Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

W związku z publikacją Wirtualnej Polski, przedstawiamy pełną treść odpowiedzi, jakie zostały przekazane redakcji. 

Odpowiedzi przekazane w dn. 28 marca 2023 r.

1. Czy NCBR finansuje swoje biuro w Brukseli? W jaki sposób funkcjonuje Wasza współpraca ze Związkiem Pracodawców Business & Science Poland na miejscu?

NCBR prowadzi działalność biura w Brukseli na podstawie zlecenia otrzymanego w 2019 r. z Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Biuro stanowi wsparcie dla podmiotów publicznych (ministerstwo właściwe ds. nauki, Stałe Przedstawicielstwo RP przy UE, agencje finansujące badania i innowacje, Sieć Badawcza Łukasiewicz) oraz dla polskich wnioskodawców w programach ramowych badań i innowacji UE.

Działalność biura jest finansowana przez Ministerstwo Edukacji i Nauki na podstawie wyżej wspomnianego zlecenia.

Współpraca ze Związkiem Pracodawców Business & Science Poland jest związana ze wspólnym korzystaniem z przestrzeni biurowej w Brukseli.

NCBR jako partner BSP zajmuje się polityką badań i innowacji UE, w tym w szczególności programem Horyzont Europa. Ponadto współpraca obejmuje wymianę informacji dotyczących polityk i programów europejskich interesujących dla obu stron i wzajemne wsparcie działań komunikacyjnych i promocyjnych, w tym przy organizacji wydarzeń w Brukseli i online.

2. Ile w 2022 roku NCBR wydał na funkcjonowanie brukselskiej placówki?

Na funkcjonowanie biura w Brukseli NCBR w 2022 przeznaczył środki w wysokości 6.194.274,84 zł.

Wydatki zostały poniesione na:

• czynsz za okres 24.02.2023-24.02.2026;
• koszty administracyjne związane z obsługą biura (w tym media, podatki i ubezpieczenia);
• wynagrodzenia pracowników zatrudnionych wg. prawa belgijskiego wraz podatkami i kosztami pochodnymi;
• wydatki informacyjno-promocyjne i związane z organizacją wydarzeń;
• delegacje;
• materiały biurowe;

3. Ile NCBR płaci za biuro w Brukseli? Jeżeli nie płaci - w jaki sposób się rozlicza?

Czynsz za najem Biura w Brukseli wynosi około 570 tys. zł. rocznie.

4. Ilu pracowników/przedstawicieli ma NCBR w Brukseli?

W 2022 r. Biurze NCBR w Brukseli zatrudnionych było 5 Pracowników.

Odpowiedzi przekazane w dn. 31 marca 2023 r.

1. Dlaczego NCBR opłacił z góry biuro w Brukseli na tyle lat?
2. Czy jest to standardową praktyką?
3. NCBR opłaca biura - rozliczając się ze Związkiem Pracodawców Business & Science Poland czy bezpośrednio do właściciela powierzchni biurowej?
4. NCBR w Brukseli wynajmuje biura do Związku Pracodawców Business & Science Poland? Jaką część przestrzeni tam zajmujecie?
5. Kto może korzystać z przestrzeni NCBR w Brukseli? Jeżeli macie jakieś statystyki dot. wykorzystania lub wizyt u Was, to prosiłbym o podesłanie.

Poniżej przekazujemy zbiorczą odpowiedź na powyższe pytania.

Utworzenie biura w Brukseli zostało zlecone w 2019 r. przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Zadaniem biura jest wspieranie podmiotów publicznych i wnioskodawców w programach ramowych Unii Europejskiej wspierających badania i innowacje, w tym w szczególności w bieżącym programie ramowym Horyzont Europa trwającym od 2021 do 2027 r. Biuro ma działać w trybie ciągłym. Środki na realizację zadania zleconego pochodzą z Ministerstwa Edukacji i Nauki.

Pierwotna umowa podnajmu zabezpieczała powierzchnię biurową od 02.2020 do 02.2023. Aneksowana w 2022 r. umowa zabezpiecza funkcjonowanie biura w okresie 02.2023-02.2026. Umowa na najem powierzchni biurowej jest umową podnajmu, NCBR rozlicza się ze Związkiem Pracodawców Business & Science Poland na bazie kosztorysu od właściciela powierzchni biurowej. Umowa najmu całego biura (której stroną jest ZP BSP) obejmuje okres 9 lat – jest to standardowa praktyka na rynku brukselskim. NCBR podnajmuje 1/3 powierzchni biura – obejmującą wydzielone biura oraz dostęp do powierzchni wspólnej (sala konferencyjna, pokoje do spotkań, przestrzeń do pracy wspólnej, kuchnia, toalety, korytarze).

Biuro służy całemu polskiemu środowisku badawczo-innowacyjnemu zainteresowanemu programem Horyzont Europa. Jest wykorzystywane na bieżąco, głównie do następujących typów spotkań i wydarzeń:

a) wydarzenia organizowane przez Biuro NCBR w Brukseli i współorganizowane z partnerami, w tym m.in. z podobnymi biurami działającymi w Brukseli, reprezentującymi inne kraje europejskie oraz z biurem PolSCA Polskiej Akademii Nauk (w 2022 r. było to 16 wydarzeń fizycznych i hybrydowych w biurze - w związku z pandemią COVID-19 do marca 2022 r. możliwość organizacji większych wydarzeń była ograniczona decyzją rządu Belgii);

b) spotkania robocze z urzędnikami instytucji europejskich, przedstawicielami innych organizacji działających w Brukseli, w tym biurami łącznikowymi zrzeszonymi w sieci IGLO, oraz gośćmi z Polski, w tym przedstawicielami regionów, jak również z innych krajów (w 2022 r. 96 fizycznych spotkań w biurze), ponadto pracownicy biura mają od kilku do kilkunastu spotkań tygodniowo w formie online i w Brukseli poza biurem;

c) miejsce do pracy w przestrzeni wspólnej w trybie ad-hoc i do spotkań roboczych organizowanych przez przedstawicieli polskiego środowiska badawczo-innowacyjnego z ich partnerami zagranicznymi (w 2022 r. 31 wizyt – tu jak wyżej w związku z pandemią do marca 2022 r. możliwość pracy w biurze była ograniczona decyzją rządu Belgii).

NCBR nie pobiera żadnych opłat za udział w w/w wydarzeniach i korzystanie z biura w trybie opisanym powyżej.

Informacje o działalności biura i organizowanych wydarzeniach są regularnie publikowane na stronie internetowej NCBR, w newsletterze NCBR, na stronie Krajowego Punktu Kontaktowego działającego w NCBR oraz w mediach społecznościowych – w tym na kontach Dyrektora Biura NCBR w Brukseli, Pani Ewy Kocińskiej-Lange w serwisach Linkedin i Twitter. Są również rozsyłane m.in. poprzez sieci Horyzontalnych i Branżowych Punktów Kontaktowych do interesariuszy w całej Polsce. Ponadto co roku podsumowanie działalności Biura jest zamieszczane w zbiorczym raporcie z działalności NCBR.

Poniżej przekazujemy informację nt. działalności Biura na przykładzie działań zrealizowanych w 2022 roku.

Wsparcie w realizacji programu Horyzont Europa

Biuro NCBR kontynuowało swój udział w pracach strategicznego komitetu programowego do Horyzontu Europa (HE) oraz w komitetach programowych,  prowadzonych przez Komisję Europejską, których zadaniem jest wdrażanie poszczególnych elementów programu HE. Kontynuowane były również działania związane z udziałem Polski w partnerstwach europejskich, w tym udział w Partnership Knowledge Hub. W kwietniu 2022 r. rozpoczął się europejski projekt TRAMI (finansowany z HE), który wspiera koordynację procesu wdrażania misji UE. NCBR jest jednym z 25 partnerów, a zespół Biura w Brukseli współodpowiada za jeden z pakietów pracy. Biuro włączyło się także w prace ERA Forum (Forum ds. Europejskiej Przestrzeni Badawczej) w ramach wsparcia dla Ministerstwa Edukacji i Nauki i Stałego Przedstawicielstwa RP przy UE.

Trwała stała współpraca ze Stałym Przedstawicielstwem RP przy UE, Krajowym Punktem Kontaktowym, biurem PolSCA PAN i siecią IGLO przy organizacji wizyt studyjnych oraz spotkań mających na celu poszukiwanie partnerów do konsorcjów międzynarodowych oraz informowanie o nowych i trwających inicjatywach w obszarze badań i innowacji UE.

Budowanie relacji

Biuro kontynuowało ścisłą współpracę z Komisją Europejską i jej agencjami wykonawczymi, Parlamentem Europejskim, w szczególności z Komisją Przemysłu, Badań Naukowych i Energii (ITRE). Wspólnie z biurem PolSCA PAN regularnie brało udział w spotkaniach grup roboczych sieci IGLO, których uczestnikami są brukselskie biura B+I z innych krajów europejskich. Dodatkowo brało udział w spotkaniach nieformalnej sieci INNOFUNDERS, brukselskich biur agencji innowacji z krajów europejskich. Aktywnie uczestniczyło w spotkaniach sieci Science Business oraz wspierało DWM NCBR w relacjach z TAFTiE (European Network of Innovation Agencies). Organizowało cyklicznie spotkania robocze z biurami polskich regionów w Brukseli i współorganizowało szereg otwartych wydarzeń, w tym międzynarodowych z partnerami z IGLO.

Organizacja wydarzeń

W 2022 r. Biuro NCBR w Brukseli zorganizowało 43 wydarzenia, z czego 27 online, 2 hybrydowo i 14 spotkań fizycznych, w których wzięło udział prawie 4500 osób reprezentujących Komisję Europejską, jej agencje, Parlament Europejski, Sieć Badawczą Łukasiewicz, Polską Akademię Nauk, Ambasadę RP w Belgii, Instytut Polski w Brukseli, Stałe Przedstawicielstwo RP przy UE, Misję Ukrainy przy UE, polską delegację do Komitetu Regionów oraz inne instytucje środowiska B+I. Ponadto pracownicy Biura brali udział w wydarzeniach zewnętrznych w roli speakerów i ekspertów.

Biuro zorganizowało 19 otwartych webinarów związanych z programami badań i innowacji i wydarzeń matchmakingowych ułatwiających poszukiwanie partnerów do konsorcjów w ramach Horyzontu Europa oraz wymianę doświadczeń i dobrych praktyk. Kontynuowano organizację webinarów otwartych dot. misji w Horyzoncie Europa oraz Wspólnot Wiedzy Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii.

Biuro zorganizowało również 10 spotkań online w ramach, rozpoczętego w roku 2021, cyklu Brussels Talks z wysokiej rangi urzędnikami KE i przedstawicielami europejskiego środowiska B+I.

Odbyły się również dwa wydarzenia hybrydowe: z okazji 30-lecia ENERO (Europejskiej Sieci Organizacji Badań Środowiskowych) podczas Europejskiego Zielonego Tygodnia oraz w ramach festiwalu Nowy Europejski Bauhaus organizowanego przez Komisję Europejską.

W czerwcu Biuro zorganizowało również duże  wydarzenie networkingowo-fundraisingowe „Solidarity with Ukraine”, w czasie którego przedstawiciele unijnych instytucji i reprezentanci środowisk naukowych państw członkowskich UE mogli zapoznać się z osiągnięciami badaczy z Ukrainy i pomocą ze strony Polski. Wydarzenie wsparło organizacyjnie Biuro PolSCA PAN oraz Instytut Polski przy Ambasadzie RP w Belgii. Część fundraisingową prowadził Sztab Pomocy Belgia. Wydarzenie otworzył Stały Przedstawiciel RP przy UE i Ambasador Ukrainy przy UE.

W październiku Biuro zorganizowało w Brukseli wydarzenie networkingowo-promocyjne z okazji 15-lecia istnienia NCBR skupione wokół roli agencji finansujących w cyfrowej i zielonej transformacji. W dyskusji wzięli udział również partnerzy z agencji hiszpańskiej i norweskiej oraz beneficjenci NCBR. Była również okazja do zapoznania się z sukcesami beneficjentów na stoiskach prezentujących ich produkty i technologie.

Biuro brało udział w konferencji 15-lecia NCBR w Warszawie prowadząc jeden z paneli dyskusyjnych w ramach sesji międzynarodowej.

Biuro było również miejscem spotkań, m.in. konsorcjum uniwersytetów europejskich EUNICE w ramach ERASMUS+, wizyt studyjnych przedsiębiorców i samorządowców m.in. z województwa podkarpackiego, łódzkiego, warmińsko-mazurskiego, Branżowego Punktu Kontaktowego przy Sieci Badawczej Łukasiewicz – Instytucie Metali Nieżelaznych, wizyty studyjnej Działu Współpracy Międzynarodowej NCBR i cyklicznych spotkań biur regionalnych w Brukseli.