Zgodnie z obowiązującym Regulaminem w wyborze przedsięwzięć nr KPOD.03.12-IP.05-001/23, wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków zostały określone w załączniku nr 8 do Regulaminu. W 5. rozdziale wskazano m.in., że Każdy OOW lub Partner będący zamawiającym publicznym musi udzielać zamówień zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych oraz dyrektywami dotyczącymi zamówień publicznych. Oznacza to, że podmiot zobowiązany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawy Pzp) musi udzielać zamówień w ramach Przedsięwzięcia zgodnie z tą ustawą.
Zgodnie z ustawą Pzp, OOW/Partner przy realizacji Przedsięwzięcia zobowiązany jest do stosowania przepisów tej ustawy, w przypadku, gdy udziela zamówień, o których mowa w art. 2 ustawy Pzp oraz gdy jest zamawiającym, o którym mowa w art. 4, 5 lub 6 ustawy Pzp.
W przypadku, gdy OOW/Partner nie jest zamawiającym, do którego stosuje się przepisy, o których mowa powyżej, zobowiązany jest stosować poniższe reguły konkurencyjności (wskazane w ww. załączniku nr 8):
1)    przygotować i przeprowadzić postępowanie w sposób przejrzysty, proporcjonalny, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;
2)    udzielić zamówienia w sposób zapewniający uzyskanie najlepszych efektów zamówienia w stosunku do poniesionych nakładów;
3)    zawierać umowy w formie pisemnej (chyba, że dla danej czynności zastrzeżona jest inna szczególna forma);
4)    zapewnić, aby czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonywały osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
Biorąc pod uwagę szereg zapytań dotyczących rozumienia reguł wskazanych w pkt. 1), poniżej publikujemy dodatkowe wyjaśnienia dotyczące tych reguł:

1. PRZEJRZYSTOŚĆ
2. PROPORCJONALNOŚĆ
3. ZACHOWANIE UCZCIWEJ KONKURENCJI
4. RÓWNE TRAKTOWANIE

W związku z powyższym należy mieć na względzie, że zgodnie z obowiązującym wzorem umowy, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, IOI może:

1. wydać zalecenia do zastosowania przez OOW lub Partnera;
2. wezwać do zwrotu nienależnie otrzymanych środków;
3. proporcjonalnie pomniejszyć Wsparcie;
4. odmówić refundacji wydatków nieprawidłowo poniesionych.

Całość zapisów obowiązującego wzoru umowy stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu.
Dodatkowe rekomendacje jak należy stosować zapisy Regulaminu w zakresie realizacji zamówień znajdują się również w formie Najczęściej zadawanych pytań

 

Przejrzystość oznacza prowadzenie postępowania w sposób jasny i zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych stron. W praktyce wymaga to:

• Publikacji informacji: Ogłoszenie zamówienia powinno być dostępne na stronie internetowej zamawiającego, w specjalistycznym portalu zamówień publicznych lub poprzez rozesłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech niezależnych podmiotów. Działanie takie zapewnia równy dostęp do zamówienia zainteresowanym podmiotom.
• Jasnych zasad: Warunki zamówienia i kryteria oceny ofert muszą być sformułowane w sposób jednoznaczny i dostępny przed rozpoczęciem składania ofert. Zamawiający ma swobodę w formułowaniu warunków zamówienia. Musi jednak zrobić to na etapie przygotowania postępowania. Podczas oceny złożonych ofert zamawiający związany jest zasadami postępowania, które sam określił. Zmiana tych zasad po otwarciu ofert stanowiłaby rażące naruszenie równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości.

• Zebrania ofert: Zamawiający powinien dążyć, aby uzyskać co najmniej 2 oferty od podmiotów niepowiązanych z nim, aby zapewnić obiektywizm oceny (uzyskanie jednej oferty jest akceptowalne pod warunkiem właściwej publikacji zapytania ofertowego). Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę spełniającą określone przez niego kryteria.
• Dokumentacji: Wszystkie istotne czynności (takie jak np.: publikacja ogłoszenia, złożone oferty, ocena ofert, potwierdzenie braku powiązań między zamawiającym a wykonawcą, umowa zawarta z wykonawcą) w postępowaniu powinny być utrwalone – w formie pisemnej lub elektronicznej. Działanie takie umożliwia kontrolę przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia na każdym jego etapie.

Przykłady:

1. Publikacja informacji: Publikacja ogłoszeń o zamówieniach publicznych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), na stronie zamawiającego, na portalu internetowym dedykowanym do publikacji zamówień (np. https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/ )  lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeśli wartość zamówienia przekracza odpowiednie progi.
2. Opis zamówienia: Przejrzystość w opisie przedmiotu zamówienia, np. poprzez unikanie niejednoznacznych sformułowań lub nieuzasadnionych wymagań, które mogłyby ograniczać konkurencję.

Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody ze Wspólnego Słownika Zamówień (tzw. Kody CPV). Opis przedmiotu zamówienia powinien być określony w sposób:

• dokładny,
• jednoznaczny,
• wyczerpujący.

Opis nie może odnosić się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i dopuszczono rozwiązania równoważne.

3. Kryteria oceny ofert: każde kryterium oceny ofert musi odnosić się do danego przedmiotu zamówienia, ponadto każde kryterium (i opis jego stosowania) musi być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak żeby każdy poprawnie poinformowany oferent, który dołoży należytej staranności, mógł interpretować je w jednakowy sposób.

Proporcjonalność oznacza, że wymagania stawiane wykonawcom i kryteria oceny ofert są dostosowane do wartości i charakteru zamówienia. Zamawiający z jednej strony powinien zapewnić jak najszerszy dostęp do zamówienia, jednak z drugiej strony powinien ograniczyć ten dostęp do podmiotów, które są w stanie realnie wykonać zamówienie. W praktyce oznacza to, że

• Wymagania powinny być realistyczne i osiągalne dla potencjalnych wykonawców.
• Proporcjonalność polega na określeniu przez zamawiającego wyłącznie takich wymagań, które są konieczne do osiągnięcia zakładanego celu. Nie można wymagać dokumentów lub warunków, które są nadmiernie skomplikowane w stosunku do skali zamówienia.
• Kryteria oceny ofert muszą być adekwatne do celów zamówienia i umożliwiać wybór najkorzystniejszej oferty.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

• Wszystkie warunki zapytania muszą być spełnione, aby oferta została dopuszczona do postępowania;
• Oceniane są metodą: tak/nie (spełnia/nie spełnia);
• Warunki udziału w zapytaniu muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, nie mogą dyskryminować potencjalnych oferentów.

Przykłady:

1. Wymagania techniczne: Przy zakupie komputerów zamawiający określa wymagania dotyczące podstawowych parametrów (np. procesor, pamięć RAM), zamiast wskazywać konkretne modele, co mogłoby ograniczać dostęp do zamówienia. Należy unikać wskazywania nazw własnych potencjalnych producentów, konkretnych typów/modeli maszyn i urządzeń.
2. Warunki finansowe: Dla zamówień o niskiej wartości zamawiający rezygnuje z wymogu wniesienia wysokiego wadium, które mogłoby zniechęcić mniejsze podmioty.
3. Okres realizacji zamówienia:  Zamawiający wskazuje termin realizacji zamówienia niemożliwy do spełnienia w normalnych warunkach rynkowych i skrajnie odbiegający od terminów zwykle przyjmowanych na rynku w podobnych usługach.

Uczciwa konkurencja wymaga stworzenia równych szans dla wszystkich uczestników, czyli o zamówienie muszą móc ubiegać się wszyscy wykonawcy, którzy oferują produkty/usługi zbliżone, podobne do tych wymaganych przez zamawiającego. W praktyce oznacza to, że:

• Każdy zainteresowany wykonawca powinien mieć dostęp do tych samych informacji.
• Niedopuszczalne jest faworyzowanie jednego podmiotu przez dostosowanie wymagań zamówienia do jego możliwości, ani też dyskryminowanie innych podmiotów poprzez wskazanie nieproporcjonalnych warunków udziału w postępowaniu.
• Wszyscy oferenci muszą być oceniani według tych samych zasad i kryteriów.

Przykłady:

1. Jednakowy dostęp do informacji: Wszystkie pytania wykonawców dotyczące zamówienia oraz odpowiedzi zamawiającego są publikowane na portalu, aby każdy potencjalny wykonawca miał dostęp do tych samych danych.
2. Unikanie preferencji: Kryteria wyboru ofert są tak skonstruowane, aby nie faworyzować lokalnych dostawców (np. poprzez preferencje cenowe) w przypadku, gdy przepisy tego nie uzasadniają lub wykonawców, którzy realizowali wcześniej dla zamawiającego podobne usługi lub dostawy.
3. Realizacja zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w zapytaniu ofertowym: Zamawiający nie może dokonywać zmian określonych w ogłoszeniu o zamówieniu w trakcie jego realizacji.

Równe traktowanie oznacza brak jakiejkolwiek dyskryminacji w stosunku do wykonawców. W praktyce oznacza to, że:

• Żaden podmiot nie może być wykluczony z udziału z powodów innych niż jasno określone w warunkach zamówienia.
• Decyzje zamawiającego, takie jak odrzucenie oferty, muszą być uzasadnione w sposób jasny i obiektywny.
• Wszystkie oferty są oceniane według tych samych kryteriów.

Przykłady:

1. Ocena ofert: Dwie oferty zawierające identyczne parametry są oceniane w ten sam sposób, niezależnie od renomy lub doświadczenia wykonawców, o ile warunki zamówienia tego nie wymagają.
2. Wykluczenie wykonawcy: Decyzja o wykluczeniu oferty wykonawcy, który nie spełnia warunków technicznych, jest podejmowana na podstawie obiektywnych zapisów w dokumentacji, a nie subiektywnej oceny komisji oceny ofert.

Publikacja zapytań ofertowych

Aby spełnić powyższe zasady, publikacja powinna odbywać się poprzez:

1. Stronę internetową zamawiającego: ogłoszenie zamówienia w dedykowanej sekcji.
2. Portal zamówień publicznych: jeśli jest dostępny.
3. Zaproszenia indywidualne: rozesłanie zapytań do co najmniej trzech niezależnych podmiotów.

Zamawiający powinien dążyć do zebrania minimum dwóch ofert, co zapewni możliwość porównania różnych propozycji i wybór najkorzystniejszej (uzyskanie jednej oferty jest akceptowalne pod warunkiem właściwej publikacji zapytania ofertowego).

Konflikt interesów i brak bezstronności

Definicja konfliktu interesów:

Konflikt interesów występuje, gdy osoby uczestniczące w postępowaniu mogą mieć osobisty, finansowy lub inny interes w wyborze określonego wykonawcy.

Przykłady:

1. Powiązania rodzinne: małżeństwo, pokrewieństwo w linii prostej lub bocznej do drugiego stopnia.
2. Powiązania zawodowe: praca lub współpraca z wykonawcą w okresie ostatnich trzech lat.
3. Inne relacje: stosunki prawne lub faktyczne, które mogą budzić wątpliwości co do bezstronności.

Przykłady:

1. Wyłączenie osoby zaangażowanej: pracownik zamawiającego, którego brat prowadzi firmę startującą w postępowaniu, jest wyłączony z oceny ofert, aby uniknąć podejrzeń o brak bezstronności.
2. Oświadczenia o braku powiązań: członkowie komisji przetargowej składają pisemne oświadczenia, że nie mają żadnych relacji osobistych ani zawodowych z uczestnikami postępowania.

 

Działania w przypadku konfliktu interesów:

• Osoby związane z zamawiającym powinny złożyć oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami.
• Jeśli konflikt interesów zostanie stwierdzony, dana osoba musi zostać wyłączona z postępowania.

Przestrzeganie tych zasad zapewni przejrzystość, równość i uczciwość postępowania, a także zminimalizuje ryzyko wystąpienia nadużyć.

 

Najczęściej popełniane błędy:

Przykład 1. Brak precyzyjnego opisu przedmiotu zamówienia

Opis: zamawiający nie określa szczegółowo czego oczekuje, używa ogólników lub niejasnych terminów, co powoduje, że wykonawcy mają różne interpretacje wymagań.

Skutek: trudności w porównaniu ofert, możliwość odrzucenia ofert z powodu niespełnienia niewyjaśnionych kryteriów.

Przykład 2. Ustalanie zbyt krótkich terminów składania ofert

Opis: zamawiający wyznacza termin, który jest zbyt krótki, aby wykonawcy mogli przygotować rzetelne i konkurencyjne oferty.

Skutek: ograniczenie liczby ofert, mniejsza konkurencja i ryzyko zarzutów o faworyzowanie konkretnego wykonawcy.

Przykład 3. Ukrywanie dokumentacji przetargowej

Opis: dokumentacja nie jest publicznie dostępna, a zamawiający udostępnia ją tylko wybranym podmiotom lub na żądanie.

Skutek: naruszenie zasad przejrzystości i potencjalne unieważnienie postępowania.