Mniejszości Narodowe i Etniczne

I. Informacje ogólne

1. Na podstawie art. 18 ust. 3 ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz języku regionalnym, zwanej dalej „ustawą”, Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji określa niniejszą „Informacją o szczegółowych zasadach postępowania przy udzielaniu dotacji na realizację w 2020 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1, 3-9 ustawy z dnia 6 stycznia 2005 r. o mniejszościach narodowych i etnicznych oraz języku regionalnym”, zwanej dalej „Informacją”, zasady postępowania przy udzielaniu dotacji na ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, z pominięciem otwartego konkursu ofert.
2. Informacja określa wzory następujących dokumentów:
   1. wzór wniosku o udzielenie dotacji na realizację zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej Informacji;
   2. ramowy wzór umowy na realizację zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej Informacji;
   3. ramowy wzór oświadczenia o zgodności ze stanem prawnym i faktycznym odpisu z rejestru/wyciągu z ewidencji lub innych dokumentów potwierdzających status prawny zleceniobiorcy oraz umocowanie osób go reprezentujących w dniu podpisania umowy/aneksu/innego oświadczenia woli, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszej Informacji;
   4. wzór sprawozdania z realizacji zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, stanowiący załącznik nr 4 do niniejszej Informacji;
   5. ramowy wzór formularza o liczbie odbiorców zadań służących podtrzymaniu tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowaniu języka regionalnego, stanowiący załącznik nr 5 do niniejszej Informacji.

II. Informacje dotyczące udzielania dotacji celowych

1. Dotacje celowe są przyznawane na realizację następujących zadań:
   1. działalność instytucji kulturalnych, ruchu artystycznego i twórczości mniejszości oraz imprez artystycznych mających istotne znaczenie dla kultury mniejszości lub dla zachowania i rozwoju języka regionalnego (art. 18 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   2. wydawanie książek, czasopism, periodyków i druków ulotnych w językach mniejszości, w języku regionalnym lub w języku polskim, w postaci drukowanej oraz w innych technikach zapisu obrazu i dźwięku (art. 18 ust. 2 pkt 3 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   3. wspieranie programów telewizyjnych i audycji radiowych realizowanych przez mniejszości lub realizowanych w języku regionalnym (art. 18 ust. 2 pkt 4 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   4. ochronę miejsc związanych z kulturą mniejszości lub z językiem regionalnym (art. 18 ust. 2 pkt 5 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   5. działalność świetlicową (art. 18 ust. 2 pkt 6 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   6. prowadzenie bibliotek oraz dokumentacji życia kulturalnego i artystycznego mniejszości lub bibliotek oraz dokumentacji dotyczących języka regionalnego (art. 18 ust. 2 pkt 7 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   7. edukację dzieci i młodzieży realizowaną w różnych formach (art. 18 ust. 2 pkt 8 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   8. propagowanie wiedzy o mniejszościach lub o języku regionalnym (art. 18 ust. 2 pkt 9 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   9. remonty obiektów budowlanych , w tym obiektów zabytkowych, służących zachowaniu tożsamości kulturowej mniejszości albo zachowaniu i rozwojowi języka regionalnego (art. 18 ust. 2 pkt 1, 3-8 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy ).
2. Wnioskodawca ubiegający się o przyznanie dotacji celowej składa odrębny wniosek na każde z wnioskowanych zadań.

III. Informacje dotyczące udzielania dotacji podmiotowych

1. Dotacje podmiotowe mogą być przyznawane organizacjom:
   1. mniejszości narodowych i etnicznych;
   2. społeczności posługującej się językiem regionalnym - działającym na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2017 r. poz. 210) lub ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U z 2016 r. poz. 40, z późn. zm.)
2. Dotacje podmiotowe mogą być przyznawane także instytucjom kulturalnym mającym istotne znaczenie dla kultury mniejszości narodowych i etnicznych oraz rozwoju i zachowania języka regionalnego.
3. Dotacje podmiotowe mogą być przyznawane podmiotom, o których mowa w ust. 1 i 2, które posiadają od przynajmniej pięciu lat osobowość prawną, potwierdzoną wpisem do stosownego rejestru/ewidencji lub innymi dokumentami oraz realizują przynajmniej jedno z następujących zadań:
   1. działalność instytucji kulturalnych, ruchu artystycznego i twórczości mniejszości oraz imprez artystycznych mających istotne znaczenie dla kultury mniejszości lub dla zachowania i rozwoju języka regionalnego (art. 18 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   2. wydawanie książek, czasopism, periodyków i druków ulotnych w językach mniejszości, języku regionalnym lub w języku polskim, w postaci drukowanej oraz w innych technikach zapisu obrazu i dźwięku (art. 18 ust. 2 pkt 3 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   3. wspieranie programów telewizyjnych i audycji radiowych realizowanych przez mniejszości lub w języku regionalnym (art. 18 ust. 2 pkt 4 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   4. działalność świetlicową (art. 18 ust. 2 pkt 6 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   5. prowadzenie bibliotek oraz dokumentacji życia kulturalnego i artystycznego mniejszości lub bibliotek oraz dokumentacji dotyczących języka regionalnego (art. 18 ust. 2 pkt 7 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy);
   6. edukację dzieci i młodzieży realizowaną w różnych formach (art. 18 ust. 2 pkt 8 w związku z art. 20 ust. 2 ustawy).
4. Wnioskodawca, ubiegający się o przyznanie dotacji podmiotowej, składa jeden wniosek o udzielenie tej dotacji.
5. Przy udzielaniu dotacji podmiotowych będą uwzględniane przede wszystkim koszty ponoszone przez organizację lub instytucję kulturalną na:
   1. obsługę finansową, księgową, biurową, administracyjną, prawną oraz opłatę za prowadzenie wyodrębnionego rachunku bankowego do obsługi przyznanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji dotacji na realizację w 2020 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego;
   2. eksploatację  i najem lokali służących działalności programowej organizacji mniejszości lub społeczności posługującej się językiem regionalnym lub eksploatację i najem lokali instytucji kulturalnych.
6. W przypadku wniosku o dotację podmiotową, wnioskodawca jest zobowiązany zapewnić środki własne (lub środki z innych źródeł) w wysokości co najmniej 10% całości kosztów realizacji zadania.
7. Uwaga: 10% należy liczyć od kosztu całkowitego realizacji zadania, a nie od wnioskowanej wysokości dotacji!

IV. Informacje dotyczące procedury

1. Wnioskodawcy mogą składać, w następujących terminach, wnioski o udzielenie:
   1. dotacji:
      1. podmiotowych, na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1 i 3-9 ustawy - do dnia 31 sierpnia 2019 r.
      2. celowych na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1 i 3-9 ustawy - do dnia 13 września 2019 r.
2. W przypadku nierozdysponowania wszystkich środków finansowych lub uzyskania dodatkowych środków w roku budżetowym 2020, Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji może ogłosić dodatkowy nabór wniosków, stosując odpowiednio zasady określone w niniejszej Informacji. Termin naboru wniosków w tym trybie zostanie podany do publicznej wiadomości poprzez opublikowanie pod adresem witryny internetowej http://mniejszosci.narodowe.mswia.gov.pl/ i nie wymaga zaopiniowania przez Komisję Wspólną Rządu i Mniejszości Narodowych i Etnicznych.
3. Wnioski należy składać pocztą na adres: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Departament Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem wnioski zostały nadane w polskiej placówce pocztowej. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zastrzega sobie prawo do określenia innych, dodatkowych trybów i środków, za pomocą których będą mogły być składane wnioski. 
4. Dyrektor Departamentu Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej „Departamentem”, powołuje Komisję, która rekomenduje wnioski, stosując kryteria oceny, o których mowa w rozdz. V niniejszej Informacji.
5. Członkami Komisji, o której mowa w ust. 4, mogą być pracownicy Departamentu oraz - na zasadzie parytetu - osoby, z których każda spełnia łącznie następujące warunki:
   1. została wskazana do zasiadania w Komisji, o której mowa w ust. 4 przez przedstawicieli mniejszości narodowych i etnicznych oraz przedstawicieli społeczności posługującej się językiem regionalnym, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy;
   2. posiada wiedzę z zakresu spraw mniejszości narodowych i etnicznych oraz języka regionalnego;
   3. z żadnym z podmiotów, które ubiegają się o udzielanie dotacji na realizację zadań nie pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że wynik prac Komisji, o której mowa w ust. 4 może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki;
   4. we władzach żadnego z podmiotów, o których mowa w pkt 3 nie zasiadają jego małżonkowie oraz krewni, powinowaci do drugiego stopnia lub osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Wymóg ten stosuje się do wymienionych osób również po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli;
   5. we władzach żadnego z podmiotów, o których mowa w pkt 3 nie zasiadają osoby pozostające wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej;
   6. nie uczestniczył w przygotowywaniu wniosków, które będą przedmiotem prac Komisji, o której mowa w ust. 4.
6. Departament może wystąpić do wnioskodawcy o dostarczenie dodatkowych dokumentów lub informacji niezbędnych do oceny wniosku lub o korektę wniosku, która może dotyczyć wszystkich jego elementów. W przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów, sporządzenia korekty wniosku lub dostarczenia informacji, wnioskodawca jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wystąpienia Departamentu. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem dokumenty lub korekta wniosku zostały nadane w polskiej placówce pocztowej, pod warunkiem przekazania ich skanu, w tym samym terminie, na adres poczty elektronicznej: sekretariat.dwrmnie@mswia.gov.pl. W przypadku informacji termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem informacje zostały przekazane na adres poczty elektronicznej: sekretariat.dwrmnie@mswia.gov.pl lub na adres poczty elektronicznej osoby oceniającej wniosek, określony w wystąpieniu Departamentu. Uwaga: Korekty wniosków zawierające uchybienia formalne lub nadesłane po terminie, o którym mowa w ust. 6 pozostawia się bez rozpatrzenia.
7. Departament może wystąpić do wnioskodawcy w sprawach, o których mowa w ust. 6, także za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123), na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy wskazany we wniosku o udzielenie dotacji na realizację zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego.
8. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zatwierdza, rekomendowany przez Komisję, o której mowa w ust. 4, podział dotyczący dotacji o których mowa w ust. 1, w terminie do dnia 16 grudnia 2019 r.
9. Podejmując decyzję o podziale dotacji, Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji nie jest związany rekomendacją Komisji, o której mowa w ust. 4.
10. Decyzja Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, o której mowa w ust. 9 zostanie opublikowana na stronach internetowych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, najpóźniej w dniu 31 grudnia 2019 r.
11. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zawiera z wnioskodawcami umowy na realizację zadań. W pierwszej kolejności zawiera się umowy dotyczące zadań, w których proponowana data płatności środków z dotacji przypada na styczeń 2020 r.
12. Dyrektor lub Zastępca Dyrektora Departamentu Wyznań Religijnych oraz Mniejszości Narodowych i Etnicznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji może wydłużyć terminy wskazane w ust. 1.

V. Kryteria oceny wniosków

1. Ocena złożonych wniosków polega na badaniu:
   1. poprawności formalnej wniosku;
   2. zgodności wniosków z celami, o których mowa w art. 18 ust. 1 pkt 1 lub art. 20 ust. 2 ustawy;\
   3. zgodności wniosków z zadaniami, o których mowa w art. 18 ust. 2 ustawy.
2. Dokonując oceny wniosków o udzielenie dotacji celowych Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, w szczególności bierze pod uwagę:
   1. zasięg realizowanego zadania (liczbę osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych oraz posługujących się językiem regionalnym objętych zadaniem);
   2. siłę oddziaływania realizowanego zadania (stopień oddziaływania zadania na osoby należące do mniejszości narodowych i etnicznych lub osoby posługujące się językiem regionalnym w celu zachowania ich tożsamości i języka); 
   3. efektywność realizowanego zadania (spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów);
   4. dotychczasowe doświadczenia oraz wcześniejszy sposób realizacji przez wnioskodawców podobnych zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1-9 ustawy; 
   5. kwalifikacje osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie ; 
   6. współpracę wnioskodawców przy realizacji zadania z innymi partnerami oraz, w przypadku wniosku dotyczącego wsparcia realizacji zadania w rozumieniu art. 5 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450), wielkość środków planowanych na realizację zadania ze źródeł innych niż budżet państwa (w tym m. in. od jednostek samorządu terytorialnego, osób fizycznych i przedsiębiorstw); 
   7. długofalowe efekty realizowanego zadania (w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły). 
3. Dokonując oceny wniosków o udzielenie dotacji podmiotowych Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, w szczególności bierze pod uwagę:
   1. spełnienie warunków, o których mowa w rozdz. III ust. 1 – 3 i 6;
   2. efektywność realizowanego zadania (spodziewane efekty w stosunku do planowanych kosztów);
   3. dotychczasowe doświadczenia oraz wcześniejszy sposób realizacji przez wnioskodawców podobnych zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1-9 ustawy; 
   4. kwalifikacje osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie; 
   5. współpracę wnioskodawców przy realizacji zadania z innymi partnerami oraz, wielkość środków planowanych na realizację zadania ze źródeł innych niż budżet państwa (w tym m. in. od jednostek samorządu terytorialnego, osób fizycznych i przedsiębiorstw); 
   6. długofalowe efekty realizowanego zadania. 
4. Dokonując oceny wniosków o przyznanie dotacji celowych na czasopisma Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji bierze również pod uwagę:
   1. planowaną objętość czasopisma;
   2. planowaną liczbę numerów czasopisma;
   3. język, w którym ukazywać się będzie czasopismo.

VI. Informacje dotyczące zastrzeżeń i preferencji, które będą stosowane przy udzielaniu dotacji

1. W przypadku dotacji udzielanych na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1, 3, 5-9 ustawy, będą preferowane organizacje mniejszości narodowych i etnicznych oraz organizacje społeczności posługującej się językiem regionalnym.
2. W przypadku dotacji udzielanych na realizację zadań, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 4 ustawy, będą preferowane organizacje mniejszości narodowych i etnicznych oraz organizacje społeczności posługującej się językiem regionalnym, a także osoby prawne realizujące audycje adresowane do mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługującej się językiem regionalnym, spełniające łącznie następujące warunki:
   1. są w całości poświęcone problematyce mniejszości narodowych, etnicznych lub społeczności posługującej się językiem regionalnym;
   2. przedstawiciele mniejszości narodowych, etnicznych lub społeczności posługującej się językiem regionalnym nie tylko biorą w nich udział, ale sami mówią o sobie i o swoich sprawach;
   3. ich wyraźnym adresatem jest konkretna mniejszość narodowa, etniczna lub społeczność posługująca się językiem regionalnym;
   4. są realizowane w języku mniejszości narodowej, etnicznej lub w języku regionalnym;
   5. są redagowane przez zespół złożony z przedstawicieli zainteresowanej mniejszości narodowej, etnicznej lub społeczności posługującej się językiem regionalnym.
3. Dotacje przeznaczone na wspieranie programów radiowych i telewizyjnych mogą być przekazywane wyłącznie na programy nadawane przez niepubliczną radiofonię i telewizję.
4. W przypadku dotacji udzielanych na wydawanie czasopism będą preferowane zadania o charakterze edukacyjnym.
5. W przypadku zadań realizowanych poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dotacje mogą być przyznawane wyłącznie na zadania, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 1 i 8 ustawy wówczas, gdy będą realizowane na terytorium państw, z którymi dana mniejszość narodowa lub etniczna jest związana kulturowo i historycznie.
6. Zastrzega się, że ramowy wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej Informacji ma wyłącznie charakter informacyjny. Wspomniany wzór umowy może podlegać modyfikacjom, które nie wymagają zaopiniowania przez Komisję Wspólną Rządu i Mniejszości Narodowych i Etnicznych.

