I. Zamówienia publiczne - podmioty zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

1. Jak należy szacować wartość zamówienia publicznego?

Szacowanie wartości zamówienia publicznego jest dokonywane z należytą starannością,
z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających i jest dokumentowane. Zabroniony jest podział zamówienia publicznego skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym ustalając wartość zamówienia, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek:

a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,

b) możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie,

c) możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.

W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia publicznego ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części.

2. Jak opisywać przedmiot zamówienia publicznego?

Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Do opisu przedmiotu zamówienia publicznego stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3).

3. Jak ustalać terminy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego?

Terminy odnoszące się do każdego etapu postępowania o udzielenie zamówienia ustalane są zgodnie z prawem krajowym, unijnym oraz w sposób umożliwiający ich dotrzymanie (dotyczy to zarówno skracania, jak i wydłużania terminów). Podczas ustalania terminów należy wziąć pod uwagę złożoność postępowania o udzielenie zamówienia, charakter i przedmiot zamówienia, a także dostępny personel zamawiającego, jego zadania, umiejętności i doświadczenie.

4. Jak zapewnić dostęp wykonawców do zamówienia publicznego?

Wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia publicznego i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny.

5. Jak określać warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego?

Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia publicznego, przy czym nie mogą one zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców.

6. Jak określać kryteria oceny ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego?

Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia zawierają wymagania związane z przedmiotem zamówienia publicznego, przy czym:

a) kryteria te nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców,

b) kryteria te powinny, co do zasady, określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji.

UWAGA! Kryteria oceny ofert nie mogą odnosić się do właściwości wykonawcy!

7. Jak stosować zapisy o nienależytym wykonaniu zamówienia publicznego?

Za nienależyte wykonanie zamówienia publicznego, np. z tytułu opóźnień z winy wykonawcy, nieprawidłowej realizacji zamówienia, niekompletnego wykonania zamówienia (w tym np. nieprzestrzegania warunków gwarancji) stosowane są kary, które wskazane są w umowie zawieranej z wykonawcą. W razie niezastosowania kar należy pisemnie udokumentować przyczyny ich niezastosowania.

W sytuacji niewywiązania się przez wykonawcę z warunków umowy o zamówienie, przy jednoczesnym niezastosowaniu kar umownych, IOI może uznać całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem publicznym za niekwalifikowalne.

II. Zamówienia - podmioty niezobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

8. Jakie stosować warunki przy realizacji zamówień nieobjętych ustawą Pzp?

Każde postępowanie dotyczące wyboru dostawcy/wykonawcy powinno być przeprowadzone w sposób przejrzysty, proporcjonalny, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Aby spełnione zostały powyższe warunki należy:

a) upublicznić zapytanie ofertowe zgodnie z warunkami, przy czym zapytanie ofertowe zawiera co najmniej:

i.    opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji),

ii.   warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe,

iii. kryteria oceny oferty,

iv. informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,

v.   opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,

vi. termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia,

vii. informacje na temat zakresu wykluczenia związanego z konfliktem interesów,

viii. określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy,

b)  wybrać najkorzystniejszą spośród złożonych ofert spełniającą warunki udziału
w postępowaniu o udzielenie zamówienia w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; wybór oferty jest dokumentowany protokołem postępowania
o udzielenie zamówienia.

c) dla zamówień o niskiej wartości (do 50 tys. zł netto) dopuszczalne jest zbadanie w dowolnej formie ceny zamawianej dostawy, usługi, tj. porównania co najmniej dwóch ofert. Należy udokumentować potwierdzenie przeprowadzenia rozeznania rynkowego poprzez zebrane oferty/wyceny, wydrukowany cennik internetowy (print screeny), katalog itp. Na OOW/Partnerach spoczywa obowiązek uwiarygodnienia, że wysokość wydatku jest rynkowa.

9. Jakie procedury należy stosować przeprowadzając postępowania o udzielenie zamówienia?

W trakcie przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia stosuje się wewnętrzne procedury OOW/Partnera dotyczące udzielania zamówień opracowane w postaci np. instrukcji wewnętrznych, regulaminów. Procedury te uwzględniają wszystkie etapy postępowania wraz ze wskazaniem poszczególnych czynności oraz stanowisk odpowiedzialnych za ich realizację.

10. Co w przypadku kiedy OOW/Partner nie posiada wewnętrznych procedur dotyczących udzielania zamówień?

W takim przypadku należy stosować przynajmniej reguły ujęte w dokumentacji niniejszego wyboru przedsięwzięć (nr KPOD.03.12-IP.05-001/23), a w szczególności wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków (zał. 8 do Regulaminu). Warto również posiłkować się innymi materiałami zamieszczonymi w formie najczęściej zadawanych pytań oraz pozostałymi informacjami umieszczanymi na stronie www.spolecznoscienergetyczne.gov.pl.

11. Czy przed upublicznieniem zapytania ofertowego należy oszacować wartość zamówienia?

Tak powinno się dokonać szacowania wartości każdego zamówienia. Szacując wartość zamówienia należy bazować na aktualnych cenach na rynku zamawianych dóbr. W tym celu, tam gdzie jest to możliwe należy przeprowadzić rozeznanie rynku wśród co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców danego zamówienia.

W przypadku gdy na rynku nie istnieje dwóch potencjalnych wykonawców, należy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. Dokumenty dotyczące sposobu oszacowania wartości zamówienia powinny zostać zarchiwizowane łącznie z dokumentacją tego zamówienia.

Oszacowana wartość zamówienia powinna być ważna w chwili publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną już wartość zamówienia, przed wszczęciem postępowania należy dokonać ponownego oszacowania jego wartości. Sposób oszacowania wartości zamówienia powinien zostać udokumentowany.

12. Jak rozumieć pojęcie konfliktu interesów?

W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia udzielanego przez dany podmiot (OOW lub Partnerzy) nie będący podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z OOW/Partnerem osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między OOW/Partnerem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu OOW/Partnera lub osobami wykonującymi w imieniu OOW/Partnera czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

c)  pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W przypadku, gdy OOW/Partner udzieli zamówienia podmiotowi powiązanemu w powyższy sposób lub inny niż wskazany w lit. a-d i powiązanie to narusza reguły konkurencyjności, co jest stwierdzane przez IOI, OOW zostanie wezwany do zwrotu środków.

13. Jak upublicznić zapytanie ofertowe?

Upublicznienie zapytania ofertowego polega na:

a) jego umieszczeniu:

i. co najmniej na stronie internetowej podmiotu udzielającego zamówienia (OOW/Partnera), o ile posiada taką stronę lub

ii.  na stronie internetowej przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych.

lub 

b) wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia publicznego.

12. Co w przypadku jeśli OOW/Partner otrzyma tylko jedną ofertę lub w ogóle nie wpłynie żadna oferta?

W przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego:

a) wpłynie tylko jedna nie podlegająca odrzuceniu oferta – uznaje się regułę konkurencyjności
za spełnioną,

b) nie wpłynie żadna oferta

– dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury, lecz zawarta umowa z Wykonawcą musi spełniać wszystkie wymagania określone w ogłoszeniu o zamówieniu (w tym wybrany Wykonawca musi spełniać wymagania określone przez Zamawiającego).

13. Gdzie umieścić Informację o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia?

Informację o wyniku postępowania umieszcza się na powszechnie dostępnej stronie internetowej, przy czym w przypadku upublicznienia zapytania ofertowego poprzez rozesłanie zapytania do min. 3 oferentów informację o wyniku postępowania wysyła się do każdego wykonawcy, który złożył ofertę oraz umieszcza się na stronie internetowej, o ile OOW/Partner posiada taką stronę. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę, istnieje obowiązek udostępnienia wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia.

14. Czy można dokonać zmiany w postanowieniach umowy z wybranym wykonawcą w stosunku do treści zapytania ofertowego?

Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wybranym wykonawcą, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany.

15. Kiedy zawrzeć umowę z wykonawcą?

Po przeprowadzeniu procedury wyboru wykonawcy następuje podpisanie umowy z wybranym wykonawcą. W przypadku, gdy wykonawca odstąpi od podpisania umowy z zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

16. Jak sporządzić protokół postępowania o udzielenie zamówienia?

Dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą i sporządzenia protokołu postępowania
o udzielenie zamówienia, konieczna jest forma pisemna. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zawiera co najmniej:

a) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,

b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego,

c) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,

d) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom
za spełnienie danego kryterium,

e) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,

f)   datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego,

g) następujące załączniki:

i.    potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej lub wysłania do trzech oferentów,

ii.   złożone oferty,

iii. oświadczenie lub oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez OOW/Partnera lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań
w imieniu OOW/Partnera i osoby wykonujące w imieniu OOW/Partnera czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą.

17. O czym warto pamiętać podczas realizacja zamówienia?

Należy zapewnić odpowiedni potencjał kadrowy wystarczający do wykonania przewidzianych zadań na każdym etapie realizacji zamówienia.

Należy również nadzorować sposób realizacji zamówienia i protokołować sposób jego odbioru. W tym celu zaleca się stosowanie procedur wewnętrznych, określających sposób realizacji i odbioru zamówienia, w tym odpowiedzialność oraz zadania i terminy po stronie OOW/Partnerów oraz wzory dokumentów (w szczególności wzór protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, który pozwala m.in. na sprawdzenie, czy wszystkie elementy zamówienia zostały zrealizowane zgodnie z postanowieniami umowy).

III. Inne kwestie

18. Jaki należy zastosować sposób określania minimalnej i maksymalnej kwoty dofinansowania na jedno przedsięwzięcie w przypadku JST, których liczba mieszkańców nie pozwala na osiągnięcie minimalnej kwoty dofinansowania obliczanej na podstawie wzoru wskazanego do obliczania maksymalnej kwoty dofinasowania?

Określenie minimalnej kwoty dofinansowania w działaniu A.3 dla JST miało na celu wskazanie minimalnego budżetu (determinującego kwotę dofinansowania), który pozwoli na efektywną realizację przedsięwzięcia. Uznano, że dopiero przy kwocie dofinansowania na poziomie 30 tys. zł możliwa jest realizacja podstawowych celów w działaniu A.3 etap I. Oznacza to jednocześnie, że JST, dla których maksymalna kwota dofinansowania obliczona na podstawie przypisu nr 7 (par. 6 ust. 2 Regulaminu) wyniesie poniżej 30 tys. zł (z uwagi na małą liczbę mieszkańców), powinny tak zaprojektować budżet, aby wynikała z niego minimalna dopuszczalna kwota dofinansowania (łącznie z kosztami pośrednimi). Takie samo podejście należy stosować dla działania A.3 etap II, gdzie obowiązuje minimalna kwota dofinansowania na poziomie 100 tys. zł.