Analiza zasobów własnych

Analiza posiadanych zasobów ludzkich i sprzętowych, czyli kim, czym i z kim?

Masz już zdefiniowany pomysł i przekonanie, poparte danymi, że jest on innowacyjny. Wiesz, co robi konkurencja i znasz swój rynek docelowy. Spodziewasz się, że opracowane rozwiązanie przyczyni się do rozwoju firmy i wzrostu jej zyskowności. Masz też już plan przebiegu prac B+R, które mają doprowadzić do rozwiązania. Przyszedł więc czas na analizę zasobów koniecznych do realizacji projektu takich jak zasoby ludzkie, sprzętowe, infrastrukturalne oraz wartości niematerialne i prawne.

Analiza zasobów ludzkich – własnych, koniecznych do zatrudnienia, podwykonawców

Kiedy myślimy o zasobach ludzkich w kontekście naszego pomysłu i planowanych prac, warto skupić się na odpowiedzi na kilka pytań, które umożliwią najodpowiedniejszy dla twojej firmy i twojego projektu dobór personelu zarówno badawczego, technicznego, jak i zarządzającego.

Pierwszym krokiem jest analiza posiadanych przez twoją firmę zasobów ludzkich. Zastanów się, czy jesteś w stanie realizować projekt własnymi siłami, czy może będzie jednak potrzebne wsparcie zewnętrzne.

Ocena aktualnej dostępności pracowników to jeden z najważniejszych kroków w planowaniu i obejmuje m.in. badanie umiejętności, talentów, kompetencji, kwalifikacji i doświadczenia zespołu. Musimy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: czy wśród naszych pracowników są osoby, które mają doświadczenie w realizacji projektów B+R oraz czy jest ono zbieżne z tematyką badawczą planowanego projektu. Oprócz wiedzy merytorycznej, znajomości tematyki bardzo ważne są też takie umiejętności, jak umiejętność określania planu prac, planowania i przeprowadzania eksperymentu, a także krytycznego analizowania wyników badań lub zlecania i odbierania wyników badań od podmiotów zewnętrznych. Pamiętaj, że nie zawsze nawet najbardziej doświadczony pracownik będzie w stanie samodzielnie realizować prace badawcze. Taka osoba może być cennym wsparciem technicznym dla pracowników badawczych.

Osoby zajmujące się pracami badawczymi stanowią trzon twojego zespołu, ale nie można zapominać o wsparciu wspomnianej kadry technicznej. To do niej należą takie niezbędne czynności jak np. przygotowywanie i obsługa stanowisk badawczych, obsługa linii demonstracyjnych (tam, gdzie będą wykorzystywane), kontrola jakości, integracja linii pilotażowych czy różnego rodzaju wspierające czynności programistyczne. Oczywiście zależy to od charakteru badawczego planowanego projektu, tu podajemy jedynie przykładowe działania wspierające jego realizację.

Kolejny krok to analiza zasobów kadrowych w naszej firmie pod kątem wyboru osoby, która zostanie kierownikiem B+R projektu. Jest to jedna z kluczowych ról w projekcie. Taka osoba powinna dysponować umiejętnościami zarządczymi, ponieważ to kierownik B+R odpowiada za planowanie, organizowanie i koordynowanie działalności badawczej podległego mu zespołu badawczo-rozwojowego. Dodatkowo, gdy projekt realizowany jest przez więcej podmiotów, to na nim spoczywa organizacja prac, nadzór i współpraca w ramach całego konsorcjum, a także szczególne dbanie o harmonogram, minimalizowanie opóźnień oraz jakość przepływu informacji pomiędzy konsorcjantami. A jednocześnie musi posiadać ugruntowaną wiedzę merytoryczną dotyczącątematyki projektu, ponieważ zarządczy charakter jego zadań jest ściśle związany z realizacją prac badawczych i wynika bezpośrednio z ich przebiegu. To kierownik B+R ustala cele i zadania dla poszczególnych członków zespołu badawczego, opracowuje szczegółowy harmonogram prac badawczych, ma wpływ na wybór metodyki badawczej, dokonuje merytorycznej weryfikacji przedstawianych raportów z realizacji kolejnych etapów badań, monitoruje kamienie milowe. Podejmuje także strategiczne decyzje co do kontynuacji prac badawczych lub zmian w sposobie ich prowadzenia, nadzoruje współpracę z podwykonawcą w ramach zlecanych zewnętrznie prac badawczych itp. Dlatego osoba bez doświadczenia i przygotowania merytorycznego związanego z przedmiotem projektu, nie będzie w stanie realizować tak złożonych zadań. Należy również pamiętać, że przyszły kierownik B+R lub członek zespołu B+R powinien mieć doświadczenie w realizacji projektów obejmujących prace badawcze i rozwojowe, których efektem były wdrożenia wyników prac B+R do działalności gospodarczej.

Kiedy już upatrzyliśmy sobie kandydata lub kandydatkę na kierownika B+R, czas, by odpowiedzieć na pytanie, czy wśród personelu przedsiębiorstwa są osoby, które mogłyby odpowiadać za część związaną z zarządzaniem projektem, przy czym chodzi tu o zarządzanie w sensie bardziej administracyjnym, a nie merytorycznym. Z realizacją projektu jest przecież związanych wiele czynności wspierających, które należy wykonać, ale w taki sposób, by nie obciążać kadry B+R i zadbać o płynną realizację projektu. Przykładami takich zadań są np. kontakty z inwestorem zewnętrznym lub instytucją finansującą, obsługa administracyjno-księgowa, zamówienia, sprawy kadrowe, wnioski o płatność itp. To kadra zarządzająca powinna zapewnić sprawną, efektywną, terminową i ukierunkowaną na osiągnięcie zakładanych rezultatów realizację projektu.

Kadra zarządzająca podlega kierownikowi zarządzającemu i jest to kolejna ważna rola w projekcie. Ponownie, nie da się uniknąć analizy i zastanowienia się, czy wśród naszych pracowników jest ktoś, kto mógłby ją pełnić. Do zadań kierownika zarządzającego należy nadzór nad realizacją projektu zgodnie z umowami, wytycznymi i obowiązującymi przepisami, kontrola i utrzymanie przyjętych założeń dotyczących: budżetu, komunikacji w zespole, zasobów, harmonogramu oraz utrzymania równowagi pomiędzy przyjętymi założeniami w zgodzie z zaplanowaną w projekcie metodyką zarządzania i we współpracy z kierownikiem B+R. Zwróć uwagę, by osoba wyznaczona do tej roli miała doświadczenie w zarządzaniu projektami badawczymi oraz doświadczenie w realizacji projektów według wybranej metodyki zarządzania. Przykładowo, jeśli stawiasz na metodyki zwinne, to raczej nie wybieraj osoby, która ma certyfikat PRINCE2, ponieważ posiada ona całkowicie inną wiedzę i umiejętności. Poszukaj kogoś, kto zna specyfikę agile’ową.

Jak zaangażowanie posiadanych zasobów kadrowych wpłynie na inne działania w firmie?

Nawet jeśli uznamy, że dysponujemy odpowiednimi zasobami ludzkimi i damy radę samodzielnie realizować projekt, musimy jeszcze przeanalizować, czy wykorzystanie tych zasobów kadrowych nie zaburzy obecnej działalności naszej firmy i czy nie wpłynie negatywnie na bieżącą produkcję czy usługi. Co się stanie, jeśli część pracowników zajmie się pracą w projekcie i nie będzie w stanie realizować zleceń od klientów? Realizacja projektu nie powinna być dla firmy dodatkowym, nadmiernym obciążeniem, ma przecież przyczynić się do jej rozwoju i wzrostu rentowności.

Samodzielnie czy wspólnie, czyli z kim?

Jeśli przeprowadzona analiza zasobów ludzkich wykaże, że nie damy rady samodzielnie prowadzić projektu i konieczne jest uzupełnienie kadry, stajemy przed dylematem, jaką strategię działania wybrać. Bo jest ich całkiem sporo, każda ze swoimi zaletami i wadami. Jak zatem dojść do tego, która będzie w naszym konkretnym przypadku najkorzystniejsza? Znowu musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

Podstawowe pytanie dotyczy tego, czy mimo wszystko chcemy realizować projekt samodzielnie. Jeśli tak, to albo decydujemy się na zatrudnienie nowych pracowników, albo zlecamy część prac zewnętrznemu podwykonawcy. Jeśli decydujemy się na zatrudnienie pracowników, możemy dowolnie wybrać daną osobę z rynku, zgodnie z ustalonymi przez siebie wymaganiami. W procesie rekrutacji to do nas będzie należała również decyzja co do formy zatrudnienia np. etat, umowy cywilnoprawne itp. Problemem może okazać się sprawna rekrutacja, zwłaszcza jeśli poszukiwani pracownicy mają dysponować wyjątkowymi, poszukiwanymi na rynku kwalifikacjami -technolodzy, programiści pracujący w specyficznych branżach itp.. Takie osoby zwykle mogą przebierać w ofertach pracy i aby je pozyskać, musimy naszą ofertą przebić inne. Rozwiązaniem może okazać się zlecenie prac podwykonawcy. W tym wypadku rynek zrzeszający osoby o oczekiwanych kwalifikacjach jest większy, mogą to być instytuty badawcze, jednostki naukowe, czy przedsiębiorstwa specjalizujące się w poszukiwanej dziedzinie badań. Dodatkowym plusem takiego podejścia jest również to, że taka jednostka nie tylko dysponuje wiedzą, ale też ma zasoby techniczne do realizacji prac badawczych, co dla nas może być sporym odciążeniem. Może już nie trzeba będzie kupować albo brać w leasing specjalistycznego sprzętu, ponieważ to podwykonawca go posiada. Jeśli twój projekt jest dofinansowany ze środków publicznych, musisz pamiętać, że poza nielicznymi wyjątkami zapisanym w prawie zamówień publicznych wyboru podwykonawcy nie możesz dokonać po prostu z wolnej ręki. Do obowiązkowego zastosowania jest wówczas zasada konkurencyjności lub rozeznania rynku (w zależności od wartości zamówienia).

Gdzie szukać pracowników o odpowiednich kompetencjach? Tu jest cały wachlarz możliwości – od poszukiwań własnych na różnego rodzaju portalach branżowych, poprzez popularne portale typu LinkedIn, ResearchGate, strony uczelni i instytutów badawczych, poprzez stowarzyszenia branżowe i izby gospodarcze. A może zwrócisz się do zewnętrznej firmy HR albo sam zlecisz ogłoszenia w portalach typu pracuj.pl czy w bazie konkurencyjności, gdy jesteś zobligowany do zachowania zasady konkurencyjności. A jak szukać podwykonawcy i na co zwrócić uwagę przy jego wyborze? Właściwie rozglądamy się w tych samych miejscach, np. warto sprawdzić strony uczelni, instytutów naukowych, centrów badawczo-rozwojowych, parków technologicznych, katalogach okolicznych firm specjalizujących się w wymaganym zakresie i ogłaszać się w bazie konkurencyjności, na portalach branżowych, stronach izb gospodarczych, na targach branżowych i konferencjach tematycznych, jak również poprzez własną stronę internetową. Ważne jest precyzyjne sformułowanie takiego ogłoszenia. Opisz w nim, jakie zadania planujesz zlecić, jakie są twoje oczekiwania co do doświadczenia, wykształcenia i umiejętności kadry podwykonawcy oraz jakimi konkretnie zasobami technicznymi, niezbędnymi do realizacji zlecanych prac powinien podwykonawca dysponować. Warto też określić, czy podwykonawcy składający oferty powinni wykazać się udokumentowanym doświadczeniem w realizacji prac B+R na rzecz innych podmiotów. Równie dobrze możesz dać szanse komuś, kto takiego doświadczenia jeszcze nie ma, ale spełnia wszystkie inne twoje wymagania.

Jeśli jednak dalsza analiza zasobów i zaplanowanych prac prowadzi do wniosku, że nie jesteśmy w stanie realizować projektu samodzielnie i potrzebujemy o wiele większego wsparcia niż tylko w postaci nowych pracowników czy podwykonawcy, wówczas możemy pomyśleć o zawiązaniu konsorcjum i prowadzeniu prac B+R jako grupa podmiotów, np. jako konsorcjum z jednostką naukową lub z innym przedsiębiorcą. Zaletą tego rozwiązania jest to, że możemy tak skonstruować harmonogram, by każdy z partnerów zajmował się dokładnie swoim zakresem prac, w którym się specjalizuje. Konsorcjanci wzajemnie uzupełniają się w zakresie zasobów ludzkich i sprzętowych i następuje pewnego rodzaju sprzężenie zwrotne pomiędzy prowadzonymi pracami, a uzyskiwane wyniki są (powinny być) komplementarne. Jeśli projekt jest finansowany ze środków publicznych, to przy wyborze partnera konsorcjum nie obowiązuje zasada konkurencyjności. Możemy wybierać dowolnie partnera/partnerów konsorcjum pod warunkiem, rzecz jasna, że strony zgodzą się na wzajemną współpracę w określonym przez umowę konsorcjum zakresie. Pamiętaj jednak o jednej ogromnie ważnej kwestii: kiedy współpracujesz z podwykonawcą, całość praw do własności intelektualnej wypracowanej przez podwykonawcę należy do twojej firmy jako zlecającej podwykonawstwo, w zapisach umowy musi się znaleźć paragraf o przekazaniu praw.

Sytuacja jest odmienna dla konsorcjów. Przykładowo, prawa majątkowe do wyników B+R mogą przysługiwać konsorcjantom w proporcji odpowiadającej faktycznemu ich udziałowi w całkowitej kwocie kosztów kwalifikowalnych tych badań i prac. A zatem jeśli razem z konsorcjantem dzielicie się kosztami prac po połowie, to tak samo wygląda podział praw do wyników badań. Przekazanie posiadanych praw majątkowych pomiędzy konsorcjantami może nastąpić jedynie za wynagrodzeniem odpowiadającym wartości rynkowej tych praw. Wszystkie kwestie związane z komunikacją w projekcie, podziałam zadań i praw majątkowych, praw i obowiązków każdego z konsorcjantów powinny być określone w umowie konsorcjum. Potencjalnych konsorcjantów, podobnie jak podwykonawców, można szukać poprzez strony uczelni, instytutów, portale branżowe itp.

Szacowanie kosztów związanych z zatrudnieniem i podwykonawstwem

Ostatnią kwestią przy pozyskiwaniu dodatkowych zasobów kadrowych to oszacowanie, jakie koszty będą z tym związane. Skąd na przykład czerpać dane o stawkach rynkowych pracowników? Sięgnij do ogólnodostępnych raportów płacowych, takich jak Hays, Sedlak&Sedlak, zajrzyj na portale typu pracuj.pl z kalkulatorami wynagrodzeń, możesz również oprzeć się na raportach regionalnych lub własnym regulaminie wynagradzania, jeśli taki w firmie obowiązuje. Co do szacowania kosztów podwykonawstwa, przydatne może być klasyczne badanie rynku, np. wyszukiwanie ogólnodostępnych cenników (dla usług) czy zapytania ofertowe skierowane do wybranych podmiotów.

Analiza zasobów sprzętowych i infrastrukturalnych

Kiedy już określisz potrzebne zasoby ludzkie, tj. kompetencje, wiedzę, doświadczenie, przygotowanie do prowadzenia prac badawczych, i wiesz już, kto będzie w zespole badawczym, w kolejnym kroku przejdź do analizy zasobów sprzętowych, w tym WNiP, czyli wartości niematerialnych i prawnych, oraz infrastrukturalnych. Czas zastanowić się, gdzie będziesz realizować swój projekt i czym.

W pierwszej kolejności należy rozważyć, czy dysponujemy przestrzenią, w której zespół będzie realizował prace B+R. Czy w naszej firmie są pomieszczenia, które możemy przeznaczyć na potrzeby projektu i czy są one dostosowane do potrzeb zespołu badawczego? A może taką przestrzeń dopiero musimy stworzyć, wygospodarować, przeprowadzić niezbędny remont? W zależności od charakteru projektu potrzeby mogą być bardzo różne – od zwykłych przestrzeni biurowych, np. przy projektach informatycznych, przez hale, gdy opracowywana będzie pilotażowa linia produkcyjna, po specjalistyczne laboratorium, np. dla projektów z obszaru inżynierii materiałowej. Przyjmijmy, że mamy już odpowiednie miejsce, teraz trzeba rozważyć, czy jest ono odpowiednio przygotowane do realizacji projektu, czy spełnia określone wymogi wynikające z realizowanych prac, np. jest w nim odpowiednia instalacja, potrzebne przyłącza, infrastruktura sieciowa. I jeszcze o jednym warto pamiętać: fakt, że jakąś część przestrzeni przeznaczymy na potrzeby projektu, wpłynie na bieżącą działalność firmy. Być może pracownicy zajmujący się tą bieżącą działalnością będą zmuszeni pracować teraz w większym zagęszczeniu albo jakoś się przeorganizować. Sprawa wydaje się banalna, ale nie bagatelizujmy tego.

Jeśli nie dysponujemy miejscem do realizacji projektu, to powinniśmy się zastanowić, czy nie ma problemu z dostępnością odpowiednich pomieszczeń na rynku – o ile podejmiemy decyzje, że odpowiednie pomieszczenia wynajmiemy. Poszukaj możliwych lokalizacji już wcześniej, tak aby oszacować ich koszt, przeanalizować, czy nie będą wymagały dodatkowych przeróbek i czy będzie można je wynająć „od ręki” w oczekiwanym czasie. Poza typowymi ogłoszeniami z rynku nieruchomości warto przyjrzeć się ofercie rozmaitych parków technologicznych, które często dysponują odpowiednią bazą np. laboratoryjną i infrastrukturalną.

I w końcu sprzęt, czyli to, czym nasz projekt będziemy realizować, skoro wiemy już, gdzie. Warto przeanalizować, co firma już posiada i w jakim stopniu będzie można to wykorzystać w działalności B+R bez nadmiernego zakłócenia bieżącej działalności firmy. Za tym idzie pytanie, co ewentualnie trzeba kupić oraz jak wygląda dostępność sprzętu. Jeśli musimy zlecić wykonanie specjalistycznej aparatury na zamówienie, pamiętajmy, że czas dostawy może być długi. Dlatego już na etapie planowania harmonogramu prac trzeba wiedzieć, kiedy najwcześniej możemy spodziewać się jego dostępności. Warto również przeanalizować, czy zakupiony sprzęt przyda się po zakończeniu projektu do dalszych działań B+R lub produkcyjnych w firmie. Jeśli mamy kupić laser albo oscyloskop, albo cokolwiek innego, co wykorzystamy (prawdopodobnie) tylko w tym konkretnym projekcie, a potem sprzęt będzie stał nieużywany i pokrywał się kurzem, to z perspektywy działalności firmy bardziej opłaca się leasing lub wypożyczenie sprzętu, albo zlecenie pewnych zdań podwykonawcy, który daną aparaturą, urządzeniem czy infrastrukturą dysponuje. Płacąc za usługę, zapłacimy także za wykorzystanie danego urządzenia, a odpadnie nam problem zakupu czy wypożyczenia, amortyzacji, ewentualnych usterek, napraw, serwisu czy wymaganego certyfikowania. Przygotowując się do realizacji projektu, warto również oszacować koszt nabycia/leasingu/wyprodukowania potrzebnych zasobów. Tutaj najlepiej sprawdza się rozeznanie rynku, wysłanie zapytań ofertowych do firm zajmujących się dystrybucją/produkcją danych zasobów, przeanalizowanie dostępnych cenników na stronach internetowych, rozmowy telefoniczne, a także udziały i rozmowy na targach branżowych.

Przy szacowaniu zasobów nie można również zapomnieć o tzw. wartościach niematerialnych i prawnych (WNiP). Cóż to jest? Gdy spojrzymy do ustawy o rachunkowości, to znajdziemy tam takie określenie: wartości niematerialne i prawne to zakupione przez przedsiębiorstwo prawa majątkowe, które przeznaczone są do wykorzystania na jego potrzeby, a okres ich użytkowania będzie przekraczał 12 miesięcy[1]. Wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych. Do praw majątkowych zaliczmy m.in.: autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne, licencje i koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i zdobniczych, know-how, czyli prawo do wykorzystywania wiedzy przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej, nabyta wartość firmy, koszty zakończonych prac rozwojowych, prawa majątkowe przyjęte do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zaliczane do aktywów trwałych. Ponownie zaczynamy analizę od tego, jakimi prawami już dysponujemy, a jakie musimy nabyć, żeby móc realizować projekt. Warto pamiętać, że np. różnego rodzaju oprogramowanie jest obecnie oferowane w modelu SaaS, czyli Software as a Service. Nie kupujemy zatem jednorazowej licencji, która daje nam dożywotnie prawo użytkowania danego programu (aplikacji), zamiast tego mamy możliwość wykupienia subskrypcji na określony czas, co daje sporą elastyczność. Danego oprogramowania możemy przecież potrzebować tylko przez miesiąc albo dwa i na taki okres wykupujemy wówczas subskrypcję. W modelu „as a service” oferuje się coraz więcej zasobów, np. IaaS – Infrastructure as a Service, choć nadal są to głównie zasoby związane z szeroko pojętą informatyką czy przetwarzaniem danych.

Ostatnia analiza zasobów, z jaką musimy się uporać, to analiza zasobów materiałowych (materiały na próbki, odczynniki chemiczne, środki eksploatacyjne itp.), w tym również drobnego sprzętu (niebędącego środkiem trwałym np. drobny sprzęt laboratoryjny, elementy zużywalne itp.). Powinniśmy oszacować zapotrzebowanie materiałowe pod kątem zaplanowanych w projekcie prac, np. szacunkowej liczby przeprowadzanych analiz, uwzględnienia konieczności wytworzenia X partii próbnych do badań, gabarytów próbek, wydajności linii pilotażowej (jeśli jest wykorzystywana do badań) itp. To często są wysokie koszty, dlatego tak ważne jest szczegółowe zaplanowanie harmonogramu prac, ponieważ na jego podstawie będziemy w stanie ocenić, czego, w jakiej ilości i kiedy potrzebujemy, aby sprawnie i bez niepotrzebnych przerw prowadzić badania.

Dodatkowe pytania do przemyślenia: