Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Ocena formalna przeprowadzana jest w oparciu o katalog kryteriów formalnych ocenianych w systemie zero-jedynkowym, czyli „spełnia – nie spełnia”.
W części programów po etapie weryfikacji warunków formalnych wniosku wnioskodawca – w przypadku stwierdzenia braków formalnych lub oczywistych omyłek – jest wzywany do poprawy lub uzupełnienia wniosku. Poprawek lub uzupełnień należy dokonać we wskazanym przez NCBR nieprzekraczalnym terminie, który zazwyczaj nie jest krótszy niż 7 dni kalendarzowych. Dopuszczalne jest jednokrotne dokonanie ww. uzupełnień, przy czym uzupełnienie lub skorygowanie wniosku nie może prowadzić do modyfikacji części merytorycznej. Po dokonaniu uzupełnień przeprowadzana jest ponowna ocena formalna – wyłącznie w zakresie poprawek dokonanych przez wnioskodawcę.
W efekcie oceny formalnej wniosek o dofinansowanie może zostać:

• skierowany do oceny merytorycznej – w przypadku spełnienia wszystkich kryteriów formalnych,
• skierowany do uzupełnienia lub poprawy – gdy stwierdzi się w nim braki w zakresie warunków formalnych lub oczywistą omyłkę,
• odrzucony – gdy są w nim błędy dotyczące spełnienia warunków formalnych, niekwalifikujące się do poprawy.

Informacja o wyniku oceny formalnej przekazywana jest wnioskodawcy w terminie określonym w Regulaminie konkursu.

Każdy projekt, który pozytywnie przejdzie ocenę formalną, jest oceniany merytorycznie. Ocena przeprowadzana jest zgodnie z kryteriami określonymi w Regulaminie konkursu. Projekty są oceniane przez specjalistów z dziedziny, której dotyczy projekt. Eksperci są w większości wybierani z Bazy Ekspertów NCBR, a w przypadku programów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa dodatkowo wskazywani przez właściwe resorty. Wśród nich są m.in. uznani naukowcy, specjaliści z obszaru gospodarki i finansów, pracownicy instytucji doradczych czy funduszy venture capital. Część ekspertów NCBR stanowią także specjaliści zagraniczni, którzy służą swoją wiedzą i międzynarodowym doświadczeniem.

Tryb oceny projektów jest różny dla poszczególnych rodzajów programów. Jednak z reguły składa się z etapu recenzji pisemnych i/lub etapu oceny panelowej (podczas którego grupa ekspertów w trakcie posiedzenia wspólnie ocenia projekt). W zależności od programu uczestnicy panelu ekspertów mogą spotykać się z wnioskodawcą, który ma wówczas możliwość zaprezentowania swojego projektu, a także udzielenia odpowiedzi na pytania czy wątpliwości ekspertów. Inne instrumenty zawierają też etap negocjacji, który to etap finalnie ustala ostateczną punktację projektu.

W przypadku recenzji pisemnych stosowana jest zasada anonimowości, tzn. wnioskodawca nie zna tożsamości ekspertów oceniających jego wniosek. Ponadto każdy ekspert przed otrzymaniem od NCBR dokumentacji projektowej (tj. wniosku wraz załącznikami) musi wykluczyć istnienie konfliktu interesów i na potwierdzenie tego podpisać odpowiednie oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej. Ekspert oraz pracownicy NCBR zobowiązują się do zachowania w poufności wszystkich informacji, jakie posiądą w trakcie wykonywania oceny oraz zobowiązują się do niewykorzystywania jej w żaden sposób niezwiązany z wykonywaną oceną. W wyniku przeprowadzonej oceny projekt może zostać oceniony pozytywnie lub negatywnie, a NCBR każdorazowo przekazuje wnioskodawcy informację o przyznaniu lub nieprzyznaniu dofinansowania. Jeśli ocena jest negatywna, to oprócz jej uzasadnienia wnioskodawca otrzymuje także pouczenie o możliwości wniesienia protestu lub odwołania. Wnioskodawca uczestniczący w danym konkursie ma prawo dostępu do dokumentów związanych z oceną złożonego przez siebie wniosku, przy zachowaniu zasady anonimowości osób dokonujących oceny.

Ocena merytoryczna odbywa się na podstawie ściśle określonych kryteriów, które znajdziesz w  przewodniku opisującym kryteriach wyboru projektu.  Wszelkie informacje w tym zakresie zawarte są w dokumentacji danego konkursu. To ważne, abyś przygotowując wniosek o dofinansowanie, uwzględnił elementy oceny, które są charakterystyczne dla określonego konkursu.

• W Funduszach Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG): posiadając status przedsiębiorcy (prowadzenie działalności gospodarczej; podmiot zarejestrowany i prowadzący działalność w Polsce; akceptujemy nowo powstałe firmy), można startować we wszystkich konkursach samodzielnie bądź w konsorcjum z jednostką naukową lub z innym przedsiębiorcą lub z organizacją pozarządową.
• W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (POIR): nie planujemy już naborów.
• W konkursach międzynarodowych: posiadając status przedsiębiorcy (prowadzenie działalności gospodarczej; podmiot zarejestrowany w Polsce; akceptujemy nowo powstałe firmy), można startować w konkursach samodzielnie bądź w konsorcjum z jednostką naukową lub z innym przedsiębiorcą. W konkursach międzynarodowych występuje zawsze konsorcjant z zagranicy. Każdorazowo prosimy również o wnikliwą lekturę zasad poszczególnych konkursów. 
• W konkursach finansowanych ze środków krajowych: posiadając status przedsiębiorcy (prowadzenie działalności gospodarczej; podmiot zarejestrowany w Polsce; akceptujemy nowo powstałe firmy), można startować we wszystkich konkursach samodzielnie bądź w konsorcjum z innym przedsiębiorcą bądź z jednostką naukową.
• W Funduszach Europejskich dla Rozwoju Społecznego (FERS): aplikować mogą uczelnie lub instytuty badawcze.
• W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER): nie planujemy już naborów.

• W Funduszach Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG): można startować w konkursach dla konsorcjów.
• W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (POIR): nie planujemy już naborów.
• W Funduszach Europejskich dla Rozwoju Społecznego (FERS): uczelnia może startować we wszystkich konkursach.
• W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER): nie planujemy już naborów.
• W konkursach międzynarodowych: można startować w niektórych konkursach pod warunkiem utworzenia konsorcjum z przedsiębiorcą z zagranicy. 
• W konkursach finansowanych ze środków krajowych: można startować w większości konkursów pod warunkiem utworzenia konsorcjum z przedsiębiorcą.

Badania przemysłowe – oznaczają badania planowane lub badania krytyczne mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności celem opracowania nowych produktów, procesów lub usług, lub też wprowadzenia znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów lub usług. Uwzględniają one tworzenie elementów składowych systemów złożonych i mogą obejmować budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym lub środowisku interfejsu symulującego istniejące systemy, a także linii pilotażowych, kiedy są one konieczne do badań przemysłowych, a zwłaszcza uzyskania dowodu w przypadku technologii generycznych. 
Eksperymentalne prace rozwojowe – oznaczają zdobywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i biznesu oraz innej stosownej wiedzy i umiejętności w celu opracowywania nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług. Mogą one także obejmować na przykład czynności mające na celu pojęciowe definiowanie, planowanie oraz dokumentowanie nowych produktów, procesów i usług. Prace rozwojowe mogą obejmować  opracowanie prototypów, demonstracje, opracowanie projektów pilotażowych, testowanie i walidację nowych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług w otoczeniu stanowiącym model warunków rzeczywistego funkcjonowania, których głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne produktów, procesów lub usług, których ostateczny kształt zasadniczo nie jest jeszcze określony.

Zachęcamy do zapoznania się z naszym webinarem: Jak ocenić, czy projekt ma charakter badawczo rozwojowy?

Koszty kwalifikowalne to koszty niezbędne do realizacji projektu, które zostały:

• poniesione w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie (dla POIR: z zachowaniem warunków określonych w podrozdziale 6.1 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, dla FENG: z zachowaniem warunków określonych w podrozdziale 2.1 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027),
• poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie oraz Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów, a także z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego oraz praktykami stosowanymi u beneficjenta (m.in. polityka rachunkowości), 
• uwzględnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym/budżecie projektu, 
• dokonane w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, 
• należycie udokumentowane.

Każdy beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej księgowości projektu.

• W Funduszach Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG): przewidywany termin zatwierdzenia wyników oceny projektów wynosi 100 dni od zakończenia naboru.
• W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (POIR): czas od zakończenia naboru wniosków do dnia publikacji list projektów wybranych i niewybranych do dofinansowania to do 90 dni lub do 120 dni, w zależności od konkursu.
• W Funduszach Europejskich dla Rozwoju Społecznego (FERS): termin na przeprowadzenie oceny zależy od liczby wniosków złożonych w konkursie i wynosi od 60 do 120 dni.
• W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER): czas od zakończenia naboru wniosków do dnia publikacji list projektów wybranych i niewybranych do dofinansowania to maksymalnie 120 dni.
• W konkursach międzynarodowych: ocena w programach międzynarodowych trwa do dwunastu miesięcy.
• W konkursach realizowanych ze środków krajowych: czas od zakończenia naboru wniosków do dnia publikacji list projektów wybranych i niewybranych do dofinansowania to 8 miesięcy i może różnić się w zależności od konkursu.

• W Funduszach Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG): eksperci oceniający projekty zostali wyznaczeni przez Dyrektora NCBR spośród przedstawicieli naukowych, gospodarczych i finansowych. Każdy z ekspertów spełnia wymogi określone w art. 81 ust 3 Ustawy Wdrożeniowej. Eksperci oceniający wniosek są fachowcami, posiadającymi wymagane kompetencje do jego oceny. Dobierani są na podstawie m.in. słów kluczowych podanych przez wnioskodawcę, odpowiedniego doświadczenia oraz dorobku.
• W Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój (POIR): eksperci oceniający projekty zostali wyznaczeni przez Dyrektora NCBR spośród przedstawicieli naukowych, gospodarczych i finansowych. Każdy z ekspertów spełnia wymogi określone w art. 68a ust. 3 Ustawy Wdrożeniowej. Eksperci oceniający wniosek są fachowcami, posiadającymi wymagane kompetencje do jego oceny oraz wykazali się obszerną wiedzą z zakresu celów i sposobu realizacji POIR. Dobierani są na podstawie m.in. słów kluczowych podanych przez wnioskodawcę, odpowiedniego doświadczenia oraz dorobku w tematyce, której dotyczył złożony wniosek oraz klasyfikacji projektu według OECD.
• W Funduszach Europejskich dla Rozwoju Społecznego (FERS): Ocena dokonywana jest przez dwóch losowo wybranych członków Komisji Oceny Projektów. W skład KOP wchodzą pracownicy Instytucji Organizującej Nabór i eksperci. Pracownik ION oraz ekspert przed przystąpieniem do oceny podpisuje deklarację poufności oraz oświadczenie o bezstronności.
• W Programie Operacyjnym Wiedza Edukacja Rozwój (POWER): Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) powołuje Komisję Oceny Projektów (KOP) oraz określa regulamin jej pracy. W skład KOP, z prawem dokonywania oceny projektów, mogą wchodzić: pracownicy IOK, pracownicy tymczasowi, o których mowa w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i eksperci, o których mowa w art. 68a ust. 1 pkt. 1 ustawy.  Liczba członków KOP z prawem dokonywania oceny projektów wynosi nie mniej niż trzy osoby. Do składu KOP mogą być powołane wyłącznie osoby, które posiadają certyfikat potwierdzający ukończenie obligatoryjnego e-learningowego programu szkoleniowego uprawniającego do dokonywania oceny w ramach III Osi priorytetowej PO WER.
• W konkursach międzynarodowych: eksperci oceniający wnioski wstępne składane do międzynarodowych organizatorów konkursu są wybierani różnym trybem. Liczba osób oceniających wniosek i ich kwalifikacje różnią się w zależności od wymagań konkursu. Wnioski krajowe w drugim etapie oceny sprawdzane są przez niezależnych ekspertów, np. w konkursie EUREKA są to dwie osoby. By zachować pełną transparentność procesu oceny merytorycznej, eksperci oceniający wniosek pozostają anonimowi zarówno dla wnioskodawcy, jak i koordynatorów poszczególnych konkursów w NCBR.
• W konkursach realizowanych ze środków krajowych: ocena wstępna przeprowadzana jest przez pracowników NCBR na podstawie informacji zawartych we wniosku oraz wyjaśnień udzielonych przez wnioskodawcę. Następnie ocena merytoryczna przeprowadzana jest przez ekspertów zewnętrznych na podstawie informacji zawartych we wniosku oraz wyjaśnień udzielonych przez wnioskodawcę. W niektórych konkursach w ocenę są włączeni członkowie Komitetów Sterujących.