Polska w Malezji

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1. Wojewoda (do uzupełnienia nazwa wojewody), mający siedzibę w (do uzupełnienia dane adresowe urzędu) – w zakresie rejestracji danych w  Rejestrze Dokumentów Paszportowych, personalizacji paszportów tymczasowych oraz przechowywanej przez Wojewodę (do uzupełnienia nazwa wojewody) dokumentacji  związanej z paszportami i paszportami tymczasowymi;
2. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) Al. Ujazdowskie 1/3 – odpowiada za utrzymanie i rozwój Rejestru Dokumentów Paszportowych oraz zapewnia ochronę przed nieuprawnionym dostępem do Rejestru Dokumentów Paszportowych;
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – sprawuje nadzór nad realizacją przez wojewodów i konsulów spraw dotyczących paszportów i paszportów tymczasowych, odpowiada za personalizację dokumentów paszportowych, rejestrację danych w Rejestrze Dokumentów Paszportowych, zapewnienie funkcjonowania wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do Rejestru Dokumentów Paszportowych oraz zapewnia ochronę przed nieuprawnionym dostępem do Rejestru Dokumentów Paszportowych;
4. Minister Spraw Zagranicznych, mający siedzibę w Warszawie (00-580) Al. J. Ch. Szucha 23 – w zakresie rejestracji danych w Rejestrze Dokumentów Paszportowych oraz przechowywanej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych dokumentacji związanej z paszportami dyplomatycznymi i paszportami służbowymi , zapewnienia funkcjonowania wydzielonej sieci umożliwiającej konsulom dostęp do Rejestru Dokumentów Paszportowych, a także w zakresie rejestracji przez właściwego konsula danych w Rejestrze Dokumentów Paszportowych, personalizacji paszportów tymczasowych oraz przechowywanej przez niego dokumentacji związanej z dokumentami paszportowymi

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Wojewodą (do uzupełnienia nazwa wojewody) można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email: iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora oraz na adres korespondencyjny ul.  Królewska 27, (00-060) Warszawa.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres email: iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Zagranicznych można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@msz.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby, zaś z wykonującym obowiązki administratora, którym jest konsul RP, można skontaktować się poprzez właściwy adres instytucjonalny e-mail urzędu konsularnego lub pisemnie pod adresem, zgodnie z informacją opublikowaną na stronie: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/polskie-przedstawicielstwa-na-swiecie .

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Wojewoda (do uzupełnienia nazwa wojewody) wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez (do uzupełnienia dane).

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/Pani kontaktować się, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, korespondencyjnie na adres: ul.  Królewska 27, (00-060) Warszawa oraz na adres  e-mail: iod@mc.gov.pl

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email: iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Zagranicznych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pan/Pani  skontaktować poprzez email: iod@msz.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani/Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z przepisem szczególnym ustawy;

•  Przez Wojewodę w celu wydania dokumentu paszportowego, jego unieważnienia, a także udostępniania Pani/Pana danych z Rejestru Dokumentów Paszportowych i dokumentacji związanej z dokumentami paszportowymi oraz wydania Pani/Panu zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dokumentów Publicznych– na podstawie art. 6, art. 72, art. 94, art. 95 ustawy o dokumentach paszportowych (Dz. U. z 2022 r., poz. 350, ze zm., zwanej dalej: ustawą o dokumentach paszportowych);
• Przez Konsula RP w celu wydania dokumentu paszportowego lub decyzji o odmowie wydania, jego unieważnienia lub stwierdzenia nieważności, a także udostępniania Pani/Pana danych z Rejestru Dokumentów Paszportowych i dokumentacji pisemnej związanej z dokumentami paszportowymi oraz wydania Pani/Panu zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dokumentów Publicznych – na podstawie art. 6, art. 72, art. 94, art. 95 ustawy o dokumentach paszportowych
• Przez Ministra Cyfryzacji – w celu prowadzenia Rejestru Dokumentów Paszportowych i udostępniania z niego danych, a także unieważnienia dokumentu paszportowego w przypadkach przewidzianych ustawą  - na podstawie art. 73 pkt 5 i 7, art. 78 ust. 2, art. 86-89 ustawy o dokumentach paszportowych;
• Przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - w celu  zapewnienia możliwości sprawowania nadzoru nad prowadzeniem przez wojewodów i konsulów spraw dotyczących paszportów i paszportów tymczasowych, wydania paszportu i paszportu tymczasowego w wyjątkowych przypadkach, jeżeli przemawia za tym ważny interes państwa, personalizacji dokumentu paszportowego, a także udostępniania Pani/Pana dokumentacji związanej z dokumentami paszportowymi - na podstawie art. 7, art. 9 ust. 1, art. 29 ust. 4 ustawy o dokumentach paszportowych.  
• Przez Ministra Spraw Zagranicznych – w celu wydania paszportu dyplomatycznego lub służbowego oraz jego unieważniania, a także udostępniania Pani/Pana dokumentacji pisemnej związanej z paszportem dyplomatycznym lub paszportem służbowym - na podstawie art. 6 ust. 2, art. 73 pkt 4, art. 94 ustawy o dokumentach paszportowych.  

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych są

• Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA – w zakresie umożliwiającym spersonalizowanie i doręczenie do organu paszportowego sporządzonego paszportu w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania oraz udostępniania danych w trybie pełnego dostępu online lub w trybie usługi porównania danych Rejestru Dokumentów Paszportowych w imieniu Ministra Cyfryzacji.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się:

Policji, Straży Granicznej, Biuru Nadzoru Wewnętrznego, o którym mowa w ustawie z dnia 21 czerwca 1996 r. o szczególnych formach sprawowania nadzoru przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2073 i 2448), Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu, organom Krajowej Administracji Skarbowej, prokuraturze, sądom, Służbie Więziennej, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Żandarmerii Wojskowej, Szefowi Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych, Służbie Ochrony Państwa, Straży Marszałkowskiej, dyrektorom urzędów morskich, Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych

- w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań

przez:

• Wojewodę – z Rejestru Dokumentów Paszportowych w trybie jednostkowym podmiotom wskazanym powyżej oraz z dokumentacji związanej z wydaniem dokumentów  paszportowych podmiotom wskazanym powyżej - jeżeli jest to uzasadnione zakresem wykonywanych zadań określonych w ustawach szczególnych, a także dokumentację związaną z wydawaniem dokumentów paszportowych osobie, której ta dokumentacja dotyczy.
• Konsula RP – z Rejestru Dokumentów Paszportowych w trybie jednostkowym podmiotom  wskazanym powyżej oraz z dokumentacji związanej z wydaniem dokumentów paszportowych podmiotom wskazanym powyżej;, - jeżeli jest to uzasadnione zakresem wykonywanych zadań określonych w ustawach szczególnych, a także dokumentację związaną z wydawaniem dokumentów paszportowych osobie, której ta dokumentacja dotyczy; Centralny Ośrodek Informatyki w imieniu Ministra Cyfryzacji z Rejestru Dokumentów Paszportowych w trybie zapewnienia pełnego dostępu online podmiotom wskazanym powyżej oraz w trybie usługi porównywania danych podmiotom, które wykażą interes faktyczny oraz spełnią warunki, o których mowa w art. 87 ust. 1 ustawy o dokumentach paszportowych;
• Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – z Rejestru Dokumentów Paszportowych w trybie jednostkowym podmiotom wskazanym powyżej oraz z dokumentacji związanej z wydawaniem dokumentów paszportowych podmiotom wskazanym powyżej – jeżeli jest to uzasadnione zakresem wykonywanych zadań określonych w ustawach szczególnych, a także dokumentację związaną z wydawaniem dokumentów paszportowych osobie, której ta dokumentacja dotyczy.

Pani/Pana dane wojewoda lub konsul (działający w sprawie jako organ I instancji), a także Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji (działający w sprawie jako organ II instancji) udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o dokumentach paszportowych oraz Kodeksu postępowania administracyjnego, a w przypadku Konsula RP – także na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. Prawo konsularne, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Jeżeli w dokumencie paszportowym innej osoby został Pan/Pani wskazany/a jako osoba do kontaktu Pana/Pani dane mogą być udostępnione  organom policji, staroście, konsulowi w przypadku trudnej sytuacji życiowej, pobytu w szpitalu, zgonu tej osoby za granicą.  

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Pani/Pana dane dotyczące utraconego dokumentu paszportowego (skradzionego lub zagubionego) lub unieważnionego będą przekazywane do Systemu Informacyjnego Schengen (SIS) oraz bazy Interpolu na podstawie art. 84 ustawy o dokumentach paszportowych. Dane do SIS będą przekazywane za pośrednictwem Krajowego Systemu Informatycznego prowadzonego przez Komendanta Głównego Policji. W przypadku bazy Interpolu za pośrednictwem interfejsu udostępnianego przez Krajowe Biuro Interpolu w Warszawie lub za pośrednictwem oprogramowania służącego przeglądaniu danych.

Ponadto, dane z Rejestru Dokumentów Paszportowych mogą być udostępniane na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane wprowadzane do Rejestru Dokumentów Paszportowych będą przetwarzane bezterminowo, za wyjątkiem danych biometrycznych w postaci odcisków palców, które przechowuje się w Rejestrze Dokumentów Paszportowych do czasu potwierdzenia przez organ paszportowy prawidłowości sporządzenia dokumentu paszportowego (weryfikacji poprawności danych biometrycznych podczas wydawania dokumentu).

Dane zgromadzone w formie pisemnej w dokumentacji papierowej są przetwarzane przez Wojewodów przez 10 lat zgodnie z klasyfikacją wynikającą z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r., Dz. U. Nr 14, poz. 67).

Dane zgromadzone w formie pisemnej w dokumentacji papierowej są przetwarzane przez Konsulów RP przez okres 60 lat zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 43 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i jednostkach podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. MSZ poz. 74 z późn. zm.) – w przypadku wydania dokumentu paszportowego oraz 10 lat – w przypadku odmowy wydania lub unieważnienia dokumentu paszportowego oraz utraty lub zniszczenia dokumentu paszportowego.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane do Rejestru Dokumentów Paszportowych wprowadzane są przez następujące organy:

• Wojewodę, który wydaje lub unieważnia dokument paszportowy;
• Konsula , który wydaje, odmawia wydania lub unieważnia dokument paszportowy lub stwierdza jego nieważność;
• Straż Graniczną lub Policję w zakresie informacji o utracie dokumentu paszportowego;
• Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji , który personalizuje dokument paszportowy, a także w wyjątkowych przypadkach, jeżeli przemawia za tym ważny interes państwa wydaje paszport tymczasowy;
• Ministra Cyfryzacji, który rejestruje unieważnienie dokumentu paszportowego w przypadkach przewidzianych ustawą lub utraty lub uszkodzenia swojego dokumentu zgłoszonej dedykowaną usługą online;
• Ministra Spraw Zagranicznych, który wydaje lub unieważnia paszporty dyplomatyczne i paszporty służbowe.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH ORAZ KONSEKWENCJACH NIEPODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o dokumentach paszportowych. W przypadku działania na wniosek, odmowa podania danych skutkuje niezrealizowaniem żądania.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI I PROFILOWANIU

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.