy regionami, podróżowaniu oraz dostępności hoteli (zamknięcie hoteli dla podróży służbowych).W przypadku konieczności przeprowadzenia audytu zdalnego w organizacji EMAS, akredytowany weryfikator EMAS,zobowiązany jest do stosowania wszelkich sposobów i zaleceń stosowanych w takich okolicznościach przy audycie systemu ISO14001, opracowanych przez International Accreditation Forum, przy zastosowaniu nowoczesnych technik komunikacyjnych, które dają możliwość dokonywania wizji lokalnych bez konieczności osobistej wizytacji. Ponadto weryfikator środowiskowy EMAS zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Organu Właściwego oraz PCA o przeprowadzeniu audytu. W przypadku Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska, informacja ta może zostać przesłana w formie mailowej (emas@gdos.gov.pl), jedynie w celach informacyjnych.

Weryfikator środowiskowy EMAS oraz audytowana organizacja zobowiązani są również do dostarczenia, przed planowanym audytem, do Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagań technicznych (możliwości skutecznego zastosowania rozwiązań informatycznych) oraz oświadczenia, iż udział weryfikatora na miejscu jest niemożliwy z powodów wymienionych powyżej.Weryfikator środowiskowy EMAS zobowiązany jest także do przeprowadzenia oceny ryzyka przeprowadzenia działań weryfikacyjnych i walidacyjnych dla zapewnienia wiarygodności wyników audytu, w ten sposób przeprowadzonej weryfikacji i walidacji deklaracji środowiskowej.

W sytuacji, gdy sytuacja epidemiologiczna w kraju będzie ulegać poprawie, nie będzie obowiązywać zakaz przemieszczania się, podróżowania lub hotele będą otwarte dla podróży służbowych, a więc nie będą występowały przesłanki do uznania, że występuje tzw. ,,siła wyższa”, zdalne audyty EMAS nie będą akceptowane.

Zdalne audyty EMAS nie będą mogły mieć również zastosowania w przypadku organizacji, które zamierzają się po raz pierwszy zarejestrować w EMAS (dotyczy również organizacji zawieszonych lub wykreślonychz rejestru EMAS) oraz w przypadku zmian zakresu rejestracji już zarejestrowanych w EMAS organizacji. Weryfikacja zdalna dotyczyć zatem może jedynie odnowienia rejestracji, o których mowa w Art. 6 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia EMAS.

Mając na uwadze stanowisko Komisji Europejskiej, w sprawie odstępstwa od wymogu kontroli, zgodnych z art. 25 ust. 4 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009, a także biorąc pod uwagę trudną sytuację w której może znajdować się organizacja (np. ograniczenie możliwości przeprowadzenia audytów wewnętrznych, zachorowania na wirusa COVID-19), zwracamy także uwagę,iż istnieje możliwość przesunięcia terminu wymaganej weryfikacji i walidacji deklaracji środowiskowej, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Klimatu i Środowiska z dnia 6 kwietnia 2020 roku.