Narodowe Centrum Badań
i Rozwoju

Zgodnie z ustawą z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

23 grudnia 2024 r. Dyrektor Narodowego Centrum Badań i Rozwoju zatwierdził Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju. Powyższa procedura realizuje wymogi przewidziane przez ustawę z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, a jej celem jest zapewnienie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa oraz skuteczne i zgodne z prawem podejmowanie działań następczych.

W wykonaniu obowiązku, o którym mowa w art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), zwanej dalej „Ustawą”, informuje się, że sygnalista, czyli osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgodnie z art. 30 ust. 2 Ustawy zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny. Organem publicznym w rozumieniu Ustawy, właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, jest m.in. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, zwane dalej „NCBR”.

Poniżej znajdą Państwo informacje o dokonywaniu zgłoszeń zewnętrznych do NCBR.

Pełna treść procedury jest załączona poniżej.

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych

Klauzula informacyjna dla sygnalisty

Klauzula informacyjna dla osoby której dotyczy zgłoszenie sygnalisty

Dane kontaktowe

Zgłoszenia naruszeń prawa w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju są przyjmowane wyłącznie w formie pisemnej:

1. w formie elektronicznej na adres mailowy sygnalista@ncbr.gov.pl,
2. za pośrednictwem przesyłki pocztowej, skierowanej na adres Centrum ul. Chmielna 69, 00-801 Warszawa,

Rekomenduje się, aby zgłoszenie w formie papierowej zostało przesłane w dwóch kopertach, z których koperta zewnętrzna jest zaadresowana do NCBR na adres wskazany powyżej, a na kopercie wewnętrznej widnieje dopisek "Sygnalista", "Zgłoszenie zewnętrzne", "do rąk własnych SZZ"  albo inne o podobnej jednoznacznej treści. 

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Na żądanie sygnalisty wydane zostanie w terminie miesiąca od otrzymania jego zgłoszenia, zaświadczenie potwierdzające, że podlega on ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianymi w ustawie o ochronie sygnalistów.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 5 ustawy o sygnalistach jej przepisy nie mają zastosowania gdy:

Informacje posiadane przez sygnalistę:

• są objęte przepisami o ochronie informacji niejawnych;
• nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
• są objęte tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
• są objęte tajemnicą narady sędziowskiej;
• są objęte postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Przepisy ustawy nie mają również zastosowania do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

W terminie do 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia Sekcja ds. zarządzania zgodnością oraz dostępu do informacji publicznej (dalej jako „SZZ”) przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy  takie potwierdzenie przekazać, wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub NCBR ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo. W takim przypadku:

1. sygnaliście nie jest przekazywane potwierdzenia przyjęcie zgłoszenia;
2. sygnaliście nie jest przekazywana informacja zwrotna.

Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, SZZ dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania NCBR, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W tym celu  SZZ może podejmować działania mające na celu m.in. komunikację z sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia.

W razie ustalenia, że  zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania NCBR, zgłoszenie zewnętrzne jest przekazywane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

NCBR informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do organu właściwego do podjęcia działań następczych.

NCBR odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.

NCBR informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.

Zgłoszenie, którego treść uzasadnia przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu rozpoznaniu przez NCBR.

NCBR może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, NCBR odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

NCBR może odstąpić od podejmowania działań następczych w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, że jest ono oczywiście bezpodstawne, bezspornie nieprawdziwe, niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, zgłoszenie nie dotyczy działań lub zaniechań niezgodnych z  prawem lub mających na celu obejście prawa. Odstąpienie dokumentowane jest w formie notatki służbowej, która jest podpisywana przez Kierownika SZZ i przekazywana do Dyrektora NCBR.

NCBR może nie podejmować działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

NCBR informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. NCBR odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze.

Działania następcze mają na celu zebranie wszelkich możliwych dowodów w sprawie, ich ocenę oraz – w miarę możliwości – potwierdzenie lub wykluczenie możliwości wystąpienia naruszenia prawa.

NCBR przekazuje sygnaliście informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

NCBR przekazuje sygnaliście informację zwrotną bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

NCBR informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Treść informacji zależy od charakteru sprawy i może zawierać np. powiadomienie o ustaleniach organu i ewentualnie podjętych przez niego krokach. W tym miejscu należy jednak podkreślić, że w ramach informacji zwrotnej NCBR nie przekazuje sygnaliście informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.

Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych organ publiczny nie realizuje obowiązku, o którym mowa w art. 32 ust. 5, art. 37, art. 38, art. 40 ust. 2 zdanie drugie oraz art. 41 ustawy.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

NCBR gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

• uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
• zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Zasady przetwarzania danych osobowych

W związku z rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych  mogą być przetwarzane: dane osobowe sygnalistów lub osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą, dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie oraz dane osobowe osób trzecich np. świadków.

Dyrektor Centrum jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Dostęp do danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą mają wyłącznie upoważnieni pracownicy.

Osoby nieupoważnione nie mogą uzyskać dostępu do informacji objętych zgłoszeniem.

Centrum gwarantuje zachowanie poufności pozyskanych w ramach zgłoszeń danych osobowych, w celu zapewnienia poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizacji  ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych, także w stosunku do osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą. 

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty lub w przypadkach i na zasadach przewidzianych w ustawie.

Centrum po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Centrum przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Po zakończeniu okresu przechowywania Centrum usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo administracyjnych.

Centrum gwarantuje, że procedura a także przyjęte rozwiązania techniczne i organizacyjne uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osób pomagających w zgłoszeniu lub osób powiązanych z sygnalistą. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Przez działanie następcze należy rozumieć działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, lub zamknięcie procedury. Działania następcze mają na celu zebranie wszelkich możliwych dowodów w sprawie, ich ocenę oraz – w miarę możliwości – potwierdzenie lub wykluczenie możliwości wystąpienia naruszenia prawa.

Środki ochrony prawnej i procedura służąca ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Środki ochrony przysługujące sygnaliście zostały opisane w rozdziale 2 ustawy o ochronie sygnalistów. W szczególności warto wskazać, że wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Porad dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego udziela Rzecznik Praw Obywatelskich.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 Ustawy

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w poprzednim akapicie, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zgłoszenia wewnętrzne a zgłoszenia zewnętrzne

W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Rzecznik Praw Obywatelskich

Zgłoszenia zewnętrzne można kierować bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. Centrali: (22) 55 17 700, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl.