Polityka przetwarzania danych osobowych (Polityka przetwarzania)

Polityka przetwarzania wyjaśnia kim jesteśmy, dla jakich celów przetwarzamy Twoje dane osobowe, jak je przetwarzamy, komu możemy je przekazać, a także jakie prawa przysługują Ci w związku z tym przetwarzaniem.

Instytut Łączności – Państwowy Instytut Badawczy przetwarza dane osobowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym również „RODO”.

Dbamy o to, aby dane osobowe były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.

Zapewniamy bezpieczeństwo i poufność przetwarzanych danych osobowych, aby były one chronione przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych lub niewłaściwym ich wykorzystaniem.

Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Instytut Łączności – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy ul. Szachowej 1, 04-894 Warszawa.

Jak możesz skontaktować się z administratorem Twoich danych osobowych

Możesz to zrobić kontaktując się z nami:

1) tradycyjną drogą pocztową na adres:

Instytut Łączności – Państwowy Instytut Badawczy

ul. Szachowa 1, 04-894 Warszawa

z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”

lub

2) drogą mailową: iod@il-pib.pl.

Z kim możesz się skontaktować w sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych

Jeżeli masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych przez Instytut Łączności – Państwowy Instytut Badawczy, a także przysługujących Ci praw, możesz kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych, którym jest:

Monika Baran — mail: iod@il-pib.pl.

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane osobowe

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w celach związanych z:

realizacją obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
wykonywaniem przez Administratora zadań realizowanych w interesie publicznym;
wykonywaniem umowy lub podjęciem działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, której stroną możesz być Ty lub podmiot, który reprezentujesz;
realizacją celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora;
wyrażoną przez Ciebie zgodą na przetwarzanie danych osobowych.

Komu możemy przekazać Twoje dane osobowe

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

organy władzy publicznej i podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach określonych prawem;
inne podmioty, które przetwarzają dane osobowe na podstawie umów zawartych z Instytutem Łączności – Państwowym Instytutem Badawczym.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane

Okres przetwarzania danych przez Administratora uzależniony jest od celu i podstawy prawnej przetwarzania.

Przetwarzając dane osobowe:

kiedy jest to konieczne z uwagi na ciążący na nas obowiązek wynikający z przepisu prawa - okres przetwarzania danych określają te przepisy;
gdy jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym - okres przechowywania danych określają przepisy prawa, przy czym okres ten może ulec skróceniu w przypadku wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
w związku z wykonaniem zawartej z Tobą umowy - okres przetwarzania trwa do momentu zrealizowania umowy lub jej rozwiązania;
na podstawie udzielonej nam zgody - okres przetwarzania trwa do momentu realizacji celu lub wycofania zgody;
na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora - okres przetwarzania trwa do momentu ustania tego interesu (np. okres przedawnienia roszczeń) lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec takiemu przetwarzaniu.

W przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, okres przetwarzania wynika z tych przepisów.

Jakie są Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii zgodnie z art. 15 RODO;
prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych zgodnie z art. 16 RODO;
prawo do usunięcia danych osobowych zgodnie z art. 17 RODO;
prawo do ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO;
prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO;
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, w sytuacji gdy Twoje dane są przetwarzane na podstawie uzyskanej zgody, przy czym jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Zakres każdego z tych praw i sytuacje, w których możesz z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia możesz skorzystać, zależeć będzie od podstawy prawnej i celu przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych.

Możesz skorzystać z tych praw, składając wniosek drogą e-mailową lub pocztową. Aby mieć pewność, że jesteś osobą uprawnioną do złożenia wniosku, możemy poprosić Cię o podanie dodatkowych danych pozwalających nam uwierzytelnić Twoje dane.

Niezależnie od praw wymienionych wyżej, jeśli uznasz, że przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W jaki sposób informujemy Cię o przetwarzaniu Twoich danych osobowych

Zapewniamy przejrzystość przetwarzania danych, w szczególności informujemy o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania.

Szczegółowe klauzule informacyjne każdorazowo wskazują:

właściwą podstawę prawną i cel przetwarzania danych osobowych;
informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym, lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;
informację o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu;
informację o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
informację o odbiorcach danych;
informację o przysługujących prawach;
informację o źródle pozyskania Twoich danych, jeśli to nie Ty nam je przekazałeś;
informację o okresie przechowywania danych.

Jeżeli pozyskujemy Twoje dane osobowe nie bezpośrednio od Ciebie, a są one udostępniane nam np. przez twojego pracodawcę, zobowiązujemy go w postanowieniach zawieranej umowy do przedstawienia Ci naszej klauzuli informacyjnej.

Tutaj znajdziesz szczegółowe klauzule informacyjne dotyczące najczęściej realizowanych przez nas procesów przetwarzania danych osobowych:

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku z prowadzoną korespondencją.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w procesie udostępniania informacji publicznej.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla osób wskazanych do kontaktu w związku z realizacją zawartej umowy.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla osób reprezentujących stronę zawartej umowy.