VII. Informacje dotyczące aneksowania umów z inicjatywy zleceniobiorców

1. Podmiot realizujący zadanie może dokonywać przesunięć środków pochodzących z dotacji pomiędzy kategoriami i pozycjami kosztów określonymi w kosztorysie zawartym we wniosku, o którym mowa w rozdz. I ust. 2 pkt 1 Informacji, bez konieczności zmiany umowy z zastrzeżeniem, że przesunięcia środków nie mogą dotyczyć kategorii wynagrodzenia. Przesunięcia środków nie mogą zmieniać kwoty dotacji w żadnej z:
   1. kategorii o więcej niż 20% kwoty przyznanej na daną kategorię i nie więcej niż o 4.000 złotych;
   2. pozycji w obrębie jednej kategorii o więcej niż 1.500 złotych.
2. Podmiot realizujący zadanie może dokonywać przesunięć środków pochodzących z innych źródeł niż dotacja pomiędzy kategoriami lub pozycjami kosztów określonymi w kosztorysie zawartym we wniosku, o którym mowa w rozdz. I ust. 2 pkt 1 Informacji, bez konieczności zmiany umowy - z wyjątkiem zmian zwiększających środki w kategorii „Wynagrodzenia” o więcej niż 20%.
3. Po uzyskaniu informacji o zaistnieniu przyczyn wskazujących na potrzebę zawarcia aneksu do umowy na realizację zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, Zleceniobiorca - najpóźniej, w terminie 12 dni roboczych przed terminem dokonania płatności (ze środków pochodzących z dotacji) dotyczącej zmiany wymagającej aneksowania umowy, jednakże nie później niż co najmniej na 15 dni roboczych przed końcem terminu realizacji zadania określonego w umowie - występuje na piśmie do Zleceniodawcy o zmianę umowy, proponując nowe brzmienie wniosku, o którym mowa w rozdz. I ust. 2 pkt 1 Informacji, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem proponowanych zmian. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej, pod warunkiem przekazania jego skanu, w tym samym terminie, na adres poczty elektronicznej: sekretariat.dwrmnie@mswia.gov.pl. Zleceniodawca, w miarę możliwości, informuje Zleceniobiorcę o stanowisku w sprawie zawarcia aneksu, w terminie 10 dni roboczych od wpływu wniosku do siedziby Zleceniodawcy albo otrzymania jego skanu na wskazany powyżej adres poczty elektronicznej.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach związanych z dokonaniem płatności, za które Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności, w terminie do 5 dni roboczych po zaistnieniu okoliczności wymagających zmiany umowy, jednakże nie później niż na 15 dni roboczych przed końcem terminu realizacji zadania określonym w umowie, podmiot ten występuje na piśmie do Zleceniodawcy o zmianę umowy, proponując nowe brzmienie wniosku, o którym mowa w rozdz. I ust. 2 pkt 1 Informacji, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem proponowanych zmian. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej, pod warunkiem przekazania Zleceniodawcy skanu powyższego pisma za pośrednictwem poczty elektronicznej, w terminie określonym w zdaniu pierwszym. Warunek uważa się za zachowany w przypadku przekazania skanu pisma na adres poczty elektronicznej: sekretariat.dwrmnie@mswia.gov.pl. Zleceniodawca, w miarę możliwości, informuje Zleceniobiorcę o stanowisku w sprawie zawarcia aneksu, w terminie 10 dni roboczych od wpływu wniosku do siedziby Zleceniodawcy albo otrzymania jego skanu na wskazany powyżej adres poczty elektronicznej.
5. Terminów, o których mowa w ust. 3 i 4 nie stosuje się w przypadku, gdy inicjatorem zmiany umowy jest Zleceniodawca.
6. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w sposobie realizacji zadania, nie związanych z przenoszeniem środków finansowych pomiędzy pozycjami i kategoriami powyżej limitów, o których mowa w ust. 1 oraz zmianą terminu realizacji zadania określonego w umowie, Zleceniobiorca - najpóźniej, w terminie 12 dni roboczych przed terminem dokonania planowanej zmiany, jednakże nie później niż co najmniej na 15 dni roboczych przed końcem terminu realizacji zadania - występuje do Zleceniodawcy z pisemną prośbą o wyrażenie zgody na ich wprowadzenie, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem proponowanych zmian. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej, pod warunkiem przekazania Zleceniodawcy skanu powyższego pisma na adres poczty elektronicznej: sekretariat.dwrmnie@mswia.gov.pl, w terminie określonym w zdaniu pierwszym. Wydanie zgody przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na wprowadzenie wnioskowanych zmian nie wymaga zawarcia aneksu do umowy. W szczególności dotyczy to zmiany formy prawnej powierzenia, osobom lub podmiotom zaangażowanym przy realizacji zadań, czynności z zakresu obsługi finansowej i administracyjnej. 
7. W przypadku obniżenia przez Zleceniobiorcę kosztów realizacji zadania finansowanych z przyznanej dotacji, środków własnych lub środków z innych źródeł, bez zmiany warunków umowy, wysokość dotacji ulega zmniejszeniu o taki sam procent, o jaki został obniżony koszt całkowity realizacji zadania. Różnica podlega zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy.
8. Uzyskanie przez Zleceniobiorcę przychodów w terminie realizacji zadania określonym w umowie, w wysokości wyższej niż określona we wniosku stanowiącym do niej załącznik, nie uprawnia Zleceniobiorcy do obniżenia udziału środków własnych lub środków z innych źródeł w koszcie całkowitym zadania.

VIII. Inne informacje

1. Podmiot realizujący zadanie przekazuje do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji – do dnia 7 lipca 2020 r. za I półrocze oraz do dnia 15 stycznia 2021 r. za II półrocze - dane o liczbie odbiorców zadań służących podtrzymaniu tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowaniu języka regionalnego na formularzu, którego ramowy wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej Informacji, niezbędne do kontroli wykonania budżetu państwa w układzie zadaniowym.
2. Podmiot realizujący zadanie jest zobowiązany do przekazywania do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji informacji umożliwiających dokonanie oceny realizacji zadania w trakcie jego trwania. Informacjami takimi są w szczególności:
   1. w przypadku, gdy elementem zadania są wszelkiego rodzaju wydawnictwa - niezwłocznie po ich ukazaniu się – bezpłatnie przekazywanie dwóch egzemplarzy tego wydawnictwa;
   2. w przypadku, gdy elementem zadania są imprezy - przekazanie informacji lub zaproszenia umożliwiającego wzięcie udziału w planowanych imprezach przedstawiciela Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji – z przynajmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.
3. Podmiot realizujący zadanie jest zobowiązany do przekazywania do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji niezbędnej dokumentacji, w tym fotograficznej, potwierdzającej wykonanie zadania, w szczególności potwierdzającej zamieszczenie informacji/poinformowanie odbiorców o realizacji zadania dzięki dotacji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
4. Wszystkie faktury, rachunki, umowy i inne dokumenty finansowo-księgowe, które zostały opłacone z otrzymanej dotacji powinny być opatrzone na odwrocie pieczęcią Zleceniobiorcy oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacje te powinny być podpisane przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
5. Podmiotowi realizującemu zadanie zaleca się posiadanie wyodrębnionego rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie do obsługi dotacji z uwagi na fakt, że tylko środki dotacji przekazane na taki rachunek podlegają, w przypadku ewentualnego postępowania egzekucyjnego, ochronie poprzez wyłączenie spod egzekucji administracyjnej (art. 8 § 1 pkt 15 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji - Dz. U. z 2018 r. poz. 1314, z późn. zm.). Brak takiego rachunku może skutkować zajęciem przez organ egzekucyjny środków dotacji, a tym samym zagrozić prawidłowej realizacji dotowanego zadania.  W przypadku realizacji zalecenia, o którym mowa w zdaniu pierwszym dopuszczalne jest posiadanie jednego wyodrębnionego rachunku bankowego do obsługi wszystkich przyznanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji dotacji na realizację w 2020 r. zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego.