Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Informacje dla partnerów norweskich (Information for Norwegian partners) - POLNOR 2019 Call

1. Gdzie można znaleźć dokumentację konkursową (np. określającą zakres konkursu oraz prezentującą procedurę aplikacyjną i formularze)?

Wszystkie informacje dotyczące konkursu, dokumenty i wytyczne są dostępne pod linkiem.

System online do składnia wniosków o dofinansowanie jest dostępny pod linkiem.

2. Co oznaczają pojęcia ‘Promotor Projektu’ i 'Principal Investigator'?

Promotorem Projektu (PP) może być jedynie: organizacja prowadząca badania i upowszechniająca wiedzę z Polski albo polskie przedsiębiorstwo.
Wniosek o dofinansowanie w imieniu konsorcjum składa PP, którym jest podmiot polski, formalnie odpowiedzialny za realizację projektu. PP musi być odpowiednio upoważniony do reprezentowania wszystkich partnerów, w imieniu których składa wniosek. PP jest odpowiedzialny za podpisanie umowy konsorcjum pomiędzy wszystkimi partnerami projektu.

PP wyznacza osobę Principal Investigator (PI) pochodzącą z jednej z polskich instytucji. Osoba ta kieruje projektem od strony naukowej.

3. Jakie rodzaje podmiotów mogą ubiegać się o dofinansowanie?

Promotorem Projektu (PP) może być jedynie:
- polska organizacja prowadząca badania i upowszechniająca wiedzę,
- przedsiębiorstwo zarejestrowane w Polsce.

Następujące podmioty mogą być partnerami projektu:
- norweskie organizacje prowadzące badania i upowszechniające wiedzę,
- polskie organizacje prowadzące badania i upowszechniające wiedzę,
- przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce lub Norwegii.

Definicje organizacji badawczej i przedsiębiorstwa są określone w Rozporządzeniu Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.

4. Czy w konsorcjum projektowym musi być przedsiębiorstwo?

W konsorcjum składającym wniosek o dofinansowanie w konkursie POLNOR 2019 wymagany jest udział co najmniej jednego przedsiębiorstwa zarejestrowanego w Polsce albo Norwegii.

5. Czy jest limit wniosków, które może złożyć jeden podmiot?

Nie ma formalnych ograniczeń w tym zakresie.

6. Z ilu podmiotów może składać się konsorcjum?

Nie ma formalnych limitów dotyczących ilości partnerów w konsorcjum.

7. Czy podmioty z państw innych niż Polska i Norwegia mogą być partnerami w projekcie?

Tak, mogą, ale nie otrzymają finansowania z Programu.

8. W jaki sposób powinny być złożone wnioski o dofinansowanie?

Wnioski o dofinansowanie należy składać wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu online Operatora Programu. System jest dostępny pod linkiem.
Wnioski o dofinansowanie złożone w inny sposób nie będą uznawane za otrzymane przez Operatora Programu.

W celu złożenia wniosku o dofinansowanie Promotor Projektu powinien skorzystać z funkcji ‘Złóż wniosek’ (na czerwono).

Termin zamknięcia konkursu upływa 12 grudnia 2019 r. o godzinie 16:00 CET.

9. Jak należy przygotować wniosek o dofinansowanie?

Wniosek o dofinansowanie powinien być przygotowany w języku angielskim, aneksy powinny być zgodne ze wzorami załączonymi do dokumentu ‘Proposal Manual’.

10. Czy inni użytkownicy mogą edytować/widzieć moją aplikację w systemie LSI?

Nie jest możliwe dodanie edytora pomocniczego.

11. Czy Promotor Projektu może walidować wniosek?

Promotor Projektu może edytować i walidować wniosek do daty zamknięcia naboru.

12. Jakie załączniki są obowiązkowe dla Promotora Projektu i partnerów?

Opis części formularza aplikacyjnego ‘IX.1. ZAŁĄCZNIKI / ANNEXES’ jest dostępny w dokumencie ‘Proposal Manual’. W poniższych tabelach znajduje się zestawienie wymaganych załączników.

Załączniki dla Promotora Projektu i polskich partnerów:

	Project Promoter				Polish project partner
	Research and knowledge-dissemination organisation	Enterprise			Research and knowledge-dissemination organisation	Enterprise
		Micro, Small	Medium	Large		Micro, Small	Medium	Large
Oświadczenie o zdolności do rzetelnego wydatkowania środków publicznych / Declaration of capacity for the effective disbursement of public funds template in Annex 10 to the Proposal Manual	X	X	X	X	X	X	X	X
Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie / Information form submitted when applying for aid other than aid in agriculture or fisheries, de minimis aid or de minimis aid in agriculture or fisheries ‘State aid form – PL’ template in Annex 11a to the Proposal Manual		X	X	X		X	X	X
Oświadczenie woli dotyczące składania dokumentów/oświadczeń za pośrednictwem systemu informatycznego / Declaration of submission of documents/statement through the online system template in Annex 12 to the Proposal Manual	X	X	X	X
PNT-01 Sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej (B+R) za rok poprzedzający rok nabór wniosków / Report on R&D activity for the year preceding the year of the call	X	X	X	X	X	X	X	X
Sprawozdania finansowe Wnioskodawcy za okres 3 ostatnich lat obrotowych, sporządzone zgodnie z przepisami o rachunkowości / Applicant's financial statements for the last 3 financial years, prepared in accordance with the accounting regulations lub / or W przypadku gdy przedsiębiorca nie istniał przez cały rok obrotowy oryginał albo kopia ostatniej deklaracji o wysokości osiągniętego dochodu/poniesionej straty / If the entrepreneur did not exist throughout the financial year, the original or a copy of the last declaration on the amount of income / loss suffered Albo / or Oświadczenie Wnioskodawcy o braku obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych na podstawie ustawy o rachunkowości / Applicant's declaration that there is no obligation to prepare financial statements under the Accounting Act - template in Annex 13 to the Proposal Manual			X	X			X	X

Załączniki dla norweskich partnerów:

	Norwegian project partner
	Research and knowledge-dissemination organisation	Enterprise
		Micro, Small	Medium	Large
Oświadczenie o zdolności do rzetelnego wydatkowania środków publicznych / Declaration of capacity for the effective disbursement of public funds template in Annex 10 to the Proposal Manual	X	X	X	X
Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie / Information form submitted when applying for aid other than aid in agriculture or fisheries, de minimis aid or de minimis aid in agriculture or fisheries ‘State aid form – NOR’ template in Annex 11b to the Proposal Manual		X	X	X

13. Jakie podmioty powinny wypełnić pola ‘Sytuacja finansowa / Financial standing’?

Sytuacja finansowa w części V.2 wniosku powinna zostać uzupełniona wyłącznie przez polskie przedsiębiorstwa. Pola nie dotyczą norweskich partnerów projektowych.

Informacje powinny zostać wprowadzone bezpośrednio do formularza aplikacyjnego on-line. Annex 9 – Financial standing template do dokumentu ‘Proposal Manual’ jest wyłącznie w celach informacyjnych i nie należy go załączać do wniosku.

14. Jakie podmioty powinny wypełnić pola ‘Ankieta ewaluacyjna / Data for evaluation purposes’?

Ankieta ewaluacyjna w części IX wniosku powinna zostać uzupełniona wyłącznie przez polskie podmioty, tj. Promotora Projektu i polskich partnerów. Pola nie dotyczą norweskich partnerów projektowych.

Informacje powinny zostać wprowadzone bezpośrednio do formularza aplikacyjnego on-line. Annex 8a – Evaluation survey template (research organisation) i Annex 8b – Evaluation survey template (enterprise) do dokumentu ‘Proposal Manual’ są wyłącznie w celach informacyjnych i nie należy ich załączać do wniosku.

15. Jakie są wymogi dotyczące CV?

Należy załączyć CV tylko kierownika projektu (PI) oraz kierowników zadań. CV powinno być zgodne ze wzorem dostępnym w Annex 6 do dokumentu ‘Proposal Manual’. Każde CV powinno być podpisane, zeskanowane i załączone jako osobny plik w formacie pdf.

Każde CV powinno zawierać oświadczenie i klauzulę informacyjną w przypisie, zgodnie ze wzorem CV. W limicie 3 stron na jedno CV należy uwzględnić oświadczenie i klauzulę informacyjną.

16. Czy prace typu koordynacja, rozpowszechnianie, zarządzanie mogą być osobnymi zadaniami (WP)?

Nie, tego typu działania nie mogą być osobnymi zadaniami (WP). Mogą być częścią zadań badawczych.

17. Czy są ograniczenia dotyczące zadań (WP)?

W konkursie POLNOR 2019 kwalifikowany koszt badań podstawowych może wynosić maksymalnie 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.

18. W jaki sposób zakres praw majątkowych do wyników projektu jest przekazywany Promotorowi Projektu i partnerom?

Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu pomiędzy Operatorem Programu a Promotorem Projektu zakres praw majątkowych do wyników badań podstawowych, badań przemysłowych i prac rozwojowych będących rezultatem projektu przysługuje Promotorowi Projektu lub partnerom projektu w proporcji odpowiadającej faktycznemu ich udziałowi w całkowitej kwocie kosztów kwalifikowalnych.

19. Czy jest wzór listu intencyjnego?

Nie ma wzoru listu intencyjnego. W części ‘VIII. OŚWIADCZENIA / STATEMENTS’ formularza aplikacyjnego jest oświadczenie obowiązkowe dla Promotora Projektu mówiące o tym, że Promotor Projektu jest należycie umocowany do reprezentowania wszystkich partnerów, w imieniu których składa wniosek o dofinansowanie, oraz że został podpisany list intencyjny (dotyczący zawarcia umowy konsorcjum).

List intencyjny nie jest załącznikiem do wniosku o dofinansowanie.

20. Czy jest wzór umowy konsorcjum?

Nie ma wzoru umowy konsorcjum. Umowa konsorcjum powinna zawierać elementy wyszczególnione w punkcie 4.2. ‘Guide for Applicants’. Promotor Projektu musi podpisać umowę konsorcjum pomiędzy wszystkimi partnerami projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu z Operatorem Programu.

21. Jakie są wytyczne dotyczące okresu realizacji projektu?

Okres realizacji projektu wynosi maksymalnie 36 miesięcy. Końcowa data kwalifikowalności wydatków to 30 kwietnia 2024 r. Po tej dacie wydatki nie są kwalifikowalne. Nie ma ograniczeń formalnych dotyczących minimalnego okresu realizacji projektu.
 

22. Jaka jest maksymalna wartość kosztów kwalifikowalnych przypadających norweskim podmiotom biorącym udział w projekcie?

Wartość kosztów kwalifikowalnych przypadających norweskim podmiotom nie powinna przekroczyć 40% ogólnej wartości kosztów kwalifikowalnych objętych projektem.

23. Jaka jest maksymalna wartość dofinansowania?
 

Dofinansowanie może wynieść do 100 % kosztów kwalifikowalnych projektu dla organizacji prowadzących badania i upowszechniających wiedzę. Dofinansowanie dla przedsiębiorstw przyznawane będzie zgodnie z zasadami pomocy publicznej w zależności w wielkości przedsiębiorstwa i rodzaju prowadzonych badań (zobacz punkt 2.5.5. ‘Guide for Applicants’).

 

Information for Norwegian partners - POLNOR 2019 Call

1. Where can we find information about the POLNOR 2019 Call?

Programme for applied research, operated by NCBR has 2 calls:

POLNOR – to see all the call documentation follow the link

POLNOR CCS – to see all the call documentation follow the link

Moreover, there is an invitation to propose candidates for participation in the IdeaLab ‘Cities for the future: services and solutions’ workshop, available at the link.

RCNs webpage about EEA and Norway Grants programmes in Poland.

2. What is meant by ‘applied research’ in the context of this call?

The following types of research/development are eligible in POLNOR 2019 Call:
• Fundamental/Basic research, as defined in Article 2(84) of Commission Regulation (EU) No. 651/2014,
• Industrial research, as defined in Article 2(85) of Commission Regulation (EU) No. 651/2014,
• Experimental development, as defined in Article 2(86) of Commission Regulation (EU) No. 651/2014.

In POLNOR 2019 Call the costs of fundamental/basic research are eligible only if they are in direct relation to, and necessary for industrial or experimental research planned in the proposal. They may comprise a maximum of 10% of total eligible costs of the Project.

3. What type of Norwegian entities can take part in the project?

• Research organisations, recognized as such by the Research Council of Norway
• Enterprises, both small, medium and large.

4. Who is who in the project?

Project Promoter/Applicant – Polish institution coordinating the project.
Principal Investigator – the leading researcher on the Polish side, employed by the Project Promoter institution.
Project Partner(s) – the additional partner(s) may be research organisations or enterprises located in Norway or Poland.
Only PI and work package leaders enter the CVs into the application system.

5. Who will send the application and where?

Only the Polish Project Promoter is responsible for submitting the application on behalf of the project consortium to NCBR in Warsaw, using the Polish application system.

6. What annexes should Norwegian partners fill out?
 

• ALL Norwegian partners have to fill out:
  • Declaration of capacity: this is mandatory for all project partners (see ‘Proposal Manual’). The template is available in Annex 10 to the Proposal Manual. This declaration is standard and obligatory for all NCBR applicants and partners. The template of the declaration must be used and wording cannot be modified. Declaration of capacity shall be signed, scanned and attached as a separate file in pdf format.
• Norwegian enterprises applying for State aid have to submit:
  • State-Aid information form submitted when applying for aid other than aid in agriculture or fisheries, de minimis aid or de minimis aid in agriculture or fisheries, ‘State aid form – NOR’ , template available in Annex 11b.

Below there is a table summarizing the annexes required from Norwegian project partners.

	Norwegian project partner
	Research and knowledge-dissemination organisation	Enterprise
		Micro, Small	Medium	Large
Declaration of capacity for the effective disbursement of public funds template in Annex 10 to the Proposal Manual	X	X	X	X
Information form submitted when applying for aid other than aid in agriculture or fisheries, de minimis aid or de minimis aid in agriculture or fisheries ‘State aid form – NOR’ template in Annex 11b to the Proposal Manual		X	X	X

 

• Forms in the project proposal to be prepared by the whole consortium, and so ALL Norwegian partners should contribute to the content of:
• Project proposal form - Topic and Excellence
  • Project proposal form - Implementation and Management
  • Project proposal form – Impact
  • Project proposal form - Ethical and gender balance issues.

7. When can projects start and finish?

According to plan, evaluation of projects will be completed in April 2020. The earliest possible project start date is not set. However, project costs will be considered non-eligible if the project begins before submitting the project proposal or on the day of submitting the project proposal.

Projects can last up to 3 years.

The programme funding will be available until the end of April 2024. After this date no prolongations of projects will be possible as the programme will be closing down and unused funds will be returned to Norway. Costs incurred and activities carried out after April 30, 2024 cannot be funded.

8. How much of the project budget can be allocated to a Norwegian partner?

It is expected that the eligible costs claimed by the Norwegian entities participating in the project shall normally not exceed 40% of the total eligible costs of the project.
In distributing the budget, partners should be guided by the overall objectives of the programme, which focuses on the quality of research and strengthening of relations between the Polish and Norwegian research institutions.
The budget should reflect the activity of each partner in bringing about the project results, including the administrative and project coordination work load.
Among the criteria that will determine the selection, the extent and sustainability of the partnership relation is defined as one of the factors that the experts should assess. Thus, the quality of the partnership will be assessed under the heading ‘quality and efficiency of the implementation and management’. Information on which criteria will determine the selection is available in the ‘Guide for Evaluators’.

9. Which rates should we use for budgeting personnel costs on the Norwegian side?

General rule: Most partners (such as universities, university colleges, enterprises, health authorities) from Norway, shall use the same rates for personnel costs as in H2020 projects. Indirect costs (overheads) are calculated as a flat rate of 25% of direct costs.

There is one exception from this rule: Norwegian research institutes (instituttsektoren) which report personnel rates to the Research Council of Norway, and have those personnel rates calculated and approved by the RCN, may use those as Standard scales of unit costs (ref. Regulation art. 8.4.b). This means they should use the same rates as in applications to RCN calls. It is important to note that in such cases, no indirect or overhead costs should be included in the budget, as they are already included in the personnel rates. If you are unsure whether your institution is one of the research institutes that has reported personnel rates to RCN, consult the RCN. In case of Norwegian research institutes a 0 flat rate of indirect costs should be entered by the Project Promoter into the on-line application form.

10. Can we include funding for a PhD or postdoc on the Norwegian side of the project?

Personnel costs are eligible for funding, so the answer is: yes.
However, note that the funding will end in April 2024 and costs not incurred to that date cannot be funded from the grant. This means that if a 3-year PhD fellowship or postdoc is included in the Norwegian part of the project and the PhD candidate should be for some reason delayed (parental leave, illness, other legitimate interruptions), the Norwegian institution should be prepared to fund the remaining time of the 3-year fellowship from its own funds.
Also, the cost of a full PhD or 3-4 year postdoc in Norway is so high that it could absorb most of the funding on the Norwegian side of the budget. Think about how to ensure activity and participation of several persons so that the project can be as balanced as possible between the Polish and Norwegian part.

11. What is State-Aid and does it relate to my application?

If the concept of State-Aid is new to you, please start by contacting a research manager (EU-rådgiver) at your entity. To learn more about State-Aid you can also consult the webpage of the Research Council of Norway, as the same EU State-Aid regulation which applies both in Norway and Poland.

To determine whether the support you are applying for will constitute State-Aid in the POLNOR call, please consult: norwaygrants-at-ncbr.gov.pl

12. Is there a template for the project description?

There is no single template for the project description. Description of each WP is to be provided in Section IV of the on-line application form (template in the ‘Proposal Manual’).
Moreover, there are forms in the project proposal to be prepared by the whole consortium, so Norwegian partners should contribute to the content of:
 

• Project proposal form - Topic and Excellence
• Project proposal form - Implementation and Management
• Project proposal form – Impact
• Project proposal form - Ethical and gender balance issues

13. Can I participate in more than one application?

Yes, but remember that the question of capacity (of the Norwegian partner applicant) may be raised if both projects are considered for funding.

14. Who is authorized to sign the Letter of Intent - does it have to be the rector?

The Letter of Intent should be signed by a person who is authorized to sign such commitments on behalf of the institution. In Norwegian universities and research institutes such authority is most often delegated to department directors, and in such cases the signature of the rector is not necessary. Please follow the usual practice of your institution.

A letter of intent is not an annex to the project proposal in an on-line application system.

15. How do we fill out the fields for: REGON, NIP and KRS numbers?

Norwegian entities shall not fill out REGON and KRS fields
REGON number and KRS - leave the field blank or enter not applicable
NIP / Tax number – Norwegian tax number shall be entered

16. What is the Declaration of capacity for the effective disbursement of public funds (Oświadczenie o zdolności do rzetelnego wydatkowania środków publicznych) about?

A translation of the term "rzetelne wydatkowanie środkow publicznych" to Norwegian would be "redelig forvaltning av offentlige midler". The reference to Article 5(1) in the Declaration of capacity for the effective disbursement of public funds is to define the term ‘public funds’. Whereas the ‘capacity’ is defined by the points 1)-5) given in this Declaration.
The detailed explanations of particular points are below:

point 1) - by signing the declaration you confirm that your entity (university, company, institute) does not have a history of not returning EU-funding when asked to do so by the funder or other authority.
point 2) - similar as in point 1), but this question is about Polish national research funding from the National Centre for Research and Development (Programme Operator).
point 3) - the question is whether there are any ongoing judiciary processes which could indicate that the applicant is not able to use public funding for the project in question in a correct manner.
point 5) - the question is whether Norwegian partner has been involved in a case of termination of a project contract done by the National Centre for Research and Development (Programme Operator).