Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Sztuką jest wybranie takiego innowacyjnego pomysłu i taka realizacja projektu, by w przyszłości odnieść jak największy sukces ekonomiczny. Trzeba być świadomym, że nawet najlepsze firmy odnoszą porażki, a potencjalnie świetne pomysły mogą nie przynieść spodziewanych rezultatów. Na szczęście szczegółowo i rzetelnie zaplanowana metodologia realizacji prac badawczo-rozwojowych oraz dogłębna analiza opłacalności przedsięwzięcia zwiększają prawdopodobieństwo sukcesu.

Skoro już założyliśmy, że w wyniku naszych prac B+R powstaną produkty czy usługi, które będziemy chcieli sprzedać, musimy dowiedzieć się, kto je od nas kupi, z kim i gdzie będziemy konkurować, czyli powinniśmy określić naszych klientów, ocenić wielkość rynku docelowego, jego dynamikę oraz pojemność.

Można to zrobić na przykład wychodząc od tego, co może nam być już całkiem dobrze znane, czyli od mocnych i słabych stron naszego przedsięwzięcia. Zastanówmy się też nad możliwościami rynkowymi i zagrożeniami, które mogą wiązać się z naszymi działaniami, przeprowadzając klasyczną analizę SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Starajmy się ocenić je możliwie obiektywnie, porównując się np. do największego konkurenta, jeśli potrafimy go określić. Znajomość rynku, wynikająca np. z analizy pięciu sił Portera (konkurencja w branży/sektorze, dostawcy, odbiorcy, substytuty, bariery wejścia), może nam pomóc w podjęciu decyzji, czy w ogóle rozpoczynać przedsięwzięcie w zakładanym kształcie. Warto też śledzić trendy i znać przewidywania związane z rozwojem danego sektora. W oszacowaniu rynku mogą pomóc dane statystyczne (np. dane GUS dotyczące rynku polskiego), jak również różnego typu analizy i raporty branżowe (z wiarygodnych źródeł). To jest ten etap, w którym jeszcze wiele możemy zmienić, aby lepiej dopasować naszą ofertę do potrzeb rynku albo stworzyć nowe potrzeby. Zawsze jednak konieczne będzie uwzględnienie specyficznych aspektów projektu i jego efektów, takich jak np. rodzaj innowacji, struktura kosztów, ryzyko inwestycyjne, czas zwrotu z inwestycji itd.

Opłacalny projekt to taki, w którym koszty poniesione w związku z realizacją prac badawczo-rozwojowych i wytworzeniem nowego produktu, technologii czy usługi są niższe od ceny sprzedaży, a różnica musi pokryć zarówno koszty projektu (w tym koszty jego finansowania np. koszty pożyczki, utraconych przychodów itd.), jak i ryzyko inwestycyjne. Gdy mamy określoną wielkość i cenę sprzedaży oraz znamy zmienne i stałe koszty, możemy oszacować stopę zwrotu z inwestycji. Koszty stałe są niezależne od wielkości sprzedaży (np. księgowość, media, biuro itd.), a koszty zmienne są np. związane z wytworzeniem nowego produktu.

Ustalając cenę można posłużyć się wyceną, spojrzeć na ceny rynkowe, rozważyć nasze cele finansowe oraz przyjrzeć się regulacjom i ograniczeniom prawnym. W naszych analizach warto zwrócić uwagę na postrzeganie produktu, usługi czy technologii przez klientów i ich gotowość do płacenia w celu określenia maksymalnej ceny sprzedaży, jednocześnie zadowolenie klientów oraz maksymalizującej nasze zyski, ale wciąż dla naszych klientów akceptowalnej. Pamiętajmy też, że poziom ceny zależy również od możliwości objęcia naszego rozwiązania ochroną własności intelektualnej. Samo wprowadzenie innowacji może wykreować nowy rynek i trafić do klientów niewrażliwych na cenę, czyli takich, którzy muszą kupić dany produkt niezależnie od jego ceny albo są gotowi zapłacić bardzo dużo, ponieważ ich priorytetem jest samo posiadanie nowego, innowacyjnego produktu. Stąd się wzięły na przykład tak szeroko relacjonowane w poprzednich latach kolejki przez Apple Store’ami w dniu premiery nowych produktów firmy z Cupertino. Każda z osób czekających w długiej kolejce przed sklepem miała już swój iPhone, ale i tak była gotowa poświęcić mnóstwo czasu i wydać sporo pieniędzy, by zdobyć model najnowszy. Bierzmy więc pod uwagę także aspekty psychologiczne i społeczne – a w tym celu poznajmy naszych klientów jak najlepiej.

Analiza własnej sytuacji finansowej

Przed każdą inwestycją, również przed rozpoczęciem projektu B+R, warto przeprowadzić analizę, a następnie ocenę sytuacji finansowej naszego przedsiębiorstwa, na podstawie bilansu, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych. Trzeba sobie odpowiedzieć na jedno bardzo ważne pytanie: „Czy w świetle zidentyfikowanych ryzyk stać mnie na projekt B+R?”. Patrząc na projekt, myślimy o całym cyklu jego życia, od etapu ponoszenia kosztów przygotowawczych, poprzez realizację, przygotowanie do wdrożenia, a potem od wdrożenia przez sprzedaż, aż do zakończeniu produkcji. Na każdym z tych etapów potrzebne nam będą określone zasoby, a mając już ich listę możemy oszacować ich koszt, opierając się na naszej znajomości branży lub rozeznaniu rynku. Możemy też wzorować się na innych projektach, własnych, jeśli mamy takie doświadczenia, bądź konkurencji, jeśli dysponujemy odpowiednimi danymi. Rozważmy różne scenariusze – szczególnie w przypadku złożonych, długookresowych projektów zapewni to nam większą elastyczność na ewentualne zmiany. Dobrą praktyką jest również zaplanowanie środków rezerwowych, jeśli mamy taką możliwość.

Niekiedy realizacja projektu może pochłonąć większość dostępnych zasobów kapitałowych i już na etapie wdrożenia przedsiębiorstwo nie będzie w stanie utrzymać płynności finansowej, czyli środki finansowe w dyspozycji nie wystarczą na pokrycie zobowiązań. Tego właśnie chcemy uniknąć! Dlatego zasadność podjęcia ryzyka realizacji projektu B+R rozpatrujemy w perspektywie kilku, a nawet kilkunastu lat. Planowanie w tak odległej pespektywie wiąże się z większym ryzykiem ze względu na zmiany, w tym te mikro- i makroekonomiczne. Biorąc pod uwagę opłacalność naszego projektu warto obliczyć jego próg rentowności (BEP), który określa, ile musimy sprzedać swoich produktów (w sztukach) przy założonej marży na sprzedaży, aby „wyjść na zero”. Inną możliwą miarą jest wartość zaktualizowana netto (NPV), która wskazuje, czy realizacja przedsięwzięcia będzie dla nas korzystna, poprzez porównanie przychodów pieniężnych z kosztami inwestycyjnymi i operacyjnymi przy stałym poziomie kosztu pozyskania kapitału.

Jeżeli znamy ryzyko inwestycyjne, oszacowaliśmy koszty realizacji projektu oraz przyszłe koszty związane z wdrożeniem, należy zapewnić niezbędne minimum do przetrwania naszej firmy, czyli płynność finansową. Jeżeli dysponujemy odpowiednim kapitałem własnym lub mamy możliwość szybkiego pozyskania środków zewnętrznych, na przykład od partnera, inwestora czy z kredytu, a nasz projekt ma realny potencjał rynkowy, to decyzja może być tylko jedna: ruszamy z badaniami! Jeśli jednak nie wiemy, jak to wszystko sfinansować, ostrożnie podchodzimy do ryzyk lub np. jesteśmy na początku przygody ze światem badawczym, wówczas bezpieczniej będzie dokonać głębszej analizy. Tutaj również nie wahajmy się spojrzeć na konkurencję, sprawdzić dobre praktyki i rozeznać się w dostępnych zewnętrznych możliwościach wsparcia.

Podział praw do wyników prac i sprzedaż udziałów, czyli razem czy osobno?

Realizacja każdego projektu niesie ze sobą mniejsze lub większe ryzyko porażki, a w szczególności dotyczy to projektów B+R, w których do całego wachlarza możliwych zagrożeń dodatkowo dochodzi duża niepewność wyników badań. Oczywiście zawsze można podejmować próby ograniczania potencjalnych ryzyk, ale zawsze trzeba liczyć się z konsekwencjami naszych działań. Jeżeli nasz projekt ma doprowadzić do innowacji przełomowej, ale wymaga przeprowadzenia kapitałochłonnych prac badawczych, to dobrze jest się tym ryzykiem podzielić pomiędzy podmioty wspólnie realizujące projekt i tym samym ograniczyć jego negatywny wpływ na naszą działalność. Zaangażowanie (zwłaszcza) doświadczonego partnera nie tylko rozprasza zagrożenia (przecież się nimi dzielimy), ale może też podnieść jakość projektu oraz jego wartość, bo partner zwykle zasila swoim wkładem istniejący już budżet projektu. Może to oznaczać szansę na dodatkowe badania czy testy, dodanie nowych funkcjonalności, dzięki czemu będziemy mieli możliwość stworzenia czegoś większego, lepszego lub bardziej optymalnego niż pierwotnie planowaliśmy. Jednak nie zapominajmy, że wspólna realizacja zazwyczaj wiąże się z późniejszym podziałem praw do wyników projektu, a tym samym – zysków. O tym należy pomyśleć już na początku współpracy, a nie dopiero wtedy, kiedy chcielibyśmy zobaczyć konkretne środki na naszym koncie. Tak więc nie tylko ustalmy podział prac i wkład każdego z partnerów, ale zaplanujmy, na jakiej podstawie będziemy się dzielić prawami do przyszłych wyników.

Niekiedy jedyną możliwością na realizację projektu jest znalezienie inwestora, który sfinansuje nasz pomysł, ale zwykle oznacza to, że przejmie on jednocześnie jakiś udział w wynikach. Nie ma nic za darmo. Niekiedy warto przekalkulować, co jest bardziej opłacalne: pozyskanie środków od inwestora na realizację projektu przy równoczesnym zachowaniu np. 20% praw do wyniku, czy podjęcie większego ryzyka i pozyskanie zewnętrznej kosztownej pożyczki przy zachowaniu 100% praw do wyniku. Każdy podmiot planujący realizację projektu B+R powinien również patrzeć na przyszłe korzyści ekonomiczne. Ostatecznie nie da się uniknąć odpowiedzi na pytania (i idącej za tym decyzji): „Czy stać mnie na realizację projektu z własnych środków, czy poszukać finansowania zewnętrznego, czy też podzielić się udziałami za odpowiedni zastrzyk finansowy?”. Niestety, ze względu na liczne ryzyka, które zależą m.in. od różnorodności obszarów realizowanego projektu, rodzaju rozwijanej innowacji, specyfiki branży, w której działamy, czy tak niewymiernej kwestii, jak sympatie i antypatie klientów, nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie o idealny model finansowania. Musimy pamiętać o jednym: decyzje podejmowane na etapie przygotowywania do realizacji projektu mogą mieć długookresowe konsekwencje.

Gdzie szukać możliwości finansowania?

Przeprowadzając wewnętrzną analizę finansową naszej działalności, przygotowując harmonogram projektu oraz analizując opłacalność wdrożenia, powinniśmy brać pod uwagę konieczność wyboru źródła finansowania. Bywa, że dysponujemy odpowiednimi środkami, ale najczęściej musimy poszukać dodatkowego wsparcia finansowego. Jedną z często stosowanych możliwości jest ubieganie się o bezzwrotne dofinansowanie do zazwyczaj większości kosztów realizacji projektu B+R. Jest to o tyle dobre rozwiązanie, że dzielimy się z instytucją (np. publiczną) ryzykiem badawczym przy zachowaniu pełni praw do wyników projektu. Jednak wybierając takie rozwiązanie musimy liczyć się z tym, że poza pozytywnymi aspektami finansowymi pojawiają się pewne wyzwania, np. nie możemy zrealizować dowolnego pomysłu – musi on być dopasowany do tematyki aktualnie otwartych konkursów, czasem spełnić dość rygorystyczne kryteria formalne, a wpasowanie naszych założeń biznesowych i całego biznesplanu w ramy formularzy czy wniosków wymaganych przez daną instytucję może wydawać się zbyt skomplikowane. Dodatkowo nie zawsze wspomniane instytucje publiczne prowadzą nabór w trybie ciągłym, musimy zatem „trafić w okienko” przyjmowania wniosków. I zdążyć ze wszystkimi formalnościami na czas. Bywa, że od momentu podjęcia decyzji o realizacji projektu i chęci sfinansowania go ze środków publicznych (poprzez otwarcie naboru wniosków, proces oceny, otrzymanie wyników oraz decyzję) do momentu ostatecznego zawarcia umowy i rozpoczęcia realizacji projektu mija kilkanaście miesięcy. W wypadku projektów innowacyjnych, których odroczenie może przyczynić się do pojawiania się konkurencyjnych przedsięwzięć, warto rozważyć, czy tak naprawdę stać nas na „darmowe” dofinansowanie. Kilka lub kilkanaście miesięcy oczekiwania może nas kosztować cały pomysł.

Rzecz jasna, dofinansowanie bezzwrotne to nie jedyna możliwość pozyskania środków. W Tabeli 1. zestawiono różne formy finansowania wraz z ich najważniejszymi aspektami.

Tabela 1. Porównanie form finansowania

 Źródło: opracowanie własne.

 Jeżeli zdecydujemy się poszukiwać zewnętrznego finansowania, to warto zapoznać się z rozbudowaną ofertą Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Najlepiej śledzić informacje w zakładce Harmonogram konkursów 2024, gdzie znajdują się terminy poszczególnych konkursów, ich tematyka oraz wymogi, które należy spełnić.

Dlaczego warto dokładnie czytać wszystkie dokumenty, zwłaszcza umowy?

Jeżeli zdecydujemy się realizować projekt, to raczej na pewno czeka nas podpisanie licznych umów. Już na etapie planowania projektu podpiszemy umowę np. z rzecznikiem patentowym (w celu weryfikacji, czy nie ma przeszkód w realizacji i wdrożeniu wyników projektu), firmą consultingową, która przeprowadzi szeroko pojętą analizę rynku, czy to z inwestorem/ konsorcjantem o podziale praw, czy nawet umowę o poufności z pracownikami. Warto przemyśleć wszystkie nasze decyzje i dokumenty, które podpisujemy, gdyż jest to ogromnie ważne, by umowa zabezpieczała nasze interesy. Kolejny etap realizacji projektu również może wiązać się z nowymi umowami, np. z podwykonawcami części prac czy dostawcami produktów. Również w trakcie realizacji projektu możemy mieć konieczność aneksowania umów, bo przykładowo zmienią się warunki rynkowe (np. nastąpi gwałtowny wzrost wynagrodzeń w branży) albo my sami będziemy widzieć konieczność wprowadzenia zmian w projekcie. Jeżeli zrealizowaliśmy nasz projekt, to nadal powinniśmy dbać o to, by naszemu know-how zapewnić jak najlepszą ochronę (i to może się okazać potrzebne podpisanie kolejnej umowy z rzecznikiem patentowym). Dodatkowo, gdy rozpoczynamy sprzedaż, musimy się przygotować do częstego podpisywania umów z naszymi kontrahentami / pośrednikami / klientami. Nawet na etapie przygotowywania oferty należy dbać o ich szczegóły oraz rzetelne, czytelne i zrozumiałe zapisy.

Jedne umowy zawieramy na krótki, określony czas, inne mogą być wieloletnie. Podpisuje się także umowy warunkowe, czyli takie, których zapisy staną się skuteczne wraz ze spełnieniem jakiegoś konkretnego warunku, np. z podwykonawcą możemy podpisać umowę warunkową, która stanie się ważna, jeśli nasza firma uzyska dofinansowanie na realizację projektu. Podpisując każdy dokument, musimy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie naszego interesu i bezpieczeństwo realizacji naszego projektu, aby później już tylko czerpać korzyści z jego wyników. Pamiętajmy również, że umowę możemy aneksować, a niekiedy nawet w umowie możemy zapisać warunki jej zmian w przyszłości. Przy projektach innowacyjnych, które często charakteryzują się dużą stopą zwrotu z inwestycji, warto rozważyć zapis dotyczący pierwokupu praw do wyników projektu, np. odkupu od inwestora. Pozwoli to nam skorzystać z możliwości odkupu całych praw do projektu, gdy np. firma zdobędzie dodatkowy zastrzyk gotówki, a nam zależy na niezależności. Ważne jest, żeby już na etapie negocjowania warunków kontraktów wziąć pod uwagę najistotniejsze ryzyka, które mogą pojawić się w przyszłości. Negocjując warunki umowy myślimy o własnym interesie, jednak nie możemy zapomnieć, że wszystkie strony umowy powinny być zadowolone z jej zapisów.

Dodatkowe pytania do przemyślenia: 

• Jakie są różne rodzaje dofinansowania projektów B+R? 
• Jakie są zalety i wady poszczególnych rodzajów dofinansowania? 
• Jakie są typowe błędy popełniane przy poszukiwaniu dofinansowania? 
• Jak przygotować skuteczną prezentację dla potencjalnych inwestorów?